OZNÁMENÍ O PŘIJÍMÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ PE/309/2024/S/INLO
DOČASNÝ ZAMĚSTNANEC
Administrativní asistent(ka) (AST 1)
Před podáním přihlášky si pozorně přečtěte pokyny pro uchazeče, které jsou připojeny k tomuto oznámení o přijímání zaměstnanců.
Tyto pokyny jsou nedílnou součástí oznámení o přijímání zaměstnanců a umožní vám pochopit pravidla, jimiž se řídí výběrová řízení, a jak postupovat při podávání přihlášky.
OBSAH
A. PRACOVNÍ NÁPLŇ A PODMÍNKY ÚČASTI
B. PRŮBĚH ŘÍZENÍ
C. PODÁVÁNÍ PŘIHLÁŠEK
PŘÍLOHA: POKYNY PRO UCHAZEČE K VÝBĚROVÝM ŘÍZENÍM POŘÁDANÝM EVROPSKÝM PARLAMENTEM
A. PRACOVNÍ NÁPLŇ A PODMÍNKY ÚČASTI
1. Obecné informace
Evropský parlament se rozhodl zahájit výběrové řízení na obsazení místa dočasného zaměstnance (AST 1) v útvaru pro plnění rozpočtu, ředitelství pro integrovanou správu budov v rámci generálního ředitelství pro infrastrukturu a logistiku. Hledaným profilem je administrativní asistent(ka) pro zadávání veřejných zakázek.
Smlouva bude uzavřena na dobu neurčitou. Úspěšný uchazeč bude přijat v platové třídě AST 1 prvním platovém stupni, se základním platem 3 461,58 EUR měsíčně. Ze základního platu se odvádí daň Unie a další odvody podle podmínek pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Plat nepodléhá zdanění v členských státech. Platový stupeň, do něhož bude úspěšný uchazeč zařazen, může být upraven v závislosti na jeho odborné praxi. Kromě toho lze vedle základního platu za určitých podmínek pobírat i některé příspěvky.
Evropský parlament uplatňuje politiku rovných příležitostí a přijímá přihlášky bez jakékoli diskriminace na základě pohlaví, rasy, barvy pleti, etnického nebo sociálního původu, genetických znaků, jazyka, náboženského vyznání nebo přesvědčení, politických či jiných názorů, příslušnosti k národnostní menšině, majetku, původu, zdravotního postižení, věku, sexuální orientace, rodinného stavu nebo rodinné situace.
2. Pracovní náplň
Generální ředitelství pro infrastrukturu a logistiku (GŘ INLO) napomáhá zajišťovat řádnou správu infrastruktury a řízení logistiky v různých pracovních místech Evropského parlamentu.
GŘ INLO plní tyto úkoly:
– zajišťuje technickou a administrativní správu budov, které Evropský parlament využívá v Bruselu, Lucemburku a Štrasburku, a jeho kontaktních kanceláří v členských státech;
– řídí služby zajišťující vybavení a služby nezbytné pro řádné fungování těchto budov;
– zajišťuje správu vybavení (nákupy, doprava, stěhování, poštovní služby, stravování, obchody pro zaměstnance apod.) a praktickou organizaci schůzí.
Vybraný uchazeč bude součástí dynamického týmu, který zpracovává dokumentaci k zadávání veřejných zakázek. Zajišťuje jejich administrativní zpracování včetně archivace, kódování a registrace dokumentace a souvisejících dokladů. Místem výkonu práce je Brusel. Vybraný uchazeč bude referenční osobou, která v příslušném útvaru odpovídá za některé administrativní postupy a zajišťuje jejich koordinaci. K jeho úkolům, které bude vykonávat pod vedením ředitele/ředitelky a v rámci programů a priorit stanovených parlamentními orgány a jejich vedením, bude patřit zejména:
– asistence při plánování postupů pro zadávání veřejných zakázek;
– stanovování harmonogramu těchto postupů společně s provozními odděleními a dohled na jejich dodržováním v praxi;
– organizace postupů pro zadávání veřejných zakázek nebo pomoc s jejich organizací (zahájení a sledování těchto postupů, zapojení do práce komise pro otevírání obálek a hodnotícího výboru, sledování administrativního zpracování návrhů smluv a dodatků, aktualizace tabulek sledování pokroku, vypracovávání vysvětlujících poznámek, archivace atd.);
– posuzování dokumentace v papírové či elektronické podobě, zejména pro postupy pro zadávání veřejných zakázek, podle předem stanovených pokynů a předávání hotové dokumentace rozhodovacím orgánům;
– zpracovávání textové dokumentace, formátování, editování tabulek, sestavování a sledování časových rozvrhů, zpracování pošty, třídění a příprava dokumentace, zpráv, statistik atd.;
– administrativní podpora: vyřizování telefonátů a elektronické i papírové pošty, zaznamenávání absencí a práce z domova, zpracovávání žádostí o školení a vybavení kanceláří, organizování schůzí, příprava cestovních příkazů atd.
