This website uses cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue we assume that you consent to receive all cookies on all websites.
For further information, please click here >>.

PE/259/S - IDEIGLENES ALKALMAZOTT, ADMINISZTRATÍV ÉS TECHNIKAI ASSZISZTENS (AST 3)

Hely : Luxemburg
Publication end on external website : 22/11/2021 12:00
Szervezeti egység : 08-Direction Générale des infrastructures et de la logistique
Ref. : PE/259/S - ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET TECHNIQUE
Útmutató a pályázóknak :

Általános követelmények

Kérjük, hogy a pályázat benyújtása előtt figyelmesen olvassa el a pályázóknak szóló útmutatót, amely ezen álláshirdetés mellékletében szerepel.

Ez az útmutató az álláshirdetés szerves részét képezi, és segítségére lesz az eljárásokra vonatkozó szabályok és a pályázattal kapcsolatos részletek megértésében.

 

 

TARTALOMJEGYZÉK

A. A MUNKAKÖR LEÍRÁSA ÉS BETÖLTÉSÉNEK FELTÉTELEI

B. AZ ELJÁRÁS MENETE

C. A JELENTKEZÉS BENYÚJTÁSA

MELLÉKLET: ÚTMUTATÓ AZ EURÓPAI PARLAMENT ÁLTAL SZERVEZETT KIVÁLASZTÁSI ELJÁRÁSOKBAN RÉSZT VEVŐ PÁLYÁZÓK SZÁMÁRA

 

 

A. A MUNKAKÖR LEÍRÁSA ÉS BETÖLTÉSÉNEK FELTÉTELEI

1. Általános tájékoztatás

Az Európai Parlament az Infrastrukturális és Logisztikai Főigazgatóság Logisztikai Igazgatóságának Irodaelosztási és Költöztetési Osztályán belül egy adminisztratív és technikai asszisztensi ideiglenes alkalmazotti állás (AST 3) betöltésére irányuló eljárás megindításáról határozott.

Az adminisztratív és technikai asszisztens felel az irodák elosztásához és a költöztetésekhez kapcsolódó valamennyi kérdés koordinálásáért az Európai Parlament luxembourgi épületeinek valamennyi használója tekintetében

A munkaszerződés határozatlan időre szól. A felvétel az AST 3 besorolási fokozat első fizetési fokozatába történik, 3841,17 EUR/hó összegű alapilletménnyel. Ezt az illetményt közösségi adó és az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételekben meghatározott más levonások terhelik; Az illetmény mentes a nemzeti adózás alól. A pályázó felvétele – szakmai tapasztalatától függően – történhet magasabb fizetési fokozatba is. Az alapilletményt ezen túlmenően bizonyos feltételek mellett pótlékok egészítik ki.

Az Európai Parlament az esélyegyenlőség politikáját alkalmazza, és a pályázatok elfogadásakor nem tesz semmilyen – nemen, fajon, bőrszínen, etnikai vagy társadalmi származáson, genetikai tulajdonságokon, nyelven, valláson vagy meggyőződésen, politikai vagy más nézeteken, nemzeti kisebbséghez tartozáson, vagyoni helyzeten, születésen, fogyatékosságon, életkoron, szexuális irányultságon, családi állapoton vagy helyzeten alapuló – megkülönböztetést.

A munkakör leírása

2. A munkakör leírása

Az Infrastrukturális és Logisztikai Főigazgatóság (DG INLO) elősegíti az infrastruktúra és a logisztika megfelelő kezelését az Európai Parlament különböző munkahelyszínein.
A DG INLO feladatai a következők:

  • az Európai Parlament által Brüsszelben, Luxembourgban és Strasbourgban, valamint a kapcsolattartó irodák által a tagállamokban elfoglalt épületek technikai és adminisztratív kezelése;
  • az említett épületek üzemeltetéséhez szükséges felszerelések és szolgáltatások kezelése;
  • a berendezések kezelése (beszerzések, szállítás, költöztetés, futárszolgálat, étkeztetés, bútorok, üzletek stb.) és az ülések tárgyi feltételeinek biztosítása.

