PE/309/2024/S/INLO - DOČASNÝ ZAMESTNANEC - ADMINISTRATÍVNY ASISTENT/ADMINISTRATÍVNA ASISTENTKA (AST 1)

OZNÁMENIE O VÝBEROVOM KONANÍ PE/309/2024/S/INLO

DOČASNÝ ZAMESTNANEC

Administratívny asistent/administratívna asistentka (AST 1) 

Skôr než sa prihlásite, prečítajte si pozorne príručku pre uchádzačov, ktorá je pripojená k tomuto oznámeniu o výberovom konaní.

Táto príručka, ktorá je neoddeliteľnou súčasťou oznámenia o výberovom konaní, vám umožní porozumieť pravidlám výberových konaní a podmienkam prihlasovania. 

OBSAH

A.               ÚLOHY A PODMIENKY ÚČASTI

B.               POSTUP

C.               PODÁVANIE PRIHLÁŠOK

PRÍLOHA:     PRÍRUČKA PRE UCHÁDZAČOV ZÚČASTŇUJÚCICH SA NA VÝBEROVÝCH KONANIACH, KTORÉ ORGANIZUJE EURÓPSKY PARLAMENT

A. ÚLOHY A PODMIENKY ÚČASTI

1.         Všeobecné informácie

Európsky parlament rozhodol o začatí postupu na obsadenie miesta dočasného zamestnanca (AST 1) v útvare pre plnenie rozpočtu, ktorý je súčasťou riaditeľstva pre integrovanú správu infraštruktúry, generálneho riaditeľstva pre infraštruktúru a logistiku.  Ide o obsadenie miesta administratívneho asistenta/administratívnej asistentky pre postupy verejného obstarávania. 

Pracovná zmluva bude uzatvorená na neurčitý čas. Úspešní uchádzači budú prijatí na pracovné miesta v triede AST 1, prvý stupeň, so základným mesačným platom 3 461,58 EUR. Tento plat podlieha dani Spoločenstva a iným zrážkam stanoveným v Podmienkach zamestnávania ostatných zamestnancov Európskej únie (PZOZ). Je oslobodený od akejkoľvek vnútroštátnej dane. Stupeň, na ktorý bude úspešný uchádzač prijatý, sa bude môcť upraviť v závislosti od jeho pracovných skúseností. Okrem toho môže byť základný plat za určitých podmienok zvýšený o určité príspevky.

Európsky parlament uplatňuje politiku rovnakých príležitostí a prijíma prihlášky bez diskriminácie na základe rodu, rasy, farby pleti, etnického alebo sociálneho pôvodu, genetických znakov, jazyka, náboženského vyznania alebo viery, politického alebo iného názoru, príslušnosti k národnostnej menšine, majetku, pôvodu, zdravotného postihnutia, veku, sexuálnej orientácie, manželského alebo rodinného stavu.

2.         Pracovná náplň

Generálne riaditeľstvo pre infraštruktúru a logistiku (GR INLO) prispieva k dobrej správe infraštruktúry a logistiky na jednotlivých pracoviskách Európskeho parlamentu.

Medzi úlohy GR INLO patrí: 

–     technická a administratívna správa všetkých budov, ktoré používa Európsky parlament, v Bruseli, Luxemburgu a Štrasburgu, ako aj styčných kancelárií v členských štátoch;

–     riadenie útvarov zabezpečujúcich vybavenie a služby týkajúce sa fungovania uvedených budov;

–     správa vybavenia (nákup, preprava, sťahovanie, poštové služby, stravovanie, obchody pre zamestnancov atď.), ako aj materiálne zabezpečenie schôdzí.

Prijatý uchádzač bude pracovať v Bruseli v dynamickom tíme, ktorý má na starosti spracúvanie spisov v oblasti verejného obstarávania a administratívnu správu spisov vrátane archivovania, označovania a evidencie spisov a súvisiacich podporných dokumentov. Prijatý uchádzač bude vo svojom útvare referenčnou osobou pre určité administratívne postupy a bude zabezpečovať ich koordináciu. Pod vedením riaditeľa/riaditeľky bude v rámci programov a priorít vymedzených parlamentnými orgánmi a ich vedúcimi pracovníkmi vykonávať tieto úlohy:

–       podieľať sa na plánovaní postupov verejného obstarávania;

–       stanovovať harmonogram týchto postupov v spolupráci s prevádzkovými oddeleniami a dohliadať na ich vykonávanie;

–       organizovať postupy verejného obstarávania a/alebo sa na nich podieľať (začatie a sledovanie postupov, účasť na práci otváracích a hodnotiacich výborov, sledovanie administratívneho spracúvania návrhov zmlúv a dodatkov k nim, aktualizácia priebežných prehľadov postupov, vypracúvanie doplňujúcich informácií, archivovanie atď.);

