AANKONDIGING VAN AANWERVING PE/321/2025/S/ITEC

TIJDELIJKE FUNCTIONARIS 

Juridisch administrateur (AD 7)

Gelieve de bijgevoegde handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement aandachtig door te lezen alvorens te solliciteren.

De handleiding maakt deel uit van deze aankondiging en beschrijft de regels voor sollicitatieprocedures en de gang van zaken bij sollicitaties.

INHOUD

A. FUNCTIEOMSCHRIJVING EN TOELATINGSVOORWAARDEN

B. PROCEDURE

C. INDIENING VAN SOLLICITATIES

BIJLAGE: HANDLEIDING VOOR SOLLICITANTEN BIJ SELECTIEPROCEDURES VAN HET EUROPEES PARLEMENT

A. FUNCTIEOMSCHRIJVING EN TOELATINGSVOORWAARDEN

1.      Algemene opmerkingen

Het Europees Parlement heeft besloten een procedure te openen voor de aanwerving van een tijdelijke functionaris van rang AD 7 in het directoraat-generaal Innovatie en Technologische Ondersteuning (DG ITEC). De werklocatie is Brussel.

Het gezochte profiel is dat van juridisch administrateur.

De overeenkomst blijft voor onbepaalde tijd van kracht. De aangeworven persoon wordt ingeschaald in rang AD 7 (eerste salaristrap), met een basissalaris van 7 559,72 EUR per maand. Op dit salaris worden Uniebelasting en de andere inhoudingen als voorzien in de Regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (RAP) in mindering gebracht. Het salaris is vrijgesteld van nationale belastingen. De salaristrap voor de geselecteerde kandidaat kan worden aangepast naargelang van de beroepservaring van de kandidaat. Bovendien kan het basissalaris onder bepaalde voorwaarden worden verhoogd met toelagen.

Het Europees Parlement voert een gelijkekansenbeleid en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid op grond van gender, huidskleur, etnische of sociale afkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere denkbeelden, het behoren tot een nationale minderheid, financiële situatie, geboorte, handicaps, leeftijd, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat of gezinssituatie.

2.      Functieomschrijving

Het directoraat-generaal Innovatie en Technologische Ondersteuning (DG ITEC) levert omvattende IT- en communicatiediensten ter ondersteuning van de wetgevings- en administratieve activiteiten van het Europees Parlement. Het zorgt voor de ontwikkeling en het onderhoud van een meertalige interne werkomgeving waarmee de leden en het personeel altijd en overal beschikken over een beveiligde toegang tot essentiële documenten en informatie. Daarnaast is DG ITEC verantwoordelijk voor het ontwerpen, ontwikkelen en beheren van de IT-systemen van het Parlement in overeenstemming met een innovatiestrategie die beantwoordt aan de behoeften van de leden, fracties, directoraten-generaal, de Europese Ombudsman en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

DG ITEC superviseert ook de uitvoering van een veilige en duurzame technische strategie voor de IT- en telecommunicatie-infrastructuur van het Parlement. Bovendien beheert het DG de productie en elektronische verdeling van parlementaire documenten en werkt het samen met het Publicatiebureau om wetgevingsteksten en andere documenten officieel bekend te maken.

De juridisch administrateur heeft Brussel als standplaats maar zal regelmatig moeten reizen tussen de drie werklocaties van het Parlement (Brussel, Luxemburg en Straatsburg) en andere plaatsen. De juridisch administrateur zal nauw samenwerken met het hoger management en diverse diensten binnen DG ITEC, met de andere onder het secretariaat-generaal vallende directoraten-generaal en, waar nodig, met leden van het Europees Parlement. Onder het gezag van de directe leidinggevende en in het kader van programma’s en prioriteiten die door de parlementaire bestuursorganen en de leiders daarvan worden vastgesteld, voert de juridisch administrateur met name de volgende taken uit:

–       het management adviseren over alle juridische en administratieve aspecten in verband met de entiteit; gedetailleerde analyses en uitlegging van complexe wetgeving en rechtspraak verstrekken;

–       op verzoek van het hoger management studies verrichten, nota’s schrijven en samenvattingen maken, alsook ontwerpregelingen analyseren, uitdenken en opstellen binnen het verantwoordelijkheidsgebied en over alle onderwerpen die verband houden met het beheer van de dienst;

–       het hoger management begeleiden of vertegenwoordigen bij vergaderingen op hoog niveau en in interne of externe werkgroepen, en hierbij zorgen voor een doeltreffende communicatie en verdediging van de belangen van de entiteit;

–       ervoor zorgen dat de relevante diensten administratieve zaken binnen de vastgestelde termijn uitvoeren en contact houden met de diverse partijen om hen op de hoogte te houden en hun bijdragen te coördineren;

