AANKONDIGING VAN AANWERVING PE/333/2025/S/PERS
TIJDELIJK FUNCTIONARIS
Administratief manager (AD 8)
Gelieve de bijgevoegde Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement aandachtig door te lezen alvorens te solliciteren.
De Handleiding voor sollicitanten maakt deel uit van deze aankondiging en geeft inzicht in de procedureregels en de gang van zaken bij sollicitaties.
INHOUD
A. FUNCTIEOMSCHRIJVING EN VOORWAARDEN VOOR TOELATING
B. VERLOOP VAN DE PROCEDURE
C. INDIENING VAN SOLLICITATIES
BIJLAGE: HANDLEIDING VOOR SOLLICITANTEN BIJ SELECTIEPROCEDURES VAN HET EUROPEES PARLEMENT
A. FUNCTIEOMSCHRIJVING EN VOORWAARDEN VOOR TOELATING
1. Algemeen
Het Europees Parlement heeft besloten een procedure te openen ter voorziening in een vacature voor een tijdelijk functionaris van rang AD 8 in het directoraat-generaal Personeelszaken. De werklocatie zal in Brussel zijn.
Het gezochte profiel is dat van administratief manager.
Het contract wordt voor onbepaalde duur gesloten. De aangeworven persoon wordt ingeschaald in rang AD 8 (eerste salaristrap), met een maandelijks basissalaris van 8 651,92 EUR. Op dit salaris worden Uniebelasting en de andere inhoudingen als voorzien in de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (RAP) in mindering gebracht. Het salaris is vrijgesteld van nationale belastingen. De salaristrap voor de gekozen kandidaat kan evenwel worden aangepast naargelang van zijn/haar beroepservaring. Bovendien kan het basissalaris onder bepaalde voorwaarden worden verhoogd met toelagen.
Het Europees Parlement voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij sollicitaties geen onderscheid op grond van gender, huidskleur, etnische of sociale afkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere denkbeelden, het behoren tot een nationale minderheid, financiële situatie, geboorte, handicaps, leeftijd, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat of gezinssituatie.
2. Functieomschrijving
Het directoraat-generaal Personeelszaken (DG PERS) beheert de human resources binnen het secretariaat-generaal van het Parlement en zorgt ervoor dat de leden van het Europees Parlement hun taken effectief kunnen vervullen. Naast het uitvoeren van administratieve taken legt DG PERS zich toe op proactieve personeelsplanning, aanwerving, opleiding en ontwikkeling, en hecht daarbij groot belang aan individuele ondersteuning, gelijkheid en diversiteit. In DG PERS staat de individuele persoon centraal en er wordt maatwerk geboden wanneer sociale en medische ondersteuning nodig is. Daarbij houdt DG PERS scherp in het oog dat al zijn activiteiten zijn afgestemd op de behoeften van de instelling, de toepasselijke regelingen en budgettaire beperkingen. Samen met de andere directoraten-generaal van het Parlement streeft DG PERS naar een servicegerichte houding. Met behulp van solide controlemechanismen wordt toegezien op efficiënt gebruik van de financiële middelen.
De administratief manager zal leidinggeven aan een team dossierbeheerders dat verantwoordelijk is voor de voorrechten en immuniteiten van personeelsleden. Het team is verantwoordelijk voor de toepassing van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten (Protocol nr. 7 bij de Verdragen) op de drie werklocaties van het Europees Parlement: België, Frankrijk en Luxemburg. De geselecteerde kandidaat zal het team in verschillende fora vertegenwoordigen en desgevraagd expertise inbrengen. Tot de dagelijkse taken behoort het onderhouden van contacten met alle typen collega’s, in het bijzonder met geaccrediteerde parlementaire medewerkers (APA’s). De geselecteerde kandidaat zal nauw betrokken zijn bij activiteiten in verband met de overgang naar nieuwe zittingsperioden van het Parlement.
Deze verantwoordelijkheden vragen om goede communicatieve vaardigheden, inachtneming van strikte vertrouwelijkheid, diplomatie en het vermogen om effectief te communiceren met mensen op alle niveaus. De kandidaat moet kunnen omgaan met een dikwijls hoge werklast, zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken en zich gemakkelijk kunnen bewegen in een multiculturele en meertalige omgeving.
