KOORDYNATORZY / KOORDYNATORKI USŁUG LOGISTYCZNYCH (AST 1)

Przed zgłoszeniem kandydatury uważnie przeczytaj Przewodnik dla osób biorących udział w konkursach załączony do niniejszego ogłoszenia o konkursie. Przewodnik ten, stanowiący integralną część ogłoszenia o konkursie, pomoże ci zrozumieć zasady odnoszące się do procedur oraz tryb zgłaszania kandydatur.

SPIS TREŚCI

A. OPIS OBOWIĄZKÓW, WARUNKI DOPUSZCZALNOŚCI

B. PRZEBIEG KONKURSU

C. SKŁADANIE KANDYDATUR

ZAŁĄCZNIKI: PRZEWODNIK DLA OSÓB BIORĄCYCH UDZIAŁ W KONKURSACH ORGANIZOWANYCH PRZEZ PARLAMENT EUROPEJSKI

A. OPIS OBOWIĄZKÓW, WARUNKI DOPUSZCZALNOŚCI

1. Uwagi ogólne

Na podstawie art. 29 ust. 1 Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej Parlament Europejski podjął decyzję o przeprowadzeniu konkursu otwartego (AST 1) w celu naboru urzędników do Dyrekcji Generalnej ds. Infrastruktury i Logistyki (DG INLO).

Poszukuje się koordynatorów i koordynatorek usług logistycznych. Docelowa liczba laureatów wynosi 15.

Stanowiska będą zlokalizowane głównie w Brukseli, ale także w Luksemburgu i Strasburgu (miejsca pracy Parlamentu Europejskiego) w zależności od potrzeb służb Parlamentu. Obowiązki mogą wymagać podróży służbowych między miejscami pracy Parlamentu Europejskiego. Koordynatorzy / koordynatorki wyznaczeni(-one) do świadczenia usług transportu osób i towarów mogą być również proszeni(-one) o wyjazdy służbowe poza miejsca pracy Parlamentu Europejskiego.

Nabór nastąpi do grupy zaszeregowania AST 1 pierwszy stopień, a związane z tym wynagrodzenie podstawowe wynosi 3 271,87 EUR miesięcznie. Wynagrodzenie to podlega opodatkowaniu podatkiem wspólnotowym oraz innym odliczeniom przewidzianym w Regulaminie pracowniczym urzędników Unii Europejskiej. Jest ono zwolnione z podatków krajowych. Stopień, na jaki zostaną przyjęci laureaci i laureatki, może jednakże zależeć od ich doświadczenia zawodowego. Ponadto wynagrodzenie podstawowe może być pod pewnymi warunkami powiększone o dodatki.

Parlament Europejski stosuje politykę równości szans i przyjmuje kandydatury bez dyskryminacji ze względu na płeć, rasę, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub społeczne, cechy genetyczne, język, religię lub przekonania, poglądy polityczne i inne, przynależność do mniejszości narodowej, status majątkowy, urodzenie, niepełnosprawność, wiek, orientację seksualną, stan cywilny lub sytuację rodzinną.

2. Opis obowiązków

Dyrekcja Generalna ds. Infrastruktury i Logistyki (DG INLO) przyczynia się do odpowiedniego zarządzania infrastrukturą i logistyką w różnych miejscach pracy Parlamentu Europejskiego.

DG INLO ma za zadanie:

• zarządzać wszystkimi budynkami zajmowanymi przez Parlament Europejski w Brukseli, Luksemburgu i Strasburgu, a także biurami kontaktowymi w państwach członkowskich na szczeblu technicznym i administracyjnym;
• zarządzać usługami wyposażenia oraz usługami związanymi z funkcjonowaniem wspomnianych budynków;
• zarządzać wyposażeniem (zakup, transport, przeprowadzki, poczta elektroniczna, restauracje, sklepy dla personelu itp.) oraz obsługą posiedzeń od strony organizacyjnej.

Zadaniem koordynatora / koordynatorki usług logistycznych będzie wspieranie kierownika(-czki) działu lub administratora(-ki) oraz nadzorowanie i koordynowanie zespołu pracowników.

