PE/309/2024/S/INLO SZÁMÚ ÁLLÁSHIRDETÉS
IDEIGLENES ALKALMAZOTT
Adminisztratív ügyintéző asszisztens (AST 1)
Kérjük, hogy a pályázat benyújtása előtt figyelmesen olvassa el a pályázóknak szóló útmutatót, amely ezen álláshirdetés mellékletében szerepel.
Ez az útmutató az álláshirdetés szerves részét képezi, és segítségére lesz a felvételi eljárásokra vonatkozó szabályok és a pályázattal kapcsolatos részletek megértésében.
TARTALOMJEGYZÉK
A. A MUNKAKÖR LEÍRÁSA ÉS BETÖLTÉSÉNEK FELTÉTELEI
B. AZ ELJÁRÁS MENETE
C. A PÁLYÁZATOK BENYÚJTÁSA
MELLÉKLET: ÚTMUTATÓ AZ EURÓPAI PARLAMENT ÁLTAL SZERVEZETT FELVÉTELI ELJÁRÁSOKBAN RÉSZT VEVŐ PÁLYÁZÓK SZÁMÁRA
A. A MUNKAKÖR LEÍRÁSA ÉS BETÖLTÉSÉNEK FELTÉTELEI
1. Általános tájékoztatás
Az Európai Parlament az Infrastrukturális és Logisztikai Főigazgatóság Integrált Ingatlankezelési Igazgatóságának Költségvetés-végrehajtási szolgálatán belül egy ideiglenes alkalmazotti állás (AST 1) betöltésére irányuló eljárás megindításáról határozott. A keresett profil közbeszerzési ügyekért felelős adminisztratív ügyintéző asszisztens.
A munkaszerződés határozatlan időre szól. A felvétel az AST 1 besorolási fokozat első fizetési fokozatába történik, 3461,58 EUR/hó összegű alapilletménnyel. Ezt az illetményt közösségi adó és az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételekben meghatározott más levonások terhelik. Az illetmény mentes a nemzeti adózás alól. A pályázó felvétele – szakmai tapasztalatától függően – történhet magasabb fizetési fokozatba is. Az alapilletményt ezen túlmenően bizonyos feltételek mellett pótlékok egészítik ki.
Az Európai Parlament az esélyegyenlőség politikáját alkalmazza, és a pályázatok elfogadásakor nem tesz semmilyen – nemen, fajon, bőrszínen, etnikai vagy társadalmi származáson, genetikai tulajdonságokon, nyelven, valláson vagy meggyőződésen, politikai vagy más nézeteken, nemzeti kisebbséghez tartozáson, vagyoni helyzeten, születésen, fogyatékosságon, életkoron, szexuális irányultságon, családi állapoton vagy helyzeten alapuló – megkülönböztetést.
2. A munkakör leírása
Az Infrastrukturális és Logisztikai Főigazgatóság (DG INLO) elősegíti az infrastruktúra és a logisztika megfelelő kezelését az Európai Parlament különböző munkahelyszínein.
A DG INLO feladatai a következők:
– az Európai Parlament által Brüsszelben, Luxembourgban és Strasbourgban, valamint a kapcsolattartó irodák által a tagállamokban elfoglalt épületeka Parlament által használt épületek technikai és adminisztratív kezelése;
– az említett épületek üzemeltetéséhez szükséges felszerelések és szolgáltatások kezelése;
– a berendezésekberendezések kezelése (beszerzések, szállítás, költöztetés, futárszolgálat, étkeztetés, bútorok, üzletek stb.) és az ülések tárgyi feltételeinek biztosítása.
A Brüsszelbe kinevezendő sikeres pályázó a közbeszerzésekkel foglalkozó dinamikus csapat tagjaként az ügyiratok adminisztratív kezeléséért, ezen belül az akták és az ezekhez kapcsolódó igazoló dokumentumok archiválásáért, kódolásáért és nyilvántartásba vételéért felel. Egyes adminisztratív eljárások tekintetében szervezeti egységén belül referenciapontként szolgál, és biztosítja azok koordinálását. Az igazgató/igazgatónő irányítása mellett és a parlamenti szervek és feletteseik által meghatározott programok és prioritások keretében az alábbiak tartoznak a feladatai közé:
– részvétel a közbeszerzési eljárások ütemezésében;
– ezen eljárások ütemezésének az operatív osztályokkal együtt történő meghatározása és végrehajtásuk nyomon követése;
– közbeszerzési eljárások lebonyolítása és/vagy az ezekben való részvétel (az eljárások megindítása és nyomon követése, részvétel a felbontó- és értékelő bizottságban, a szerződések és a kiegészítő megállapodások tervezete adminisztratív folyamatának nyomon követése, nyomon követő táblázatok frissítése, magyarázó megjegyzések megszövegezése, archiválás stb.);
– az ügyiratok – elsősorban a közbeszerzési eljárások – előre meghatározott eljárásoknak megfelelő összeállítása, papíralapú és/vagy informatikai adathordozók igénybevételével, és a véglegesített anyagok továbbítása a döntéshozó szervek számára;
– szövegszerkesztéssel, formázással, táblázatokkal, a napirendek összeállításával, levelezéssel, iktatással, az akták előkészítésével és jelentések, statisztikák stb. készítésével kapcsolatos feladatok ellátása;
– adminisztratív segítségnyújtás biztosítása: a telefonhívások, az e-mailek és a posta, továbbá a hiányzások, a távmunka, a képzési kérelmek és az irodai eszközök kezelése, ülések szervezése, kiküldetések előkészítése stb.
