AANKONDIGING VAN AANWERVING PE/337/2025/S
TIJDELIJK FUNCTIONARIS
Administratief manager (AD 5)
Gelieve voordat u solliciteert de bijgevoegde “Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement” aandachtig door te lezen.
De handleiding maakt deel uit van deze aankondiging en geeft sollicitanten inzicht in de regels die gelden bij selectieprocedures en de gang van zaken bij sollicitaties.
INHOUD
A. FUNCTIEOMSCHRIJVING EN TOELATINGSVOORWAARDEN
B. PROCEDURE
C. INDIENING VAN SOLLICITATIES
BIJLAGE: HANDLEIDING VOOR SOLLICITANTEN BIJ SELECTIEPROCEDURES VAN HET EUROPEES PARLEMENT
A. FUNCTIEOMSCHRIJVING EN TOELATINGSVOORWAARDEN
1. Algemene opmerkingen
Het Europees Parlement organiseert een selectieprocedure voor de aanwerving van een tijdelijke functionaris van rang AD 5 in het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek (DG INLO).
Het gezochte profiel is dat van administratief manager.
Het gaat om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De aangeworven persoon wordt ingeschaald in rang AD 5 (eerste salaristrap), met een basissalaris van 6 152,64 EUR per maand. Op dit salaris worden Uniebelasting en andere inhoudingen als voorzien in de Regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (RAP) in mindering gebracht. Het salaris is vrijgesteld van nationale belastingen. De salaristrap voor de gekozen kandidaat kan evenwel worden aangepast naargelang van zijn/haar beroepservaring. Bovendien kan het basissalaris onder bepaalde voorwaarden worden vermeerderd met toelagen.
Het Europees Parlement voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid op grond van gender, huidskleur, etnische of sociale afkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere opvattingen, het behoren tot een nationale minderheid, financiële situatie, geboorte, handicaps, leeftijd, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat of gezinssituatie.
2. Functieomschrijving
Het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek (DG INLO) beheert faciliteiten, duurzame mobiliteit en diensten en is verantwoordelijk voor het onderhoud en de modernisering van gebouwen met een oppervlakte van ongeveer 1,2 miljoen m² in Brussel, Luxemburg en Straatsburg en in de liaisonbureaus van het Europees Parlement in de lidstaten. Het verleent ook nevendiensten, waaronder catering, goederenvervoer, kantoorbenodigdheden en interne postbezorging.
De administratief manager werkt rechtstreeks onder het hoofd van de afdeling Chauffeurs en voert administratieve en analytische taken uit op de bevoegdheidsterreinen van DG INLO, meer bepaald op het gebied van duurzame mobiliteit en diensten (d.w.z. personenvervoer, catering, toewijzing van kantoorruimte, bodes en verhuizers).
De gekozen kandidaat verleent bijstand bij de kernactiviteiten van de afdeling door actief contacten met belanghebbenden te onderhouden en als gesubdelegeerd ordonnateur toezicht te houden op begrotingslijnen en de uitvoering van contracten, met inbegrip van de follow-up van aanbestedingen in dit verband. De gekozen kandidaat behandelt ook alle transversale verzoeken, gaande van cijfermateriaal tot jaarlijkse planning en verslaglegging.
De administratief manager heeft Brussel als standplaats maar zal vaak moeten reizen tussen de drie werklocaties van het Parlement (Brussel, Luxemburg en Straatsburg).
De functie vereist:
- zorgvuldigheid, discretie en analytisch vermogen;
- plannings- en communicatievaardigheden (met inbegrip van redactionele vaardigheden);
- diplomatie en aanpassingsvermogen in een multiculturele omgeving;
- ondernemingszin, veerkracht en het vermogen om met gemak contacten te onderhouden met een breed scala aan mensen op alle niveaus, waaronder externe dienstverleners;
- het vermogen om allerlei soorten vaak complexe problemen op te lossen en het vermogen om regelmatig intensief te werken, zowel alleen als in teamverband.
In overeenstemming met de programma’s en prioriteiten die door de parlementaire organen en het management zijn vastgesteld, voert de administratief manager met name de volgende taken uit:
– zorgen voor een optimaal gebruik van de middelen van de afdeling om hoogwaardige diensten te verlenen;
– doelstellingen, actieplannen en administratieve aspecten in verband met de verantwoordelijkheden van de afdeling uitdenken, opstellen, formaliseren, voorstellen, uitvoeren en hieraan follow-up geven;
– studies, verslagen, nota’s, brieven en statistische of regelgevingsdocumenten in verband met ecologische en sociale verantwoordelijkheid (met inbegrip van toegankelijkheids- en milieukwesties) opstellen;
– bijdragen aan een goed financieel en administratief beheer van de afdeling, overeenkomstig de geldende voorschriften;
– contacten onderhouden met interne afdelingen en externe institutionele belanghebbenden;
– specifieke projecten aansturen en coördineren om ze met succes te kunnen voltooien.
