STELLENAUSSCHREIBUNG NR. PE/333/2025/S/PERS
BEDIENSTETE/BEDIENSTETER AUF ZEIT
Verwaltungsleiter/Verwaltungsleiterin (AD 8)
Bevor Sie sich bewerben, lesen Sie bitte aufmerksam den Leitfaden für Bewerberinnen und Bewerber bei Ausleseverfahren des Europäischen Parlaments in der Anlage zu dieser Bekanntmachung.
Dieser Leitfaden ist Bestandteil der Stellenausschreibung; darin werden die verfahrensrechtlichen Vorschriften und die Teilnahmebedingungen erläutert.
INHALT
A. ART DER TÄTIGKEIT UND ZULASSUNGSBEDINGUNGEN
B. VERFAHREN
C. EINREICHUNG DER BEWERBUNG
ANHANG: LEITFADEN FÜR BEWERBERINNEN UND BEWERBER BEI AUSLESEVERFAHREN DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS
A. ART DER TÄTIGKEIT UND ZULASSUNGSBEDINGUNGEN
1. Allgemeines
Das Europäische Parlament hat beschlossen, das Verfahren zur Besetzung einer Stelle eines/einer Bediensteten auf Zeit in der Besoldungsgruppe AD 8 in der Generaldirektion Personal zu eröffnen. Arbeitsort ist Brüssel.
Gesucht wird ein Verwaltungsleiter/eine Verwaltungsleiterin.
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Die Einstellung erfolgt in der Besoldungsgruppe AD 8, erste Dienstaltersstufe, für die sich das monatliche Grundgehalt auf 8 651,92 EUR beläuft. Dieses Gehalt unterliegt der Unionssteuer und anderweitigen in den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (BBSB) vorgesehenen Abzügen. Es ist von nationalen Steuern befreit. Die Dienstaltersstufe, in der der erfolgreiche Bewerber / die erfolgreiche Bewerberin eingestellt wird, kann nach Maßgabe der jeweiligen Berufserfahrung angepasst werden. Zudem erhöht sich das Grundgehalt unter bestimmten Voraussetzungen durch Zulagen.
Das Europäische Parlament verfolgt eine Politik der Chancengleichheit und begrüßt Bewerbungen ohne jedwede Diskriminierung wegen des Geschlechts, der Hautfarbe, der ethnischen oder sozialen Herkunft, der genetischen Merkmale, der Sprache, der Religion oder der Weltanschauung, der politischen oder einer sonstigen Anschauung, der Zugehörigkeit zu einer nationalen Minderheit, des Vermögens, der Geburt, einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Ausrichtung, des Familienstands oder der familiären Situation.
2. Art der Tätigkeit
Die Generaldirektion Personal (GD PERS) verwaltet das Personalwesen im Generalsekretariat des Parlaments, um sicherzustellen, dass die Mitglieder des Europäischen Parlaments ihre Aufgaben wirksam wahrnehmen können. Ihre Rolle geht über administrative Funktionen hinaus und umfasst eine proaktive Personalplanung, Rekrutierung, Schulung und Entwicklung mit einem starken Schwerpunkt auf individueller Unterstützung, Gleichheit und Vielfalt. Die GD PERS konzentriert sich auf den Einzelnen, bietet maßgeschneiderte soziale und medizinische Unterstützung und stellt gleichzeitig sicher, dass alle ihre Tätigkeiten auf die institutionellen Bedürfnisse, die geltenden Vorschriften und die Haushaltszwänge abgestimmt sind. Die GD PERS arbeitet mit den anderen Generaldirektionen des Parlaments zusammen, um eine dienstleistungsorientierte Denkweise zu fördern und durch robuste Kontrollmechanismen sicherzustellen, dass die finanziellen Ressourcen effizient genutzt werden.
Der Verwaltungsleiter überwacht und koordiniert ein Team von Dateimanagern, das sich mit den Vorrechten und Befreiungen des Personals befasst. Das Team ist für die Anwendung des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen (Protokoll Nr. 7 der Verträge) an den drei Hauptarbeitsorten des Europäischen Parlaments zuständig: Belgien, Frankreich und Luxemburg. Der erfolgreiche Bewerber / die erfolgreiche Bewerberin vertritt das Team in verschiedenen Foren und stellt auf Anfrage Fachwissen bereit. Zu den täglichen Aufgaben der Rolle gehören Kontakte zu allen Arten von Kolleginnen und Kollegen, insbesondere zu akkreditierten parlamentarischen Assistenten und Assistentinnen. Der erfolgreiche Bewerber / die erfolgreiche Bewerberin wird eng in Tätigkeiten im Zusammenhang mit den Mandatswechseln des Parlaments eingebunden.
