This website uses cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue we assume that you consent to receive all cookies on all websites.
For further information, please click here >>.

ADMINISTRATOR – VODITELJ ADMINISTRATIVNIH POSLOVA - PE/257/S (AD 5) M/F

Mjesto : Bruxelles
Kraj publikacije na vanjskoj internetskoj stranici : 28/06/2021 12:30
Služba : 08-Direction Générale des infrastructures et de la logistique
Referenca : PE/257/S
Vodič za kandidate :

Opći podaci

Molimo vas da prije slanja prijave pažljivo pročitate Vodič za kandidate priložen ovom natječaju.

Vodič je sastavni dio natječaja i u njemu se objašnjavaju pravila postupka i način prijave.

 

SADRŽAJ

A. OPIS POSLA I UVJETI

B. POSTUPAK

C. PRIJAVE

PRILOG: VODIČ ZA KANDIDATE U SELEKCIJSKIM POSTUPCIMA KOJE ORGANIZIRA EUROPSKI PARLAMENT

A. OPIS POSLA I UVJETI

1. Opće napomene

Europski parlament odlučio je pokrenuti postupak popunjavanja jednog radnog mjesta za privremenog službenika (AD 5), administratora, voditelja administrativnih poslova, u Odjelu za komunikaciju Uprave za resurse u sklopu Glavne uprave za infrastrukturu i logistiku.

Ugovor se sklapa na neodređeno vrijeme. Radno mjesto odgovara platnom razredu AD 5, prvom stupnju, s osnovnom mjesečnom plaćom od 4 917,29 EUR. Plaća podliježe porezu Zajednice i ostalim odbicima predviđenima Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije. Na plaću se ne obračunava nacionalni porez. Stupanj unutar platnog razreda uspješnog kandidata može se prilagoditi ovisno o njegovu radnom iskustvu. Osim toga, uz osnovnu se plaću pod određenim uvjetima isplaćuju i dodaci.

Europski parlament provodi politiku jednakih mogućnosti i prijave prihvaća bez diskriminacije na temelju roda, rase, boje kože, etničkog ili socijalnog podrijetla, genetskih osobina, jezika, vjere ili uvjerenja, političkoga ili bilo kakvoga drugog mišljenja, pripadnosti nacionalnoj manjini, imovine, rođenja, invalidnosti, dobi, seksualne orijentacije, bračnog stanja ili obiteljske situacije.

Svako upućivanje na osobu muškog spola u ovom natječaju smatra se upućivanjem i na osobu ženskog spola i obratno.

Vrsta dužnosti

Glavna uprava za infrastrukturu i logistiku (DG INLO) nudi stručno znanje u području upravljanja infrastrukturom te logistike i građevinskih projekata, koji zajedno čine površinu od otprilike 1,2 milijuna kvadratnih metara u Bruxellesu, Luxembourgu i Strasbourgu, čemu još treba dodati urede za vezu u državama članicama. Također pruža ugostiteljske usluge i usluge prijevoza te upravlja uredskim prostorima Parlamenta, što se poglavito odnosi na namještaj, uredski materijal i podjelu pošte.

Radno mjesto administratora koji će raditi kao voditelj administrativnih poslova (dalje u tekstu „administrator”) bit će u Bruxellesu. Pod nadležnošću načelnika odjela i u okviru programa i prioriteta koje definiraju parlamentarna tijela i njihova hijerarhija obavljat će sljedeće zadaće:

– slanje svih potrebnih informacija kako bi se osigurala dobra informiranost korisnika usluga te glavne uprave, uključujući zastupnike i osoblje;

– savjetovanje hijerarhije u komunikacijskoj politici prema političkim tijelima (tj. kvestorima i podpredsjednicima zaduženima za zgrade);

– nesmetanu provedbu komunikacijske strategije koju je odobrila glavna direktorica;

–  upravljanje forumom i izradom videozapisa te osmišljavanjem komunikacijskih aktivnosti;

– predstavljanje glavne uprave u organizaciji internih događanja.

