This website uses cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue we assume that you consent to receive all cookies on all websites.
For further information, please click here >>.

PE/259/S - PRACOWNIK TYMCZASOWY, ASYSTENT(KA) ADMINISTRACYJNY(-A) I TECHNICZNY(-A) (AST 3)

Miejsce : Luksemburg
Koniec publikacji na zewnętrznej stronie internetowej : 22/11/2021 12:00
Dział : 08-Direction Générale des infrastructures et de la logistique
Ref. : PE/259/S - ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET TECHNIQUE
Przewodnik dla kandydatów :

Uwagi ogólne

Przed zgłoszeniem kandydatury przeczytaj uważnie przewodnik dla kandydatów załączony do niniejszego ogłoszenia o naborze.

Przewodnik ten, stanowiący integralną część ogłoszenia o naborze, pomaga zrozumieć zasady odnoszące się do procedur oraz tryb zgłaszania kandydatur.

 

 

SPIS TREŚCI

A. OPIS OBOWIĄZKÓW I WARUNKI DOPUSZCZALNOŚCI

B. PROCEDURA

C. SKŁADANIE KANDYDATUR

ZAŁĄCZNIK: PRZEWODNIK DLA KANDYDATÓW BIORĄCYCH UDZIAŁ W PROCEDURACH NABORU ORGANIZOWANYCH PRZEZ PARLAMENT EUROPEJSKI

 

 

A. OPIS OBOWIĄZKÓW I WARUNKI DOPUSZCZALNOŚCI

1. Uwagi ogólne

Parlament Europejski podjął decyzję o rozpoczęciu procedury naboru na stanowisko pracownika tymczasowego (AST 3) w Dyrekcji Generalnej ds. Infrastruktury i Logistyki, Dyrekcja ds. Logistyki, Dział ds. Przydziału Biur i Przeprowadzek.

Poszukuje się asystenta(-ki) administracyjnego(-j) i technicznego(-j) odpowiedzialnego(-j) za koordynację wszystkich kwestii dotyczących przydziału biur i przeprowadzek na potrzeby wszystkich użytkowników z Parlamentu Europejskiego w Luksemburgu.

Umowa zostanie zawarta na czas nieokreślony. Nabór nastąpi do grupy zaszeregowania AST 3 pierwszy stopień; wynagrodzenie podstawowe wynosi 3841,17 EUR miesięcznie. Wynagrodzenie to podlega opodatkowaniu wspólnotowemu oraz innym odliczeniom przewidzianym w warunkach zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Jest ono zwolnione z podatków krajowych. Stopień, do którego wybrani(-e) kandydaci(-tki) zostaną zaszeregowani(-e) przy zatrudnieniu, może zostać dostosowany w zależności od ich doświadczenia zawodowego. Ponadto wynagrodzenie podstawowe uzupełniają pod pewnymi warunkami różne dodatki.

Parlament Europejski stosuje politykę równości szans i przyjmuje kandydatury bez dyskryminacji ze względu na płeć, rasę, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub społeczne, cechy genetyczne, język, religię lub przekonania, poglądy polityczne i inne, przynależność do mniejszości narodowej, status majątkowy, urodzenie, niepełnosprawność, wiek, orientację seksualną, stan cywilny lub sytuację rodzinną.

Obowiązki

2. Opis obowiązków

Dyrekcja Generalna ds. Infrastruktury i Logistyki (DG INLO) przyczynia się do należytego zarządzania infrastrukturą i logistyką w różnych miejscach pracy Parlamentu Europejskiego.
Do zadań DG INLO należy:

  • zarządzanie techniczne i administracyjne wszystkimi budynkami zajmowanymi przez Parlament Europejski w Brukseli, Luksemburgu i Strasburgu, a także przez biura kontaktowe w państwach członkowskich;
  • zarządzanie usługami wyposażenia oraz usługami związanymi z funkcjonowaniem wspomnianych budynków;
  • zarządzanie wyposażeniem (zakup, transport, przeprowadzki, poczta, restauracje, sklepy dla personelu itp.) oraz obsługą posiedzeń od strony organizacyjnej.

