PE/258/S - MIDLERTIDIGT ANSAT, ASSISTENT TIL PLEJE AF FORBINDELSERNE MED NATIONALE MYNDIGHEDER (AST 5)

2. Stillingsbeskrivelse

Som medarbejder i Generalsekretærens kabinet vil assistenten til pleje af forbindelserne med nationale myndigheder få ansvar for kontakter med nationale og regionale myndigheder først og fremmest i de tre værtsstater for Europa-Parlamentets arbejdssteder, Frankrig, Luxembourg og Belgien. Assistenten vil hovedsagelig forberede, støtte og følge op på arbejdsgrupper med nationale og regionale myndigheder på administrativt og politisk plan på en lang række områder af Parlamentets aktiviteter.
Assistenten vil også:

• udarbejde korrespondance, hovedsagelig på fransk, med regionale og nationale myndigheder, også på højeste niveau,
• tage sig af partnerskabsaftaler og besøgende,
• tage sig af sammenslutninger, der beskæftiger sig med europæiske anliggender, navnlig i Frankrig, Belgien, Luxembourg og grænseregioner i Tyskland.

I denne forbindelse er der behov for solide organisatoriske færdigheder. Tidligere erfaring i et internationalt miljø og navnlig i et parlament vil være en fordel. Da stillingen indebærer adskillige interne og eksterne kontakter, kræver den særdeles gode skriftlige formuleringsevner, en udviklet diplomatisk sans, stor lethed ved kommunikation og meget gode samarbejdsevner.

Stillingen er i Bruxelles, men kan blive overført til et af Parlamentets andre arbejdssteder. Den medfører regelmæssige rejser mellem Parlamentets tre arbejdssteder (Bruxelles, Luxembourg og Strasbourg) samt til andre destinationer.

Hovedopgaverne vil bestå i følgende:

• At forberede, støtte og følge op på aktiviteterne i arbejdsgrupper med nationale og regionale myndigheder, navnlig i Frankrig, Luxembourg og Belgien, og videregive oplysninger op og ned i hierarkiet;
• Skabe kontakt til og pleje forbindelserne med nationale og regionale myndigheder, navnlig de franske, luxembourgske og belgiske;
• Assistere arbejdsgrupperne med nationale og regionale myndigheder med forskellige administrative opgaver, navnlig udarbejdelsen af protokoller;
• Forberedelse, støtte til gennemførelse og afslutning af forhandlinger om administrative aftaler med nationale eller regionale myndigheder samt sammenslutninger, der beskæftiger sig med europæiske anliggender, navnlig Frankrig, Luxembourg, Belgien og tilgrænsende regioner i Tyskland;
• Udarbejdelse af sagsmapper efter fastlagte procedurer, i papirform eller elektronisk form, og fremsendelse af de endelige sagsmapper samt relevant baggrundsinformation, hvis relevant, til de beslutningstagende myndigheder;
• Følge op på afgørelser og give oplysninger som svar på forespørgsler om fremskridt i sagerne, udarbejde referater, ofte med korte tidsfrister;
• Organisere besøg, modtage besøgende og udføre specifikke opgaver inden for afdelingens aktivitetsområde.

Disse arbejdsopgaver kræver, at ansøgeren har følgende kompetencer:

• organisatoriske og planlægningsmæssige færdigheder
• evner til forståelse og analyse
• en omhyggelig tilgang
• gode samarbejdsevner og netværksfærdigheder
• fortrolighed/diskretion
• evne til at arbejde under tidspres
• takt og diplomati

3. Adgangsbetingelser

Ved ansøgningsfristens udløb skal ansøgeren opfylde følgende betingelser:

a) Almindelige betingelser

I henhold til artikel 12, stk. 2, i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union skal ansøgerne:

• være statsborger i en af Den Europæiske Unions medlemsstater
• være i fuld besiddelse af deres borgerlige rettigheder
• have opfyldt deres forpligtelser efter de gældende love om værnepligt og
• opfylde de vandelskrav, der stilles for at bestride deres opgaver.

b) Særlige betingelser

(i) Nødvendige eksamensbeviser og kvalifikationer

Ansøgerne skal have:

• en videregående uddannelse dokumenteret ved et eksamensbevis

eller

• en gymnasial uddannelse dokumenteret ved et eksamensbevis, der giver adgang til videregående uddannelse, efterfulgt af mindst tre års relevant erhvervserfaring. Disse tre års erhvervserfaring tages ikke i betragtning ved vurderingen af den nedenfor krævede erfaringserfaring.