–       documenten opstellen en/of controleren waarmee het Parlement een verbintenis aangaat en die kunnen worden aangehaald bij geschillen;

–       zitting nemen in commissies of administratieve organen en het Parlement vertegenwoordigen in bepaalde organen; operationele diensten ondersteunen indien dit nodig is voor de uitvoering van specifieke activiteiten/projecten;

–       verantwoordelijkheid nemen voor het opstellen en sluiten van overheidsopdrachten;

–       gevoelige/complexe verzoeken om toegang van het publiek tot documenten van DG ITEC behandelen, na een gezamenlijke verwerking van het verzoek met de respectieve eigenaar van de documenten en in nauwe samenwerking met het directoraat-generaal Presidium (DG PRES).

Bij de uitvoering van deze taken zijn nauwkeurigheid, goede communicatieve vaardigheden, strikte inachtneming van vertrouwelijkheid, vermogen tot analyseren en samenvatten, goed kunnen plannen, tact en goed kunnen omgaan met een breed scala aan mensen op verschillende niveaus absolute vereisten. Daarnaast moet de kandidaat initiatiefrijk zijn en over een sterke motivatie beschikken. De kandidaat moet in staat zijn om regelmatig onder druk te werken, zowel alleen als in teamverband, en moet goed kunnen functioneren in een multiculturele en meertalige omgeving.

3.      Toelatingsvoorwaarden

Op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties moet u aan onderstaande algemene en specifieke toelatingsvoorwaarden voldoen:

a)      Algemene voorwaarden

Overeenkomstig artikel 12, lid 2, van de Regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie moet u:

–       onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie;

–       in het bezit zijn van uw rechten als staatsburger;

–       hebben voldaan aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht;

–       in zedelijk opzicht de waarborgen bieden die voor de uitoefening van de beoogde functie vereist zijn.

b)      Specifieke voorwaarden

i)       Vereiste kwalificaties

·        een opleidingsniveau dat overeenkomt met een voltooide universitaire opleiding rechten waarvan de normale duur vier jaar of meer bedraagt, afgesloten met een diploma

of

·        een opleidingsniveau dat overeenkomt met een voltooide universitaire opleiding rechten waarvan de normale duur ten minste drie jaar bedraagt, afgesloten met een diploma, plus ten minste één jaar beroepservaring die relevant is met het oog op de functieomschrijving (deel A, punt 2). Dit jaar beroepservaring wordt niet meegeteld bij de bepaling van de vereiste beroepservaring zoals vermeld in punt 3, b), ii).

Diploma’s moeten, ongeacht of ze in een lidstaat dan wel in een land buiten de EU zijn afgegeven, erkend zijn door een officiële instantie van een EU-lidstaat, zoals het Ministerie van Onderwijs.

Kandidaten met een diploma dat in een land buiten de EU is afgegeven, moeten op het moment dat zij een aanwervingsvoorstel krijgen een EU-gelijkwaardigheidsverklaring voor hun diploma’s verstrekken. Meer informatie over de erkenning van kwalificaties van buiten de EU is te vinden op de website van de ENIC-NARIC-netwerken, te raadplegen via de volgende link: https://www.enic-naric.net. Het selectiecomité houdt rekening met de verschillen tussen de onderwijsstelsels. In de tabel bij de handleiding voor sollicitanten wordt een indicatief overzicht gegeven van de diploma’s die als minimum vereist zijn. Kandidaten die vervolgens geen EU-gelijkwaardigheidsverklaring voor hun diploma’s verstrekken en/of kandidaten met diploma’s die niet worden erkend door een officiële instantie van een EU‑lidstaat mogen niet aan de selectieprocedure deelnemen.

ii)        Vereiste beroepservaring

Na het behalen van de kwalificaties op grond waarvan u toegelaten wordt tot de selectieprocedure (zie punt i) hierboven), moet u de volgende beroepservaring hebben opgedaan:

·        ten minste vier jaar beroepservaring met relevantie voor de in deel A, punt 2, genoemde taken, waarvan twee jaar ervaring moet zijn opgedaan bij een nationale overheidsinstantie of bij een instelling of orgaan van de Europese Unie.

iii)     Talenkennis

Kandidaten moeten over een grondige kennis (ten minste niveau C1) van één van de officiële talen van de Europese Unie beschikken (taal 1): Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch of Zweeds,

en

voldoende kennis hebben (ten minste niveau B2) van het Engels of het Frans (taal 2).

Indien uw taal 1 Engels of Frans is, moet u beschikken over voldoende kennis (ten minste niveau B2) van één van de 23 andere officiële talen van de Europese Unie. Taal 2 moet een andere taal zijn dan taal 1.

