This website uses cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue we assume that you consent to receive all cookies on all websites.
For further information, please click here >>.

PE/259/S - TILLFÄLLIG ANSTÄLLNING, ADMINISTRATIV OCH TEKNISK ASSISTENT (AST 3)

Ort : Luxemburg
Publication end on external website : 22/11/2021 12:00
Enhet : 08-Direction Générale des infrastructures et de la logistique
Ref. : PE/259/S - ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET TECHNIQUE
Handledningen för sökande :

Allmänt

Innan du ansöker bör du noggrant läsa den handledning för sökande som bifogas detta meddelande om rekrytering.

Handledningen utgör en del av meddelandet om rekrytering och hjälper dig att sätta dig in i reglerna för de uttagningsförfaranden som Europaparlamentet anordnar och hur du ansöker.

 

 

INNEHÅLL

A. BEFATTNINGSBESKRIVNING OCH BEHÖRIGHETSKRAV

B. FÖRFARANDETS GÅNG

C. INLÄMNING AV ANSÖKAN

BILAGA:   HANDLEDNING FÖR SÖKANDE TILL EUROPAPARLAMENTETS UTTAGNINGSFÖRFARANDEN

 

 

A. BEFATTNINGSBESKRIVNING OCH BEHÖRIGHETSKRAV

1. Allmänt

Europaparlamentet har beslutat att inleda förfarandet för tillsättning av en tillfällig tjänst för en assistent (AST 3) vid generaldirektoratet för infrastruktur och logistik, direktoratet för logistik, enheten för kontorstilldelning och flyttjänster.

Den profil som efterfrågas är administrativ och teknisk assistent med ansvar för samordning av alla frågor som rör kontorstilldelning och kontorsbyte för alla användare i Europaparlamentet i Luxemburg.

Anställningsavtalet kommer att ingås utan angivet slutdatum. Rekryteringen sker till lönegrad AST 3, löneklass 1, och grundlönen är 3 841,17 euro i månaden. Lönen omfattas av gemenskapsskatt och andra avdrag enligt anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen. Lönen omfattas inte av någon nationell beskattning. Löneklassen kan  komma att ändras i enlighet med den sökandes arbetslivserfarenhet. Utöver grundlönen kan, enligt särskilda villkor, vissa ersättningar tillkomma.

Europaparlamentet tillämpar en politik för lika möjligheter och välkomnar sökande utan diskriminering på grund av kön, ras, hudfärg, etniskt eller socialt ursprung, genetiska särdrag, språk, religion eller övertygelse, politiska eller andra åsikter, minoritetstillhörighet, ekonomiska tillgångar, börd, funktionsnedsättning, ålder, sexuell läggning, civilstånd eller familjesituation.

Arbetsuppgifter

2. Arbetsbeskrivning

Generaldirektoratet för infrastruktur och logistik (GD INLO) bidrar till att infrastruktur och logistik på Europaparlamentets olika arbetsorter förvaltas på bästa sätt.
GD INLO har som uppdrag att

  • tekniskt och administrativt förvalta Europaparlamentets samtliga fastigheter i Bryssel, Luxemburg och Strasbourg samt förbindelsekontoren i medlemsstaterna,
  • leda de underhålls- och tjänsteenheter som är involverade i driften av fastigheterna samt
  • förvalta utrustning (inköp, transporter, flytt, postgång, restauranger, personalmatsalar, affärer etc.) och sköta praktiska arrangemang inför sammanträden.

Arbetsorten är Luxemburg, och arbetsuppgifterna består i att samordna alla frågor som rör kontorstilldelning och flytt för användarna i Europaparlamentet. Du kommer under ledning av enhetschefen och inom ramen för program och prioriteringar som fastställts av parlamentets organ och ledning att bl.a.

  • förvalta utrymmen och materiella tillgångar, dvs. planera och samordna handläggningen och uppföljningen av begäranden om kontorstilldelning, flyttjänster och möbleringen av kontor för administrationen i Luxemburg och samordningen med alla berörda enheter,
  • övervaka och optimera förvaringsutrymmen för materiel och möbler på de tre arbetsorterna,
  • informera olika tekniska enheter (telekommunikation, flyttjänster) om ändringar i kontorstilldelningen,
  • handlägga begäranden om tekniska åtgärder från enheterna och övervaka uppföljningen.

För tjänsten krävs mycket god organisationsförmåga, samordningsförmåga och initiativförmåga när det gäller att finna genomförbara och kreativa lösningar på begäranden om  lokalförvaltning.   Ingående praktiska kunskaper i logistik och kundservice är mycket viktigt liksom kunskaper i kontorsprogramvara. För tjänsten krävs mycket god kommunikationsförmåga och förmåga att arbeta i grupp. 

