PE/258/S - BEDIENSTETE(R) AUF ZEIT ASSISTENT(IN) FÜR DIE BEZIEHUNGEN ZU NATIONALEN BEHÖRDEN (AST 5)

2. Beschreibung der Tätigkeit

Der Assistent/die Assistentin für die Beziehungen zu nationalen Behörden wird im Büro des Generalsekretärs tätig und für die Kontakte zu den nationalen und regionalen Behörden hauptsächlich der drei Sitzstaaten der Arbeitsorte des Europäischen Parlaments, Frankreich, Luxemburg und Belgien, zuständig sein. Hauptsächlich wird der Assistent/die Assistentin Arbeitsgruppen mit nationalen und regionalen Behörden auf administrativer und politischer Ebene in zahlreichen Tätigkeitsbereichen des Parlaments vorbereiten, unterstützen und begleiten. Er/sie wird ebenfalls:

• den Schriftwechsel mit regionalen und nationalen Behörden abfassen, hauptsächlich in französischer Sprache, auch auf höchster Ebene;
• sich mit Partnerschaftsvereinbarungen befassen und für die Begleitung der Besucher Sorge tragen;
• Kontakte zu Verbänden pflegen, die sich mit europäischen Angelegenheiten befassen, insbesondere mit Verbänden aus Frankreich, Belgien, Luxemburg und den angrenzenden Regionen Deutschlands.

In diesem Zusammenhang sind herausragende organisatorische Fähigkeiten erforderlich. Frühere Erfahrungen in einem internationalen Umfeld und insbesondere in einem Parlament sind von Vorteil. Da die Stelle mit zahlreichen internen und externen Kontakten verbunden ist, erfordert sie ein ausgezeichnetes schriftliches Ausdrucksvermögen, einen ausgeprägten Sinn für Diplomatie sowie umfassende Kommunikations- und Sozialkompetenzen.

Dienstort ist Brüssel, die Stelle kann jedoch einem der anderen Arbeitsorte des Europäischen Parlaments zugewiesen werden. Mit dieser Stelle sind regelmäßige Reisen zwischen den drei Arbeitsorten des Europäischen Parlaments (Brüssel, Luxemburg und Straßburg) sowie außerhalb dieser Orte verbunden.

Die Hauptaufgaben umfassen insbesondere Folgendes:

• Vorbereitung, Unterstützung und Nachbereitung der Tätigkeiten von Arbeitsgruppen mit nationalen und regionalen Behörden, insbesondere aus Frankreich, Luxemburg und Belgien, Weitergabe von Informationen von Vorgesetzten und an Vorgesetzte;
• Kontaktaufnahme und Kontaktpflege mit nationalen und regionalen Behörden, insbesondere aus Frankreich, Luxemburg und Belgien;
• Unterstützung von Arbeitsgruppen mit nationalen und regionalen Behörden bei verschiedenen administrativen Aufgaben, insbesondere bei der Abfassung von Protokollen;
• Vorbereitung und Unterstützung bei der Durchführung und dem Abschluss von Verhandlungen über Verwaltungsvereinbarungen mit nationalen oder regionalen Behörden sowie mit Verbänden, die sich mit europäischen Angelegenheiten befassen, insbesondere aus Frankreich, Luxemburg, Belgien und den angrenzenden Regionen Deutschlands;
• Zusammenstellung von Unterlagen nach festgelegten Verfahren, in Papier- oder elektronischer Form, und, falls erforderlich, Bereitstellung der fertigen Unterlagen mit relevanten Hintergrundinformationen für die Entscheidungsträger;
• Nachbereitung von Entscheidungen, Bereitstellung von Informationen als Antwort auf Anfragen zum Fortschritt in bestimmten Fällen, Erstellung von Zusammenfassungen, oft innerhalb kurzer Fristen;
• Organisation von Besuchen, Empfang von Besuchern und Erledigung anderer spezifischer Aufgaben innerhalb des Tätigkeitsbereichs der Abteilung.