Pod kierownictwem właściwego urzędnika oraz na podstawie programów i priorytetów określonych przez organy parlamentarne i przełożonych koordynator / koordynatorka usług logistycznych będzie wykonywać zadania wyszczególnione spośród poniższych:

• kierowanie zespołem pracowników, a także prowadzenie, motywowanie i koordynowanie go w celu zoptymalizowania wykorzystania zasobów ludzkich przy jednoczesnym zapewnieniu jakości usług;
• określanie priorytetów, przewidywanie prac, które mają zostać przeprowadzone, zapewnianie odpowiedniego poziomu jakości przeprowadzonych prac;
• udział w sporządzaniu instrukcji i poleceń, ich przekazywanie i monitorowanie ich przestrzegania przez członków zespołu;
• nawiązywanie kontaktów i komunikacja z rozmówcami w innych dyrekcjach / działach / jednostkach oraz z partnerami zewnętrznymi;
• zarządzanie nieprzewidzianymi sytuacjami (np. organizacja zespołu w przypadku nieobecności w ostatniej chwili);
• reprezentowanie działu na posiedzeniach międzyresortowych lub w grupach roboczych;
• nadzorowanie administracyjnych działań następczych związanych z pojazdami (dokumenty, badania przydatności do ruchu drogowego);
• zarządzanie, w stosownych przypadkach, kierowcami usługodawców zewnętrznych;
• zapewnienie ciągłości usług poprzez prowadzenie, w razie potrzeby, pojazdów Parlamentu Europejskiego do przewozu osób i towarów, zarówno w Unii Europejskiej, jak i poza nią;
• koordynowanie, organizowanie podróży i rotacji zespołu liczącego maksymalnie 120 kierowców oraz koordynowanie kursów i rotacji kierowców (sporządzanie rozkładów jazdy i zarządzanie nimi);
• kontrolowanie godzin pracy kierowców;
• koordynowanie, organizowanie i planowanie przeprowadzek i zmian zespołów wewnętrznych i zewnętrznych (sporządzanie i zarządzanie harmonogramem zespołu liczącego maksymalnie 50 osób zajmujących się przeprowadzkami);
• organizowanie dystrybucji poczty przez zespół liczący maksymalnie 50 woźnych;
• podejmowanie działań następczych w związku z decyzjami i dossier oraz informowanie wnioskodawców o stanie prac nad tymi dossier;
• doradzanie i informowanie przełożonych, posłów, ich asystentów, pracowników i odwiedzających Parlament w dziedzinach podlegających jego / jej kompetencjom.

Służby, które mogą zatrudnić koordynatorów / koordynatorki usług logistycznych, są odpowiedzialne głównie za:

• transport osób, głównie posłów i pracowników Parlamentu;
• politykę mobilności i związane z nią stosunki z władzami federalnymi, regionalnymi i gminnymi;
• różne przeprowadzki (posłowie, grupy polityczne i personel Parlamentu) w trzech głównych miejscach pracy oraz dostawy mienia ruchomego;
• transport sprzętu przeznaczonego na sesję plenarną w Strasburgu oraz na posiedzenia grup politycznych poza trzema głównymi miejscami pracy;
• dystrybucję przestrzeni roboczej i zarządzanie nią;
• rozprowadzanie korespondencji w trzech głównych miejscach pracy;
• wsparcie dla służb obsługujących sesję plenarną (DG PRES) i dla galerii (DG LINC) podczas sesji miesięcznych.

Koordynatorzy / koordynatorki usług logistycznych muszą być w stanie zrozumieć sytuacje o różnym charakterze, szybko i spokojnie reagować na zmieniające się okoliczności i skutecznie komunikować się. Muszą regularnie wykazywać gotowość do pracy pod presją, zarówno indywidualnie, jak i w zespole, w wielokulturowym środowisku pracy.

Należy przewidzieć częste wyjazdy do trzech głównych miejsc pracy Parlamentu Europejskiego, a także liczne kontakty wewnętrzne i zewnętrzne.

3. Warunki dopuszczalności

W dniu, w którym upływa termin składania kandydatur, musisz spełniać następujące warunki ogólne i szczególne:

a) Warunki ogólne

Zgodnie z art. 28 Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej musisz:

–          posiadać obywatelstwo jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej;

–          korzystać z pełni praw obywatelskich;

–          mieć uregulowany stosunek do służby wojskowej;

–          spełniać wymogi etyczne niezbędne do wykonywania obowiązków na tym stanowisku.

 b) Warunki szczególne

i) Wymagane tytuły i dyplomy

Musisz posiadać:

• wykształcenie na poziomie pomaturalnym potwierdzone dyplomem

lub

• wykształcenie średnie potwierdzone świadectwem umożliwiające podjęcie studiów wyższych oraz co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe mające związek z charakterem obowiązków (sekcja A.2.).

Dyplomy, niezależnie czy zostały wydane w państwie członkowskim, czy państwie spoza UE, muszą być uznane przez oficjalny organ państwa członkowskiego Unii, jak np. ministerstwo edukacji jednego z państw członkowskich.