3. Voorwaarden voor aanwerving
Op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties moet u aan onderstaande algemene en specifieke voorwaarden voldoen:
a) Algemene voorwaarden
Overeenkomstig artikel 12, lid 2, van de Regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie moet u:
– onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie;
– in het bezit zijn van uw rechten als staatsburger;
– voldaan hebben aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht.
b) Specifieke voorwaarden
i) Vereiste kwalificaties
U dient te beschikken over:
– een opleidingsniveau dat overeenkomt met een met een diploma afgesloten volledige universitaire studie waarvan de normale duur drie jaar of meer bedraagt.
Diploma’s moeten, ongeacht of ze in een lidstaat dan wel in een land buiten de EU zijn afgegeven, erkend zijn door een officiële instantie van een EU-lidstaat, zoals het Ministerie van Onderwijs.
Kandidaten die in het bezit zijn van diploma’s die in een land buiten de EU zijn afgegeven, moeten bij hun sollicitatie een EU-gelijkwaardigheidsverklaring voor deze diploma’s verstrekken. Kandidaten die bij sollicitatie niet over een EU-gelijkwaardigheidsverklaring beschikken, moeten een bewijs bijvoegen dat zij bij de bevoegde nationale autoriteit een dergelijke verklaring hebben aangevraagd. Zij moeten in ieder geval een EU-gelijkwaardigheidsverklaring verstrekken voordat zij worden aangeworven. Meer informatie over de erkenning van kwalificaties van buiten de EU is te vinden op de website van de ENIC-NARIC-netwerken: https://www.enic-naric.net.
ii) Vereiste beroepservaring
· Er is geen beroepservaring vereist om tot de selectieprocedure te worden toegelaten.
iii) Talenkennis
Kandidaten moeten beschikken over grondige kennis (ten minste niveau C1) van één van de officiële talen van de Europese Unie (taal 1): Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch of Zweeds,
en
voldoende kennis hebben (ten minste niveau B2) van het Engels of het Frans (taal 2); de selectieproeven worden alleen in deze twee talen georganiseerd.
Taal 2 moet een andere taal zijn dan taal 1.
Kandidaten die in hun sollicitatieformulier Engels of Frans niet als taal 2 opgeven, worden uitgesloten.
|
De in het kader van deze selectieprocedure aangewezen talen, namelijk het Engels en het Frans, zijn gekozen in het belang van de dienst. De functie van administratief manager vereist specifieke vaardigheden: analytische en redactionele vaardigheden en vaardigheden op het gebied van technische supervisie en administratief management. Het aan te werven personeelslid moet dus in staat zijn om de uit te voeren taken te begrijpen, problemen aan te pakken en op doeltreffende wijze te communiceren met externe contacten, het management en collega’s. Kennis van ten minste een van deze twee talen – Engels en Frans – is essentieel om de verantwoordelijkheden te kunnen dragen en te kunnen beantwoorden aan de behoeften van de dienst in verband met de te vervullen taken. Dit omvat het opbouwen van een werkrelatie met belanghebbenden die zich voornamelijk in het Engels of in het Frans uitdrukken, en het verwezenlijken van doelstellingen en het uitvoeren van projecten die eigen zijn aan het aanwervende directoraat-generaal, waarvan de werktalen het Engels en het Frans zijn. Frans is de taal die het meest wordt gebruikt voor de communicatie binnen en tussen de afdelingen van het directoraat-generaal waaraan de gekozen kandidaat zal worden toegewezen. Engels is de taal die het meest wordt gebruikt in de contacten met de andere directoraten van het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek, de andere directoraten-generaal en de politieke en administratieve autoriteiten van het Parlement, met name bij het opstellen van documenten. Beheersing van Engels of Frans is een absolute voorwaarde voor de specifieke taken die het aan te werven personeelslid zal gaan vervullen. Deze taken houden verband met aanbestedingsprocedures en de IT-tools waarvan in dat kader gebruik wordt gemaakt zijn in het Engels en Frans. Ook tijdens de vergaderingen van het Forum voor overheidsopdrachten, waaraan de persoon die wordt aangeworven actief zal deelnemen, zijn Engels en Frans de voertaal. Voorts is een goede beheersing van het Frans van essentieel belang om de geldende wetgeving in Frankrijk, België en Luxemburg te kunnen begrijpen. Frans is ook de standaardtaal voor communicatie met externe belanghebbenden (dienstverleners, overheidsdiensten en lokale autoriteiten) in verband met de geldende regels. DG INLO hecht grote waarde aan een doeltreffende communicatie tussen personeelsleden. In de intern binnen het Parlement en extern gepubliceerde vacatures wordt vermeld dat sollicitanten moeten beschikken over een zeer goede kennis van een taal en voldoende kennis van een andere taal, waaronder in ieder geval Engels en Frans. Deze selectieprocedure sluit aan bij de gevestigde praktijk van DG INLO. |
B. PROCEDURE
In het kader van de procedure wordt gekeken naar kwalificaties en naar de resultaten van tests.