–       preverovať spisy, najmä v prípade postupov verejného obstarávania, podľa vopred stanovených pokynov v papierovej a/alebo elektronickej podobe a poskytovať rozhodovacím orgánom hotové spisy;

–       zostavovať texty, editovať texty a tabuľky, zostavovať rozvrhy, spracovávať poštu, triediť a pripravovať spisy, správy, štatistiky atď.;

–       poskytovať administratívnu podporu: vybavovanie telefonátov a elektronickej aj papierovej pošty, zaznamenávanie absencií a práce z domu, žiadostí o školenia a vybavenie kancelárií nábytkom, organizovanie schôdzí, príprava cestovných príkazov atď.

Plnenie týchto úloh si vyžaduje okrem iného vynikajúce organizačné schopnosti a veľký zmysel pre zodpovednosť, diplomaciu, rozvinutý cit pre medziľudské vzťahy a pre tímovú prácu. 

S touto funkciou budú spojené služobné cesty na pracoviská Európskeho parlamentu.

3.         Podmienky účasti na výberovom konaní 

V čase uzávierky podávania prihlášok musíte spĺňať tieto podmienky:

a)      Všeobecné podmienky

V súlade s článkom 12 ods. 2 Podmienok zamestnávania ostatných zamestnancov Európskej únie musíte:

–          byť štátnym príslušníkom jedného z členských štátov Európskej únie,

–          požívať občianske práva,

–          spĺňať všetky povinnosti, ktoré stanovujú zákony týkajúce sa vojenskej služby,

–          poskytnúť záruky toho, že spĺňate morálne požiadavky potrebné na výkon danej funkcie.

b)      Osobitné podmienky

i)       Požadované kvalifikácie a diplomy

Musíte mať: 

-        úroveň vysokoškolského vzdelania ukončeného získaním diplomu

alebo 

-        úroveň stredoškolského vzdelania ukončeného získaním diplomu, ktorý umožňuje prístup k vysokoškolskému vzdelaniu, a odbornú prax v trvaní aspoň troch rokov

alebo

odbornú prípravu alebo odbornú prax na zodpovedajúcej úrovni.

Diplomy musia byť uznané oficiálnym orgánom niektorého z členských štátov Únie, napríklad ministerstvom školstva, bez ohľadu na to, či boli vydané v členskom štáte EÚ alebo v krajine, ktorá nie je členským štátom Únie.

Uchádzači, ktorí sú držiteľmi diplomov vydaných v krajine mimo Únie, musia k svojej žiadosti pripojiť doklad o rovnocennosti svojich diplomov s diplomami na úrovni EÚ. Ďalšie informácie o uznávaní kvalifikácií z tretích krajín sa nachádzajú na sieťach ENIC-NARIC na tomto webovom sídle: https://www.enic-naric.net.

Výberová komisia v tejto súvislosti zohľadní rôzne vzdelávacie systémy. Príklady minimálnej úrovne požadovaných diplomov sú uvedené v tabuľke v príručke pre uchádzačov.

Uchádzači, ktorí k svojim diplomom nepriložia doklad EÚ o rovnocennosti, a/alebo uchádzači, ktorých diplomy nie sú uznané oficiálnym orgánom niektorého z členských štátov Únie, nebudú pripustení do výberového konania.

ii)        Požadovaná odborná prax

Nepožaduje sa žiadna odborná prax. 

iii)     Jazykové znalosti

Musíte mať dôkladnú znalosť (úroveň C1) jedného z úradných jazykov Európskej únie (jazyk 1): anglického, bulharského, českého, dánskeho, estónskeho, fínskeho, francúzskeho, gréckeho, holandského, chorvátskeho, írskeho, litovského, lotyšského, maďarského, maltského, nemeckého, poľského, portugalského, rumunského, slovenského, slovinského, španielskeho, švédskeho alebo talianskeho jazyka 

a

uspokojivú znalosť (úroveň B2) anglického alebo francúzskeho jazyka (jazyk 2).

Jazyk 2 musí byť odlišný od jazyka 1.

B. POSTUP

Výberové konanie je založené na kvalifikáciách a testoch. 

1.      Pripustenie a hodnotenie kvalifikácií (1. etapa)

a)          Menovací orgán zostaví zoznam uchádzačov, ktorí k predložili svoje prihlášky v požadovanej forme a do dátumu uzávierky a spĺňajú všeobecné podmienky stanovené v časti A bode 3 a). Tento zoznam sa postúpi výberovej komisii spolu so spismi uchádzačov.

b)          Výberová komisia skontroluje prihlášky s cieľom posúdiť, či sú splnené všeobecné podmienky uvedené v časti A bode 3 b).

c)          Výberová komisia na základe vopred stanoveného systému bodovania posúdi kvalifikácie všetkých spôsobilých uchádzačov a zostaví zoznam 6 najlepších uchádzačov, ktorí budú pozvaní na testy. Výberová komisia pozve uchádzačov, ktorí sa umiestnili na poslednom mieste s rovnakým počtom bodov. 