Onder het gezag van de directe leidinggevende voert de administratief manager voornamelijk de volgende taken uit:
– aansturen en coördineren van een team dossierbeheerders dat verantwoordelijk is voor de voorrechten en immuniteiten van personeelsleden, en daarbij waarborgen dat de middelen voor administratieve en juridische ondersteunende dienstverlening efficiënt worden gebruikt;
– doelstellingen en actieplannen uitdenken, opstellen, voorstellen en hieraan follow-up geven, bijdragen aan de uitvoering van strategische en operationele doelstellingen;
– de uitvoering van interne procedures en workflows ondersteunen, waaronder het coördineren van administratieve validaties en goedkeuring;
– richting geven aan specifieke projecten en deze coördineren, bijdragen aan de organisatie van projecten of opleidingsinitiatieven op de relevante werkterreinen en daarbij toezien op de planning en uitvoering;
– studies, nota’s, samenvattingen en/of statistieken opstellen, ontwerpregelingen ter ondersteuning van de interpretatie en uitvoering van regelingen op de relevante activiteitengebieden analyseren en opstellen;
– bsluitvorming binnen het verantwoordelijkheidsgebied van de afdeling ondersteunen en mogelijk maken, input en advies geven aan het management over de juridische, operationele en administratieve aspecten van de entiteit.
3. Voorwaarden voor toelating
Op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties moet u aan de algemene en specifieke voorwaarden voldoen:
a) Algemene criteria
Overeenkomstig artikel 12, lid 2, van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (RAP) moet u met name:
onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie;
– in het bezit zijn van uw rechten als staatsburger;
– hebben voldaan aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht;
b) Specifieke criteria
i) Vereiste kwalificaties
– een opleidingsniveau dat overeenkomt met een met een diploma afgesloten volledige universitaire studie waarvan de normale duur vier jaar of meer bedraagt,
of
een opleidingsniveau dat overeenkomt met een met een diploma afgesloten volledige universitaire studie waarvan de normale duur ten minste drie jaar bedraagt, plus ten minste één jaar beroepservaring die relevant is met het oog op de functieomschrijving (punt 2). Dit jaar beroepservaring wordt niet meegeteld bij de berekening van de in punt 3, b), ii) vereiste duur van de beroepservaring.
Diploma’s moeten, ongeacht of ze in een lidstaat dan wel in een land buiten de EU zijn afgegeven, erkend zijn door een officiële instantie van een EU-lidstaat, zoals het Ministerie van Onderwijs.
Kandidaten die in het bezit zijn van diploma’s die in een land buiten de Unie zijn afgegeven, moeten een EU-gelijkwaardigheidsverklaring voor deze diploma’s verstrekken. Meer informatie over de erkenning van kwalificaties van buiten de EU is te vinden op de website van de ENIC-NARIC-netwerken, te raadplegen via: https://www.enic-naric.net. Het selectiecomité houdt rekening met de verschillen tussen de onderwijsstelsels. In de tabel bij de Handleiding voor sollicitanten wordt een indicatief overzicht gegeven van de diploma’s die minimaal vereist zijn. Kandidaten die geen EU-gelijkwaardigheidsverklaring voor hun diploma’s bijvoegen en/of kandidaten met diploma’s die niet worden erkend door een officiële instantie van een EU-lidstaat mogen niet aan de selectieprocedure deelnemen.
ii) Vereiste beroepservaring
Na het behalen van de kwalificaties die toegang verlenen tot de selectieprocedure (zie punt i) hierboven) moeten kandidaten:
– ten minste zes jaar beroepservaring met relevantie voor de in deel A, punt 2 beschreven taken hebben opgedaan, waarvan ten minste twee jaar ervaring bij een nationale overheidsinstantie of bij de instellingen of organen van de Europese Unie.
iii) Talenkennis
Kandidaten moeten beschikken over grondige kennis (ten minste niveau C1) van één van de officiële talen van de Europese Unie (taal 1): Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch of Zweeds,
en
over voldoende kennis (ten minste niveau B2) van het Engels of Frans (taal 2).
Taal 2 moet een andere taal zijn dan taal 1.
