SAMORDNARE FÖR LOGISTIKTJÄNSTER (AST 1)

Innan du ansöker bör du noggrant läsa den handledning för sökande som bifogats detta meddelande om uttagningsprov. Handledningen utgör en del av det här meddelandet om uttagningsprov och hjälper dig att sätta dig in i de bestämmelser som gäller för uttagningsprovet och anmälningsförfarandet.

INNEHÅLL

A. BEFATTNINGSBESKRIVNING, BEHÖRIGHETSKRAV

B. UTTAGNINGSPROVETS OLIKA ETAPPER

C. INLÄMNING AV ANSÖKAN

BILAGOR: HANDLEDNING FÖR SÖKANDE TILL EUROPAPARLAMENTETS UTTAGNINGSPROV              

A. BEFATTNINGSBESKRIVNING, BEHÖRIGHETSKRAV

1. Allmänt

Europaparlamentet har beslutat att på grundval av artikel 29.1 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen inleda ett allmänt uttagningsprov (AST 1) för rekrytering av tjänstemän till generaldirektoratet för infrastruktur och logistik (GD INLO).

Europaparlamentet söker samordnare av logistiktjänster. Målet är att få 15 godkända sökande.

Arbetsorten kommer huvudsakligen att vara Bryssel, men även Luxemburg och Strasbourg (Europaparlamentets arbetsorter) i enlighet med behoven hos parlamentets avdelningar. Tjänsteresor mellan Europaparlamentets arbetsorter kan ingå i arbetsuppgifterna. Samordnare som anställs vid tjänsten för transporter av personer och varor kan också behöva åka på tjänsteresor utanför Europaparlamentets arbetsorter.

Sökande som anställs placeras i lönegrad AST 1 löneklass 1 och får en grundlön på 3 271,87 euro i månaden. En EU-skatt dras och andra avdrag görs från lönen enligt tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen. Lönen är befriad från alla nationella skatter. Löneklassen kan dock ändras i enlighet med den sökandes yrkeserfarenhet. Utöver denna grundlön kan det under vissa förutsättningar tillkomma ytterligare ersättningar.

Europaparlamentet tillämpar en politik för lika möjligheter och välkomnar sökande oberoende av kön, etnicitet, hudfärg, etniskt eller socialt ursprung, genetiska särdrag, språk, religion eller övertygelse, politisk eller annan åskådning, tillhörighet till nationell minoritet, förmögenhet, börd, funktionsnedsättning, ålder, sexuell läggning, civilstånd eller familjesituation.

2. Befattningsbeskrivning

Generaldirektoratet för infrastruktur och logistik (GD INLO) bidrar till att infrastruktur och logistik på Europaparlamentets arbetsorter förvaltas på bästa sätt.

GD INLO ansvarar för följande:

• Den tekniska och administrativa förvaltningen av Europaparlamentets samtliga fastigheter i Bryssel, Luxemburg och Strasbourg samt av förbindelsekontoren i medlemsstaterna.
• De underhålls- och tjänsteenheter som är involverade i driften av fastigheterna.
• Utrustning (inköp, transporter, flytt, postgång, restauranger, butiker etc.) och praktiska arrangemang kring sammanträden.

Logistiksamordnaren har i uppdrag att bistå en enhetschef eller handläggare och att övervaka och samordna ett team.

Under ledning av den ansvariga tjänstemannen och inom ramen för de program och prioriteringar som fastställts av parlamentets organ och deras överordnade ska logistiksamordnaren bland annat utföra följande uppgifter:

• Leda, driva, motivera och samordna ett team av medarbetare för att optimera användningen av personalresurser och samtidigt se till att tjänsten håller hög kvalitet.
• Fastställa prioriteringar, planera arbetet och säkerställa ett arbete av god kvalitet.
• Delta i utarbetandet av instruktioner och riktlinjer, informera om dem och se till att de följs.
• Ha kontakt och samarbeta med motparter i andra direktorat/enheter/avdelningar och med externa motparter.
• Hantera oförutsedda situationer (t.ex. organisera teamet vid frånvaro i sista minuten).
• Företräda enheten vid möten mellan olika avdelningar eller i arbetsgrupper.
• Övervaka det administrativa förfarandet vad gäller fordon (dokument, bilbesiktningar).
• Ansvara, vid behov, för de externa tjänsteleverantörernas chaufförer.
• Säkerställa tjänstens kontinuitet genom att vid behov köra Europaparlamentets fordon för att transportera personer och varor, både i och utanför Europeiska unionen.
• Ansvara för samordningen och organisationen av körningar för ett team bestående av upp till 120 chaufförer, för fördelningen av rutter och för chaufförernas körscheman (utarbeta och hantera chaufförernas arbetsscheman).
• Kontrollera chaufförernas arbetstider.
• Ansvara för samordningen, organisationen och ledningen av flyttningar och för interna och externa gruppers schema (utarbeta och leda planeringen av ett team med högst 50 flyttarbetare).
• Organisera utdelningen av post med ett team på upp till 50 vaktmästare.
• Följa upp beslut och ärenden samt informera de berörda om läget i ärendena.
• Ge råd till och informera sina överordnade, ledamöterna, deras assistenter, parlamentets personal och besökare om sådant som ligger inom samordnarens ansvarsområde.