Udvælgelseskomitéen vil tage højde for forskellene mellem medlemsstaternes uddannelsessystemer. Tabellen i Vejledning for ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprocedurer afholdt af Europa-Parlamentet indeholder eksempler på de krævede minimumskvalifikationer.

(ii) Nødvendig erhvervsfaring

Efter at have opnået ovennævnte kvalifikationer skal du have mindst fem års erhvervserfaring, der er relevant for de arbejdsopgaver, som er angivet i afsnit A.2. Tidligere erfaring i et internationalt miljø, navnlig i et parlament, vil være en fordel.

(iii) Sprogkundskaber

Kandidaterne skal have indgående kendskab (niveau C1) til et af Den Europæiske Unions officielle sprog (sprog 1): bulgarsk, dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, græsk, irsk, italiensk, kroatisk, lettisk, litauisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, rumænsk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tjekkisk, tysk eller ungarsk

og

særdeles godt kendskab (niveau C1) til fransk (sprog 2). Sprog 2 skal være forskelligt fra sprog 1. I de tilfælde, hvor sprog 1 er fransk, kræves der et tilfredsstillende kendskab (niveau B2) til et af Den Europæiske Unions 23 andre officielle sprog.

Kendskab til tysk og/eller nederlandsk vil være en fordel.

Bemærk, at de minimumsniveauer, der kræves ovenfor, gælder for hvert område for sproglige færdigheder (tale, skrive, læse, lytte), som der henvises til i ansøgningsskemaet. Disse færdigheder svarer til dem, der er specificeret i Den fælles europæiske referenceramme for sprog (https://europa.eu/europass/da/common-european-framework-reference).

Ansøgerne gøres opmærksom på, at de særlige sprogkrav, dvs. indgående kendskab til fransk, er fastsat i tjenestens interesse for så vidt angår særlige krav til stillingen.

Mere specifikt er fransk det vigtigste sprog i kommunikationen med de nationale og regionale myndigheder i de tre værtslande på Europa-Parlamentets arbejdssteder, Frankrig, Belgien og Luxembourg, og et af de sprog, der hyppigst anvendes i Europa-Parlamentets interne kommunikation. Med henblik på udøvelsen af vedkommendes opgaver som omhandlet i punkt A.
2 af denne bekendtgørelse om ledig stilling og for at sikre tjenestens gnidningsløse funktion skal den midlertidigt ansatte derfor kunne arbejde og kommunikere effektivt på fransk.

Kendskab til tysk og/eller nederlandsk er en fordel, da nederlandsk kan kræves i kommunikationen med de belgiske myndigheder og tysk i kommunikationen med luxembourgske myndigheder og sammenslutninger, der beskæftiger sig med europæiske anliggender, fra grænseregioner i Tyskland.

For at sikre ligebehandling kræves det desuden, at alle ansøgere, selv om de har fransk som deres første officielle sprog, skal have et tilfredsstillende kendskab til et andet sprog, som skal være et af de andre officielle EU-sprog.

B. PROCEDURE

1. Adgang til udvælgelsesproceduren

Proceduren er baseret på kvalifikationsbeviser og prøver.

Hvis ansøgeren

• opfylder de almindelige adgangsbetingelser og
• har indgivet sin ansøgning efter de angivne regler og inden for fristen,

vil udvælgelseskomitéen vurdere ansøgningen i lyset af de særlige adgangsbetingelser.

Hvis ansøgeren opfylder de særlige adgangsbetingelser, får vedkommende adgang til
udvælgelsesproceduren.

Udvælgelseskomitéen tager udelukkende udgangspunkt i de oplysninger, som er anført i ansøgningsskemaet og dokumenteret med bilag (for en yderligere præcisering se Vejledning for ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprocedurer afholdt af Europa-Parlamentet).

2. Bedømmelse af kvalifikationer

Udvælgelseskomitéen bedømmer på grundlag af en på forhånd fastlagt karakterskala kvalifikationerne hos de ansøgere, der har fået adgang til udvælgelsesproceduren, og opstiller en liste over de 12 bedste ansøgere, der får adgang til den skriftlige prøve.