In uw sollicitatieformulier dient u daarom Engels of Frans als taal 2 te kiezen.
|
De kandidaten wordt meegedeeld dat de voor deze selectieprocedure geldende taalopties, d.w.z. de vereiste dat kandidaten moeten beschikken over voldoende kennis van het Engels of Frans als taal 2, zijn gekozen in het belang van de dienst. Voor de taken die in het kader van de post van administratief manager worden uitgevoerd, zijn specifieke vaardigheden/eigenschappen vereist: analytische en redactionele vaardigheden en vaardigheden op het gebied van technische supervisie en administratief management. Het nieuw aangeworven personeelslid moet daarom in staat zijn om de uit te voeren taken te begrijpen, problemen te verhelpen en doeltreffend te communiceren met diverse externe partners, met het management en met collega’s.
Kennis van ten minste een van deze twee talen is essentieel om de verantwoordelijkheden te kunnen dragen en te kunnen beantwoorden aan de behoeften van de dienst in verband met de taken die het personeelslid zal moeten vervullen, met name de noodzaak om werkrelaties op te bouwen met stakeholders die voornamelijk Engels of Frans spreken en om doelstellingen te verwezenlijken en projecten uit te voeren die specifiek zijn voor het directoraat-generaal Personeelszaken waarbij de geselecteerde kandidaat wordt aangeworven en waar Engels en Frans de werktalen zijn.
Engels en Frans zijn de eerste werktalen die worden gebruikt om te communiceren binnen de afdeling en het gehele directoraat-generaal waaraan de geselecteerde kandidaat zal worden toegewezen. Engels en Frans zijn de talen die het vaakst worden gebruikt bij contacten met de andere directoraten van het directoraat-generaal Personeelszaken, met de andere directoraten-generaal en met de politieke en administratieve autoriteiten van het Parlement, met name bij het opstellen van documenten.
Voorts is een goede beheersing van het Frans van belang om de geldende wetgeving in Frankrijk, België en Luxemburg goed te kunnen begrijpen. Frans is ook de standaardtaal voor communicatie met externe partners (dienstverleners, overheidsdiensten en lokale autoriteiten in verband met de geldende regels).
Het directoraat-generaal Personeelszaken hecht groot belang aan effectieve communicatie tussen zijn personeelsleden. In kennisgevingen van vacatures binnen en buiten het Europees Parlement wordt ten minste een zeer goede beheersing van de ene taal en een behoorlijke kennis van de andere taal, met name Engels en Frans, vereist. Deze selectieprocedure moet in overeenstemming zijn met de gevestigde praktijk van het directoraat-generaal Personeelszaken. |
B. VERLOOP VAN DE PROCEDURE
De procedure berust op kwalificaties en tests.
1. Toelating en beoordeling van kwalificaties (1e fase)
a) Het tot aanstelling bevoegde gezag stelt een lijst op van de kandidaten die hun sollicitatie binnen de vereiste termijn en in de vereiste vorm hebben ingediend en die voldoen aan de in deel A, punt 3, a) genoemde algemene voorwaarden. Deze lijst wordt samen met de sollicitatiedossiers voorgelegd aan het selectiecomité.
Toelating tot de procedure is uitsluitend gebaseerd op de in het sollicitatieformulier verstrekte informatie die wordt gestaafd met bewijsstukken welke samen met het sollicitatieformulier worden ingediend, d.w.z. op de uiterste datum van indiening van sollicitaties; (zie voor nadere informatie de Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement, punt 3, 3):
b) Het selectiecomité onderzoekt aan de hand van de ingediende bewijsstukken welke kandidaten voldoen aan de in deel A, punt 3, b), genoemde specifieke voorwaarden voor toelating.
c) Het selectiecomité beoordeelt de kwalificaties van toegelaten kandidaten uitsluitend op basis van de ingediende bewijsstukken. Het selectiecomité beoordeelt aan de hand van vooraf vastgestelde criteria de toegelaten kandidaten en stelt vervolgens een lijst op met de zes hoogst gerangschikte kandidaten, die zullen worden uitgenodigd voor de tests. Het selectiecomité nodigt alle kandidaten uit die met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats van deze lijst staan.