Zatrudniona osoba będzie pracować w Luksemburgu i będzie uczestniczyć w koordynowaniu wszystkich kwestii dotyczących przydziału biur i związanych z tym przeprowadzek na potrzeby wszystkich użytkowników z Parlamentu Europejskiego. Zadania wykonywane pod zwierzchnictwem kierownika(-czki) działu i w ramach programów i priorytetów określonych przez organy parlamentarne i hierarchię będą obejmować w szczególności:

  • zarządzanie przestrzenią i zasobami materialnymi: planowanie i koordynowanie rozpatrywania wniosków o przydział biur i działań następczych, przeprowadzek, wyposażenia biur w meble dla administracji w Luksemburgu oraz koordynacja ze wszystkimi zainteresowanymi służbami;
  • nadzorowanie i optymalizacja przestrzeni magazynowej na urządzenia i meble w trzech miejscach pracy;
  • informowanie różnych służb technicznych (telekomunikacja, dział usług przewozowych) o zmianach w przydziale biur;
  • przyjmowanie wniosków o interwencję techniczną ze strony służb i reagowanie na nie.

Wykonywanie tych zadań wymaga ponadto doskonałych umiejętności organizacyjnych, koordynacji i inicjatywy w celu znajdowania realnych i kreatywnych rozwiązań w odpowiedzi na wnioski dotyczące zarządzania przestrzenią. Niezbędna jest dogłębna praktyczna wiedza w zakresie logistyki i obsługi klienta, a także znajomość oprogramowania biurowego. Stanowisko wymaga bardzo dobrych umiejętności komunikacyjnych i zdolności do pracy w zespole. 

Należy mieć na uwadze częste wyjazdy służbowe do miejsc pracy Parlamentu Europejskiego oraz liczne kontakty wewnątrz instytucji i poza nią.

Warunki przyjęcia

3. Warunki przyjęcia

W dniu, w którym upływa termin składania kandydatur, musisz spełniać następujące warunki:

(a) Warunki ogólne

Zgodnie z art. 12.2 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej należy w szczególności:

  • posiadać obywatelstwo jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej;
  • korzystać z pełni praw obywatelskich,
  • mieć uregulowany stosunek do służby wojskowej,
  • gwarantować etyczną postawę niezbędną do pełnienia obowiązków na danym stanowisku.

(b) Warunki szczegółowe

(i) Wymagane tytuły i dyplomy

Musisz posiadać:

  • wykształcenie wyższe potwierdzone dyplomem

lub

  • wykształcenie średnie, potwierdzone dyplomem dającym prawo do ubiegania się o przyjęcie na studia wyższe, oraz co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie bezpośrednio związanej z zakresem obowiązków

lub

  • wykształcenie zawodowe lub czteroletnie doświadczenie zawodowe równorzędnego szczebla. Zarządzanie budynkami zajmowanymi przez Parlament Europejski wymaga znajomości dyrekcji, służb i klientów. Ponadto wymaga ono weryfikacji, organizacji i zabezpieczenia licznych i zróżnicowanych urządzeń. Doświadczenie zawodowe zdobyte w terenie jest również przydatne, niezbędne i ważne dla zapewnienia ciągłości świadczenia usług.

Doświadczenie zawodowe wymagane w tiret drugim i trzecim nie będzie brane pod uwagę przy ocenie doświadczenia zawodowego, o którym mowa w części A.3 lit. b) pkt ii).        

(ii) Wymagane doświadczenie zawodowe

Musisz posiadać, po uzyskaniu kwalifikacji lub doświadczenia zawodowego, o których mowa w części A.3 lit. b) pkt i), odpowiednie co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie zarządzania administracyjnego (przydział biur) oraz technicznego (przeprowadzki, zagospodarowanie i konserwacja) pomieszczeniami.

(iii) Znajomość języków

Musisz posiadać gruntowną znajomość (poziom C1) jednego z języków urzędowych Unii Europejskiej (język 1): angielskiego, bułgarskiego, chorwackiego, czeskiego, duńskiego, estońskiego, fińskiego, francuskiego, greckiego, hiszpańskiego, irlandzkiego, litewskiego, łotewskiego, maltańskiego, niderlandzkiego, niemieckiego, polskiego, portugalskiego, rumuńskiego, słowackiego, słoweńskiego, szwedzkiego, węgierskiego lub włoskiego,

oraz

zadowalającą znajomość (poziom B2) języka angielskiego lub francuskiego (język 2).
Język 2 musi być językiem innym niż język 1.