Az újonnan felvett, Luxembourgban foglalkoztatott alkalmazott felel majd az irodák elosztásához és az Európai Parlament épületeit használó személyek ehhez kapcsolódó költöztetéseihez kapcsolódó valamennyi kérdés koordinálásáért. Az osztályvezető irányítása mellett és a parlamenti szervek és feletteseik által meghatározott programok és prioritások keretében az alábbiak tartoznak a feladatai közé:

  • az irodaterületek és a tárgyi eszközök kezelése; az irodák elosztásával, a költöztetésekkel és az irodák berendezésével kapcsolatos kérelmek kezelésének és nyomon követésének tervezése és koordinálása a Luxembourgban működő szervezeti egységek vonatkozásában, valamint koordináció az érintett szervezeti egységekkel;
  • a felszerelések és a bútorok tárolására szolgáló területek felügyelete és optimalizálása a három munkahelyen;
  • a különféle technikai szolgáltatók (telekommunikáció, költöztetők) tájékoztatása az irodák elosztása terén bekövetkezett változásokról;
  • a szolgálatok technikai beavatkozásokra irányuló kérelmeinek kezelése és nyomon követése.

E feladatok ellátása többek között kiváló szervezési, koordinációs és kezdeményezési készséget igényel, hogy megvalósítható és kreatív megoldások szülessenek a területek használatával kapcsolatos kérelmekre. Alapvető fontosságú a logisztika alapos gyakorlati ismerete és az ügyfélszolgálati érzék, csakúgy mint az irodai szoftverek ismerete. A feladatkör kiváló kommunikációs érzéket és csapatmunkára való készséget követel meg. 

A feladatkör az Európai Parlament munkahelyszínei közötti gyakori utazásokkal, valamint számos belső és külső kapcsolatfelvétellel jár.

Pályázati feltételek

3. Pályázati feltételek

Önnek a pályázat benyújtására előírt határidő napján meg kell felelnie az alábbi követelményeknek:

(a) Általános feltételek

Az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek 12. cikkének (2) bekezdése értelmében a pályázó:

  • az Európai Unió valamely tagállamának állampolgára,
  • állampolgári jogait szabadon gyakorolhatja,
  • a katonai szolgálat tekintetében a jogszabályokban előírt kötelezettségeinek eleget tett,
  • rendelkezik a meghirdetett munkakör ellátásához szükséges erkölcsi garanciákkal.

(b) Különleges feltételek

(i) Végzettség és diplomák

A pályázónak rendelkeznie kell

  • oklevéllel igazolt felsőfokú iskolai végzettséggel

vagy

  • oklevéllel igazolt, felsőfokú oktatásban való részvételre jogosító középfokú végzettséggel és a feladatok jellegével közvetlenül összefüggő, legalább hároméves szakmai tapasztalattal

vagy

  • szakképzéssel vagy azzal egyenértékű, négyéves szakmai tapasztalattal. Az Európai Parlament által használt épületek kezeléséhez ismernie kell az igazgatóságokat, a szervezeti egységeket és az ügyfeleket. Ezen kívül ellenőriznie, szerveznie és biztosítania kell számos és sokféle felszerelést. A szolgáltatás folytonosságának biztosításához hasznos, szükséges és fontos a gyakorlatban szerzett szakmai tapasztalat.

A második és a harmadik francia bekezdésben előírt szakmai tapasztalatot az A. rész 3. pontja b) alpontjának ii. alpontjában előírt szakmai tapasztalat értékelésekor nem veszik figyelembe.           

(ii) Előírt szakmai tapasztalat

A pályázónak az adminisztratív (irodák elosztása) és technikai (költöztetések, irodák berendezése és karbantartása) igazgatással összefüggő, legalább hároméves megfelelő szakmai tapasztalattal kell rendelkeznie, amelyet az A. rész 3. pontja b) alpontjának i. alpontjában előírt végzettséget vagy szakmai tapasztalatot követően szerzett meg.

(iii) Nyelvismeret

A pályázóknak alaposan (C1 szinten) kell ismerniük az Európai Unió egyik hivatalos nyelvét (1. nyelv):  angol, bolgár, cseh, dán, észt, finn, francia, görög, holland, horvát, ír, lengyel, lett, litván, magyar, máltai, német, olasz, portugál, román, spanyol, svéd, szlovák, szlovén,

és

a feladataik ellátásához szükséges szinten (B2 szinten) kell ismerniük az angol vagy a francia nyelvet (2. nyelv).
A 2. nyelv nem lehet azonos az 1. nyelvvel.

