PE/258/S - PERSONEL TYMCZASOWY, ASYSTENT/ASYSTENTKA DS. STOSUNKÓW Z ORGANAMI KRAJOWYMI (AST 5)

2. Opis obowiązków

Pracując w biurze sekretarza generalnego, asystent/asystentka ds. stosunków z organami krajowymi będzie odpowiedzialny(-a) za kontakty z organami krajowymi i regionalnymi, głównie z trzech państw, w których znajdują się miejsca pracy Parlamentu Europejskiego – Francji, Luksemburga i Belgii. Do głównych zadań asystenta/asystentki będzie należało przygotowywanie, wspieranie i pilotowanie prac grup roboczych z udziałem organów krajowych i regionalnych na szczeblu administracyjnym i politycznym w wielu obszarach działalności Parlamentu. Do zadań asystenta/asystentki będzie również należało:

• redagowanie korespondencji, głównie w języku francuskim, z organami regionalnymi i krajowymi, w tym na najwyższym szczeblu,
• zajmowanie się umowami o partnerstwie i odwiedzającymi,
• kontaktowanie się z organizacjami zaangażowanymi w sprawy europejskie, w szczególności z Francji, Belgii, Luksemburga i regionów przygranicznych Niemiec.

W tym kontekście wymagane są solidne umiejętności organizacyjne. Wcześniejsze doświadczenie w środowisku międzynarodowym, a zwłaszcza w Parlamencie, stanowi atut. Ponieważ stanowisko wiąże się z licznymi kontaktami wewnętrznymi i zewnętrznymi, wymaga ono doskonałych umiejętności pisania, wysoko rozwiniętego zmysłu dyplomatycznego, dużej łatwości komunikacji i bardzo dobrych umiejętności interpersonalnych.

Miejscem pracy jest Bruksela, ale stanowisko może zostać przeniesione do jednego z pozostałych miejsc pracy Parlamentu Europejskiego. Stanowisko wiąże się z regularnymi podróżami między trzema miejscami pracy Parlamentu Europejskiego (Bruksela, Luksemburg i Strasburg) i do innych miejsc.

Do głównych zadań należeć będą:

• przygotowywanie, wspieranie i pilotowanie działań grup roboczych z udziałem organów krajowych i regionalnych, w szczególności Francji, Luksemburga i Belgii, oraz przekazywanie informacji w górę i w dół hierarchii;
• nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z organami krajowymi i regionalnymi, w szczególności Francji, Luksemburga i Belgii;
• wspieranie grup roboczych z udziałem organów krajowych i regionalnych w wykonywaniu różnych zadań administracyjnych, w szczególności sporządzaniu protokołów;

• przygotowywanie, wspieranie przebiegu i finalizacja negocjacji nad umowami administracyjnymi z organami krajowymi lub regionalnymi, a także organizacjami zaangażowanymi w sprawy europejskie, w szczególności z Francji, Luksemburga, Belgii i regionów przygranicznych Niemiec;

• sporządzanie dokumentacji zgodnie z ustalonymi procedurami, w formie papierowej lub elektronicznej, oraz dostarczanie organom decyzyjnym sfinalizowanej dokumentacji wraz z odpowiednimi informacjami źródłowymi, stosownie do potrzeb;
• podejmowanie działań następczych w związku z decyzjami, udzielanie informacji w odpowiedzi na zapytania dotyczące postępów w sprawach, sporządzanie streszczeń, często z krótkimi terminami;
• organizowanie wizyt, przyjmowanie odwiedzających i wykonywanie innych szczególnych zadań w obszarze działalności departamentu.

Obowiązki te wymagają następujących kompetencji:

• zmysł organizacji i planowania
• umiejętność analizy i rozumienia
• skrupulatność
• umiejętności interpersonalne i w zakresie tworzenia sieci kontaktów
• poufność/dyskrecja
• zdolność do realizacji zadań pod presją czasu
• takt i zmysł dyplomacji

3. Warunki przyjęcia

W dniu, w którym upływa termin składania kandydatur, kandydaci muszą spełniać następujące warunki:

a) Warunki ogólne

Zgodnie z art. 12 ust. 2 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej kandydaci muszą:

• posiadać obywatelstwo jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej,
• korzystać z pełni praw cywilnych i obywatelskich,
• mieć uregulowany stosunek do służby wojskowej,
• przedstawić odpowiednie referencje potwierdzające zdatność do wykonywania swoich obowiązków.

b) Warunki szczegółowe

(i) Wymagane kwalifikacje i umiejętności

Kandydaci muszą posiadać:

• wykształcenie pomaturalne potwierdzone dyplomem

lub

• wykształcenie średnie potwierdzone świadectwem, umożliwiające podjęcie studiów wyższych, oraz przynajmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie związanej z zakresem obowiązków. Te trzy lata doświadczenia zawodowego nie są uwzględniane przy ocenie doświadczenia zawodowego, o którym mowa poniżej.