E feladatok ellátásához többek között rendkívül jó szervezőkészség, nagyfokú felelősségérzet, diplomáciai érzék, jó kapcsolatteremtő képesség és megfelelő csapatszellem szükséges.
A feladatkör az Európai Parlament munkahelyszínei közötti utazásokkal jár.
3. Pályázati feltételek
A pályázónak a pályázat benyújtására előírt határidő napján az alábbi követelményeknek kell megfelelnie:
a) Általános feltételek
Az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek 12. cikkének (2) bekezdése értelmében a pályázó:
– az Európai Unió valamely tagállamának állampolgára,
– állampolgári jogait szabadon gyakorolhatja,
– a katonai szolgálat tekintetében hazája jogszabályokban előírt kötelezettségeinek eleget tett,
– rendelkezik a meghirdetett munkakör ellátásához szükséges erkölcsi garanciákkal.
b) Különleges feltételek
i. Szükséges végzettség és oklevelek
A pályázónak rendelkeznie kell:
- oklevéllel igazolt felsőfokú iskolai végzettséggel
vagy
- oklevéllel igazolt, felsőfokú oktatásban való részvételre jogosító középfokú végzettséggel és legalább három éves szakmai tapasztalattal
vagy
ezzel egyenértékű szakképzéssel vagy szakmai tapasztalattal.
Az okleveleket – függetlenül attól, hogy azokat valamely tagállamban vagy egy olyan országban állították-e ki, amely nem tagja az Uniónak – valamely uniós tagállam hivatalos szervének, például oktatási minisztériumának el kell ismernie.
A nem uniós tagállam által kiállított oklevéllel rendelkező pályázóknak a pályázatukhoz csatolniuk kell az oklevelük európai egyenértékűségéről szóló igazolást. A harmadik országok képesítéseinek az ENIC-NARIC-hálózatokon belüli elismerésével kapcsolatos további információkért, kérjük, látogasson el a következő weboldalra: https://www.enic-naric.net.
A felvételi bizottság ebben a tekintetben figyelembe veszi a különböző oktatási rendszerek közötti különbségeket. A végzettségre vonatkozó minimumkövetelményekkel kapcsolatos példák a pályázóknak szóló útmutatóban szereplő táblázatban olvashatók.
Azok a pályázók, akik nem igazolják oklevelük uniós egyenértékűségét, és/vagy azok a pályázók, akiknek oklevelét valamely uniós tagállam hivatalos szerve nem ismeri el, nem vehetnek részt a felvételi eljárásban.
ii. Előírt szakmai tapasztalat
Szakmai tapasztalatra vonatkozó előírás nincs.
iii. Nyelvismeret
A pályázónak alaposan (legalább C1-es szinten) kell ismernie az Európai Unió egyik alábbi hivatalos nyelvét (1. nyelv): angol, bolgár, cseh, dán, észt, finn, francia, görög, holland, horvát, ír, lengyel, lett, litván, magyar, máltai, német, olasz, portugál, román, spanyol, svéd, szlovák, szlovén,
és
a kielégítően (B2-es szinten) kell ismernie az angol vagy a francia nyelvet (2. nyelv).