Plnění těchto úkolů vyžaduje mimo jiné vynikající organizační schopnosti, vysokou míru odpovědnosti a diplomacie, vynikající dovednosti v oblasti mezilidské komunikace a týmového ducha.
Součástí práce jsou služební cesty na různá pracovní místa Evropského parlamentu.
3. Podmínky účasti
V poslední den lhůty pro podání přihlášek musíte splňovat následující podmínky:
a) Obecné podmínky
V souladu s čl. 12 odst. 2 pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie musíte:
– mít státní příslušnost jednoho z členských států Evropské unie,
– požívat veškerých občanských práv,
– mít splněny všechny povinnosti uložené právními předpisy o vojenské službě,
– předložit záruky bezúhonnosti vyžadované pro výkon výše uvedených pracovních činností.
b) Zvláštní podmínky
i) Kvalifikační předpoklady
Vyžaduje se:
– ukončené postsekundární vzdělání doložené diplomem
nebo
– středoškolské vzdělání doložené diplomem, který opravňuje k přijetí k postsekundárnímu vzdělávání, a nejméně tříletá odborná praxe
nebo
odborné vzdělání nebo odborná praxe odpovídající úrovně.
Diplomy, ať už byly vydány v některém z členských států, nebo v zemi mimo EU, musí být uznány oficiálním orgánem (jako je ministerstvo školství) některého z členských států Unie.
Uchazeči, kteří jsou držiteli diplomů vydaných v zemi mimo EU, musí u svých diplomů předložit doklad o rovnocennosti v EU. Další informace o uznávání kvalifikací ze zemí mimo EU naleznete na webových stránkách sítě ENIC-NARIC: https://www.enic-naric.net.
Výběrová komise v této souvislosti zohlední rozdíly mezi vzdělávacími systémy. Příklady minimálních požadovaných diplomů jsou uvedeny v tabulce v pokynech pro uchazeče.
Uchazeči, kteří ke svým diplomům nepřiloží doklad EU o rovnocennosti, nebo uchazeči, kteří jsou držiteli diplomů, jež nejsou uznány oficiálním orgánem některého z členských států Unie, nebudou do výběrového řízení přijati.
ii) Požadovaná odborná praxe
Není požadována žádná odborná praxe.
iii) Jazykové znalosti
Uchazeči musí mít důkladnou znalost (úroveň C1) jednoho úředního jazyka Evropské unie (jazyk 1), jimiž jsou: angličtina, bulharština, čeština, dánština, estonština, finština, francouzština, chorvatština, irština, italština, litevština, lotyština, maďarština, maltština, němčina, nizozemština, polština, portugalština, rumunština, řečtina, slovenština, slovinština, španělština a švédština,
a
uspokojivou znalost (úroveň B2) angličtiny nebo francouzštiny (jazyk 2).