Uwaga: określone powyżej minimalne poziomy znajomości języków odnoszą się do każdej umiejętności językowej (mówienie, pisanie, czytanie i słuchanie), o której mowa w formularzu wniosku. Umiejętności te odpowiadają umiejętnościom określonym w europejskim systemie opisu kształcenia językowego (https://europa.eu/europass/pl/common-european-framework-reference).

Informuje się kandydatów(-ki), że języki 2 (angielski i francuski) wybrane do celów niniejszej procedury selekcji zostały określone zgodnie z interesem służby, który wymaga niezbędnych kwalifikacji ze względu na charakter obowiązków. Zatrudniona osoba musi być w stanie zrozumieć zadania do wykonania, zapoznać się z dokumentami i skutecznie porozumiewać się z podmiotami wewnętrznymi i zewnętrznymi, a także z przełożonymi i współpracownikami. Wszystkie te zadania wykonuje się w dwóch językach.

W związku z tym, aby wykonywać zadania i przyczyniać się do właściwego funkcjonowania służb, zatrudniona osoba musi być w stanie skutecznie pracować i porozumiewać się w co najmniej jednym z tych dwóch języków.
Ponadto, w trosce o równość traktowania, nawet jeśli ich pierwszym językiem jest jeden z tych dwóch języków urzędowych, kandydaci(-tki) muszą w zadowalającym stopniu znać również drugi z tych języków.

Dopuszczenie do procedury selekcji

B. PROCEDURA

Procedura jest organizowana na podstawie kwalifikacji i egzaminów.

1. Dopuszczenie do procedury selekcji

Jeżeli

  • spełniasz warunki ogólne przyjęcia oraz
  • twój wniosek został złożony zgodnie z wymogami i w przewidzianym terminie,

komisja kwalifikacyjna przeanalizuje twoje dokumenty pod względem szczegółowych warunków przyjęcia.

Komisja kwalifikacyjna dopuści do procedury selekcji kandydatów(-tki), którzy(-re) spełniają warunki szczególne dopuszczenia.

Komisja podejmuje decyzję wyłącznie na podstawie informacji zawartych w formularzu zgłoszenia i popartych dokumentami potwierdzającymi.

Ocena kwalifikacji

2. Ocena kwalifikacji

Komisja kwalifikacyjna na podstawie wcześniej określonej siatki ewaluacyjnej ocenia kwalifikacje kandydatów(-ek) dopuszczonych do procedury selekcji i sporządza listę 12 najlepszych kandydatów(-ek), którzy(-e) zostaną zaproszeni(-one) na egzaminy pisemne.

Podczas oceny kwalifikacji kandydatów(-ek) komisja kwalifikacyjna uwzględni w szczególności następujące elementy poparte dokumentami potwierdzającymi dołączonymi do formularza zgłoszenia:

  • doświadczenie zawodowe w zakresie monitorowania i przydziału miejsc pracy (biur) w budynkach o powierzchni powyżej 30 tys. m²;
  • doświadczenie zawodowe w koordynowaniu działań związanych z zagospodarowaniem (w tym przeprowadzkami), a w szczególności w zarządzaniu zespołem;
  • doświadczenie zawodowe w zarządzaniu towarami i zapasami podlegającymi inwentaryzacji;
  • doświadczenie we współpracy z jednostkami wewnętrznymi lub zewnętrznymi, np. z usługodawcami;
  • doświadczenie w korzystaniu z aplikacji informatycznych związanych z zarządzaniem przestrzenią, zapasami i przeprowadzkami;
  • doświadczenie w pracy w środowisku międzynarodowym lub wielokulturowym.

Ocena: 0–20 punktów.

Egzaminy

3. Egzaminy

Egzamin pisemny

(a) Opracowanie pisemne w języku 2 (angielskim lub francuskim) sporządzone na podstawie dokumentacji, mające sprawdzać twoją zdolność do wykonywania zadań opisanych w części A.2, a także umiejętność wypowiadania się na piśmie.

Czas trwania egzaminu: 3 godziny.
Ocena: 0–40 punktów (wymagane minimum: 20 punktów).
Egzamin ten odbędzie się zdalnie z użyciem komputera.