Diese Aufgaben erfordern folgende Kompetenzen:

• Organisations- und Planungsfähigkeit
• Analysefähigkeit und Auffassungsvermögen
• eine sorgfältige Herangehensweise
• Sozial- und Networking-Kompetenzen
• Vertraulichkeit/Diskretion
• die Fähigkeit, unter Zeitdruck Leistung zu erbringen
• Taktgefühl und Diplomatie

3. Zulassungsbedingungen

Zum Datum des Bewerbungsschlusses müssen die Bewerber/Bewerberinnen folgende Bedingungen erfüllen:

a) Allgemeine Bedingungen

Gemäß Artikel 12 Absatz 2 der BBSB müssen die Bewerber/Bewerberinnen

• Staatsangehörige(r) eines der Mitgliedstaaten der Union sein,
• die bürgerlichen Ehrenrechte besitzen,
• ihren Verpflichtungen aus den für sie geltenden Wehrgesetzen nachgekommen sein,
• den für die Ausübung des Amtes zu stellenden sittlichen Anforderungen genügen.

b) Besondere Bedingungen

i) Erforderliche Befähigungsnachweise, Bildungsabschlüsse und Kenntnisse

Die Bewerber/Bewerberinnen müssen

• einen durch ein Zeugnis bescheinigten postsekundären Bildungsabschluss haben

oder

• einen durch ein Zeugnis bescheinigten Sekundarschulabschluss haben, der zum Zugang zu einer postsekundären Ausbildung berechtigt, sowie eine daran anschließende mindestens dreijährige Berufserfahrung, die im Zusammenhang mit der Art der Aufgaben stehen muss. Diese dreijährige Berufserfahrung wird bei der Bewertung der nachstehend geforderten Berufserfahrung nicht berücksichtigt.

Der Prüfungsausschuss berücksichtigt in diesem Zusammenhang die unterschiedlichen Bildungssysteme der Mitgliedstaaten. Beispiele für erforderliche Mindestqualifikationen sind der Tabelle im Leitfaden für Teilnehmende an Auswahlverfahren des Europäischen Parlaments zu entnehmen.

ii) Erforderliche Berufserfahrung

Die Bewerberinnen und Bewerber müssen nach Erlangung der oben genannten Befähigungsnachweise eine Berufserfahrung von mindestens fünf Jahren erworben haben, die einen Bezug zu den unter Abschnitt A.2. genannten Aufgaben aufweist. Frühere Erfahrungen in einem internationalen Umfeld, insbesondere in einem Parlament, sind von Vorteil.

iii) Sprachkenntnisse

Die Bewerber und Bewerberinnen benötigen gründliche Kenntnisse (Niveau C1) in einer der Amtssprachen der Europäischen Union (Sprache 1): Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Irisch, Italienisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch oder Ungarisch,

und

gründliche Kenntnisse (Niveau C1) der französischen Sprache (Sprache 2). Die Sprache 2 muss eine andere als die Sprache 1 sein. Falls Sprache 1 Französisch ist, werden ausreichende Kenntnisse (Niveau B2) in einer der anderen 23 Amtssprachen der Europäischen Union verlangt.

Die Kenntnis der deutschen und/oder der niederländischen Sprache ist von Vorteil.

Bitte beachten Sie, dass die oben geforderten Mindestniveaus für jeden Bereich der sprachlichen Eignung (Sprechen, Schreiben, Lesen, Hören) gelten, der auf dem Bewerbungsbogen angegeben ist Diese Fähigkeiten entsprechen denen, die im Gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen (https://europa.eu/europass/de/common-european-framework-reference) festgelegt sind.

Die Bewerberinnen und Bewerber werden darauf hingewiesen, dass die spezifische Sprachanforderung, d. h. gründliche Französischkenntnisse, im dienstlichen Interesse im Hinblick auf die besonderen Anforderungen der Stelle festgelegt wurde.

