PE/259/S - DOČASNÝ ZAMĚSTNANEC, ADMINISTRATIVNÍ A TECHNICKÝ/Á ASISTENT/KA (AST 3)

2. Pracovní náplň

Generální ředitelství pro infrastrukturu a logistiku (GŘ INLO) přispívá k řádnému řízení infrastruktury a logistiky jednotlivých pracovních míst Evropského parlamentu.
GŘ INLO plní tyto úkoly:

• spravuje veškeré budovy využívané Evropským parlamentem v Bruselu, Lucemburku a Štrasburku, stejně jako kontaktní kanceláře v členských státech, a to na technické a administrativní úrovni;
• řídí oddělení, která zajišťují vybavení a služby pro řádné fungování těchto budov;
• spravuje vybavení (nákupy, doprava, stěhování, poštovní služby, stravování, nábytek, obchody pro zaměstnance apod.) a poskytuje materiální zabezpečení schůzí.

Vybraný uchazeč bude pracovat v Lucemburku. Bude se podílet na koordinaci veškerých záležitostí souvisejících s přidělováním kanceláří a stěhováním pro uživatele Evropského parlamentu. Pod vedením vedoucího oddělení a v rámci programů a priorit vymezených parlamentními orgány a jejich nadřízenými bude plnit především tyto úkoly:

• spravovat prostory a zařízení: plánování a koordinace zpracování a další sledování žádostí o přidělení kanceláří, stěhování, vybavení kanceláří nábytkem pro administrativní pracovníky v Lucemburku a koordinace se všemi příslušnými odděleními;
• dohlížet na prostory uskladnění materiálu a nábytku na třech pracovních místech a optimalizovat jejich využívání;
• informovat různé technické služby (telekomunikační a stěhovací) o změnách v přidělování kanceláří;
• zpracovávat žádosti o technické zásahy ze strany příslušných služeb a sledovat dosažený pokrok.

Výkon těchto úkolů vyžaduje kromě jiného vynikající organizační a koordinační schopnosti a schopnost reagovat na žádosti o řízení prostor udržitelným a tvůrčím způsobem. Vyžadují se důkladné praktické znalosti v oblasti logistiky a zákaznických služeb a znalost kancelářského softwaru. Tato funkce vyžaduje velmi dobré komunikační schopnosti a schopnost pracovat v týmu. 

Vybraný uchazeč bude vykonávat časté pracovní cesty mezi pracovními místy Parlamentu a udržovat velké množství kontaktů v rámci Parlamentu i mimo něj.

3. Podmínky účasti

Ke dni uplynutí lhůty stanovené pro podání přihlášek musejí uchazeči splňovat tyto podmínky:

(a) Všeobecné podmínky

V souladu s čl. 12 odst. 2 pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie musíte:

• být státním příslušníkem jednoho z členských států Evropské unie,
• požívat svých občanských práv,
• mít splněny veškeré zákonné povinnosti týkající se vojenské služby,
• předložit záruky bezúhonnosti vyžadované pro výkon výše uvedených pracovních činností.

(b) Zvláštní podmínky

(i) Kvalifikační předpoklady

Musíte mít:

• vzdělání na úrovni postsekundárního vzdělání, osvědčené diplomem,

nebo

• vzdělání na úrovni středoškolského vzdělání, osvědčené diplomem, umožňující přístup k postsekundárnímu vzdělání, a odbornou praxi v délce nejméně tří let odpovídající náplni práce.

nebo

• odbornou přípravu nebo odbornou praxi o délce trvání čtyř let. Správa budov využívaných Evropským parlamentem vyžaduje znalost ředitelství, služeb a zákazníků. Kromě toho je třeba ověřovat, organizovat a zajišťovat četné a různorodé vybavení. Tato odborná praxe získaná na místě je rovněž užitečná, nezbytná a důležitá pro zajištění kontinuity služby.

Odborná praxe požadovaná ve druhé a třetí odrážce nebude brána v potaz při hodnocení odborné praxe vyžadované podle části A bodu 3 písm. b) bodu ii). 