Bij de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten zal het selectiecomité met name rekening houden met de volgende aspecten:
- voor het werkterrein relevante getuigschriften en diploma’s (rechten, bestuurskunde, politieke wetenschappen);
- beroepservaring met het aansturen en coördineren van een team dat administratieve en/of juridische ondersteuning aan human resources biedt;
- ervaring met het ontwikkelen, uitvoeren en monitoren van doelstellingen en actieplannen, bijdragen aan strategische of operationele prioriteiten binnen een administratieve of juridische context;
- bewezen ervaring met het ondersteunen van administratief of financieel management, met inbegrip van coördinatie van interne workflows (bijv. contractvalidatie of processen i.v.m. elektronisch ondertekenen);
- ervaring met het plannen, organiseren of uitvoeren van projecten of trainingsactiviteiten, met name op juridisch of institutioneel gebied;
- ruime ervaring met het opstellen van juridische en administratieve documenten zoals nota’s, verslagen, samenvattingen en statistische overzichten, in een meertalige en complexe omgeving;
- ervaring met juridische en/of administratieve advisering van managers, met inbegrip van analyses en uitlegging van toepasselijke wetgeving, rechtspraak of interne regelingen;
- bewezen kwaliteiten op het gebied van het voorbereiden en faciliteren van besluitvorming op management- en/of operationeel niveau door het verstrekken van gestructureerde input of analyses;
- ervaring met het verzorgen van contacten en coördinatie met andere afdelingen en/of institutionele partners, en daarbij consistentie en afstemming in administratieve en juridische aangelegenheden kunnen waarborgen;
- beroepservaring in een multiculturele en multinationale werkomgeving en blijk geven van aanpassingsvermogen en goed ontwikkelde interpersoonlijke en interculturele vaardigheden.
Score: 0 tot 20 punten.
U wordt per e-mail in kennis gesteld van het besluit van het selectiecomité om u al dan niet toe te laten tot de tests.
2. Tests (2e fase)
Om te beoordelen of de kandidaten beschikken over de kennis en vaardigheden die voor de hierboven beschreven taken relevant zijn, organiseert het selectiecomité de volgende tests:
Schriftelijke test
a) Schrijfopdracht in taal 2 (Engels of Frans) ter beoordeling van uw geschiktheid om de in deel A, punt 2, omschreven taken te vervullen, en van uw schrijfvaardigheid.
Duur van de test: maximaal 90 minuten.
Score: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten).
Mondelinge test
b) Een gesprek met het selectiecomité in taal 2 (Engels of Frans) ter beoordeling van uw geschiktheid om de in deel A, punt 2, omschreven taken te vervullen.
Maximale duur van de test: maximaal 45 minuten.
Score: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).
U ontvangt tijdig instructies voor de tests. U moet de gegeven instructies precies volgen. Als u de instructies niet naleeft of uw gedragingen strijdig zijn met de instructies, wordt u onmiddellijk uitgesloten.
3. Lijsten van geschikte kandidaten
Het selectiecomité stelt een lijst van geschikte kandidaten op met, in alfabetische volgorde, de namen van de drie kandidaten die het hoogste puntenaantal voor de volledige procedure (beoordeling van kwalificaties en tests) hebben behaald, mits de kandidaat voor beide tests de vereiste minimumscore heeft behaald. Alle kandidaten die met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan, worden op de lijst geplaatst.
U wordt schriftelijk van uw resultaten op de hoogte gebracht.
De lijsten van geschikte kandidaten worden gepubliceerd op de officiële website van het Europees Parlement.
De lijst van geschikte kandidaten blijft geldig tot 31 december 2028. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan besluiten de geldigheidsduur van de lijst te verlengen. In dat geval worden de sollicitanten op de lijst daarvan tijdig in kennis gesteld.
C. INDIENING VAN SOLLICITATIES
U solliciteert via het platform Apply4EP:https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/nl_NL
Lees de Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement zorgvuldig door alvorens het sollicitatieformulier in te vullen.
Uiterste termijn voor de indiening van sollicitaties
12.00 uur (’s middags), Brusselse tijd, 16 september 2025
Zodra u uw sollicitatieformulier hebt gevalideerd, ontvangt u automatisch een ontvangstbevestiging.
U mag alleen via uw Apply4EP-account communiceren over dit vergelijkend onderzoek. U wordt verzocht GEEN TELEFONISCH CONTACT OP TE NEMEN met betrekking tot dit vergelijkend onderzoek.
Het is uw verantwoordelijkheid om regelmatig de inbox te controleren van het e-mailadres dat u in uw Apply4EP-account hebt aangegeven.
Terug naar de lijst