Genauer gesagt ist Französisch die Hauptsprache in der Kommunikation mit nationalen und regionalen Behörden der drei Sitzstaaten der Arbeitsorte des Europäischen Parlaments, Frankreich, Belgien und Luxemburg, und eine der am häufigsten verwendeten Sprachen in der internen Kommunikation des Europäischen Parlaments. Der/die eingestellte Bedienstete auf Zeit muss daher in der Lage sein, in französischer Sprache effektiv zu arbeiten und zu kommunizieren, um seine/ihre in Abschnitt A.2 dieser Stellenausschreibung genannten Aufgaben zu erfüllen und den reibungslosen Ablauf des Dienstes sicherzustellen.

Deutsch- und/oder Niederländischkenntnisse sind von Vorteil, da Niederländisch in der Kommunikation mit belgischen Behörden und Deutsch in der Kommunikation mit luxemburgischen Behörden und mit Verbänden aus den angrenzenden Regionen Deutschlands, die sich mit europäischen Angelegenheiten befassen erforderlich sein kann.

Darüber hinaus müssen im Sinne der Gleichbehandlung alle Bewerber/Bewerberinnen, selbst wenn Französisch ihre erste Sprache ist, ausreichende Kenntnisse in einer zweiten Sprache besitzen, bei der es sich um eine andere Amtssprache der Europäischen Union handeln muss.

B. ABLAUF DES VERFAHRENS

1. Zulassung zum Auswahlverfahren

Das Verfahren wird auf der Grundlage von Befähigungsnachweisen und Prüfungen durchgeführt.

Wenn Sie

• die allgemeinen Zulassungsbedingungen erfüllen und
• Ihre Bewerbung form- und fristgerecht eingereicht haben,

prüft der Prüfungsausschuss Ihre Bewerbungsunterlagen im Hinblick auf die besonderen Zulassungsbedingungen.

Wenn Sie die besonderen Zulassungsbedingungen erfüllen, lässt der Prüfungsausschuss Sie zum
Auswahlverfahren zu.

Der Prüfungsausschuss stützt sich bei seinen Entscheidungen ausschließlich auf die Angaben im Bewerbungsbogen, die durch Nachweise belegt sind (weitere Einzelheiten finden Sie im Leitfaden für Teilnehmende an Auswahlverfahren des Europäischen Parlaments).

2. Bewertung der Befähigungsnachweise

Der Prüfungsausschuss bewertet die Befähigungsnachweise der zu dem Auswahlverfahren zugelassenen Bewerber/Bewerberinnen auf der Grundlage eines zuvor von ihm festgelegten Bewertungsrasters und stellt die Liste der zwölf besten Bewerber/Bewerberinnen auf, die zur schriftlichen Prüfung eingeladen werden.

Bei der Beurteilung der Qualifikationen der Bewerber/Bewerberinnen berücksichtigt der Prüfungsausschuss insbesondere die folgenden Aspekte (zu belegen durch Nachweise, die den Bewerbungsunterlagen beizufügen sind):

• zusätzliche Studiennachweise und Abschlüsse, die im Zusammenhang mit der Art der Aufgaben stehen müssen;
• Erfahrung in der Zusammenstellung von Dossiers;
• Erfahrung im Verfassen von Schreiben, Vermerken, Zusammenfassungen, Protokollen in französischer Sprache;
• Erfahrung in der Pflege von Kontakten mit nationalen und regionalen Behörden;
• Erfahrung in der Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben und der Nachbereitung von Entscheidungen;
• Berufserfahrung in einem multikulturellen und internationalen Umfeld.

Bewertung: 0 bis 20 Punkte.

3. Prüfungen

Schriftliche Prüfung

a) Verfassen eines Textes in Französisch auf der Grundlage einer Akte; überprüft werden Ihre Fähigkeit, die in Abschnitt A.2 beschriebenen Tätigkeiten auszuüben, sowie Ihre Fähigkeit, dienstliche Anforderungen zu verstehen, Lösungen anzubieten und Endnutzer zu unterstützen.

Dauer der Prüfung: 90 Minuten.
Bewertung: 0 bis 20 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 10 Punkte)

Diese Prüfung kann als Fernprüfung und online (computergestützt) durchgeführt werden.

Die sechs Teilnehmenden, die bei der schriftlichen Prüfung die höchste Punktzahl erreicht haben, werden zu den mündlichen Prüfungen eingeladen, sofern sie die Mindestpunktzahl erreicht haben.

