PE/259/S - AGENTE TEMPORANEO , ASSISTENTE AMMINISTRATIVO/A E TECNICO/A (AST 3)

2. Natura delle funzioni

La Direzione generale delle Infrastrutture e della logistica (DG INLO) contribuisce alla corretta gestione delle infrastrutture e della logistica nei diversi luoghi di lavoro del Parlamento europeo.
La missione della DG INLO include:

• gestire l'insieme degli edifici occupati dal Parlamento europeo a Bruxelles, Lussemburgo e Strasburgo e gli uffici di collegamento negli Stati membri a livello tecnico e amministrativo;
• gestire i servizi addetti alle attrezzature e alle prestazioni inerenti al funzionamento di detti edifici;
• gestire le attrezzature (acquisti, trasporti, traslochi, messaggeria, ristorazione, punti di vendita, ecc.) nonché l'organizzazione pratica delle riunioni.

In servizio a Lussemburgo, la persona assunta contribuirà al coordinamento di tutte le questioni legate alla ripartizione degli uffici e ai traslochi per tutti gli utenti del Parlamento europeo. Eseguiti sotto l'autorità del o della capo unità e nel contesto dei programmi e delle priorità definiti dagli organi parlamentari e dalla struttura gerarchica, i compiti consisteranno, in particolare, in:

• gestire gli spazi e i beni materiali: pianificazione e coordinamento delle attività di trattamento e seguito delle richieste di assegnazione degli uffici, trasloco e arredamento degli uffici dell'amministrazione a Lussemburgo, e il coordinamento con tutti i servizi interessati;
• monitorare e ottimizzare i locali per il deposito di materiale e mobilio nei tre luoghi;
• informare i diversi servizi tecnici (telecomunicazioni, traslocatori) di modifiche nell'attribuzione degli uffici;
• trattare le richieste d'intervento tecnico dei servizi e assicurarne il seguito.

L'esercizio di tali mansioni richiede inoltre eccellenti capacità di organizzazione, di coordinamento e di iniziativa per trovare soluzioni praticabili e creative alle richieste di gestione dei locali. Sono essenziali una conoscenza pratica approfondita della logistica e dell'assistenza ai clienti nonché una conoscenza dei software per ufficio. Questa funzione richiede ottime doti di comunicazione e capacità a lavorare in squadra.

Occorre prevedere missioni frequenti nei luoghi di lavoro del Parlamento europeo nonché numerosi contatti interni ed esterni.

3. Requisiti di ammissione

Alla data di scadenza del termine utile per la presentazione delle candidature, i candidati devono soddisfare i seguenti requisiti:

a) Requisiti generali

Come previsto dall'articolo 12.2 del Regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea, occorre in particolare:

• essere cittadini di uno degli Stati membri dell'Unione europea,
• godere dei diritti politici;
• essere in regola con le leggi applicabili in materia di obblighi militari,
• offrire le garanzie di moralità richieste per le funzioni da svolgere.

b) Requisiti specifici

i) Titoli e diplomi richiesti

I candidati devono disporre di:

• un livello di istruzione superiore attestato da un diploma

o

• un livello di istruzione secondario attestato da un diploma che dia accesso all'istruzione superiore e un'esperienza professionale di almeno tre anni in relazione diretta con la natura delle mansioni da svolgere

o

• una formazione professionale o un'esperienza professionale di pari livello di quattro anni. La gestione degli edifici occupati dal Parlamento europeo richiede una conoscenza delle direzioni, dei servizi e dei clienti. Occorre inoltre verificare, organizzare e garantire le numerose e differenti attrezzature. Tale esperienza professionale, maturata sul campo, è inoltre utile, necessaria e importante per garantire la continuità del servizio.