1. Toelating en beoordeling van de kwalificaties (eerste fase)
a) Het tot aanstelling bevoegde gezag stelt een lijst op van sollicitanten die hun sollicitatiedossier naar behoren en binnen de vereiste termijn hebben ingediend en die aan de in deel A, punt 3, a), genoemde algemene voorwaarden voldoen. Deze lijst wordt samen met de sollicitatiedossiers aan het selectiecomité voorgelegd.
b) Uitsluitend op basis van de gegevens die in het sollicitatieformulier zijn vermeld en die gestaafd worden door bewijsstukken die samen met het sollicitatieformulier zijn ingediend (zie voor meer informatie punt 3.3. van de “Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement”) onderzoekt het selectiecomité aan de hand van de ingediende bewijsstukken welke kandidaten voldoen aan de in deel A, punt 3, b), genoemde specifieke voorwaarden voor toelating tot de selectieprocedure.
c) Het selectiecomité beoordeelt de kwalificaties van toegelaten kandidaten uitsluitend op basis van de ingediende bewijsstukken. Het selectiecomité stelt aan de hand van vooraf vastgestelde criteria een lijst op met de zes hoogst gerangschikte kandidaten, die worden uitgenodigd voor de tests. Het selectiecomité nodigt voor de tests alle kandidaten uit die met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats van deze lijst staan.
Bij de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten houdt het selectiecomité rekening met de volgende aspecten:
- – kwalificaties en diploma’s;
- – aantoonbare kennis inzake optimaal gebruik van en toezicht op personele middelen;
- – bewezen vermogen om verslagen, nota’s of administratieve documenten over onderwerpen inzake duurzame mobiliteit en diensten op te stellen, idealiter bij een overheidsdienst;
- – aantoonbare bekwaamheid inzake financieel beheer, met inbegrip van planning, uitvoering en follow-up van begrotingen;
- – aantoonbare kennis inzake het aansturen en coördineren van specifieke projecten om ze met succes te kunnen voltooien;
- – beroepsbekwaamheid inzake het managen of coördineren van meerfasige projecten, het tijdig afronden ervan en het zorgen voor samenwerking tussen diverse belanghebbenden;
- aantoonbaar vermogen om te functioneren in een multiculturele of multinationale werkomgeving, blijk gevend van aanpassingsvermogen en goed ontwikkelde interpersoonlijke en interculturele vaardigheden.
Puntentoekenning: 0 tot 20 punten.
U zult schriftelijk van uw resultaten op de hoogte worden gebracht.
2. Tests (tweede fase)
De tests vinden plaats in het Engels of het Frans (taal 2), zoals vermeld in uw sollicitatie. Om te beoordelen of de kandidaten beschikken over de kennis en het vermogen die nodig zijn om bovengenoemde taken te vervullen, onderwerpt het selectiecomité de kandidaten aan de volgende tests:
Schriftelijke test
Schriftelijke test om het strategisch denkvermogen, de planningsvaardigheden, de redactionele vaardigheden en de probleemoplossingsvaardigheden voor de in deel A, punt 2, beschreven taken te beoordelen.
Duur van de test: maximaal 60 minuten.
Puntentoekenning: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten).
Mondelinge test
Een gesprek met het selectiecomité om te beoordelen of u geschikt en in staat bent om de voor de functie vereiste taken uit te voeren, uitgaande van alle gegevens in uw sollicitatiedossier.
Duur van de test: maximaal 30 minuten.
Puntentoekenning: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).
De instructies voor de tests zullen u tijdig worden toegestuurd. Het is belangrijk dat u die instructies zeer nauwkeurig volgt. Als u de instructies niet volgt of als u handelt in strijd met de instructies, wordt u onmiddellijk van de verdere procedure uitgesloten. De kandidaten worden erop gewezen dat de tests online of op locatie kunnen worden afgenomen.
3. Lijst van geschikte kandidaten
Het selectiecomité stelt een lijst van geschikte kandidaten op met, in alfabetische volgorde, de drie best gerangschikte kandidaten die voor de volledige procedure (beoordeling van kwalificaties en tests) het hoogste aantal punten hebben behaald, mits zij voor zowel de schriftelijke als de mondelinge test de vereiste minimumscore hebben behaald. Alle kandidaten die met hetzelfde aantal punten op de derde plaats staan, worden op de lijst geplaatst.
U zult schriftelijk van uw resultaten op de hoogte worden gebracht.
De lijst van geschikte kandidaten blijft geldig tot en met 31 december 2029. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan besluiten de geldigheidsduur van de lijst te verlengen. De kandidaten op de lijst worden daarvan in kennis gesteld.
C. INDIENING VAN SOLLICITATIES
U kunt alleen solliciteren via het platform Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search.
Gelieve voordat u solliciteert de “Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement” aandachtig door te lezen.
Uiterste datum voor de indiening van sollicitaties
9 januari 2026, 12.00 uur (’s middags), Brusselse tijd
Zodra uw sollicitatieformulier is gevalideerd, ontvangt u automatisch een ontvangstbevestiging.
U kunt alleen via uw Apply4EP-account communiceren over dit vergelijkend onderzoek.
U wordt verzocht GEEN TELEFONISCH CONTACT OP TE NEMEN met betrekking tot dit vergelijkend onderzoek.
Het is uw verantwoordelijkheid om regelmatig de inbox te controleren van het e-mailadres dat u in uw Apply4EP-account hebt aangegeven.
Terug naar de lijst