Výberová komisia prijíma rozhodnutia výlučne na základe informácií uvedených v prihláške, ktoré musia byť doložené príslušnými dokladmi, ktoré treba poskytnúť zároveň s prihláškou (bližšie informácie pozri v bode 3.3 Príručky pre uchádzačov zúčastňujúcich sa na výberových konaniach, ktoré organizuje Európsky parlament).

Výberová komisia vezme pri posudzovaní kvalifikácií uchádzačov do úvahy najmä tieto aspekty, ktoré musia byť doložené v prihláške:

a.      znalosť plánovania postupov verejného obstarávania;

b.      znalosť organizácie postupov verejného obstarávania (začatie a sledovanie postupov, účasť na práci otváracích a hodnotiacich výborov, sledovanie administratívneho spracúvania zmlúv a dodatkov k nim, aktualizácia priebežných prehľadov postupov, vypracúvanie doplňujúcich informácií, archivovanie atď.);

c.      znalosť preverovania spisov, najmä postupov verejného obstarávania;

d.      znalosti v týchto oblastiach: zostavovanie textov, editovanie textov a tabuliek, zostavovanie rozvrhov, spracovávanie pošty, triedenie a príprava spisov, správ, štatistík atď.;

e.      znalosť v oblasti administratívnej podpory: vybavovanie telefonátov a elektronickej aj papierovej pošty, zaznamenávanie absencií a práce z domu, žiadostí o školenia a vybavenie kancelárií nábytkom, organizovanie schôdzí, príprava cestovných príkazov atď.;

f.       znalosť multikultúrneho alebo medzinárodného pracovného prostredia.

Hodnotenie: 0 až 20 bodov.

3.      Testy (2. etapa)

Písomný test

a)           Test spočívajúci vo vypracovaní textu v jazyku 2 (anglický alebo francúzsky jazyk) na základe súboru dokumentov, ktorého cieľom je posúdiť vašu schopnosť plniť úlohy opísané v časti A.2, ako aj váš písomný prejav.

Trvanie testu: 60 minút

Hodnotenie: 0 až 20 bodov (požadované minimum: 10 bodov).

Ústne testy

b)           Pohovor s výberovou komisiou v jazyku 2 (anglický alebo francúzsky jazyk), ktorý so zreteľom na všetky prvky uvedené v prihláškach uchádzačov umožní vyhodnotiť vašu schopnosť plniť úlohy opísané v časti A.2. Výberová komisia sa môže rozhodnúť, že preskúša vaše znalosti jazykov, ktoré ste uviedli v prihláške.

Maximálna dĺžka testu: maximálne 45 minút.

Hodnotenie: 0 až 40 bodov (požadované minimum: 20 bodov).

Tieto testy sa môžu konať na diaľku alebo prezenčne.

Pokyny k písomným a ústnym testom vám budú poskytnuté v dostatočnom časovom predstihu. Musíte postupovať presne podľa pokynov. Nedodržanie pokynov alebo konanie v rozpore s nimi bude mať za následok vaše okamžité vylúčenie z výberového konania.

4.         Zaradenie do zoznamu vhodných uchádzačov

Do zoznamu vhodných uchádzačov sa – v poradí podľa dosiahnutých výsledkov – zaradia mená troch uchádzačov, ktorí získali najvyšší počet bodov (pri hodnotení kvalifikácií a testov), ako aj minimum požadované pri každom z testov.

O svojich výsledkoch budete osobne informovaný/-á písomnou formou.

Zoznam vhodných uchádzačov bude uverejnený na intranete Európskeho parlamentu.

Platnosť zoznamu vhodných uchádzačov sa skončí 31. decembra 2028. Platnosť zoznamu môže predĺžiť menovací orgán svojím rozhodnutím. V tom prípade budú uchádzači uvedení v zozname včas informovaní o predĺžení jeho platnosti.

C. PODÁVANIE PRIHLÁŠOK

Na tento účel treba mať účet na platforme Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/sk_SK. 

Upozorňujeme vás, že pred vyplnením prihlášky si musíte pozorne prečítať Príručku pre uchádzačov zúčastňujúcich sa na výberových konaniach, ktoré organizuje Európsky parlament.

Uzávierka prihlášok

Uzávierka podávania prihlášok je 

6. novembra 2024 o 12.00 hod. bruselského času.