L'esperienza professionale di cui al secondo e al terzo trattino non sarà presa in considerazione ai fini della valutazione dell'esperienza professionale di cui al punto A.3. b) ii).

ii) Esperienza professionale richiesta

I candidati devono aver maturato, successivamente alle qualifiche o all'esperienza professionale di cui al punto A.3. b) i), un'esperienza professionale adeguata di una durata minima di tre anni nella gestione amministrativa (attribuzioni) e tecnica (traslochi, allestimento e manutenzione) di locali.

iii) Conoscenze linguistiche

I candidati devono essere in possesso di una conoscenza approfondita (livello C1) di una lingua ufficiale dell'Unione europea (lingua 1): bulgaro, ceco, croato, danese, estone, finlandese, francese, greco, inglese, irlandese, italiano, lettone, lituano, maltese, olandese, polacco, portoghese, rumeno, slovacco, sloveno, spagnolo, svedese, tedesco o ungherese,

e

di una conoscenza soddisfacente (livello B2) della lingua francese o inglese (lingua 2).
La lingua 2 deve essere diversa dalla lingua 1.

Si noti che i livelli minimi sopraindicati si applicano a ciascuna competenza linguistica (espressione orale, espressione scritta, comprensione orale e comprensione scritta) menzionata nell'atto di candidatura. Tali competenze rispecchiano quelle del Quadro europeo comune di riferimento per le lingue (https://europa.eu/europass/it/common-european-framework-reference).

Si informano i candidati che l'opzione della lingua 2 (francese o inglese) della presente procedura di selezione è stata definita in base all'interesse del servizio, che prevede qualifiche richieste in ragione delle mansioni da svolgere. La persona assunta deve essere in grado di capire i compiti da svolgere, di trattare i fascicoli e di comunicare efficacemente con gli interlocutori esterni e interni nonché con i superiori gerarchici e i colleghi. L'insieme di tali compiti viene eseguito nelle due lingue.

Pertanto, per svolgere i compiti e contribuire al corretto funzionamento del servizio, la persona assunta deve essere in grado di lavorare e di comunicare efficacemente in almeno una di queste due lingue.
Inoltre, per garantire la parità di trattamento, ciascun/a candidato/a, anche se ha una di queste due lingue come prima lingua ufficiale, è tenuto/a ad avere una conoscenza soddisfacente di una seconda lingua, che deve essere l'altra di queste due lingue.

B. PROCEDURA

La procedura è organizzata per titoli e prove.

1. Ammissione alla procedura di selezione

Se i candidati

• soddisfano i requisiti generali di ammissione e
• hanno presentato il proprio fascicolo secondo le modalità ed entro i termini previsti,

il comitato di selezione esaminerà il loro fascicolo tenendo conto dei requisiti specifici di ammissione.

Se i candidati soddisfano i requisiti specifici di ammissione, il comitato di selezione li ammetterà alla procedura di selezione.

Esso si attiene a tal fine esclusivamente alle dichiarazioni figuranti nell'atto di candidatura comprovate da documenti giustificativi.

2. Valutazione delle qualifiche

Il comitato di selezione procede, sulla base di una griglia di valutazione prefissata, alla valutazione delle qualifiche dei candidati ammessi alla procedura di selezione e stabilisce un elenco dei 12 migliori candidati, che saranno invitati alla prova scritta.

In sede di valutazione delle qualifiche dei candidati, il comitato di selezione terrà conto, in particolare, degli elementi seguenti da giustificare nell'atto di candidatura:

• esperienza professionale nel monitoraggio e nell'assegnazione di spazi di lavoro (uffici) in edifici dotati di una superficie superiore ai 30 000 m2;
• esperienza professionale nel coordinamento di attività di allestimento (compresi traslochi) e in particolare nella gestione d'équipe;
• esperienza professionale nella gestione di beni inventariati e depositi;
• esperienza maturata con entità interne o esterne, ad esempio fornitori;
• esperienza maturata nell'utilizzo di applicazioni informatiche per la gestione di spazi, depositi e traslochi;
• esperienza maturata in un ambiente internazionale e/o multiculturale.

Punteggio: da 0 a 20 punti.

3. Prove

Prova scritta

a) Prova redazionale nella lingua 2 (francese o inglese), sulla base di un fascicolo, destinata a valutare la capacità dei candidati di svolgere le funzioni indicate al punto A.2, nonché le loro capacità di redazione.