A 2. nyelv nem lehet azonos az 1. nyelvvel.
|
Tájékoztatjuk a pályázókat, hogy a felvételi eljárásban a nyelvi korlátozás (angol és francia) meghatározása a szolgálati érdek alapján történt. Az adminisztratív ügyintéző feladatai alapos jártasságot igényelnek elsősorban a nyomon követés, a fogalmazás, a végrehajtás és az adminisztratív ügyintézés területén. Az újonnan felvett alkalmazottnak meg kell értenie az elvégzendő feladatokat, a problémákat meg kell oldania és hatékony kommunikációt kell folytatnia a külső érdekelt felekkel, valamint a vezetőséggel és a kollégákkal. Az Európai Parlament személyzete sokszínű, akiket elsősorban a brüsszeli, strasbourgi és luxembourgi épületekben foglalkoztat. Ebben a többnyelvű környezetben a működés hatékonysága nagymértékben függ a francia és az angol nyelv használatától. Ez a két nyelv alapvető fontosságú az Infrastrukturális és Logisztikai Főigazgatóságon (DG INLO) belüli gördülékeny és hatékony kommunikáció, a napi működés zökkenőmentes biztosítása és az ingatlanprojektek megvalósítása szempontjából. E két nyelv egyikének ismerete elengedhetetlen ahhoz, hogy az alkalmazott hatékonyan el tudja látni feladatait, és ki tudja elégíteni a szervezeti egységén belül az általa ellátandó feladatokkal összefüggésben jelentkező igényeket. A betöltött funkciók során a kollégákkal, a vezetőség tagjaival és a külső kapcsolattartókkal rendszeres kapcsolatot kell folytatni, akik alapvetően ezeket a nyelveket használják napi munkájuk során. Ezenkívül a képzések, a csapatmegbeszélések és az új munkatársak beilleszkedésével kapcsolatos eljárások főként angol és francia nyelven zajlanak, ami alátámasztja, hogy fontos e két nyelvből legalább az egyiknek az ismerete. A folyamatban lévő projektek esetében, mint a SPAAK épület, a Polgárok Házának felújítása és új, multifunkcionális terek kialakítása, koherens és harmonizált kommunikációra van szükség a különböző érdekelt felek, például a multidiszciplináris csoportok, az építészek, a mérnökök, az építésztechnikusok és az Európai Parlament végfelhasználói között. Például a Parlament főépületének jelentős átalakítását szolgáló SPAAK-projekt esetében a különböző érdekelt felek közötti folyamatos eszmecserére van szükség. Az angol és a francia mint központi nyelvek használata megkönnyíti a kapcsolattartást, ugyanakkor operatív szinten is biztosítja a nyelvi sokszínűség tiszteletben tartását. Az Infrastrukturális és Logisztikai Főigazgatóságon belüli kommunikáció leggyakrabban használt nyelve a francia, míg a Parlament más főigazgatóságaival, politikai és igazgatási szerveivel folytatott munka során leggyakrabban az angol nyelvet kell használni. Az angol nyelvet a dokumentumok megszövegezésekor is széles körben használják. Az angol vagy a francia nyelv kielégítő ismerete alapvető fontosságú a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos konkrét feladatok ellátásához, mivel az informatikai eszközök kizárólag ezen a két nyelven állnak rendelkezésre. A közbeszerzési fórum ülései, amelyeken az újonnan felvett alkalmazott részt vesz, szintén angol és francia nyelven zajlanak. Ezen túlmenően a francia nyelv kielégítő ismerete elengedhetetlen a Belgiumban alkalmazandó jogszabályok megértéséhez, valamint a szolgáltatókkal, a közigazgatással és a helyi önkormányzatokkal való kapcsolattartáshoz. Ez a felvételi eljárás tehát nem minősül e régóta fennálló gyakorlat alóli kivételnek. Összefoglalva tehát, az angol és francia nyelvvel kapcsolatos korlátozást ebben a felvételi eljárásban a szolgálat operatív igényei, az adminisztratív ügyintézői álláshely követelményei és a főigazgatóság belső gyakorlatai indokolják, így biztosítva az Európai Parlamenten belüli optimális hatékonyságot és kohéziót. |
B. AZ ELJÁRÁS MENETE
Az eljárás képesítéseken és vizsgákon alapul.
1. A felvételi eljárásban való részvétel jóváhagyása és a képesítések értékelése (1. szakasz)
a) A kinevezésre jogosult hatóság összeállítja azon pályázók jegyzékét, akik pályázatukat az előírt formában és határidőn belül leadták, és megfelelnek az A.3. a) alpontban meghatározott általános feltételeknek. Ezt a jegyzéket a pályázati anyagokkal együtt továbbítja a felvételi bizottságnak.
b) A felvételi bizottság ellenőrzi, hogy a pályázati anyagok eleget tesznek-e az A.3. b) alpontban meghatározott különleges feltételeknek.
c) A felvételi bizottság előre meghatározott pontrendszer alapján elvégzi a felvételi eljárásban való részvételre bocsátott pályázók képesítéseinek értékelését, és összeállítja az írásbeli vizsgára meghívandó 6 legjobb pályázó jegyzékét. A felvételi bizottság behívja az utolsó helyen azonos pontszámot elérő valamennyi pályázót.