Diese Aufgaben erfordern starke Kommunikationsfähigkeiten, strenge Vertraulichkeit, Diplomatie und die Fähigkeit, effektiv mit Menschen auf allen Ebenen zu interagieren. Der erfolgreiche Bewerber / die erfolgreiche Bewerberin muss in der Lage sein, regelmäßig intensive Arbeitsbelastungen zu bewältigen, sowohl unabhängig als auch im Team zu arbeiten und sich in einem multikulturellen und mehrsprachigen Arbeitsumfeld wohlzufühlen.
Unter der Aufsicht seines/ihres direkten Vorgesetzten nimmt der Verwaltungsleiter / die Verwaltungsleiterin die folgenden Hauptaufgaben wahr:
– Beaufsichtigung und Koordinierung eines Teams von Dateimanagern, das für die Vorrechte und Befreiungen des Personals zuständig ist und Sicherstellung der effizienten Nutzung der Ressourcen bei der Erbringung administrativer und rechtlicher Unterstützungsdienste;
– Aufstellung, Ausarbeitung, Vorschlag und Weiterverfolgung von Zielen und Aktionsplänen als Beitrag zur Umsetzung strategischer und operativer Ziele;
– Unterstützung der Umsetzung interner Verfahren und Arbeitsabläufe, einschließlich der Koordinierung administrativer Validierungen und Genehmigungen;
– Lenkung und Koordinierung spezifischer Projekte, Mitwirkung an der Organisation von Projekten oder Schulungsinitiativen in den einschlägigen Tätigkeitsbereichen, Sicherstellung der Planung und Durchführung;
– Ausarbeitung von Studien, Vermerken, Zusammenfassungen und/oder Statistiken, Analyse und Ausarbeitung von Entwürfen von Vorschriften zur Unterstützung der Auslegung und Durchführung von Verordnungen in den einschlägigen Tätigkeitsbereichen;
– Unterstützung und Ermöglichung der Entscheidungsfindung im Zuständigkeitsbereich der Abteilung sowie Bereitstellung von Input und Beratung für das Management in Bezug auf rechtliche, operative und administrative Aspekte der Einrichtung.
3. Zulassungsbedingungen
An dem für die Einreichung der Bewerbungen festgesetzten Schlusstermin müssen Sie die folgenden allgemeinen und besonderen Zulassungsbedingungen erfüllen.
a) Allgemeine Bedingungen
Gemäß Artikel 12 Absatz 2 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union müssen Sie
– Staatsangehörige(r) eines der Mitgliedstaaten der Union sein,
– die bürgerlichen Ehrenrechte besitzen,
– Ihren Verpflichtungen aus den für Sie geltenden Wehrgesetzen nachgekommen sein.
b) Besondere Bedingungen
i) Erforderliche Qualifikationen
Ein durch ein Abschlusszeugnis bescheinigtes Bildungsniveau, das einem abgeschlossenen Hochschulstudium mit einer Regelstudienzeit von vier Jahren oder mehr entspricht,
oder
ein durch ein Abschlusszeugnis bescheinigtes Bildungsniveau, das einem abgeschlossenen Hochschulstudium mit einer Regelstudienzeit von mindestens drei Jahren entspricht, und eine einschlägige Berufserfahrung entsprechend der Stellenbeschreibung (Abschnitt 2) von mindestens einem Jahr. Diese einjährige Berufserfahrung wird bei der Berechnung der erforderlichen Dauer der Berufserfahrung gemäß Punkt 3 Buchstabe b Ziffer ii nicht berücksichtigt.
Abschlusszeugnisse müssen von einer offiziellen Stelle eines Mitgliedstaats der Union, wie dem Bildungsministerium eines Mitgliedstaats, anerkannt werden – unabhängig davon, ob sie in einem Mitgliedstaat der Union oder einem Drittstaat ausgestellt wurden.