Na egzaminy ustne zostanie zaproszonych 6 najlepszych kandydatów(-ek) o najwyższej liczbie punktów zdobytych na egzaminie pisemnym, pod warunkiem uzyskania wymaganej oceny minimalnej.

Egzaminy ustne

(b) Rozmowa z komisją kwalifikacyjną w języku 2 (angielskim lub francuskim), umożliwiająca ocenę – przy uwzględnieniu ogółu elementów znajdujących się w dokumentacji – zdolności kandydatów(-ek) do wykonywania zadań opisanych w części A.2. Komisja kwalifikacyjna może podjąć decyzję o sprawdzeniu znajomości języków wymienionych w formularzu zgłoszenia.

Maksymalny czas trwania egzaminu: 45 minut.
Ocena: 0–40 punktów (wymagane minimum: 20 punktów).

(c) Dyskusja w grupie lub gra fabularna w języku 2 (angielskim lub francuskim) umożliwiająca komisji kwalifikacyjnej ocenę zdolności adaptacyjnych, gotowości do negocjacji, kreatywności i zdolności podejmowania decyzji, a także zachowania w grupie lub w danej sytuacji.

Czas trwania dyskusji w grupie zostanie określony przez komisję kwalifikacyjną w zależności od ostatecznego składu grup.
Maksymalny czas trwania gry fabularnej wynosi 20 minut.
Ocena: 0–20 punktów (wymagane minimum: 10 punktów).

Egzaminy te będą organizowane zdalnie.

W stosownym czasie otrzymasz instrukcje dotyczące egzaminów pisemnych i ustnych. Egzaminy odbędą się określonego dnia i w określonych przedziałach czasowych. Brak odpowiedzi na zaproszenie lub na wiadomość wysłaną pocztą elektroniczną, bądź niestawienie się na jeden z egzaminów, oznacza dyskwalifikację. Stosuj się dokładnie do podanych instrukcji. Nieprzestrzeganie instrukcji lub zachowanie niezgodne z instrukcjami spowoduje natychmiastową dyskwalifikację.

Lista osób zakwalifikowanych

4. Lista osób zakwalifikowanych

Na liście osób zakwalifikowanych znajdą się – według kolejności uzyskanych wyników – nazwiska 3 kandydatów(-ek), którzy(-e) otrzymali(-ły) najwyższą liczbę punktów ogółem w całej procedurze (ocena kwalifikacji i egzaminy) oraz minimalną wymaganą liczbę punktów na każdym z egzaminów.

Poinformujemy cię pisemnie o uzyskanych wynikach.

Lista osób zakwalifikowanych zostanie opublikowana na stronie intranetowej Parlamentu Europejskiego.

Lista osób zakwalifikowanych traci ważność z dniem 31 grudnia 2025 r. Organ powołujący będzie mógł przedłużyć jej ważność. W przypadku przedłużenia ważności listy kandydaci(-tki) wpisani(-e) na nią zostaną powiadomieni(-one) w stosownym czasie.

Osoby, którym zostanie zaoferowane zatrudnienie, będą musiały przedstawić celem poświadczenia oryginały wszystkich wymaganych dokumentów, w tym dyplomów i świadectw pracy.

Wpisanie na listę osób zakwalifikowanych nie stanowi ani prawa, ani gwarancji naboru.

Składanie kandydatur

C. SKŁADANIE KANDYDATUR

Aby dokonać zgłoszenia, musisz posiadać konto na platformie Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/pl_PL. Możesz założyć tylko JEDNO konto. W tym celu należy kliknąć na zakładkę „Złóż zgłoszenie online” na dole strony.

Przed wypełnieniem formularza zgłoszenia należy dokładnie zapoznać się z Przewodnikiem dla kandydatów biorących udział w procedurach naboru organizowanych przez Parlament Europejski.

Termin składania kandydatur

Termin składania kandydatur upływa

22 listopada 2021 r. o godz. 12.00 (w południe) czasu luksemburskiego.

Po zatwierdzeniu formularza zgłoszeniowego otrzymasz automatycznie potwierdzenie odbioru.

 

Proszę NIE TELEFONOWAĆ w sprawie harmonogramu prac.