Jazyk 2 musí být odlišný od jazyka 1.
|
Upozorňujeme uchazeče, že jazykové požadavky pro toto výběrové řízení, totiž angličtina a francouzština, byly stanoveny ve služebním zájmu. Pozice administrativního asistenta / administrativní asistentky vyžaduje konkrétní dovednosti, zejména sledování administrativních postupů, přípravu textů a plnění a řízení administrativních úkonů. Vybraný uchazeč musí být schopen porozumět zadaným úkolům, řešit problémy a efektivně komunikovat jak s externími partnery, tak i s vedením a s kolegy. Personál Evropského parlamentu je velmi rozmanitý a pracuje zejména v jeho sídle v Bruselu, Štrasburku a Lucemburku. V tomto mnohojazyčném prostředí se efektivita práce odvíjí zejména od používání francouzštiny a v angličtiny. Tyto dva jazyky mají v rámci generálního ředitelství pro infrastrukturu a logistiku (GŘ INLO) zásadní význam pro plynulou a účinnou komunikaci, hladký průběh každodenních činností a realizaci projektů v oblasti nemovitostí. Znalost jednoho z těchto dvou jazyků je nezbytná k tomu, aby vybraný uchazeč mohl v rámci činností, kterými bude pověřen, efektivně plnit své úkoly a potřeby útvaru. Z náplně jeho práce vyplývá pravidelná interakce s kolegy, členy vedení a s externími partnery, kteří při své každodenní práci používají především tyto jazyky. V angličtině a francouzštině probíhají navíc i školení, schůze jednotlivých týmů a procesy začleňování nových zaměstnanců, což dále podtrhuje význam znalosti přinejmenším jednoho z těchto jazyků. Aktuální projekty, k nimž patří renovace budovy SPAAK, Dům občanů a úprava nových multifunkčních prostorů vyžadují souvislou a bezproblémovou komunikaci mezi různými aktéry, včetně multidisciplinárních týmů, architektů, inženýrů, stavebních techniků a konečných uživatelů Evropského parlamentu. Například v rámci projektu SPAAK, který spočívá v zásadní přestavbě hlavní budovy Parlamentu, probíhají neustálá komunikace mezi různými zúčastněnými stranami. Tyto interakce jsou možné díky použití angličtiny a francouzštiny jakožto pivotních jazyků, přičemž na provozní úrovni je zachována jazyková rozmanitost. V rámci generálního ředitelství pro infrastrukturu a logistiku se pro interní komunikaci nejčastěji používá francouzština, zatímco při kontaktech s jinými generálními ředitelstvími, politickými orgány a správními útvary Parlamentu převažuje angličtina. Angličtina se používá také při vypracovávání dokumentů. Uspokojivá znalost angličtiny nebo francouzštiny je navíc zásadní pro plnění konkrétních úkolů spojených s postupy zadávání veřejných zakázek. K těmto postupům se používají IT nástroje, které jsou k dispozici pouze v těchto dvou jazycích. Schůze Fóra pro veřejné zakázky, kterých se vybraný uchazeč bude účastnit, probíhají v angličtině a ve francouzštině. Uspokojivá znalost francouzštiny je mimoto klíčová pro porozumění legislativě platné v Belgii a pro jednání s poskytovateli služeb, s administrativními orgány a s orgány místní samosprávy. Toto výběrové řízení tedy žádným způsobem nevybočuje z dlouhodobé praxe. Omezení tohoto výběrového řízení na angličtinu a francouzštinu je dáno provozními potřebami příslušného útvaru, nároky kladenými na pozici administrativního zaměstnance a interní praxí v rámci generálního ředitelství. Jeho uplatnění zaručuje v rámci Evropského parlamentu účinnost a optimální součinnost. |
B. PRŮBĚH ŘÍZENÍ
Výběrové řízení je založeno na kvalifikačních předpokladech a zkouškách.
1. Přijetí k účasti na výběrovém řízení a posouzení kvalifikace (1. fáze)
a) Orgán oprávněný ke jmenování sestaví seznam uchazečů, kteří ve stanovené lhůtě předložili přihlášku v požadované podobě a splňují obecné podmínky stanovené v části A bodě 3 písm. a). Tento seznam předá výběrové komisi společně s přihláškami.
b) Výběrová komise ověří, zda přihláška uchazeče splňuje zvláštní podmínky stanovené v části A bodě 3 písm. b).
c) Výběrová komise na základě předem sestavené hodnotící tabulky posoudí kvalifikaci všech způsobilých uchazečů a vypracuje seznam šesti nejlepších uchazečů, kteří budou pozváni ke zkouškám. Výběrová komise pozve k písemné zkoušce všechny uchazeče na posledním místě, kteří získali stejný počet bodů.
