OGŁOSZENIE O NABORZE NR PE/309/2024/S/INLO
PRACOWNIK TYMCZASOWY
Asystent(ka) administracyjny(a) (AST 1)
Przed zgłoszeniem kandydatury należy uważnie przeczytać Przewodnik dla osób kandydujących w procedurach naboru załączony do niniejszego ogłoszenia o naborze.
Przewodnik ten, stanowiący integralną część ogłoszenia o naborze, pomaga zrozumieć zasady odnoszące się do procedur oraz tryb zgłaszania kandydatur.
SPIS TREŚCI
A. OPIS OBOWIĄZKÓW I WARUNKI DOPUSZCZALNOŚCI
B. PROCEDURA
C. SKŁADANIE KANDYDATUR
ZAŁĄCZNIK: PRZEWODNIK DLA OSÓB KANDYDUJĄCYCH W PROCEDURACH NABORU ORGANIZOWANYCH PRZEZ PARLAMENT EUROPEJSKI
A. OPIS OBOWIĄZKÓW I WARUNKI DOPUSZCZALNOŚCI
1. Uwagi ogólne
Parlament Europejski podjął decyzję o rozpoczęciu procedury naboru na stanowisko pracownika zatrudnionego na czas określony (AST 1) w Dyrekcji Generalnej ds. Infrastruktury i Logistyki, Dyrekcja ds. Zintegrowanego Zarządzania Infrastrukturą, Dział ds. Wykonania Budżetu. Poszukiwany profil to profil asystenta(ki) administracyjnego(ej) odpowiedzialnego(ej) za zamówienia publiczne.
Umowa zostanie zawarta na czas nieokreślony. Nabór nastąpi do grupy zaszeregowania AST 1, pierwszy stopień, dla której wynagrodzenie podstawowe wynosi 3461,58 EUR miesięcznie. Wynagrodzenie to podlega opodatkowaniu wspólnotowemu oraz innym odliczeniom przewidzianym w warunkach zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Jest ono zwolnione z podatków krajowych. Stopień zaszeregowania wybranego kandydata / wybranej kandydatki może zależeć od jego/jej doświadczenia zawodowego. Ponadto wynagrodzenie podstawowe jest – pod pewnymi warunkami – powiększane o dodatki.
Parlament Europejski stosuje politykę równości szans i przyjmuje kandydatury bez dyskryminacji ze względu na płeć, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub społeczne, cechy genetyczne, język, religię lub przekonania, poglądy polityczne i inne, przynależność do mniejszości narodowej, status majątkowy, urodzenie, niepełnosprawność, wiek, orientację seksualną, stan cywilny lub sytuację rodzinną.
2. Opis obowiązków
Dyrekcja Generalna ds. Infrastruktury i Logistyki (DG INLO) przyczynia się do należytego zarządzania infrastrukturą i logistyką w różnych miejscach pracy Parlamentu Europejskiego.
Do zadań DG INLO należy:
– zarządzanie techniczne i administracyjne wszystkimi budynkami zajmowanymi przez Parlament Europejski w Brukseli, Luksemburgu i Strasburgu, a także przez biura kontaktowe w państwach członkowskich;
– zarządzanie usługami wyposażenia oraz usługami związanymi z funkcjonowaniem wspomnianych budynków;
– zarządzanie wyposażeniem (zakup, transport, przeprowadzki, poczta, restauracje, sklepy dla personelu itp.) oraz obsługą posiedzeń od strony organizacyjnej.
Osoba zatrudniona w Brukseli dołączy do dynamicznego zespołu zajmującego się aktami dotyczącymi zamówień publicznych i zapewniającego administracyjne zarządzanie aktami, w tym archiwizację, kodowanie i rejestrację powiązanych akt i dokumentów poświadczających. Będzie ona punktem odniesienia w swojej jednostce organizacyjnej dla szeregu procedur administracyjnych i zapewni ich koordynację. Działając pod zwierzchnictwem dyrektora/dyrektorki oraz w ramach programów i priorytetów ustanowionych przez organy zarządzające Parlamentu i ich kierownictwo, osoba kandydująca będzie wykonywała następujące główne zadania:
– udział w planowaniu procedur udzielania zamówień publicznych;
– opracowanie terminarza tych procedur wraz z jednostkami operacyjnymi i monitorowanie ich wdrażania;
– organizowanie procedur zamówień publicznych lub uczestnictwo w nich (inicjowanie i monitorowanie procedur, udział w komisjach otwierających i oceniających oferty, monitorowanie obiegu administracyjnego projektów umów i zmian, aktualizacja tabel monitorowania, sporządzanie not wyjaśniających, archiwizacja itp.);
– obsługa dokumentacji, w szczególności procedur zamówień publicznych, zgodnie z wcześniej ustalonymi procedurami przy użyciu nośników papierowych lub komputerowych oraz dostarczanie organom decyzyjnym sfinalizowanych akt;
– wprowadzanie tekstu, formatowanie, tabele, prowadzenie terminarzy, poczta, archiwizacja, przygotowywanie dokumentacji, raportów, statystyk itp.;
– udzielanie pomocy administracyjnej: zarządzanie połączeniami telefonicznymi, wiadomościami e-mail i pocztą papierową, nieobecnościami, telepracą, wnioskami o szkolenia, materiałami biurowymi, spotkaniami, przygotowywaniem poleceń wyjazdów służbowych itp.