De avdelningar som skulle kunna rekrytera logistiksamordnare ansvarar främst för följande:

• Transport av personer, huvudsakligen ledamöter och parlamentets personal.
• Rörlighetspolitik och förbindelser med federala, regionala och kommunala myndigheter.
• Flyttningar (för ledamöter, politiska grupper och institutionens personal) i de tre huvudsakliga arbetsorterna och leveranser av lös egendom.
• Transport av utrustning för plenarsammanträdet i Strasbourg och för de politiska gruppernas sammanträden utanför de tre huvudsakliga arbetsorterna.
• Fördelning och förvaltning av arbetsutrymmen.
• Utdelning av post på de tre huvudsakliga arbetsorterna.
• Stöd till tjänsteenheter med ansvar för plenarsammanträdena (GD PRES) och åhörarläktarna (GD LINC) under sammanträdena.

Som logistiksamordnare måste du kunna hantera olika typer av situationer, snabbt och lugnt kunna anpassa dig till nya omständigheter och kommunicera effektivt. Du måste periodvis kunna arbeta intensivt, både självständigt och i grupp, i en multikulturell miljö.

I tjänsten ingår regelbundna tjänsteresor till Europaparlamentets tre arbetsorter samt många interna och externa kontakter.

3. Behörighetskrav

På den sista ansökningsdagen måste du uppfylla följande allmänna och särskilda krav:

a) Allmänna krav

Du måste i enlighet med artikel 28 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen

–          vara medborgare i en av Europeiska unionens medlemsstater,

–          åtnjuta fullständiga medborgerliga rättigheter,

–          ha fullgjort alla skyldigheter enligt gällande värnpliktslagstiftning,

–          uppfylla de skötsamhetskrav som ställs för tjänsteutövningen.

 b) Särskilda krav

i) Meriter och examensbevis

Du ska ha

• ett intyg om högre utbildning,

eller

• gymnasieutbildning, styrkt med avgångsbetyg som ger tillträde till högskoleutbildning, samt minst tre års yrkeserfarenhet inom ett område som är relevant för befattningsbeskrivningen (avsnitt A.2).

Examensbevis måste erkännas av ett officiellt organ i en EU-medlemsstat, till exempel utbildningsministeriet, oavsett om de utfärdats i en medlemsstat eller i ett land utanför EU.

Sökande som har examensbevis som utfärdats i ett land utanför EU måste visa att deras examensbevis är likvärdiga i EU. Mer information om erkännande av kvalifikationer från länder utanför EU hittar du i nätverket Enic-Naric (se webbplats https://www.enic-naric.net/). Uttagningskommittén kommer att ta hänsyn till skillnaderna mellan olika utbildningssystem. I handledningen för sökande hittar du en förteckning med exempel på vilka examensbevis som krävs.

ii) Yrkeserfarenhet

Ingen yrkeserfarenhet krävs. All yrkeserfarenhet som har förvärvats på det område som uttagningsprovet gäller (se förteckningen över arbetsuppgifter under rubriken ”Befattningsbeskrivning”, avsnitt A.2.) är dock meriterande.

iii)     Språkkunskaper

De sökande måste ha fördjupade kunskaper (minst nivå C1) i ett av Europeiska unionens officiella språk (språk 1): bulgariska, danska, engelska, estniska, finska, franska, grekiska, iriska, italienska, kroatiska, lettiska, litauiska, maltesiska, nederländska, polska, portugisiska, rumänska, slovakiska, slovenska, spanska, svenska, tjeckiska, tyska eller ungerska,

och

tillfredsställande kunskaper (minst nivå B2) i engelska eller franska (språk 2). Språk 2 måste vara ett annat än språk 1.

Observera att de miniminivåer som krävs enligt ovan gäller för var och en av de olika språkliga färdigheter (muntlig produktion, skriftlig produktion, läs- och hörförståelse) som avses i ansökningsformuläret. Dessa färdigheter motsvarar de som anges i den gemensamma europeiska referensramen för språk (https://europa.eu/europass/sv/common-european-framework-reference-language-skills)

B. UTTAGNINGSPROVETS OLIKA ETAPPER

Uttagningen baseras på meriter och prov.

1. Tillträde till uttagningsförfarandet

Om du har lämnat in din ansökan

– på angivet sätt enligt avsnitt C, och

– inom utsatt tid enligt avsnitt C,

bedömer uttagningskommittén din ansökan med hänsyn till de särskilda behörighetskraven.

Om du uppfyller de särskilda behörighetskraven kommer uttagningskommittén att låta dig delta i uttagningsförfarandet.

Uttagningskommittén grundar sin bedömning uteslutande på de uppgifter som du lämnat i din ansökan och som styrks genom intyg och liknande handlingar.

2. Utvärdering av kvalifikationer

Uttagningskommittén bedömer dina kvalifikationer utifrån en bedömningsmall som fastställts i förväg och upprättar en förteckning över de 60 bästa sökande som får delta i proven. I de fall då sista platsen upptas av flera personer med samma poängtal låter uttagningskommittén alla dessa personer gå vidare.