Bewerberinnen und Bewerber, die über ein in einem Drittstaat ausgestelltes Abschlusszeugnis verfügen, müssen ihrer Bewerbung einen Nachweis über die EU-Äquivalenz ihres Abschlusszeugnisses beifügen. Weitere Informationen über die Anerkennung von in einem Drittstaat erworbenen Abschlüssen im Rahmen der ENIC-NARIC-Netze finden Sie auf der Website https://www.enic-naric.net. Der Auswahlausschuss berücksichtigt in diesem Zusammenhang die unterschiedlichen Bildungssysteme. Beispiele für die geforderten Mindestqualifikationen sind in der Tabelle im Bewerbungsleitfaden enthalten. Bewerberinnen und Bewerber, die keinen Nachweis über die EU-Äquivalenz ihres Abschlusszeugnisses beifügen, bzw. Bewerberinnen und Bewerber, deren Abschluss nicht von einer offiziellen Stelle eines EU-Mitgliedstaats anerkannt ist, werden nicht zum Ausleseverfahren zugelassen.
ii) Erforderliche Berufserfahrung
Nach dem Erwerb der Qualifikationen, die zur Teilnahme am Ausleseverfahren berechtigen (siehe Ziffer i)), müssen Sie folgende Berufserfahrung erworben haben:
Die Bewerberinnen und Bewerber müssen mindestens sechs Jahre einschlägige Berufserfahrung in den in Abschnitt A.2 Buchstabe a genannten Aufgabengebieten haben, zwei davon müssen bei einer nationalen Behörde oder Einrichtung oder einem Organ der Europäischen Union erworben worden sein.
iii) Sprachkenntnisse
Von den Bewerberinnen und Bewerbern werden gründliche Kenntnisse (mindestens Niveau C1) in einer der Amtssprachen der Europäischen Union (Sprache 1), d. h. Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Irisch, Italienisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch oder Ungarisch,
und
ausreichende Kenntnisse (mindestens Niveau B2) entweder der englischen oder französischen Sprache (Sprache 2) verlangt.
Sprache 2 muss eine andere als Sprache 1 sein.
Im Bewerbungsbogen müssen Sie daher Englisch oder Französisch als Sprache 2 wählen.
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Die Bewerberinnen und Bewerber werden darüber informiert, dass die Sprachen für dieses Ausleseverfahren (Englisch und Französisch) unter Berücksichtigung des dienstlichen Interesses festgelegt wurden, d. h. die Bewerberinnen und Bewerber müssen mindestens über ausreichende Kenntnisse der englischen oder französischen Sprache als Sprache 2 verfügen. Die Stelle des Verwaltungsleiters / der Verwaltungsleiterin erfordert aufgrund der damit verbundenen Aufgaben besondere Fähigkeiten: in den Bereichen Analyse, Redaktion, technische Überwachung und administrative Verwaltung. Die bzw. der neu eingestellte Bedienstete muss daher in der Lage sein, die Aufgaben zu verstehen, die sie bzw. er wahrnehmen muss, Probleme anzugehen und mit mehreren externen Partnern ebenso wirksam zu kommunizieren wie mit Führungskräften und Kolleginnen und Kollegen.
Kenntnisse mindestens einer dieser beiden Sprachen sind grundlegend, damit die betreffenden Bediensteten ihre Zuständigkeiten wahrnehmen und den dienstlichen Anforderungen im Zusammenhang mit den Aufgaben, die sie ausführen müssen, gerecht werden können, insbesondere der Notwendigkeit, Arbeitsbeziehungen mit Interessenträgern zu knüpfen, die überwiegend Englisch oder Französisch sprechen, und die Zielsetzungen zu erreichen bzw. Projekte durchzuführen, die spezifisch für die Generaldirektion Personal sind, in der die erfolgreichen Bewerber bzw. Bewerberinnen eingestellt werden und deren Arbeitssprachen Englisch und Französisch sind.
Die englische und die französische Sprache sind die primären Arbeitssprachen, die innerhalb des Referats und innerhalb der Generaldirektion, in der die erfolgreichen Bewerberinnen bzw. Bewerber eingestellt werden, verwendet werden. Die englische und die französische Sprache sind die Sprachen, die am häufigsten im Umgang mit den anderen Direktionen der Generaldirektion Personal, mit den anderen Generaldirektionen und mit den politischen und administrativen Behörden des Parlaments verwendet werden, insbesondere wenn es um die Redaktion von Dokumenten geht.