Wykonywanie tych funkcji wymaga między innymi doskonałych umiejętności organizacyjnych i wysokiego poczucia odpowiedzialności, dyplomacji, bardzo dobrych umiejętności interpersonalnych i silnego ducha zespołowego.
Przewiduje się wyjazdy służbowe do miejsc pracy Parlamentu Europejskiego.
3. Warunki dopuszczalności
W dniu, w którym upływa termin składania kandydatur, musisz spełniać następujące warunki:
a) Warunki ogólne
Zgodnie z art. 12.2 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej należy w szczególności:
– posiadać obywatelstwo jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej,
– korzystać z pełni praw obywatelskich,
– mieć uregulowany stosunek do służby wojskowej,
– spełniać wymogi etyczne niezbędne do wykonywania obowiązków na tym stanowisku.
b) Warunki szczególne
(i) Wymagane tytuły i dyplomy
Musisz posiadać:
- wykształcenie wyższe potwierdzone dyplomem
lub
- wykształcenie średnie, potwierdzone dyplomem dającym prawo do ubiegania się o przyjęcie na studia wyższe, oraz co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe
lub
wykształcenie zawodowe lub doświadczenie zawodowe równorzędnego szczebla.
Dyplomy, zarówno wydane w państwie członkowskim UE, jak i w państwie trzecim, muszą być uznane przez oficjalny organ państwa członkowskiego UE, np. ministerstwo edukacji.
Kandydaci mający dyplom wydany w państwie spoza UE muszą dołączyć do swojego wniosku dokument potwierdzający równoważność tego dyplomu z dyplomami UE. Więcej informacji na temat uznawania kwalifikacji uzyskanych w państwie spoza UE w sieciach ENIC-NARIC można znaleźć pod adresem: https://www.enic-naric.net.
Komisja selekcyjna uwzględni różnorodność systemów edukacji. W tabeli umieszczonej w Przewodniku dla osób kandydujących w procedurach naboru znajdują się przykłady minimalnego wymaganego poziomu wykształcenia.
Kandydaci, którzy nie załączą dokumentu potwierdzającego równoważność swoich dyplomów z dyplomami UE lub którzy posiadają dyplomy nieuznawane przez urzędowy organ państwa członkowskiego UE, nie zostaną dopuszczeni do procedury naboru.
(ii) Wymagane doświadczenie zawodowe
Doświadczenie zawodowe nie jest wymagane,
(iii) Znajomość języków
Musisz posiadać gruntowną znajomość (poziom C1) jednego z języków urzędowych Unii Europejskiej (język 1): angielski, bułgarski, chorwacki, czeski, duński, estoński, fiński, francuski, grecki, hiszpański, holenderski, irlandzki, litewski, łotewski, maltański, niemiecki, polski, portugalski, rumuński, słowacki, słoweński, szwedzki, węgierski lub włoski;
oraz
zadowalającą znajomość (poziom B2) języka angielskiego lub francuskiego (język 2).
Język 2 musi być językiem innym niż język 1.