Durata della prova: 3 ore
Punteggio: da 0 a 40 punti (punteggio minimo richiesto: 20 punti)
La prova sarà organizzata a distanza su computer.

I 6 migliori candidati che avranno ottenuto il punteggio più alto alla prova scritta saranno invitati a sostenere le prove orali, purché abbiano ottenuto il punteggio minimo richiesto.

Prove orali

b) Colloquio con il comitato di selezione nella lingua 2 (francese o inglese), atto a valutare, tenuto conto di tutti gli elementi figuranti nel fascicolo di candidatura, l'attitudine dei candidati a esercitare le funzioni di cui al punto A.2. Il comitato di selezione potrà decidere di verificare le competenze linguistiche dei candidati indicate nell'atto di candidatura.

Durata massima della prova: 45 minuti.
Punteggio: da 0 a 40 punti (punteggio minimo richiesto: 20 punti).

c) Prova di discussione di gruppo o gioco di ruolo nella lingua 2 (francese o inglese), al fine di consentire al comitato di selezione di valutare la capacità di adattamento, le attitudini negoziali, la creatività, la capacità di decisione e il comportamento dei candidati all'interno di un gruppo o in una determinata situazione.

La durata della prova di discussione di gruppo sarà definita dal comitato di selezione in funzione della composizione definitiva dei gruppi.
La durata massima della prova di gioco di ruolo è di 20 minuti.
Punteggio: da 0 a 20 punti (punteggio minimo richiesto: 10 punti).

Le prove saranno organizzate a distanza.

I candidati riceveranno a tempo debito le istruzioni relative alle prove scritte e orali. Le prove sono previste in un giorno e a un'ora precisi. I candidati che non rispondano a una convocazione, che non siano raggiungibili per posta elettronica o che non si presentino a una prova saranno squalificati. Le istruzioni impartite dovranno essere seguite alla lettera. Il mancato rispetto delle istruzioni o un comportamento non conforme alle stesse comporterà la squalifica immediata del candidato interessato.

4. Iscrizione nell'elenco di idoneità

Sono iscritti nell'elenco di idoneità, in ordine di merito, i nominativi dei 3 candidati che abbiano ottenuto il punteggio più alto nell'insieme della procedura (valutazione delle qualifiche e prove) e che abbiano raggiunto la soglia minima richiesta in ciascuna prova.

I candidati saranno informati individualmente per iscritto dei risultati ottenuti.

L'elenco di idoneità sarà pubblicato sul sito Intranet del Parlamento europeo.

La validità dell'elenco di idoneità giungerà a scadenza il 31 dicembre 2025 e potrà essere prorogata mediante decisione dell'autorità investita del potere di nomina. In tal caso, i vincitori iscritti nell'elenco saranno informati in tempo utile.

I candidati ai quali verrà offerto un impiego dovranno presentare, a fini di certificazione, gli originali di tutti i documenti richiesti, in particolare dei diplomi e degli attestati di lavoro.

Il fatto di figurare in un elenco di idoneità non costituisce né un diritto né una garanzia di assunzione.

C. PRESENTAZIONE DELLE CANDIDATURE

Per presentare la propria candidatura è necessario disporre di un account sulla piattaforma Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/it_IT. Si può disporre di UN SOLO account. A tal fine, occorre cliccare su "Candidatura online", che si trova alla fine della pagina.

Si invita a leggere con attenzione la guida per i candidati alle procedure di selezione organizzate dal Parlamento europeo prima di compilare l'atto di candidatura e a trasmettere i documenti giustificativi pertinenti.

Data limite di presentazione delle candidature

Il termine per la presentazione delle candidature è fissato al:

22 novembre 2021 alle 12.00 (mezzogiorno), ora di Lussemburgo.

Ai candidati sarà inviato un avviso automatico di avvenuta ricezione al momento della convalida dell'atto di candidatura.

Si invita a NON TELEFONARE per ottenere informazioni sul calendario dei lavori.