Gute Französischkenntnisse sind ferner wichtig für das ordnungsgemäße Verständnis der geltenden Rechtsvorschriften in Frankreich, Belgien und Luxemburg. Französisch ist außerdem die Sprache, die üblicherweise in der Kommunikation mit externen Partnern (Dienstleistern, Verwaltungen und lokalen Behörden in Verbindung mit den geltenden Bestimmungen) verwendet wird.
Die Generaldirektion Personal legt großen Wert auf eine wirksame Kommunikation zwischen ihren Bediensteten. Gemäß den Stellenausschreibungen, die innerhalb und außerhalb des Europäischen Parlaments veröffentlicht werden, sind mindestens sehr gute Kenntnisse der einen Sprache und zufriedenstellende Kenntnisse der anderen Sprache, konkret Englisch und Französisch, erforderlich. Bei diesem Ausleseverfahren soll das bewährte Verfahren der Generaldirektion Personal befolgt werden. |
B. VERFAHREN
Das Verfahren wird auf der Grundlage von Befähigungsnachweisen und Prüfungen durchgeführt.
1. Zulassung und Bewertung der Befähigungsnachweise (erste Phase)
a) Die Anstellungsbehörde erstellt eine Liste der Bewerberinnen und Bewerber, die ihre Bewerbungen in der erforderlichen Form bis zum Ablauf der entsprechenden Frist eingereicht haben und die allgemeinen Bedingungen nach Abschnitt A.3 Buchstabe a erfüllen. Diese wird nebst den Bewerbungsunterlagen an den Auswahlausschuss weitergeleitet.
Sie wird ausschließlich auf die Angaben im Bewerbungsbogen, die durch Nachweise belegt sind, die zusammen mit dem Bewerbungsbogen eingereicht werden, d. h. innerhalb der Bewerbungsfrist, gestützt; (Weitere Einzelheiten finden Sie im Leitfaden für Bewerberinnen und Bewerber bei Ausleseverfahren des Europäischen Parlaments, Punkt 3.3):
b) Der Auswahlausschuss prüft anhand der eingereichten Unterlagen, welche Bewerberinnen und Bewerber die besonderen Zulassungsbedingungen gemäß Abschnitt A.3 Buchstabe b erfüllen.
c) Der Auswahlausschuss bewertet die Qualifikationen der zugelassenen Bewerberinnen und Bewerber ausschließlich auf der Grundlage der eingereichten Unterlagen. Der Auswahlausschuss bewertet die Befähigungsnachweise aller zugelassenen Bewerberinnen und Bewerber auf der Grundlage eines vorgegebenen Bewertungsrasters und erstellt die Liste der sechs bestplatzierten Bewerberinnen und Bewerber, die zu den Prüfungen eingeladen werden. Der Auswahlausschuss berücksichtigt alle gleichrangigen Bewerberinnen und Bewerber auf dem letzten Platz.
Bei der Bewertung der Qualifikationen der Bewerberinnen und Bewerber berücksichtigt der Auswahlausschuss insbesondere folgende Aspekte:
- einschlägige Befähigungsnachweise und Abschlusszeugnisse (Recht, öffentliche Verwaltung, Politikwissenschaft);
- Berufserfahrung in der Überwachung und Koordinierung eines Teams im Bereich der administrativen und/oder rechtlichen Unterstützung des Personalwesens;
- Erfahrung in der Entwicklung, Umsetzung und Überwachung von Zielen und Aktionsplänen als Beitrag zu strategischen oder operativen Prioritäten in einem administrativen oder rechtlichen Kontext;
- nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung des Verwaltungs- und Finanzmanagements, einschließlich der Koordinierung interner Arbeitsabläufe (z. B. Vertragsvalidierung oder elektronische Signaturverfahren);
- Erfahrung in der Planung, Organisation oder Durchführung von Projekten oder Schulungsmaßnahmen, insbesondere in rechtlichen oder institutionellen Bereichen;
- umfangreiche Erfahrung mit der Erstellung von Rechts- oder Verwaltungsdokumenten wie Vermerken, Berichten, Regeln, Zusammenfassungen oder statistischen Übersichten in einem mehrsprachigen und komplexen Umfeld;
- Erfahrung in der Rechts- und/oder Verwaltungsberatung des Managements, einschließlich der Analyse und Auslegung der geltenden Rechtsvorschriften, der Rechtsprechung oder der internen Vorschriften;
- nachgewiesene Fähigkeit zur Vorbereitung und Erleichterung der Entscheidungsfindung in Bereichen operativer oder Geschäftsführungsverantwortung durch strukturierte Beiträge oder Analysen;
- Erfahrung in der Verbindung und Koordinierung mit anderen Dienststellen und/oder institutionellen Partnern, um die Kohärenz und Angleichung in Verwaltungs- oder Rechtsangelegenheiten sicherzustellen;
- Berufserfahrung in einem multikulturellen oder multinationalen Arbeitsumfeld, die Anpassungsfähigkeit und starke zwischenmenschliche und interkulturelle Fähigkeiten demonstriert.