Osoby kandydujące posiadające dyplom wydany w państwie spoza Unii muszą dołączyć do zgłoszenia dokument potwierdzający równoważność dyplomów z dyplomami UE. Więcej informacji na temat uznawania kwalifikacji spoza UE można znaleźć w sieciach ENIC-NARIC pod adresem https://www.enic-naric.net/. Komisja konkursowa uwzględnia różnorodność systemów edukacji. W tabeli umieszczonej w Przewodniku dla osób biorących udział w konkursach znajdują się przykłady minimalnego wymaganego poziomu wykształcenia.

ii) Wymagane doświadczenie zawodowe

Nie jest wymagane doświadczenie zawodowe. Jednak doświadczenie zawodowe zdobyte w dziedzinie będącej przedmiotem tego ogłoszenia o konkursie (zob. lista zadań w punkcie „Opis obowiązków”, sekcja A.2.) jest atutem.

iii)     Znajomość języków

Kandydaci i kandydatki muszą posiadać dogłębną znajomość (co najmniej na poziomie C1) jednego z języków urzędowych Unii Europejskiej (język 1): angielski, bułgarski, chorwacki, czeski, duński, estoński, fiński, francuski, grecki, hiszpański, holenderski, irlandzki, litewski, łotewski, maltański, niemiecki, polski, portugalski, rumuński, słowacki, słoweński, szwedzki, węgierski lub włoski;

oraz

zadowalającą znajomość (co najmniej na poziomie B2) języka angielskiego lub francuskiego (język 2). Język 2 musi być językiem innym niż język 1.

Należy zwrócić uwagę, że wymagane powyżej minimalne poziomy mają zastosowanie do każdego obszaru umiejętności językowych (mówienie, pisanie, czytanie, słuchanie), o którym mowa w formularzu zgłoszeniowym. Umiejętności te odpowiadają umiejętnościom określonym w europejskim systemie opisu kształcenia językowego (https://europa.eu/europass/common-european-framework-reference-language-skills).

 B. PRZEBIEG KONKURSU

Konkurs jest organizowany na podstawie świadectw posiadanych kwalifikacji i egzaminów.

1. Dopuszczenie do procedury selekcji

Jeżeli złożyłeś / złożyłaś dokumentację zgłoszeniową:

– zgodnie z wymogami zawartymi w pkt C i

– w terminie przewidzianym w pkt C,

komisja konkursowa przeanalizuje dokumenty pod względem warunków szczegółowych przyjęcia.

Jeżeli spełniasz szczegółowe warunki przyjęcia, komisja konkursowa dopuści cię do procedury selekcji.

Dokonuje tego wyłącznie na podstawie informacji zawartych w formularzu zgłoszenia popartych dokumentami potwierdzającymi.

2. Ocena kwalifikacji

Na podstawie wcześniej określonych kryteriów komisja konkursowa ocenia kwalifikacje osób dopuszczonych do procedury selekcji. 60 najlepszych kandydatów / kandydatek zaprasza się na egzaminy. Komisja konkursowa uwzględni wszystkie osoby, które uzyskały jednakowe wyniki (ex aequo) na ostatnim miejscu.

Podczas oceny kwalifikacji komisja konkursowa bierze pod uwagę w szczególności następujące elementy, które należy uzasadnić w formularzu zgłoszeniowym:

• doświadczenie zawodowe na stanowisku obsługi klienta związane z obowiązkami, które mają być wykonywane;
• doświadczenie zawodowe w nadzorowaniu zespołu;
• doświadczenie zawodowe w sporządzaniu dokumentów lub instrukcji związane z obowiązkami, które mają być wykonywane;
• doświadczenie zawodowe w organizacjach europejskich lub międzynarodowych lub w środowisku wielokulturowym lub międzynarodowym;
• świadectwo / dyplom w dziedzinie pierwszej pomocy wydane przez właściwy upoważniony organ lub doświadczenie zawodowe w dziedzinie bezpieczeństwa osobistego (ewakuacja budynków, pierwsza pomoc, bezpieczeństwo przeciwpożarowe itp.).

Ocena: od 0 do 20 punktów.

3. Egzaminy

Egzamin pisemny

a) Opracowanie pisemne w języku 2, sporządzone na podstawie dokumentacji, mające służyć ocenie zdolności do wykonywania obowiązków opisanych w sekcji A.2. „Opis obowiązków”.

Maksymalny czas trwania egzaminu: 3 godziny.

Ocena: od 0 do 40 punktów (wymagane minimum: 20 punktów).

Egzamin odbędzie się zdalnie z użyciem komputera.