Tjänsten kräver frekventa resor till Europaparlamentetsarbetsorter liksom många interna och externa kontakter.

Behörighetskrav

3. Behörighetskrav

På sista ansökningsdagen ska följande krav vara uppfyllda:

(a) Allmänna krav

Du ska i enlighet med artikel 12.2 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen

  • vara medborgare i en av Europeiska unionens medlemsstater,
  • åtnjuta fullständiga medborgerliga rättigheter,
  • ha fullgjort alla skyldigheter enligt gällande värnpliktslagstiftning,
  • uppfylla de skötsamhetskrav som ställs för tjänsteutövningen.

(b) Särskilda krav

(i) Utbildning

Du ska ha

  • en eftergymnasial utbildning styrkt med examensbevis

eller

  • en gymnasieutbildning styrkt med examensbevis som ger tillträde till högre utbildning samt minst tre års yrkeserfarenhet som är relevant för  arbetsuppgifterna

eller

  • en yrkesutbildning eller minst fyra års motsvarande yrkeserfarenhet. Förvaltningen av Europaparlamentets fastigheter kräver kännedom om direktoraten, enheterna och kunderna. Utrustningen som är omfattande och varierande ska verifieras, organiseras och säkerställas.  Yrkeserfarenhet som förvärvats på plats är också användbar, nödvändig och viktig för att säkerställa tjänstens kontinuitet.

Den yrkeserfarenhet som efterfrågas i andra och tredje strecksatsen räknas inte in i den yrkeserfarenhet som krävs enligt A.3.b ii.  

(ii) Yrkeserfarenhet

Du ska, efter att ha erhållit de kvalifikationer eller den yrkeserfarenhet som krävs enligt A.3.b i, ha skaffat dig minst tre års relevant yrkeserfarenhet inom administrativ förvaltning (tilldelning) och teknisk förvaltning (flytt, inredning och underhåll) av lokaler.

(iii) Språkkunskaper

Du ska ha fördjupade kunskaper (minst nivå C1) i ett av Europeiska unionens officiella språk (språk 1): bulgariska, danska, engelska, estniska, finska, franska, grekiska, iriska, italienska, kroatiska, lettiska, litauiska, maltesiska, nederländska, polska, portugisiska, rumänska, slovakiska, slovenska, spanska, svenska, tjeckiska, tyska eller ungerska,

och

tillfredsställande kunskaper (nivå B2) i  engelska eller franska (språk 2).
Språk 2 ska vara ett annat än språk 1.

Observera att ovannämnda miniminivåer omfattar alla de områden (tal, skrift, läsförmåga, hörförståelse) för språkliga kvalifikationer som anges i ansökan. Kvalifikationerna motsvarar de som anges i den Gemensamma europeiska referensramen för språk (https://europa.eu/europass/en/common-european-framework-reference).

Språk 2 (engelska eller franska) för det här uttagningsförfarandet har fastställts i tjänstens intresse med hänsyn till specifika krav för tjänsten. Du ska kunna förstå vilka arbetsuppgifter som ska utföras, handlägga ärenden och kommunicera med interna och externa aktörer liksom med ledningen och kolleger. Alla dessa arbetsuppgifter sker på båda språken.

Du måste följaktligen kunna arbeta och kommunicera effektivt på åtminstone ett av de två språken för att kunna fullgöra dina arbetsuppgifter och för en välfungerande verksamhet.
För att garantera likabehandling måste dessutom alla sökande, även de som har engelska eller franska som första officiella språk, ha tillräckliga kunskaper i ett andra språk, som måste vara det andra av de två språken.

Tillträde till uttagningsförfarandet

B. FÖRFARANDETS GÅNG

Förfarandet bygger på kvalifikationer och prov.

1. Tillträde till uttagningsförfarandet

Om du

  • uppfyller de allmänna kraven, och
  • har lämnat in din ansökan enligt anvisningarna och inom utsatt tid,

kommer uttagningskommittén att pröva din ansökan utifrån de särskilda behörighetskraven.

Om du uppfyller de särskilda behörighetskraven får du delta i uttagningsförfarandet.

Uttagningskommittén grundar sin bedömning uteslutande på de uppgifter som lämnats i ansökan och som styrks genom intyg och liknande handlingar.

Utvärdering av kvalifikationer

2. Utvärdering av kvalifikationer

Uttagningskommittén bedömer de sökandes kvalifikationer enligt en poängskala som fastställts i förväg och upprättar en förteckning över de tolv bästa sökande, som kallas till det skriftliga provet.