Bewertung: 0 bis 20 Punkte
Sie werden per E-Mail davon unterrichtet, welche Entscheidung der Auswahlausschuss in Bezug auf Ihre Zulassung zu bzw. Ihren Ausschluss von den Prüfungen getroffen hat.
2. Prüfungen (zweite Phase)
Um die Fähigkeiten der Bewerberinnen und Bewerber, die für die vorstehend beschriebenen Aufgaben entscheidend sind, zu bewerten, führt der Auswahlausschuss folgende Prüfungen durch:
Schriftliche Prüfung
a) Prüfung der schriftlichen Ausdrucksfähigkeit in Sprache 2 (Englisch oder Französisch) zur Bewertung Ihrer Befähigung, die Aufgaben nach Punkt A.2 auszuführen, und Ihrer redaktionellen Fähigkeiten.
Dauer der Prüfung: höchstens 90 Minuten
Bewertung: 0 bis 20 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 10 Punkte)
Mündliche Prüfung
b) Gespräch mit dem Auswahlausschuss in Sprache 2 (Englisch oder Französisch), in dessen Verlauf unter Berücksichtigung aller in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen Elemente Ihre Befähigung zur Ausübung der in Abschnitt A.2 beschriebenen Aufgaben bewertet wird.
Höchstdauer der Prüfung: höchstens 45 Minuten
Bewertung: 0 bis 40 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 20 Punkte)
Sie erhalten rechtzeitig Anweisungen zum Test. Sie müssen den Anweisungen genau Folge leisten. Die Nichtbeachtung oder ein Verhalten, das den Anweisungen widerspricht, führt zum sofortigen Ausschluss.
3. Eignungsliste
Der Auswahlausschuss erstellt eine Eignungsliste, die – in alphabetischer Reihenfolge – die Namen der drei Bewerberinnen bzw. Bewerber enthält, die bei dem Verfahren (Bewertung der Befähigungsnachweise und Prüfungen) die besten Ergebnisse erzielt haben, sofern die betreffenden Bewerberinnen und Bewerber in beiden Prüfungen die erforderliche Mindestpunktzahl erreicht haben. Auf dem letzten Platz der Liste werden alle gleichrangigen Bewerberinnen bzw. Bewerber berücksichtigt.
ie werden schriftlich über Ihre Ergebnisse informiert.
Die Eignungslisten werden auf der offiziellen Website des Europäischen Parlaments veröffentlicht.
Die Eignungsliste gilt bis zum 31. Dezember 2028. Seine Geltungsdauer kann durch einen Beschluss der Anstellungsbehörde verlängert werden. Im Fall einer Verlängerung werden die in diese Liste aufgenommenen Bewerberinnen und Bewerber zu gegebener Zeit benachrichtigt.
C. EINREICHUNG DER BEWERBUNG
Sie müssen Ihre Bewerbung über die Online-Plattform Apply4EP einreichen: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/de_DE.
Lesen Sie bitte aufmerksam den Leitfaden für Bewerberinnen und Bewerber bei Ausleseverfahren des Europäischen Parlaments, bevor Sie den Bewerbungsbogen ausfüllen.
Ablauf der Frist für die Einreichung der Bewerbungen:
16. September 2025, 12.00 Uhr (Mittag) Brüsseler Zeit
Nach der Validierung Ihres Bewerbungsformulars wird Ihnen automatisch eine Empfangsbestätigung zugeschickt.
Bitte kommunizieren Sie bei Fragen zum Auswahlverfahren über Ihr Apply4EP-Konto. Bitte KEINE TELEFONISCHEN RÜCKFRAGEN zum Auswahlverfahren.
Sie sind dafür verantwortlich, den Posteingang der von Ihnen in Ihrem Apply4EP-Konto angegebenen E-Mail-Adresse regelmäßig zu überprüfen.
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