Komisja kwalifikacyjna uwzględni w tym względzie różne struktury systemów edukacji. W tabeli umieszczonej w Przewodniku dla kandydatów biorących udział w procedurach naboru organizowanych przez Parlament Europejski znajdują się przykłady minimalnego wymaganego poziomu wykształcenia.

(ii) Wymagane doświadczenie zawodowe

Kandydaci muszą posiadać nabyte po uzyskaniu wyżej wymienionych kwalifikacji co najmniej pięcioletnie doświadczenie zawodowe mające związek z obowiązkami wyszczególnionymi w części A.2. Wcześniejsze doświadczenie w środowisku międzynarodowym, a zwłaszcza w Parlamencie, stanowi atut.

(iii) Znajomość języków

Od kandydatów wymagana jest gruntowna znajomość (poziom C1) jednego z języków urzędowych Unii Europejskiej (język 1): angielskiego, bułgarskiego, chorwackiego, czeskiego, duńskiego, estońskiego, fińskiego, francuskiego, greckiego, hiszpańskiego, irlandzkiego, litewskiego, łotewskiego, maltańskiego, niderlandzkiego, niemieckiego, polskiego, portugalskiego, rumuńskiego, słowackiego, słoweńskiego, szwedzkiego, węgierskiego lub włoskiego,

oraz

gruntowna znajomość (poziom C1) języka francuskiego (język 2). Język 2 musi być językiem innym niż język 1. Jeżeli językiem 1 jest francuski, wymagana jest zadowalająca znajomość (poziom B2) jednego z pozostałych 23 języków urzędowych Unii Europejskiej.

Znajomość języka niemieckiego lub niderlandzkiego stanowi atut.

Uwaga: określone powyżej minimalne poziomy znajomości języków odnoszą się do każdej umiejętności językowej (mówienie, pisanie, czytanie i słuchanie), o której mowa w formularzu wniosku. Umiejętności te odpowiadają umiejętnościom określonym w Europejskim systemie opisu kształcenia językowego (https://europa.eu/europass/pl/common-european-framework-reference).

Informuje się kandydatów, że szczególny wymóg językowy, tj. gruntowna znajomość języka francuskiego, został ustanowiony w interesie służby w odniesieniu do szczególnych wymogów związanych ze stanowiskiem.

Dokładniej rzecz ujmując, język francuski jest głównym językiem komunikacji z organami krajowymi i regionalnymi trzech państw, w których znajdują się miejsca pracy Parlamentu Europejskiego – Francji, Belgii i Luksemburga – a także jednym z języków najczęściej używanych w komunikacji wewnętrznej Parlamentu Europejskiego. W związku z tym, aby wykonywać obowiązki, o których mowa w części A.2 niniejszego ogłoszenia o naborze, oraz aby zapewnić sprawne funkcjonowanie służby, zatrudniony członek personelu tymczasowego musi być w stanie skutecznie pracować i komunikować się w języku francuskim.

Znajomość języka niemieckiego lub niderlandzkiego stanowi atut, ponieważ język niderlandzki może być wymagany w komunikacji z organami belgijskimi, zaś niemiecki – w komunikacji z organami luksemburskimi i organizacjami zaangażowanymi w sprawy europejskie z regionów przygranicznych Niemiec.

Oprócz tego z uwagi na zasadę równego traktowania wszyscy kandydaci – nawet jeśli ich pierwszym językiem urzędowym jest francuski – muszą wykazać się zadowalającą znajomością drugiego języka, którym musi być jeden z pozostałych języków urzędowych Unii Europejskiej.

B. PROCEDURA

1. Dopuszczenie do procedury selekcji

Procedura jest organizowana na podstawie kwalifikacji i egzaminów.

Jeżeli kandydaci

• spełniają ogólne warunki kwalifikowalności oraz
• złożyli dokumenty zgodnie z określonymi zasadami i w wymaganym terminie,

komisja kwalifikacyjna oceni ich dokumenty pod kątem szczegółowych warunków kwalifikowalności.

Jeżeli kandydat spełnia szczegółowe warunki kwalifikowalności, komisja kwalifikacyjna dopuści go do procedury selekcji.

Komisja kwalifikacyjna dokonuje wyboru kandydatów wyłącznie na podstawie informacji zawartych w formularzu zgłoszenia i popartych dokumentami potwierdzającymi (szczegóły do wglądu w Przewodniku dla kandydatów biorących udział w procedurach selekcji organizowanych przez Parlament Europejski).

2. Ocena kwalifikacji

Komisja kwalifikacyjna na podstawie wcześniej określonej siatki ewaluacyjnej dokona oceny kwalifikacji kandydatów dopuszczonych do procedury selekcji i sporządza listę 12 najlepszych kandydatów, którzy zostaną zaproszeni na egzaminy pisemne.

