PE/258/S - TIJDELIJK PERSONEEL, ASSISTENT OP HET GEBIED VAN BETREKKINGEN MET NATIONALE AUTORITEITEN (AST 5)

2. Functiebeschrijving

In het kabinet van de secretaris-generaal staat de assistent op het gebied van betrekkingen met nationale autoriteiten in voor het contact met nationale en regionale autoriteiten, voornamelijk die van de drie landen waar de werklocaties van het Europees Parlement liggen, namelijk Frankrijk, Luxemburg en België. De assistent is hoofdzakelijk belast met de voorbereiding, ondersteuning en follow-up van werkgroepen met nationale en regionale autoriteiten op administratief en politiek niveau binnen talrijke werkterreinen van het Parlement. Daarnaast voert de assistent ook de volgende taken uit:

• opstellen van correspondentie, voornamelijk in het Frans, ter attentie van regionale en nationale autoriteiten, inclusief op het hoogste niveau,
• zich bezighouden met partnerschapsovereenkomsten en bezoekers,
• omgaan met verenigingen die betrokken zijn bij Europese zaken, met name verenigingen in Frankrijk, België, Luxemburg en grensregio’s in Duitsland.

In dit verband zijn zeer goede organisatorische vaardigheden vereist. Eerder opgedane werkervaring in een internationale omgeving en vooral in een parlement strekt tot voordeel. Aangezien de functie talrijke interne en externe contacten met zich meebrengt, zijn een uitstekende schrijfvaardigheid, een uitgesproken gevoel voor diplomatie en zeer goede communicatieve en sociale vaardigheden vereist.

De post is gebaseerd in Brussel, maar het is mogelijk dat u wordt overgeplaatst naar een van de andere werklocaties van het Parlement. U zult regelmatig moeten reizen tussen de drie werklocaties van het Parlement (Brussel, Luxemburg en Straatsburg), en andere locaties.

Uw voornaamste taken zijn:

• voorbereiding, ondersteuning en follow-up van de werkzaamheden van werkgroepen met nationale en regionale autoriteiten, in het bijzonder die van Frankrijk, Luxemburg en België, en het doorgeven van informatie van en naar leidinggevenden;
• contact leggen en onderhouden met nationale en regionale autoriteiten, met name die van België, Frankrijk en Luxemburg;
• de werkgroepen met nationale en regionale autoriteiten helpen met diverse administratieve taken, met name het opstellen van notulen;
• voorbereiding, ondersteuning van het verloop en afronding van onderhandelingen over administratieve overeenkomsten met nationale of regionale autoriteiten en met verenigingen die betrokken zijn bij Europese zaken, met name in Frankrijk, Luxemburg, België en grensregio’s in Duitsland;
• volgens vaste procedures dossiers op papier of in elektronisch formaat samenstellen, en de besluitvormende autoriteiten indien nodig voorzien van volledige dossiers met relevante achtergrondinformatie;
• follow-up van besluiten, beantwoorden van vragen inzake de voortgang van specifieke zaken, opstellen van samenvattingen - dit alles vaak met korte deadlines;
• bezoeken organiseren, bezoekers ontvangen en specifieke taken uitvoeren op het werkterrein van de afdeling.

U dient over de volgende vaardigheden/eigenschappen te beschikken:

• organisatorische en planningsvaardigheden
• analytische vaardigheden en begripsvermogen
• accuratesse
• interpersoonlijke vaardigheden en netwerkvaardigheden
• discretie
• kunnen presteren onder tijdsdruk
• tact en diplomatie

3. Voorwaarden voor toelating

Op de sluitingsdatum voor sollicitaties moet u als sollicitant aan de volgende vereisten voldoen:

(a) Algemene voorwaarden

Overeenkomstig artikel 12, lid 2, van de RAP moet u:

• een onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie,
• in het bezit zijn van burgerrechten,
• hebben voldaan aan uw wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht,
• in zedelijk opzicht de waarborgen bieden die voor de uitoefening van de functie
  vereist zijn.

(b) Specifieke voorwaarden

(i) Vereiste kwalificaties en vaardigheden

U moet beschikken over:

• een diploma van hoger onderwijs,

of

• een diploma van middelbaar onderwijs dat recht geeft op toegang tot hoger onderwijs, gevolgd door passende beroepservaring van ten minste drie jaar. Deze drie jaar ervaring wordt niet in aanmerking genomen bij de beoordeling van de beroepservaring die hieronder vereist wordt.