Vid bedömningen av dina kvalifikationer beaktar uttagningskommittén särskilt följande, som ska styrkas i ansökan:

• Yrkeserfarenhet från en kundtjänst som är relevant för de arbetsuppgifter som ska utföras.
• Yrkeserfarenhet av att leda ett team.
• Yrkeserfarenhet av att utarbeta dokument eller instruktioner som är relevant för de arbetsuppgifter som ska utföras.
• Yrkeserfarenhet från europeiska eller internationella organisationer eller av en mångkulturell eller internationell miljö.
• Ett intyg/examensbevis från en första hjälpen-utbildning, utfärdat av en godkänd behörig myndighet eller yrkeserfarenhet av personalsäkerhet (evakuering av byggnader, första hjälpen, brandsäkerhet osv.).

Poängsättning: 0–20 poäng.

3. Prov

Skriftligt prov

a) Skriftligt prov på språk 2, uppdelat i flera delar, i syfte att bedöma din förmåga att utföra de arbetsuppgifter som beskrivs i avsnitt A.2 ”Befattningsbeskrivning”.

Provtid: 3 timmar

Poängsättning: 0–40 poäng (minst 20 poäng krävs)

Detta datorbaserade prov kommer att hållas på distans.

De 30 bästa sökande som fått det högsta antalet poäng på de skriftliga proven kommer att kallas till de muntliga proven, förutsatt att de har uppnått kraven för godkänt. I de fall då sista platsen upptas av flera personer med samma poängtal låter uttagningskommittén alla dessa personer gå vidare.

Muntliga prov

b) Intervju med uttagningskommittén på engelska eller franska (språk 2) i syfte att mot bakgrund av uppgifterna i ansökan bedöma din förmåga att utföra de arbetsuppgifter som beskrivs under rubriken A.2. ”Befattningsbeskrivning”. Uttagningskommittén testar också dina kunskaper i det språk 1 som du uppgett i ansökan.

Provtid: 45 minuter.

Poängsättning: 0–40 poäng (minst 20 poäng krävs).

c) Gruppdiskussion eller rollspel på engelska eller franska (språk 2) för att uttagningskommittén ska kunna bedöma, i förhållande till de arbetsuppgifter som beskrivs under rubriken A.2. ”Befattningsbeskrivning”, din anpassnings- och förhandlingsförmåga, din kreativitet och förmåga att fatta beslut samt ditt uppträdande i grupp eller i en given situation.

Provtiden för gruppdiskussionen kommer att fastställas av uttagningskommittén utifrån gruppernas slutliga sammansättning.

Provtiden för rollspelet är högst 20 minuter.

Poängsättning: 0–20 poäng (minst 10 poäng krävs).

Dessa prov kan komma att hållas på distans.

Du kommer att få anvisningar för de skriftliga och muntliga proven i god tid. Proven kommer att äga rum på utsatt dag och tid. Om du inte svarar på en kallelse, om du inte kan nås via e‑post eller om du inte infinner dig till ett prov riskerar du att uteslutas från förfarandet. Du måste följa anvisningarna till punkt och pricka. Om du inte gör det eller agerar i strid med dem kommer du omedelbart att uteslutas från förfarandet.

4. Uppförande på förteckningen över godkända sökande

Uttagningskommittén upprättar en förteckning över godkända sökande som fått de högsta totala poängen på proven såsom anges i avsnitt A.1, ”Allmänt”. De totala poängen inbegriper de poäng som den sökande fått i alla delar av förfarandet (bedömning av kvalifikationer och prov a), b) och c), under förutsättning att de sökande har fått den poäng som krävs för att bli godkänd på varje prov. I de fall då sista platsen upptas av flera personer med samma poängtal förs alla dessa personer upp på förteckningen över godkända sökande. Namnen på de godkända sökande står i bokstavsordning.

Förteckningen över godkända sökande kommer att vara giltig till och med den 31 december 2026. Dess giltighet kan förlängas genom beslut av tillsättningsmyndigheten. Om den förlängs kommer de sökande som finns upptagna på förteckningen att underrättas i god tid.

Du kommer att informeras enskilt om ditt resultat. Förteckningen över godkända sökande kommer att publiceras på Europaparlamentets officiella webbplats.

Om du erbjuds anställning måste du visa upp alla handlingar i original, framför allt examensbevis och arbetsintyg, för att styrka deras äkthet.

Det faktum att du finns med på förteckningen över godkända sökande innebär inte att du har rätt till eller är garanterad anställning.

 C. INLÄMNING AV ANSÖKAN

Anmälningsförfarande

Du måste ansöka via plattformen Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/sv_SV

Läs noga igenom handledningen för sökande till Europaparlamentets uttagningsprov innan du fyller i din ansökan och bifoga relevanta styrkande handlingar.

Sista ansökningsdagen

Sista ansökningsdag är den

19 april 2023 kl. 17.00 (belgisk tid)

Ett mottagningsbevis skickas automatiskt till dig när du har validerat din ansökan.

Vi ser helst att du INTE ringer Europaparlamentet om du har frågor som gäller provet.