De in het kader van deze selectieprocedure aangewezen talen, namelijk het Engels en het Frans, zijn gekozen in het belang van de dienst. De functie van juridisch administrateur omvat taken die specifieke vaardigheden vereisen: analytische en redactionele vaardigheden en vaardigheden op het gebied van technisch toezicht en administratief beheer. Het aan te werven personeelslid moet dus in staat zijn om de uit te voeren taken te begrijpen, problemen aan te pakken en op doeltreffende wijze te communiceren met externe contacten, het management en collega’s.

Om de verantwoordelijkheden die deze functie met zich meebrengt te kunnen vervullen en om redenen van dienstbelang is het essentieel dat de persoon die wordt aangeworven kennis heeft van ten minste één van deze twee talen, met name om doeltreffende werkrelaties tot stand te brengen met actoren die voornamelijk in het Engels of Frans communiceren. Dit is van cruciaal belang voor het behalen van doelstellingen en het uitvoeren van projecten die specifiek zijn voor het directoraat-generaal Innovatie en Technologische Ondersteuning (DG ITEC), waar Engels en Frans de belangrijkste werktalen zijn.

Frans is de taal die het meest wordt gebruikt voor de interne communicatie binnen en tussen de afdelingen van het directoraat waaraan de geselecteerde kandidaat zal worden toegewezen. Engels is dan weer de taal die het meest wordt gebruikt in de contacten met de andere directoraten van DG ITEC, de andere directoraten-generaal en de politieke en administratieve autoriteiten van het Parlement, met name voor het opstellen van documenten en het voeren van strategische besprekingen.

Ook tijdens de vergaderingen van het Forum voor overheidsopdrachten, waaraan de persoon die wordt aangeworven actief zal deelnemen, zijn Engels en Frans de voertaal. Voorts is een goede beheersing van het Frans van essentieel belang om de geldende wetgeving in Frankrijk, België en Luxemburg goed te kunnen begrijpen. De functie omvat ook het opstellen van juridische documenten, het voorbereiden van studies en het samenvatten van complexe juridische concepten in duidelijke en accurate taal. Veel van de interne en externe communicatie, wetgevingsteksten, geactualiseerde rechtspraak en procedurele richtsnoeren zijn in de eerste plaats beschikbaar in deze twee talen. Om die reden is een grondige beheersing van het Engels en/of het Frans van cruciaal belang om precieze uitlegging, naleving en werk van hoge kwaliteit te garanderen.

DG ITEC hecht bijzonder veel belang aan een goede communicatie tussen medewerkers om een vlotte samenwerking en operationele efficiëntie te waarborgen. Daarom bevatten alle interne en externe vacatures van DG ITEC de vereiste dat kandidaten over een grondige kennis van één van deze twee talen en een goede praktische beheersing van de andere taal moeten beschikken. De geselecteerde kandidaat moet bekwaam zijn in ten minste één van deze talen om doeltreffend te kunnen functioneren in verschillende taalsituaties en ten volle deel uit te kunnen maken van de diverse, meertalige omgeving van het Europees Parlement.

B. PROCEDURE

In het kader van de procedure wordt gekeken naar kwalificaties en naar de resultaten van tests.

1.         Toelating en beoordeling van de kwalificaties (eerste fase)

a)          Het tot aanstelling bevoegde gezag stelt een lijst op van sollicitanten die hun sollicitatiedossier naar behoren en binnen de vereiste termijn hebben ingediend en die aan de in deel A, punt 3, a), genoemde algemene voorwaarden voldoen. Deze lijst wordt samen met de sollicitatiedossiers aan het selectiecomité voorgelegd.

b)          Het selectiecomité controleert aan de hand van de sollicitatiedossiers of de kandidaten voldoen aan de in deel A, punt 3, b), genoemde specifieke voorwaarden (toelating).

c)          Het selectiecomité beoordeelt de kwalificaties van alle kandidaten die tot de selectieprocedure zijn toegelaten (zie deel B, punt 1, b), hierboven) aan de hand van een vooraf vastgesteld beoordelingsschema en stelt vervolgens een lijst op met de zes beste kandidaten, die worden uitgenodigd voor de tests. Indien meerdere kandidaten met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan, nodigt het selectiecomité deze allemaal uit (beoordeling van de kwalificaties).

Het selectiecomité baseert zijn besluiten uitsluitend op gegevens die in het sollicitatieformulier zijn vermeld en die gestaafd worden door bewijsstukken die samen met en op hetzelfde tijdstip als het sollicitatieformulier zijn ingediend (zie voor meer informatie punt 3.3 van de handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement).