Podczas oceny kwalifikacji kandydatów komisja kwalifikacyjna uwzględnia w szczególności następujące aspekty (muszą one być poparte dokumentami potwierdzającymi dołączonymi do zgłoszenia):

• dodatkowe kwalifikacje i dyplomy związane z charakterem pełnionych obowiązków;
• doświadczenie w sporządzaniu dokumentacji;
• doświadczenie w sporządzaniu pism, notatek, streszczeń, protokołów w języku francuskim;
• doświadczenie w kontaktach z organami krajowymi i regionalnymi;
• doświadczenie w wykonywaniu zadań administracyjnych i działaniach następczych w związku z decyzjami;
• doświadczenie zawodowe w wielokulturowym i międzynarodowym środowisku pracy.

Ocena: 0–20 punktów.

3. Egzaminy

Egzamin pisemny

a) Opracowanie pisemne w języku francuskim, sporządzone na podstawie dokumentacji, mające służyć ocenie zdolności kandydata do wykonywania obowiązków opisanych w części A.2 oraz do rozumienia wymogów biznesowych, przedstawiania rozwiązań i udzielania wsparcia użytkownikom końcowym

Czas trwania egzaminu: 90 minut
Ocena: 0–20 punktów (wymagane minimum: 10 punktów).

Test może być przeprowadzony zdalnie i online (komputerowo).

Na egzaminy ustne zostanie zaproszonych 6 kandydatów, którzy otrzymali najwyższą liczbę punktów, pod warunkiem uzyskania przez nich wymaganej minimalnej oceny.

Egzaminy ustne

b) Rozmowa z komisją kwalifikacyjną w języku francuskim, umożliwiająca ocenę – przy uwzględnieniu ogółu elementów znajdujących się w dokumentacji kandydata – zdolności kandydata do wykonywania obowiązków opisanych w części A.2. Komisja kwalifikacyjna może podjąć decyzję o sprawdzeniu posiadanej przez kandydata znajomości języków wymienionych w formularzu zgłoszenia.

Czas trwania egzaminu: 45 minut
Ocena: 0–40 punktów (wymagane minimum: 20 punktów).
Ten test może być przeprowadzony zdalnie i online (komputerowo).

c) Odgrywanie ról lub ćwiczenie grupowe w języku francuskim, umożliwiające komisji kwalifikacyjnej ocenę zdolności adaptacyjnych, umiejętności negocjacyjnych i interpersonalnych.

Czas trwania egzaminu: 25 minut
Ocena: 0–20 punktów (wymagane minimum: 10 punktów).
Ten test może być przeprowadzony zdalnie i online (komputerowo).

W stosownym czasie kandydaci otrzymają instrukcje dotyczące testów pisemnych i ustnych. Testy odbędą się o określonej godzinie w określonym dniu. Kandydaci, którzy nie odpowiedzą na zaproszenie, z którymi nie będzie można skontaktować się przez e-mail lub którzy nie pojawią się na teście, zostaną zdyskwalifikowani. Kandydaci muszą postępować zgodnie z instrukcjami. Nieprzestrzeganie instrukcji lub podejmowanie jakichkolwiek działań niezgodnych z instrukcjami spowoduje natychmiastową dyskwalifikację kandydata.

4. Lista osób zakwalifikowanych

Na liście osób zakwalifikowanych znajdą się – według kolejności uzyskanych wyników – nazwiska 3 kandydatów, którzy otrzymali najwyższą liczbę punktów ogółem w całej procedurze (ocena kwalifikacji i egzaminy) oraz minimalną wymaganą liczbę punktów na każdym z egzaminów.

Kandydaci zostaną indywidualnie poinformowani na piśmie o uzyskanych wynikach.

Lista osób zakwalifikowanych zostanie opublikowana w intranecie Parlamentu Europejskiego.

Ważność listy osób zakwalifikowanych wygasa w dniu 31 grudnia 2024 r. Ważność listy może jednak zostać przedłużona. W przypadku przedłużenia ważności listy kandydaci wpisani na nią zostaną powiadomieni w stosownym czasie.

Osoby, którym zostanie zaoferowane zatrudnienie, będą musiały przedstawić celem poświadczenia oryginały wszystkich wymaganych dokumentów, w tym dyplomów i świadectw pracy.

Wpisanie na listę osób zakwalifikowanych nie stanowi ani prawa, ani gwarancji naboru.

C. SKŁADANIE KANDYDATUR

Aby dokonać zgłoszenia, należy posiadać konto na platformie Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/pl_PL. Kandydat może utworzyć tylko JEDNO konto. W tym celu należy kliknąć na zakładkę „Złóż zgłoszenie online” na dole strony.

Przed wypełnieniem formularza zgłoszenia należy dokładnie zapoznać się z Przewodnikiem dla kandydatów biorących udział w procedurach naboru organizowanych przez Parlament Europejski.

Termin składania kandydatur ustala się na:

30 września 2021 r. o godz. 12.00 (w południe) czasu brukselskiego.

Po zatwierdzeniu formularza zgłoszeniowego kandydat otrzyma automatycznie potwierdzenie odbioru.

Prosimy NIE DZWONIĆ z pytaniami dotyczącymi harmonogramu procedury.