|
Niniejszym informuje się kandydatów, że języki zatwierdzone do celów niniejszej procedury selekcji, tj. angielski i francuski, zostały określone zgodnie z interesem służby. Z uwagi na zakres obowiązków stanowisko asystenta(ki) administracyjnego(ej) wymaga szczególnych umiejętności, zwłaszcza w zakresie monitorowania, opracowywania, wdrażania i zarządzania administracyjnego. Nowo zatrudniony pracownik musi zatem być w stanie zrozumieć zadania do wykonania, rozwiązywać problemy i skutecznie komunikować się z rozmówcami zewnętrznymi oraz z kierownictwem i współpracownikami. Parlament Europejski zatrudnia zróżnicowany personel, głównie w swoich budynkach w Brukseli, Strasburgu i Luksemburgu. W tym wielojęzycznym kontekście efektywność operacyjna zależy w dużej mierze od używania języka francuskiego i angielskiego. Te dwa języki mają zasadnicze znaczenie dla zapewnienia sprawnej i skutecznej komunikacji, sprawnego przebiegu codziennych działań oraz zakończenia realizacji projektów budowlanych w Dyrekcji Generalnej ds. Infrastruktury i Logistyki (DG INLO). Znajomość jednego z tych dwóch języków jest niezbędna, jeśli pracownik ma wypełniać swoje obowiązki i realizować potrzeby służby w kontekście obowiązków, które będzie musiał wykonywać. Wykonywane obowiązki obejmują regularną interakcję z kolegami, kierownictwem i rozmówcami zewnętrznymi, którzy używają wyłącznie tych języków w swojej codziennej pracy. Ponadto szkolenia, spotkania zespołowe i procedury wdrażania nowych pracowników są prowadzone głównie w języku angielskim i francuskim, co jeszcze bardziej podkreśla znaczenie znajomości co najmniej jednego z tych dwóch języków. Bieżące projekty, takie jak renowacja budynku SPAAK, Dom Obywateli i rozwój nowych wielofunkcyjnych przestrzeni, wymagają spójnej i zharmonizowanej komunikacji między różnymi podmiotami, w tym zespołami multidyscyplinarnymi, architektami, inżynierami, technikami budowlanymi i użytkownikami końcowymi Parlamentu Europejskiego. Na przykład projekt SPAAK, który stanowi duże przekształcenie głównego budynku Parlamentu, wiąże się z ciągłą wymianą informacji między różnymi zainteresowanymi stronami. Użycie języka angielskiego i francuskiego jako języków pośrednich ułatwia te interakcje, przy jednoczesnym zachowaniu poszanowania różnorodności językowej na poziomie operacyjnym. Francuski jest językiem najczęściej używanym do porozumiewania się w komunikacji wewnętrznej w Dyrekcji Generalnej ds. Infrastruktury i Logistyki,natomiast angielski jest najczęściej używany w kontaktach z innymi dyrekcjami generalnymi oraz kontaktach z organami politycznymi i administracyjnymi Parlamentu. Angielski jest również powszechnie używany do sporządzania dokumentów. Zadowalająca znajomość języka angielskiego lub francuskiego ma zasadnicze znaczenie dla realizacji konkretnych zadań związanych z postępowaniami o udzielenie zamówienia, w przypadku których narzędzia informatyczne są dostępne tylko w tych dwóch językach. Angielski i francuski są również używane podczas spotkań forum ds przetargów, w których zatrudniona osoba będzie uczestniczyć. Zadowalająca znajomość języka francuskiego jest również niezbędna do właściwego zrozumienia przepisów obowiązujących w Belgii, a także do interakcji z usługodawcami, administracjami i władzami lokalnymi. Niniejsza procedura naboru nie stanowi zatem wyjątku od tej ugruntowanej praktyki. Podsumowując, ograniczenie tej procedury naboru do języka angielskiego i francuskiego jest uzasadnione potrzebami operacyjnymi służby, wymogami stanowiska asystenta(ki) administracyjnego(ej) oraz wewnętrznymi praktykami dyrekcji generalnej, co zapewnia optymalną skuteczność i spójność w Parlamencie Europejskim. |
B. PROCEDURA
Procedura jest organizowana na podstawie kwalifikacji i testów.
1. Dopuszczenie i i ocena kwalifikacji (pierwszy etap)
a) Organ powołujący sporządzi listę kandydatów, którzy przesłali formularze zgłoszenia w wymaganej formie przed upływem terminu ich składania i którzy spełniają warunki ogólne określone w sekcji A.3.a). Zostanie ona przekazana komisji selekcyjnej wraz z dokumentacją zgłoszeniową.
b) Komisja selekcyjna sprawdzi dokumenty zgłoszeniowe kandydatów, czy spełniają oni warunki szczególne określone w sekcji A.3.b).
c) Na podstawie wcześniej określonej siatki ewaluacyjnej komisja selekcyjna dokona oceny kwalifikacji wszystkich kwalifikujących się kandydatów i sporządzi listę 6 najlepszych kandydatów, którzy zostaną zaproszeni na testy. W stosownym przypadku komisja selekcyjna uwzględni wszystkie osoby, które uzyskają jednakowy wynik (ex aequo) na ostatnim miejscu w każdej grupie zaszeregowania.