Mündliche Prüfungen

b) Gespräch mit dem Auswahlausschuss aufFranzösisch, in dessen Verlauf unter Berücksichtigung aller in Ihren Bewerbungsunterlagen enthaltenen Elemente Ihre Eignung für die Wahrnehmung der in Abschnitt A.2 beschriebenen Aufgaben bewertet wird. Der Auswahlausschuss kann beschließen, Ihre im Bewerbungsbogen angegebenen Sprachkenntnisse zu prüfen.

Dauer der Prüfung: 45 Minuten.
Bewertung: 0 bis 40 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 20 Punkte)
Diese Prüfung kann als Fernprüfung und online (computergestützt) durchgeführt werden.

c) Rollenspiel oder Gruppenübung auf Französisch, damit der Prüfungsausschuss Ihre Anpassungsfähigkeit, Ihr Verhandlungsgeschick und Ihre Sozialkompetenzen beurteilen kann.

Dauer der Prüfung: 25 Minuten.
Bewertung: 0 bis 20 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 10 Punkte)
Diese Prüfung kann als Fernprüfung und online (computergestützt) durchgeführt werden.

Sie erhalten rechtzeitig Anweisungen für die Durchführung der schriftlichen und der mündlichen Prüfungen. Die Prüfungen finden an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit statt. Wenn Sie nicht auf die Einladung zu einer Prüfung antworten, nicht per E-Mail erreichbar sind oder nicht für eine Prüfung erscheinen, werden Sie ausgeschlossen. Sie müssen die erhaltenen Anweisungen genauestens befolgen. Die Nichtbeachtung oder ein Verhalten, das den Anweisungen widerspricht, führt zum sofortigen Ausschluss.

4. Liste geeigneter Bewerber/Bewerberinnen (Eignungsliste)

In die Eignungsliste werden in der Reihenfolge der Ergebnisse die Namen der drei Bewerber/Bewerberinnen aufgenommen, die beim gesamten Verfahren (Bewertung der Befähigungsnachweise und Prüfungen) die höchste Punktzahl und bei jeder einzelnen Prüfung die Mindestpunktzahl erzielt haben.

Sie werden persönlich schriftlich über Ihre Ergebnissen unterrichtet.

Die Eignungsliste wird im Intranet des Europäischen Parlaments veröffentlicht.

Die Eignungsliste gilt bis zum 31. Dezember 2024; ihre Geltungsdauer kann verlängert werden. Im Falle einer Verlängerung werden die in die Liste aufgenommenen Bewerber/Bewerberinnen zu gegebener Zeit benachrichtigt.

Wird Ihnen eine Stelle angeboten, so haben Sie zwecks Feststellung der Übereinstimmung die Originale aller verlangten Dokumente und besonders Ihrer Abschlüsse und Arbeitsbescheinigungen vorzulegen.

Die Aufnahme in die Eignungsliste stellt weder einen Anspruch noch eine Garantie auf eine Einstellung dar.

C. EINREICHUNG DER BEWERBUNGEN

Um sich bewerben zu können, müssen Sie über ein Konto auf der Plattform Apply4EP verfügen: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/de_DE. Sie dürfen nur EIN Konto einrichten. Um dieses Konto einzurichten, klicken Sie auf das Feld „ONLINE BEWERBEN“ am Ende der Seite.

Lesen Sie bitte aufmerksam den Leitfaden für Teilnehmende an Auswahlverfahren des Europäischen Parlaments durch, bevor Sie Ihren Bewerbungsbogen ausfüllen, und fügen Sie alle einschlägigen Belege bei.

Bewerbungsschluss ist der

30. September 2021, 12.00 Uhr (Mittag) Brüsseler Zeit.

Nach der Validierung Ihres Bewerbungsbogens wird Ihnen automatisch eine Empfangsbestätigung zugeschickt.

Bitte KEINE TELEFONISCHEN RÜCKFRAGEN zum Zeitplan für den Ablauf des Verfahrens.