Vid bedömningen av kvalifikationerna tar uttagningskommittén särskild hänsyn till följande (som ska styrkas med intyg och liknande handlingar som bifogas ansökningshandlingarna):

  • Yrkeserfarenhet inom övervakning och fördelning av arbetsutrymmen (kontor) i fastigheter på över 30 000 m2.
  • Yrkeserfarenhet inom samordning av planeringsverksamhet (däribland flytt) och särskilt gruppledning.
  • Yrkeserfarenhet inom förvaltning av förtecknad egendom och lager.
  • Erfarenhet som erhållits inom interna eller externa enheter, t.ex. tjänsteleverantörer.
  • Erfarenhet av användning av it-applikationer för förvaltning av utrymmen, lager och flytt.
  • Erfarenheter av internationell och/eller multikulturell miljö.

Poängsättning: 0–20 poäng.

Prov

3. Prov

Skriftligt prov

(a) Skriftligt prov på språk 2 (engelska eller franska) på grundval av ett dokumentunderlag, för att bedöma din förmåga att utföra arbetsuppgifterna i punkt A.2 samt din förmåga att uttrycka dig i skrift.

Provtid: 3 timmar.
Poängsättning: 0–40 poäng (minst 20 poäng krävs).
Provet genomförs online med dator.

De sex bästa sökande med högsta antalet poäng får delta i de muntliga proven, under förutsättning att de uppnått det antal poäng som krävs för godkänt.

Muntliga prov

(b) Intervju med uttagningskommittén på språk 2 (engelska eller franska), i syfte att mot bakgrund av uppgifterna i din ansökan, bedöma din förmåga att utföra arbetsuppgifterna i punkt A.2. Uttagningskommittén kan dessutom komma att pröva de språkkunskaper som du angett i ansökan.

Maximal provtid: 45 minuter.
Poängsättning: 0–40 poäng (minst 20 poäng krävs).

(c) Gruppdiskussion eller rollspel på språk 2 (engelska eller franska) för att uttagningskommittén ska kunna bedöma din anpassnings-, förhandlings- och beslutsförmåga och din kreativa förmåga samt ditt uppträdande i grupp eller i en specifik situation.

Provtiden kommer att fastställas av uttagningskommittén utifrån gruppernas slutliga sammansättning.
Provtiden för rollspelet är högst 20 minuter.
Poängsättning: 0–20 poäng (minst 10 poäng krävs).

Dessa prov kommer att genomföras på distans.

Du kommer att få anvisningar för de skriftliga och muntliga proven i god tid. Proven kommer att hållas vid en specifik tidpunkt och på ett specifikt datum. Om du inte svarar på en kallelse, om du inte är nåbar via e-post eller om du inte infinner dig till ett prov kommer du att uteslutas ur förfarandet. Du måste följa anvisningarna till punkt och pricka.  Om du inte gör det eller bryter mot några regler kommer du omedelbart att uteslutas ur förfarandet.

Förteckning över godkända sökande

4. Förteckning över godkända sökande

I förteckningen över godkända sökande upptas i rangordning namnen på de tre sökande som fått det högsta sammanlagda antalet poäng i förfarandet (bedömning av kvalifikationer och prov) och som uppnått det antal poäng som krävs för godkänt i vart och ett av proven.

Du kommer att få skriftligt besked om dina resultat.

Förteckningen över godkända sökande kommer att publiceras på Europaparlamentets intranät.

Förteckningen över godkända sökande kommer att vara giltig till och med den 31 december 2025. Giltighetstiden kan förlängas genom beslut av tillsättningsmyndigheten. I så fall underrättas de sökande som finns upptagna på förteckningen i god tid om detta.

Om du erbjuds en anställning måste du visa upp alla handlingar i original för att styrka deras äkthet, däribland dina examensbevis och arbetsintyg.

Att stå med på en förteckning över godkända sökande utgör ingen rättighet till eller garanti för anställning.

Inlämning av ansökan

C. INLÄMNING AV ANSÖKAN

För att ansöka måste du ha ett konto på plattformen https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/sv_SV. Du kan bara ha ETT konto. För ansökan klicka på fliken Apply online i slutet av sidan.

Läs noga igenom handledningen för sökande till Europaparlamentets uttagningsförfaranden innan du fyller i ansökan och bifoga relevanta styrkande handlingar.

Sista ansökningsdag

Sista dag för inlämning av ansökan är den

22 november 2021 kl. 12.00, lokal tid i Luxemburg.

Ett mottagningsbevis skickas automatiskt till dig när du har validerat din ansökan.

 

Vi ber dig att INTE RINGA och ställa frågor om tidsplanen.