(ii) Požadovaná odborná praxe

Kromě kvalifikace a odborné praxe vyžadovaných podle části A bodu 3 písm. b) bodu i) musíte mít vhodnou odbornou praxi o délce nejméně tří let v oblasti administrativní (přidělování prostor) a technické (stěhování, vybavování a údržba) správy prostor. 

(iii) Jazykové znalosti

Uchazeči musejí mít důkladnou znalost (úroveň C1) jednoho z úředních jazyků Evropské unie (jazyk 1): angličtiny, bulharštiny, češtiny, dánštiny, estonštiny, finštiny, francouzštiny, chorvatštiny, irštiny, italštiny, litevštiny, lotyštiny, maďarštiny, maltštiny, němčiny, nizozemštiny, polštiny, portugalštiny, rumunštiny, řečtiny, slovenštiny, slovinštiny, španělštiny nebo švédštiny

a

uspokojivou znalost (úroveň B2) angličtiny nebo francouzštiny (jazyk 2).
Jazyk 2 musí být odlišný od jazyka 1.

Upozorňujeme na to, že minimální úroveň požadovaných znalostí se vztahuje na všechny oblasti jazykových dovedností (mluvení, psaní, čtení, poslech) uvedené v přihlášce. Tyto dovednosti odpovídají dovednostem uvedeným ve společném evropském referenčním rámci pro jazyky (https://europa.eu/europass/cs/common-european-framework-reference).

Uchazeči jsou informováni o tom, že jazyky 2 (angličtina a francouzština) vybrané pro účely tohoto výběrového řízení byly stanoveny ze služebních důvodů s ohledem na konkrétní požadavky spojené se zastáváním dané pracovní pozice. Vybraný uchazeč musí být schopen porozumět svěřeným úkolům, zpracovávat dokumentaci a účinně komunikovat s interními i externími partnery i s nadřízenými a kolegy. Veškeré úkoly se vykonávají v obou jazycích.

Aby mohl vybraný uchazeč vykonávat svěřené úkoly a přispívat k řádnému fungování oddělení, musí být tedy schopen efektivně pracovat a komunikovat přinejmenším v jednom z těchto dvou jazyků.
Všichni uchazeči, včetně těch, jejichž první úřední jazyk patří mezi uvedené dva jazyky, musí mít navíc – v zájmu rovného zacházení se všemi uchazeči – uspokojivou znalost druhého jazyka, který musí být jedním z těchto dvou jazyků.

B. PRŮBĚH ŘÍZENÍ

Výběrové řízení probíhá na základě kvalifikačních předpokladů a zkoušek.

1. Přijetí uchazeče k výběrovému řízení

Pokud

• splňujete všeobecné podmínky účasti a
• předložil(a) jste přihlášku v požadované podobě a lhůtě,

výběrová komise prostuduje vaši dokumentaci s ohledem na zvláštní podmínky účasti ve výběrovém řízení.

Pokud zvláštní podmínky splňujete, budete výběrovou komisí přijat(a) do výběrového řízení.

Výběrová komise se rozhoduje výlučně na základě informací obsažených v přihlášce a doložených odpovídajícími doklady.

2. Posouzení kvalifikace

Výběrová komise na základě předem sestavené hodnotící tabulky posoudí kvalifikaci uchazečů přijatých do výběrového řízení a vypracuje seznam dvanácti nejlepších uchazečů, kteří budou pozváni k písemné zkoušce.

Při posuzování kvalifikace uchazečů zohlední výběrová komise především tyto aspekty (doložené odpovídajícími doklady přiloženými k přihlášce):

• praxe v oblasti sledování a přidělování pracovních prostor (kanceláří) v budovách větších než 30 000 m²;
• praxe v oblasti koordinace vybavování (včetně stěhování) a zejména řízení týmu;
• praxe v oblasti správy inventáře a skladů;
• praxe získaná u interních nebo externích subjektů, například poskytovatelů služeb;
• praxe v používání aplikací IT týkajících se řízení prostor, skladů a stěhování;
• praxe získaná v mezinárodním nebo multikulturním prostředí.

Hodnocení: 0 až 20 bodů.

3. Zkoušky

Písemná zkouška

(a) Písemná práce v jazyce 2 (angličtina nebo francouzština) na základě dokumentu, jejímž cílem je posoudit schopnost uchazečů plnit povinnosti popsané v části A bodě 2 a také jejich schopnost písemně se vyjadřovat.