Het selectiecomité houdt daarbij rekening met de verschillen tussen de onderwijsstelsels van de lidstaten van de Europese Unie. In de tabel bij de Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement wordt een indicatief overzicht gegeven van de diploma’s die als minimum vereist zijn.

(ii) Vereiste beroepservaring

Na het behalen van de hierboven vermelde kwalificaties moet u ook ten minste vijf jaar beroepservaring hebben opgedaan die relevant is voor de onder punt A.2 beschreven taken. Eerder opgedane werkervaring in een internationale omgeving en vooral in een parlement strekt tot voordeel.

(iii) Talenkennis

U moet over een grondige kennis (niveau C1) van één van de officiële talen van de Europese Unie beschikken (taal 1): Bulgaars, Kroatisch, Tsjechisch, Deens, Nederlands, Engels, Ests, Fins, Frans, Duits, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Lets, Litouws, Maltees, Pools, Portugees, Roemeens, Slowaaks, Sloveens, Spaans of Zweeds,

alsmede

over een grondige kennis (niveau C1) van het Frans (taal 2). Taal 2 moet verschillen van taal 1. Indien taal 1 het Frans is, moet u over een voldoende kennis (niveau B2) beschikken van één van de 23 andere officiële talen van de Europese Unie.

Kennis van het Duits en/of Nederlands strekt tot voordeel.

De hierboven genoemde vereiste minimumniveaus gelden voor alle taalvaardigheden die op het sollicitatieformulier vermeld staan (spreken, schrijven, lezen en luisteren). Deze vaardigheden komen overeen met de vaardigheden die gepreciseerd zijn in het gemeenschappelijk Europees referentiekader voor talen (https://europa.eu/europass/nl/common-european-framework-reference).

De kandidaten wordt meegedeeld dat de specifieke taalvereiste, namelijk grondige kennis van het Frans, is gekozen op grond van het belang van de dienst en gezien de specifieke inhoud van de post.

Het Frans is immers de voornaamste taal voor de communicatie met nationale en regionale autoriteiten in de drie landen waar de werklocaties van het Europees Parlement liggen (Frankrijk, België en Luxemburg) en één van de meest gebruikte talen voor interne communicatie binnen het Europees Parlement. Met het oog op de uitvoering van de onder punt A.2 van deze aankondiging van aanwerving genoemde taken, en ter garantie van de goede werking van de dienst, moet de aangeworven tijdelijke werknemer probleemloos in het Frans kunnen werken en communiceren.

Kennis van het Duits en/of Nederlands geldt als een voordeel. Het Nederlands kan immers nodig zijn in de communicatie met de Belgische autoriteiten en het Duits in de communicatie met de Luxemburgse autoriteiten en met bij Europese zaken betrokken verenigingen in Duitse grensregio’s.

Met het oog op gelijke behandeling moeten alle kandidaten, zelfs als het Frans hun eerste officiële taal is, ook voldoende kennis hebben van een tweede taal, die één van de andere officiële talen van de Europese Unie moet zijn.

B. PROCEDURE

1. Toelating tot de selectieprocedure

De procedure berust op kwalificaties en examens.

Indien u

• voldoet aan de algemene toelatingsvoorwaarden,
• uw sollicitatie heeft ingediend in overeenstemming met de gespecificeerde regelingen en uiterlijk op de sluitingsdatum,

zal het selectiecomité uw sollicitatie beoordelen aan de hand van de specifieke toelatingsvoorwaarden.

Indien u voldoet aan de specifieke toelatingsvoorwaarden wordt u door het selectiecomité toegelaten tot de
selectieprocedure.

Het selectiecomité zal zijn besluit uitsluitend baseren op de informatie die in het sollicitatieformulier is verstrekt en die gestaafd wordt door de bijgevoegde bewijsstukken (Zie voor meer informatie de Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement).

2. Beoordeling van de kwalificaties

Op basis van een van tevoren vastgesteld beoordelingsschema gaat het selectiecomité over tot een beoordeling van de kwalificaties van de toegelaten kandidaten en stelt een lijst op van de twaalf beste kandidaten die worden uitgenodigd voor het schriftelijke examen.