Komisja selekcyjna dokonuje wyboru kandydatów wyłącznie na podstawie informacji zawartych w formularzu zgłoszenia, które muszą być poparte dokumentami potwierdzającymi złożonymi wraz z formularzem zgłoszenia i w tym samym czasie, co formularz zgłoszenia (szczegóły do wglądu w Przewodniku dla osób kandydujących w procedurach naboru organizowanych przez Parlament Europejski, pkt. 3.3).
Podczas oceny kwalifikacji kandydatów komisja selekcyjna uwzględnia w szczególności następujące elementy poparte dokumentami potwierdzającymi dołączonymi do formularza zgłoszenia:
a) doświadczenie w planowaniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
b) doświadczenie w organizacji procedur udzielania zamówień publicznych (inicjowanie i monitorowanie procedur, udział w komisjach otwierających i oceniających oferty, monitorowanie obiegu administracyjnego umów i aneksów, aktualizacja tabel monitorowania, sporządzanie not wyjaśniających, archiwizacja itp.);
c) doświadczenie w obsłudze dokumentów, w szczególności postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
d) umiejętność redagowania tekstu, formatowania, opracowywania tabel, prowadzenia terminarza, obsługi poczty, archiwizacji, przygotowywania plików, raportów, statystyk itp;
e) doświadczenie w zakresie pomocy administracyjnej: zarządzanie połączeniami telefonicznymi, wiadomościami e-mail i pocztą papierową, nieobecnościami, telepracą, wnioskami o szkolenia, materiałami biurowymi, spotkaniami, przygotowywaniem poleceń wyjazdów służbowych itp.;
f) umiejętność pracy w środowisku europejskim lub międzynarodowym.
Ocena: 0–20 punktów.
3. Testy (drugi etap)
Test pisemny
a) Opracowanie pisemne w języku 2 (angielskim lub francuskim) sporządzone na podstawie dokumentacji, mające sprawdzać Twoją zdolność do wykonywania zadań opisanych w części A.2, a także umiejętność redagowania tekstu.
Czas trwania testu: 60 minut
Ocena: od 0 do 20 punktów (wymagane minimum: 10 punktów).
Test ustny
b) Rozmowa z komisją selekcyjną w języku 2 (angielskim lub francuskim) w celu ocenienia – przy uwzględnieniu ogółu elementów znajdujących się w formularzu zgłoszenia – Twoich zdolności do wykonywania obowiązków opisanych w części A.2. Komisja selekcyjna może podjąć decyzję o sprawdzeniu znajomości języków zadeklarowanych w formularzu zgłoszenia.
Maksymalny czas trwania testu: maksymalnie 45 minut.
Ocena: od 0 do 40 punktów (wymagane minimum: 20 punktów).
Test ten może się odbyć osobiście lub online.
W odpowiednim czasie otrzymasz instrukcje dotyczące testu pisemnego i ustnego. Należy postępować zgodnie z instrukcjami. Nieprzestrzeganie instrukcji lub jakiekolwiek działania niezgodne z instrukcjami spowodują natychmiastową dyskwalifikację.
4. Listy zakwalifikowanych kandydatów
Na liście zakwalifikowanych kandydatów znajdą się – według kolejności uzyskanych wyników – nazwiska trzech kandydatów, którzy otrzymali najwyższą liczbę punktów ogółem w całej procedurze (ocena kwalifikacji i testy) oraz minimalną wymaganą liczbę punktów w obu tych testach.
Poinformujemy cię na piśmie o uzyskanych wynikach.
Lista zakwalifikowanych kandydatów zostanie opublikowana na stronie intranetowej Parlamentu Europejskiego.
Ważność listy zakwalifikowanych kandydatów wygasa w dniu 31 grudnia 2028 r. Jej ważność może zostać przedłużona decyzją organu powołującego. W przypadku przedłużenia ważności listy wpisani na nią kandydaci zostaną powiadomieni w stosownym czasie.
C. ZGŁASZANIE KANDYDATUR
Aby złożyć kandydaturę, musisz posiadać konto na platformie Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/pl_PL.
Przed wypełnieniem formularza zgłoszenia należy dokładnie zapoznać się z Przewodnikiem dla osób kandydujących w procedurach naboru organizowanych przez Parlament Europejski.
Termin zgłaszania kandydatur:
Termin zgłaszania kandydatur upływa dnia
6 listopada 2024 r. o godz. 12.00 czasu Brukselski.
Wróć do listy