Ved bedømmelsen af ansøgernes kvalifikationer tager udvælgelseskomitéen især følgende aspekter i betragtning (som skal dokumenteres med bilag vedføjet ansøgningen):

• ekstra kvalifikationer og eksamensbeviser af relevans for opgaverne
• erfaring med at udarbejde sagsmapper
• erfaring med at udarbejde breve, notater, sammendrag og protokoller på fransk
• erfaring med at pleje forbindelserne med nationale myndigheder
• erfaring med at assistere med administrative opgaver og følge op på afgørelser
• erhvervserfaring fra arbejde i et multikulturelt og multinationalt miljø.

Point: 0-20.

3. Prøver

Skriftlig prøve

a) Prøve i skriftlig fremstilling på fransk på grundlag af et sæt af dokumenter med det formål at bedømme ansøgerens evne til at udføre de i punkt A.2. beskrevne opgaver, og til at forstå forretningsmæssige krav, tilvejebringe løsninger og yde støtte til slutbrugere.

Afsat tid: 90 minutter
Point: 0-20 (der kræves mindst 10 point).

Prøven kan afholdes med fjerndeltagelse og online (computerbaseret).

De seks ansøgere, som opnår flest point ved den skriftlige prøve, indbydes til de mundtlige prøver, forudsat at de har opnået minimumspointtallet.

Mundtlige prøver

b) Samtale med udvælgelseskomitéen på fransk for på baggrund af samtlige oplysninger i ansøgningen at bedømme ansøgerens egnethed til at udføre de i punkt A.2. beskrevne opgaver. Udvælgelseskomitéen kan beslutte at teste ansøgerens sprogkundskaber som angivet i ansøgningsskemaet.

Afsat tid: 45 minutter
Point: 0-40 (der kræves mindst 20 point).
Denne prøve kan afholdes med fjerndeltagelse og online (computerbaseret).

c) Rollespil eller gruppeøvelse på fransk for at give udvælgelseskomitéen mulighed for at bedømme ansøgerens tilpasningsevne samt forhandlings- og samarbejdsevner.

Afsat tid: 25 minutter
Point: 0-20 (der kræves mindst 10 point).
Denne prøve kan afholdes med fjerndeltagelse og online (computerbaseret).

Ansøgerne vil modtage instrukser vedrørende de skriftlige og mundtlige prøver i god tid. Prøverne vil finde sted på et bestemt tidspunkt på en bestemt dato. Hvis du ikke besvarer en invitation, du ikke kan kontaktes pr. e-mail eller ikke møder op til en prøve, vil du blive udelukket fra at deltage. Du skal følge instrukserne præcist. Hvis instrukserne ikke følges, eller hvis der foretages handlinger, der ikke er i overensstemmelse med instrukserne, vil føre til, at du øjeblikkeligt udelukkes fra at deltage.

4. Liste over egnede ansøgere

På listen over egnede ansøgere opføres i prioriteret rækkefølge navnene på de tre ansøgere, som har opnået det højeste samlede pointtal under hele proceduren (bedømmelse af kvalifikationer og prøver) og tillige minimumspointtallet i hver prøve.

Ansøgerne underrettes individuelt på skrift om deres resultater.

Listen over egnede ansøgere vil blive slået op på Europa-Parlamentets intranet.

Listen over egnede ansøgere er gyldig indtil den 31. december 2024. Gyldighedsperioden kan dog forlænges. Såfremt den forlænges, vil ansøgerne på listen blive underrettet herom i god tid.

En ansøger, der får tilbudt en stilling, skal forevise originalerne af alle de krævede dokumenter, inklusive eksamensbeviser og arbejdsattester, med henblik på kontrol af deres ægthed.

Optagelse på en liste over egnede ansøgere udgør hverken en ret til eller en garanti for ansættelse.

C. INDGIVELSE AF ANSØGNINGER

Du skal have en konto på platformen Apply4EP for at ansøge. https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/da_DA. Du må kun oprette EN konto. Klik på knappen "Søg online" nederst på siden for at gøre dette.

Læs venligst nøje Vejledningen for ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprocedurer afholdt af Europa-Parlamentet, inden ansøgningsskemaet udfyldes og den relevante dokumentation indsendes.

Ansøgningsfristen er

Kl. 12.00 (middag), lokal tid i Bruxelles, d. 30. september 2021

Der vil automatisk blive sendt en kvittering for modtagelsen, så snart ansøgningsskemaet er blevet valideret.

UNDLAD VENLIGST AT TELEFONERE for at få oplysninger om tidsplanen for afvikling af proceduren.