Bij de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten zal het selectiecomité met name rekening houden met de volgende aspecten (gestaafd door bij het sollicitatiedossier gevoegde bewijsstukken):

• aanvullende kwalificaties en diploma’s die relevant zijn voor de te vervullen taken;
• ervaring met het samenstellen van dossiers;
• ervaring met het opstellen van brieven, nota’s, samenvattingen en notulen in het Frans;
• ervaring met het onderhouden van contacten met nationale en regionale autoriteiten;
• ervaring op het gebied van het verlenen van assistentie op het gebied van administratieve taken en de follow-up van besluiten;
• beroepservaring in een multiculturele en multinationale omgeving.

Score: 0 tot 20 punten.

3. Examens

Schriftelijk examen

a) Schrijfopdracht in het Frans, op basis van een reeks documenten, om te beoordelen of u geschikt bent om de onder punt A.2 beschreven taken uit te voeren, bedrijfsvereisten te begrijpen en oplossingen aan te bieden en ondersteuning te verlenen aan eindgebruikers.

Tijdsduur: 90 minuten
Score: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten)

Het is mogelijk dat de test vanop afstand en online (met behulp van een computer) wordt georganiseerd.

De zes kandidaten die het hoogste aantal punten behalen, worden uitgenodigd voor de mondelinge examens, op voorwaarde dat zij de vereiste minimumscore hebben behaald.

Mondelinge examens

b) Een gesprek met het selectiecomité in het Frans ter beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant voor het uitvoeren van de onder punt A.2 beschreven taken, waarbij alle in het sollicitatiedossier opgenomen informatie in aanmerking wordt genomen. Het selectiecomité kan besluiten om uw talenkennis te testen, zoals die is vermeld in het sollicitatieformulier.

Tijdsduur: 45 minuten
Score: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten)
Het is mogelijk dat deze test vanop afstand en online (met behulp van een computer) wordt georganiseerd.

c) Rollenspel of groepsoefening in het Frans om uw aanpassingsvermogen, uw onderhandelingsbekwaamheid en uw sociale vaardigheden te beoordelen.

Tijdsduur: 25 minuten
Score: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten)
Het is mogelijk dat deze test vanop afstand en online (met behulp van een computer) wordt georganiseerd.

U zult tijdig instructies ontvangen met betrekking tot de schriftelijke en mondelinge tests. De tests vinden plaats op een specifieke datum en op een specifiek tijdstip. Als u niet reageert op een uitnodiging, niet bereikbaar bent per e-mail of niet opdaagt voor een test, wordt u gediskwalificeerd. U moet de instructies naar de letter volgen. Indien u dit niet doet of indien u handelt op een manier die ingaat tegen de instructies, wordt u meteen gediskwalificeerd.

4. Lijst van geschikte kandidaten

De lijst van geschikte kandidaten vermeldt in volgorde van totaalscore de namen van de drie kandidaten die het hoogste puntental voor de volledige procedure (beoordeling van kwalificaties en examens) hebben behaald en voor alle examens de vereiste minimumscore hebben behaald.

De kandidaten worden persoonlijk en schriftelijk van hun resultaten in kennis gesteld.

De lijst van geschikte kandidaten wordt gepubliceerd op het intranet van het Europees Parlement.

De lijst van geschikte kandidaten blijft geldig tot 31 december 2024; de geldigheidsduur kan worden verlengd. In dat geval worden de kandidaten op de lijst daarvan tijdig in kennis gesteld.

Indien nu een post wordt aangeboden, zult u ter verificatie de originelen moeten overleggen van alle vereiste documenten, inclusief diploma’s en bewijzen van verrichte arbeid.

Het feit dat u op een lijst van geschikte kandidaten staat, is geen garantie dat u zult worden aangeworven, en vormt evenmin een recht op aanwerving.

C. SOLLICITATIES

Om te solliciteren moet u een account hebben op het platform Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/nl_NL. U kunt slechts één account aanmaken. Hiertoe klikt u op het tabblad “Online solliciteren” onderaan de pagina.

Lees de Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement zorgvuldig door alvorens het sollicitatieformulier in te vullen en de relevante bewijsstukken in te dienen.

De indieningstermijn eindigt op

30 september 2021 om 12 uur (Brusselse tijd).

Zodra uw sollicitatieformulier gevalideerd is, ontvangt u een automatische ontvangstbevestiging.

De sollicitanten wordt verzocht NIET TE TELEFONEREN over het tijdschema voor de procedure.