Délka zkoušky: 3 hodiny.
Hodnocení: 0 až 40 bodů (požadované minimum: 20 bodů).
Tato zkouška bude organizována distančně na počítači.

Šest nejlepších uchazečů, kteří získají nejvyšší počet bodů v písemné zkoušce, bude pozváno k ústní zkoušce, pokud získali alespoň minimální požadovaný počet bodů.

Ústní zkoušky

(b) Pohovor s výběrovou komisí v jazyce 2 (angličtině nebo francouzštině), který komisi umožní posoudit s ohledem na informace uvedené v přihlášce vaši schopnost vykonávat úkoly popsané v části A bodě 2. Výběrová komise může rozhodnout, že přezkouší vaši znalost jazyků, které jste uvedl/a v přihlášce.

Maximální délka zkoušky: 45 minut.
Hodnocení: 0 až 40 bodů (požadované minimum: 20 bodů).

(c) Zkouška v podobě diskuse ve skupině nebo simulační hry v jazyce 2 (angličtina nebo francouzština), která výběrové komisi umožní posoudit schopnost uchazeče přizpůsobit se, jeho vyjednávací schopnosti, kreativitu a schopnost rozhodovat a chování uchazeče ve skupině nebo v reakci na určitou situaci.

Délku zkoušky v podobě diskuse ve skupině stanoví výběrová komise podle konečného složení skupin.
Maximální délka zkoušky v podobě simulační hry je 20 minut.
Hodnocení: 0 až 20 bodů (požadované minimum: 10 bodů).

Tyto zkoušky se budou konat distančně.

Pokyny k písemným a ústním zkouškám vám budou zaslány s dostatečným předstihem. Zkoušky se konají ve stanovený den a hodinu. Pokud nebudete na pozvánku reagovat, nebude Vás možné kontaktovat prostřednictvím e-mailu nebo se nedostavíte ke zkoušce, budete z výběrového řízení vyřazen/a. Je třeba důsledně dodržovat zaslané pokyny. Nedodržení pokynů nebo postup v rozporu s pokyny povede k okamžitému vyřazení uchazeče.

4. Zařazení na seznam vhodných uchazečů

Na seznam vhodných uchazečů budou zapsána sestupně jména tří uchazečů, kteří ve výběrovém řízení (posouzení kvalifikačních předpokladů a hodnocení zkoušek) získali nejvyšší počet bodů a alespoň minimální požadovaný počet bodů v každé zkoušce.

O svých výsledcích budou jednotliví uchazeči informováni písemně.

Seznam vhodných uchazečů bude zveřejněn na intranetových stránkách Evropského parlamentu.

Platnost seznamu vhodných uchazečů skončí dne 31. prosince 2025. Může být prodloužena rozhodnutím orgánu oprávněného ke jmenování. V tom případě budou úspěšní uchazeči zapsaní na seznamu včas informováni.

Bude-li vám nabídnuto pracovní místo, musíte pro účely ověření předložit originály všech požadovaných dokladů, zejména diplomů a pracovních potvrzení.

Skutečnost, že je uchazeč uveden na seznamu vhodných uchazečů, nepředstavuje nárok ani záruku přijetí do zaměstnání.

C. PODÁVÁNÍ PŘIHLÁŠEK

K podání přihlášky musíte mít účet na platformě Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/cs_CS. Tento účet můžete mít jen JEDEN. K vytvoření účtu klikněte na „Přihlásit se online“ na konci stránky.

Je nutné, abyste si před vyplněním přihlášky a poskytnutím příslušných dokladů pozorně přečetl/a Pokyny pro uchazeče k výběrovým řízením, která připravuje Evropský parlament.

Lhůta pro podání přihlášek

Lhůta pro podání přihlášek je stanovena na

22. listopadu 2021 ve 12:00 (v poledne) lucemburského času.

Poté, co přihlášku potvrdíte, vám bude automaticky zasláno potvrzení o přijetí.

Žádáme uchazeče, aby NEPOŽADOVALI TELEFONICKY informace o průběhu řízení.