A fentiekben említett minimális szintek a pályázati formanyomtatványon szereplő valamennyi nyelvi készségre (beszédkészség, íráskészség, hallott szöveg értése és olvasott szöveg értése) vonatkoznak. Ezek a készségek szerepelnek az Európa Tanács közös európai nyelvi referenciakeretében (https://europa.eu/europass/fr/common-european-framework-reference).

Tájékoztatjuk a pályázókat, hogy a szóban forgó kiválasztási eljárás céljából a 2. nyelv (angol és francia) meghatározása a szolgálati érdek alapján történt, amely a munkakör jellegével összefüggésben megkövetel bizonyos képzettségeket. Az újonnan felvett alkalmazottaknak meg kell érteniük az elvégzendő feladatokat, kezelniük kell az aktákat és hatékony kommunikációt kell folytatniuk belső és külső partnerekkel, valamint a vezetőséggel és a kollégákkal. E feladatokat az említett két nyelven kell végezni.

Következésképpen a felvett alkalmazottnak feladatai ellátása és a szolgáltatások megfelelő működéséhez való hozzájárulás érdekében képesnek kell lennie arra, hogy legalább e két nyelv egyikén hatékonyan végezze munkáját és kommunikáljon.
Az egyenlő bánásmód jegyében ugyanakkor minden pályázótól megköveteljük, hogy amennyiben 1. nyelvként e két uniós hivatalos nyelv egyikét jelölték meg, a feladataik ellátásához szükséges szinten ismerjék a másik nyelvet.

A kiválasztási eljárásban való részvétel jóváhagyása

B. AZ ELJÁRÁS MENETE

Az eljárás képesítéseken és vizsgákon alapul.

1. A kiválasztási eljárásban való részvétel jóváhagyása

Amennyiben

  • teljesülnek a munkakör betöltésére vonatkozó általános feltételek,
  • és Ön pályázatát az előírt formában és határidőn belül nyújtotta be,

a kiválasztási bizottság a munkakör betöltésére vonatkozó különleges feltételek tekintetében megvizsgálja pályázati dokumentációját.

Ha az Ön esetében teljesülnek a munkakör betöltésére vonatkozó különleges feltételek, a kiválasztási bizottság jóváhagyja a kiválasztási eljárásban való részvételét.

A bizottság ehhez kizárólag a pályázati formanyomtatványon feltüntetett és megfelelő igazoló okiratokkal alátámasztott információk alapján jár el.

A képesítések értékelése

2. A képesítések értékelése

A kiválasztási bizottság előre meghatározott kritériumrendszer alapján elvégzi a kiválasztási eljárásban való részvételre bocsátott pályázók képesítéseinek értékelését, és összeállítja az írásbeli vizsgára meghívott 12 legjobb pályázó listáját.

A kiválasztási bizottság a pályázók képesítéseinek értékelésekor különösen az alábbi szempontokat veszi figyelembe, amelyeket a pályázati anyagban alá kell támasztani:

  • 30 000 négyzetméternél nagyobb területű épületek munkaterületének (irodák) felosztása és nyomon követése terén szerzett szakmai tapasztalat;
  • a berendezési tevékenységek (és a költöztetések) koordinálása és a csoportvezetés terén szerzett szakmai tapasztalat;
  • a leltárba vett vagyontárgyak és a készletek kezelése terén szerzett szakmai tapasztalat;
  • a belső és külső szervekkel, például szolgáltatókkal való kapcsolattartás terén szerzett tapasztalat;
  • a terek, a készletek és a költöztetések kezelésére szolgáló informatikai alkalmazások használata terén szerzett szakmai tapasztalat;
  • nemzetközi és/vagy multikulturális környezetben szerzett tapasztalat.

Pontozás: 0-tól 20 pontig.

Vizsgák

3. Vizsgák

Írásbeli vizsga

(a) Fogalmazás készítése a 2. nyelven (angol vagy francia) egy vagy több dokumentum alapján, annak megállapítására, hogy Ön alkalmas-e az A.2. pont alatt ismertetett feladatok elvégzésére, valamint hogy milyen fogalmazási készségekkel rendelkezik.