Bij de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten houdt het selectiecomité in het bijzonder rekening met de volgende elementen:

-       kwalificaties en diploma’s;

-       ervaring met het vertegenwoordigen/begeleiden van hogere managers bij vergaderingen op hoog niveau en in interne of externe werkgroepen;

-       ervaring met het adviseren van managers over complexe juridische en administratieve aangelegenheden, in het bijzonder in de context van het institutionele kader van de EU, met de focus op gedetailleerde analyses en uitlegging van complexe wetgeving en rechtspraak met betrekking tot IT-wetgeving en EU-aanbestedingen voor IT;

-       ervaring met het opstellen van documenten in verband met parlementaire verbintenissen en andere gevoelige kwesties;

-       sterke communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en het vermogen om complexe juridische concepten en informatie in beknopte vorm mee te delen aan diverse belanghebbenden, waaronder hogere managers en externe entiteiten;

-       ervaring met het opstellen van juridische studies, nota’s en samenvattingen van hoge kwaliteit en het voorbereiden van uitgebreide juridische en administratieve analyses en ontwerpregelingen op verzoek van hogere managers;

-       ervaring met het leiden van en actief deelnemen aan comités voor de opening van inschrijvingen en de evaluatie van inschrijvingen;

-       ervaring met het coördineren van bijdragen van meerdere belanghebbenden en het verzekeren van regelmatige communicatie om ervoor te zorgen dat de voortgang van projecten vlot verloopt;

-       ervaring met het voorbereiden van en actief deelnemen aan procedures voor overheidsopdrachten;

-       ervaring met het functioneren in een multiculturele en meertalige omgeving en goed kunnen omgaan met een breed scala aan mensen op verschillende niveaus.

Voor elk criterium worden punten toegekend (van 1 tot 5). De geschiktheid van de kandidaten voor de functie wordt bepaald op basis van het totale puntenaantal.

Puntentoekenning: 0 tot 20 punten.

Als het selectiecomité op basis van de toelatingscriteria en de punten die zijn toegekend bij de beoordeling van uw kwalificaties besluit om u tot de tests toe te laten, zult u hiervan per e-mail in kennis worden gesteld.

2.         Tests (tweede fase)

Om te beoordelen of de kandidaten beschikken over de kennis en vaardigheden die nodig zijn om bovengenoemde taken te vervullen, onderwerpt het selectiecomité de kandidaten aan de volgende tests:

Schriftelijke test

a) Een schrijfopdracht in het Engels of Frans op basis van een dossier, om te beoordelen of u in staat bent om de in deel A, punt 2, genoemde taken uit te voeren en om uw redactionele vaardigheden te beoordelen.

Duur van de test: max. 90 minuten.

Puntentoekenning: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten).

De test kan online of op locatie worden afgenomen.

Mondelinge test

b) Een gesprek met het selectiecomité in het Engels of Frans waarbij beoordeeld wordt of u geschikt bent om de in deel A, punt 2, omschreven taken uit te voeren.

Duur van de test: max. 45 minuten.

Puntentoekenning: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).

De test kan online of op locatie worden afgenomen.

De instructies voor de tests zullen u tijdig worden toegestuurd. Het is belangrijk dat u die instructies zeer nauwkeurig volgt. Als u de instructies niet volgt of uw gedragingen strijdig zijn met de instructies, wordt u onmiddellijk van de verdere procedure uitgesloten.

3.         Lijst van geschikte kandidaten

Het selectiecomité stelt een lijst op van geschikte kandidaten, met daarop in alfabetische volgorde de namen van de drie kandidaten die in de procedure het hoogste puntenaantal hebben behaald (de totaalscore van de beoordeling van de kwalificaties en de twee tests), waarbij als voorwaarde geldt dat zij bij beide tests de vereiste minimumscore moeten hebben behaald. Indien meerdere personen met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan, worden al deze personen op de lijst geplaatst.

U zult schriftelijk van uw resultaten op de hoogte worden gebracht.

De lijst van geschikte kandidaten wordt gepubliceerd op de officiële website van het Europees Parlement.

De lijst van geschikte kandidaten blijft geldig tot en met 31 december 2028. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan besluiten de geldigheidsduur van de lijst te verlengen. In dat geval worden de kandidaten op de lijst daarvan tijdig in kennis gesteld.

C. INDIENING VAN SOLLICITATIES

U kunt alleen solliciteren via het platform Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search.

Lees aandachtig de handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement voordat u het sollicitatieformulier invult.

Uiterste termijn voor de indiening van sollicitaties

4 februari 2025 om 12.00 uur (’s middags), Brusselse tijd