Výběrová komise rozhoduje výlučně na základě informací obsažených v přihlášce, které musí být doloženy odpovídajícími doklady předloženými zároveň s přihláškou (podrobnější informace viz Pokyny pro uchazeče k výběrovým řízením pořádaným Evropským parlamentem, bod 3.3).
Při posuzování kvalifikace uchazečů zohlední výběrová komise především tyto aspekty (doložené odpovídajícími doklady přiloženými k přihlášce):
a. znalosti v oblasti plánování postupů pro zadávání veřejných zakázek;
b. znalosti v oblasti organizace postupů pro zadávání veřejných zakázek (zahájení a sledování těchto postupů, zapojení do práce komise pro otevírání obálek a hodnotícího výboru, sledování administrativního zpracování smluv a dodatků, aktualizace tabulek sledování pokroku, vypracovávání vysvětlujících poznámek, archivace atd.);
c. dovednosti v oblasti posuzování dokumentace, zejména v rámci zadávání veřejných zakázek;
d. dovednosti v oblasti zpracování textové dokumentace, formátování, editování tabulek, sestavování a sledování časových rozvrhů, zpracování pošty, třídění a příprava dokumentace, zpráv, statistik atd.;
e. dovednosti v oblasti administrativní podpory: vyřizování telefonátů, elektronické i papírové pošty, zaznamenávání absencí a práce z domova, zpracovávání žádostí o školení a vybavení kanceláří, organizování schůzí, příprava cestovních příkazů atd.;
f. znalost multikulturního nebo mezinárodního pracovního prostředí.
Hodnocení: 0 až 20 bodů
2. Zkoušky (2. fáze)
Písemná zkouška
a) Písemná práce v jazyce 2 (angličtině nebo francouzštině) na základě dokumentace, jejímž účelem je posoudit schopnost uchazečů plnit povinnosti popsané v části A bodě 2 a také jejich schopnost písemně se vyjadřovat.
Délka zkoušky: 60 minut
Hodnocení: 0 až 20 bodů (požadované minimum: 10 bodů)
Ústní zkoušky
b) Pohovor s výběrovou komisí v jazyce 2 (angličtině nebo francouzštině), který umožní posoudit, zda jsou uchazeči schopni vykonávat úkoly popsané v části A bodě 2, přičemž zohledňuje také informace uvedené v přihlášce. Výběrová komise může rozhodnout, že posoudí jazykové znalosti uchazečů uvedené v přihlášce.
Maximální délka zkoušky: nejvýše 45 minut
Hodnocení: 0 až 40 bodů (požadované minimum: 20 bodů)
Tyto zkoušky se mohou konat distančně nebo prezenčně.
Pokyny k písemným a ústním zkouškám vám budou včas sděleny. Pokyny je třeba důsledně dodržovat. Nedodržení pokynů nebo postup v rozporu s pokyny povede k okamžitému vyřazení uchazeče.
3. Zařazení na seznam vhodných kandidátů
Na seznam vhodných kandidátů budou v pořadí podle dosažených výsledků zařazeni tři uchazeči, kteří v celém výběrovém řízení (posouzení kvalifikace a hodnocení zkoušek) získali nejvyšší počet bodů a v každé zkoušce dosáhli alespoň minimální požadovaný počet bodů.
O svých výsledcích budou jednotliví uchazeči informováni písemně.
Seznam vhodných kandidátů bude zveřejněn na intranetových stránkách Evropského parlamentu.
Platnost tohoto seznamu vhodných kandidátů skončí dne 31. prosince 2028. Rozhodnutím orgánu oprávněného ke jmenování může být platnost seznamu prodloužena. V tom případě budou úspěšní uchazeči zapsaní na seznamu včas informováni.
C. PODÁVÁNÍ PŘIHLÁŠEK
K podání přihlášky musíte mít účet na platformě Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/cs_CS.
Před vyplněním přihlášky si pozorně přečtěte Pokyny pro uchazeče k výběrovým řízením pořádaným Evropským parlamentem.
Lhůta pro podání přihlášek
Lhůta pro podání přihlášek je stanovena na
6. listopadu 2024 ve 12:00 hodin (Bruselského času).
Zpět na seznam