A vizsga időtartama: 3 óra.
Pontozás: 0-tól 40 pontig (alsó ponthatár: 20 pont).
Erre a vizsgára online, számítógépen kerül sor.

Az írásbeli vizsgán a legmagasabb pontszámot elérő 6 pályázót hívják meg szóbeli vizsgára, feltéve, hogy elérték az alsó ponthatárt.

Szóbeli vizsgák

(b) Beszélgetés a kiválasztási bizottsággal a 2. nyelven (angolul vagy franciául), amelynek során a bizottság a pályázati anyagában szereplő valamennyi elemet figyelembe véve felméri az Ön alkalmasságát az A. rész 2. pontjában felsorolt feladatok ellátására. A bizottságnak jogában áll megbizonyosodni az Ön pályázati anyagban feltüntetett nyelvi ismereteiről.

A vizsga időtartama legfeljebb: 45 perc.
Pontozás: 0-tól 40 pontig (alsó ponthatár: 20 pont).

(c) Vizsga csoportos vita vagy szerepjáték formájában a 2. nyelven (angol vagy francia), amelynek során a kiválasztási bizottság az Ön alkalmazkodóképességét, tárgyalási készségét, kreativitását és döntéshozatali képességét, valamint egy adott csoportban vagy egy adott helyzetben tanúsított viselkedését vizsgálja.

A csoportos vitából álló vizsga időtartamát a csoportok végleges összetételének függvényében a kiválasztási bizottság határozza meg.
A szerepjátékból álló vizsga időtartama legfeljebb 20 perc.
Pontozás: 0-tól 20 pontig (alsó ponthatár: 10 pont).

E vizsgákat távoli részvétellel szervezik meg.

Kellő időben meg fogja kapni az írásbeli és szóbeli vizsgákkal kapcsolatos utasításokat. A vizsgákra egy konkrét napon és egy konkrét időpontban fog sor kerülni. Amennyiben Ön nem reagál a vizsgára szóló meghívóra, nem érhető el e-mailben vagy nem jelenik meg a vizsgán, kizárják a pályázatból. Az adott utasítások szigorúan betartandók. Az utasítások be nem tartása vagy az utasításoknak nem megfelelő magatartás a jelentkező azonnali kizárását vonja maga után.

Az alkalmas jelöltek listája

4. Felvétel az alkalmas jelöltek listájára

Az alkalmas jelöltek listájára a teljes eljárás (a képesítések értékelése és a vizsgák) során a legmagasabb pontszámot elérő és az alsó ponthatárt valamennyi vizsgán megszerző három pályázó neve kerül fel (eredményük sorrendjében).

Elért eredményeiről írásbeli tájékoztatást fog kapni.

Az alkalmas jelöltek listáját közzéteszik az Európai Parlament intranetes oldalán.

Az alkalmas jelöltek listája 2025. december 31-ig érvényes. A lista érvényessége a kinevezésre jogosult hatóság határozata alapján meghosszabbítható. Az utóbbi esetben a listán szereplők megfelelő időben értesítést kapnak.

Amennyiben állásajánlatot kap, hitelesítés céljából köteles bemutatni valamennyi szükséges dokumentum, többek között a diplomák és munkatanúsítványok eredeti példányát.

Az, hogy az Ön neve szerepel az alkalmassági listán, nem jelent jogosultságot vagy garanciát az intézmény általi foglalkoztatásra.

A pályázatok benyújtása

C. A JELENTKEZÉS BENYÚJTÁSA

A jelentkezés benyújtásához felhasználói fiókra van szüksége az Apply4EP platformon: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/hu_HU. Csak EGY felhasználói fiókot hozhat létre. Ehhez kattintson az oldal végén található „Jelentkezés online" fülre.

Kérjük, hogy a pályázati formanyomtatvány kitöltése előtt olvassa el figyelmesen az Európai Parlament által szervezett kiválasztási eljárásokban részt vevő pályázók számára készült útmutatót és csatolja a megfelelő igazoló iratokat.

A pályázatok benyújtásának határideje

A pályázatok benyújtási határideje:

2021. november 22., (déli) 12.00., luxembourgi idő szerint.

Pályázatának érvényesítését automatikusan visszaigazoljuk.

 

Kérjük, hogy az eljárás időbeli ütemezésével kapcsolatban NE TELEFONÁLJON.