Na egzaminy ustne zostaną zaproszone 30 najlepsze osoby, które otrzymają największą liczbę punktów na egzaminie pisemnym, pod warunkiem uzyskania przez nie wymaganej oceny minimalnej. W stosownym przypadku komisja konkursowa uwzględni wszystkie osoby, które uzyskały jednakowe wyniki (ex aequo) na ostatnim miejscu.

Egzaminy ustne

b) Rozmowa z komisją konkursową w języku angielskim lub francuskim (język 2), umożliwiająca ocenę – przy uwzględnieniu ogółu elementów znajdujących się w dokumentacji – czy posiadasz zdolności do wykonywania obowiązków opisanych w sekcji A.2. „Opis obowiązków”. Komisja konkursowa sprawdzi również język 1 podany w formularzu zgłoszeniowym.

Maksymalny czas trwania egzaminu: 45 minut.

Ocena: od 0 do 40 punktów (wymagane minimum: 20 punktów).

c) Dyskusja w grupie lub gra fabularna w języku angielskim lub francuskim (języku 2), umożliwiająca komisji konkursowej ocenę – w powiązaniu z obowiązkami opisanymi w sekcji A.2. „Opis obowiązków” – twoich zdolności adaptacyjnych, gotowości do negocjacji, kreatywności i zdolności do podejmowania decyzji, a także zachowania w grupie lub w obliczu danej sytuacji.

Czas trwania dyskusji w grupie zostanie określony przez komisję konkursową w zależności od ostatecznego składu grup.

Maksymalny czas trwania gry fabularnej wynosi 20 minut.

Ocena: od 0 do 20 punktów (wymagane minimum: 10 punktów).

Możliwy jest zdalny przebieg tych egzaminów.

W stosownym czasie otrzymasz instrukcje dotyczące egzaminów pisemnych i ustnych. Egzaminy odbędą się określonego dnia i w określonych przedziałach czasowych. Brak odpowiedzi na zaproszenie lub na wiadomość elektroniczną albo niestawienie się na jeden z egzaminów może skutkować wykluczeniem z konkursu. Dokładnie stosuj się do podanych instrukcji. Nieprzestrzeganie instrukcji lub zachowanie niezgodne z instrukcjami spowoduje natychmiastową dyskwalifikację.

4. Lista osób zakwalifikowanych

Komisja konkursowa sporządzi listę osób zakwalifikowanych, które uzyskały najlepsze oceny ogólne w wyniku procedury, jak określono w sekcji A.1. „Uwagi ogólne”. Te oceny ogólne obejmują łączną liczbę punktów uzyskanych podczas całej procedury konkursowej (ocena kwalifikacji i egzaminy a), b) i c)), pod warunkiem że kandydaci i kandydatki uzyskali(-ły) minimalną wymaganą ocenę z każdego egzaminu. Na liście mogą znaleźć się wszystkie osoby, które uzyskały jednakowe wyniki (ex aequo) na ostatnim miejscu. Nazwiska zostaną umieszczone w kolejności alfabetycznej.

Ważność listy osób zakwalifikowanych wygaśnie 31 grudnia 2026 r. Organ powołujący będzie mógł przedłużyć jej ważność. W przypadku przedłużenia ważności listy osoby na nią wpisane zostaną powiadomione w stosownym czasie.

Laureaci i laureatki zostaną indywidualnie poinformowani / poinformowane o uzyskanych wynikach, a lista osób zakwalifikowanych zostanie opublikowana na oficjalnej stronie Parlamentu Europejskiego.

Jeżeli otrzymasz ofertę pracy, musisz przedstawić oryginały wszystkich wymaganych dokumentów do wglądu, w szczególności dyplomów i świadectw pracy.

Wpisanie na listę osób zakwalifikowanych nie stanowi ani prawa, ani gwarancji naboru.

C. SKŁADANIE KANDYDATUR

Tryb zgłaszania kandydatur

Kandydaturę złóż za pośrednictwem platformy Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/pl_PL

Przed wypełnieniem formularza zgłoszenia uważnie przeczytaj Przewodnik dla osób biorących udział w konkursach organizowanych przez Parlament Europejski i załącz odpowiednie dokumenty potwierdzające.

Termin składania kandydatur

Termin składania kandydatur upływa

19 kwietnia 2023 r. o godz. 17.00 (czas brukselski).

Po zatwierdzeniu kandydatury otrzymasz wysłane automatycznie potwierdzenie odbioru.

Kandydaci i kandydatki są proszeni / proszone o NIENAWIĄZYWANIE KONTAKTÓW TELEFONICZNYCH w sprawie konkursu ze służbami Parlamentu Europejskiego.