A felvételi bizottság kizárólag a pályázati formanyomtatványon megadott, és a pályázati formanyomtatvánnyal egyidejűleg benyújtott igazoló okiratokkal alátámasztott információk alapján hozza meg döntését (további részletekért olvassa el az Európai Parlament által szervezett felvételi eljárásokban részt vevő pályázók számára készült útmutató 3.3 pontját).
A felvételi bizottság a pályázók képesítéseinek értékelésekor különösen az alábbi szempontokat veszi figyelembe, amelyeket a pályázati anyagban alá kell támasztani:
a. a közbeszerzési eljárások ütemezésének ismerete;
b. a közbeszerzési eljárások lebonyolításának ismerete (az eljárások megindítása és nyomon követése, részvétel az ajánlatbontó és értékelő bizottságban, a szerződések és a kiegészítő megállapodások adminisztratív folyamatának nyomon követése, nyomon követő táblázatok frissítése, magyarázó megjegyzések megszövegezése, archiválás stb.);
c. az akták összeállításának, elsősorban a közbeszerzési eljárások ismerete;
d. szövegszerkesztéssel, formázással, táblázatokkal, a napirendek összeállításával, levelezéssel, iktatással, az akták előkészítésével és jelentések, statisztikák stb. készítésével kapcsolatos feladatok ismerete;
e. az adminisztratív segítségnyújtás terén szerzett tapasztalat: a telefonhívások, az e-mailek és a posta, továbbá a hiányzások, a távmunka, a képzési kérelmek és az irodai eszközök kezelése, ülések szervezése, kiküldetések előkészítése stb.;
f. multikulturális vagy nemzetközi munkakörnyezetben szerzett tapasztalat.
Pontozás: 0-tól 20 pontig.
2. Vizsgák (2. szakasz)
Írásbeli vizsga
a) Fogalmazás készítése a 2. nyelven (angol vagy francia) egy vagy több dokumentum alapján, annak megállapítására, hogy a pályázó alkalmas-e az A.2. pont alatt ismertetett feladatok elvégzésére, valamint hogy milyen fogalmazási készségekkel rendelkezik.
A vizsga időtartama: 60 perc
Pontozás: 0-tól 20 pontig (alsó ponthatár: 10 pont).
Szóbeli vizsgák
b) Beszélgetés a felvételi bizottsággal a 2. nyelven (angol vagy francia), amelynek során a bizottság a pályázati anyagában szereplő valamennyi elemet figyelembe véve felméri a pályázó alkalmasságát az A. 2. pontban felsorolt feladatok ellátására. A bizottságnak jogában áll megbizonyosodni a pályázó pályázati anyagában feltüntetett nyelvi ismeretekről.
A vizsga időtartama legfeljebb 45 perc.
Pontozás: 0-tól 40 pontig (alsó ponthatár: 20 pont).
E vizsgákat távoli vagy személyes részvétellel is megszervezhetik.
A pályázó kellő időben meg fogja kapni az írásbeli és szóbeli vizsgákkal kapcsolatos utasításokat. Az adott utasítások szigorúan betartandók. Az utasítások be nem tartása vagy az utasításoknak nem megfelelő magatartás a pályázó azonnali kizárását vonja maga után.
3. Felvétel az alkalmas pályázók jegyzékére
Az alkalmas pályázók jegyzékére a teljes eljárás (a képesítések értékelése és a vizsgák) során a legmagasabb pontszámot elérő és az alsó ponthatárt valamennyi vizsgán megszerző három pályázó neve kerül fel (eredményük sorrendjében).
A pályázó az elért eredményeiről írásbeli tájékoztatást fog kapni.
Az alkalmas pályázók jegyzékét az Európai Parlament intranetes oldalán teszik közzé.
Az alkalmas pályázók jegyzéke 2028. december 31-ig érvényes. A jegyzék érvényessége a kinevezésre jogosult hatóság határozata alapján meghosszabbítható. Az utóbbi esetben a jegyzéken szereplők megfelelő időben értesítést kapnak.
C. A PÁLYÁZATOK BENYÚJTÁSA
A jelentkezés benyújtásához felhasználói fiókra van szüksége az Apply4EP platformon: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/hu_HU.
Kérjük, hogy a pályázati formanyomtatvány kitöltése előtt olvassa el figyelmesen az Európai Parlament által szervezett felvételi eljárásokban részt vevő pályázók számára készült útmutatót.
A pályázatok benyújtásának határideje
A pályázatok benyújtási határideje:
2024. november 6, déli 12.00 óra, Brüsszeli idő szerint.
Back to the list