Za izvršavanje navedenih zadaća potrebne su analitičke vještine, sposobnosti rasuđivanja i sastavljanja tekstova. Od administratora se također očekuju proaktivnost, prilagodljivost, istančan smisao za rad s klijentima te sposobnost predviđanja. Posebna pozornost posvetit će se sposobnosti rješavanja različitih i često složenih problema, brzog reagiranja na promjenu okolnosti, učinkovitog komuniciranja, redovitog intenzivnog samostalnog rada i rada u timu, sposobnost prilagodbe na multikulturno i višejezično okruženje te sposobnost komuniciranja sa sugovornicima na svim razinama.

Izvršavanje tih zadaća podrazumijeva službena putovanja u druga uobičajena mjesta rada Europskog parlamenta (Luxembourg i Strasbourg) i izvan njih.

Za ovo radno mjesto potrebno je:

– poznavanje strukture Glavnog tajništva, njegova ustroja, okruženja i različitih sudionika;

– poznavanje administrativnih i proračunskih postupaka te postupaka upravljanja koji se primjenjuju u predmetnom području rada;

– vještina sastavljanja tekstova;

– poznavanje informatičkih aplikacija koje se koriste u EP-u i aplikacija specifičnih za DG INLO i/ili za područja rada;

– izvrsno znanje jednog od službenih jezika Europske unije i vrlo dobro znanje još najmanje jednog od tih jezika.

Potrebne su sljedeće kompetencije:

– analitičke vještine i sposobnost razumijevanja,

– sposobnost organizacije i planiranja,

– prilagodljivost,

– komunikacijske vještine,

– povjerljivost/diskrecija.

Uvjeti prihvata

Kandidati na dan određen kao rok za podnošenje prijava moraju ispunjavati sljedeće uvjete:

a) Opći uvjeti

U skladu s člankom 12.2. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije kandidati moraju:

– biti državljani jedne od država članica Europske unije,

– uživati sva građanska prava,

– ispunjavati sve zakonske obveze povezane sa služenjem vojnog roka,

– ispunjavati moralne standarde potrebne za obavljanje predviđenih dužnosti.

b) Posebni uvjeti

i. Potrebne kvalifikacije, diplome i znanja

Kandidati moraju imati stupanj obrazovanja koji odgovara cjelokupnom sveučilišnom studiju u trajanju od najmanje tri godine, po završetku kojega se stječe službeno priznata diploma, u području povezanom s opisom posla. Povjerenstvo za odabir vodi računa o razlikama među obrazovnim sustavima. U tablici koja se nalazi u Vodiču za kandidate navedeni su primjeri minimalne tražene razine diploma.

ii. Potrebno radno iskustvo

Prethodno radno iskustvo nije potrebno. Međutim, svako radno iskustvo povezano s opisom posla smatra se prednošću.

iii. Znanje jezika

Kandidati moraju izvrsno znati jedan od službenih jezika Europske unije (jezik 1): bugarski, češki, danski, engleski, estonski, finski, francuski, grčki, hrvatski, irski, latvijski, litavski, mađarski, malteški, nizozemski, njemački, poljski, portugalski, rumunjski, slovački, slovenski, španjolski, švedski ili talijanski

te

vrlo dobro znati engleski ili francuski jezik (jezik 2). Jezik 2 mora biti različit od jezika 1.

Navedena najniža tražena razina odnosi se na svaku od jezičnih sposobnosti navedenih u prijavnici (govor, pisanje, čitanje, slušanje). Te sposobnosti odgovaraju Zajedničkom europskom referentnom okviru za jezike (https://europass.cedefop.europa.eu/hr/resources/european-language-levels-cefr).

Kandidati se obavještavaju da je izbor jezika 2 u ovom selekcijskom postupku utvrđen u skladu s interesima službe, točnije kako bi se ispunile stvarne potrebe službe DG INLO-a. Naime, za obavljanje svojeg posla, kako je opisan u točki 2. ovog natječaja za radno mjesto, te u skladu s razinom odgovornosti koju će imati, od službenika će se očekivati da pokaže istančan smisao za pismenu i usmenu komunikaciju radi interakcije s unutarnjim i vanjskim sugovornicima Parlamenta na različitim razinama odgovornosti.

Prilikom pripreme konferencija i događanja najčešće se koriste engleski i francuski jezik, neovisno o tome je li riječ o sastancima, radnim dokumentima ili drugim oblicima pismene ili usmene komunikacije. Osim toga, ta se dva jezika najčešće koriste i u komunikaciji unutar predmetne glavne uprave i u kontaktima s drugim glavnim upravama te s političkim i administrativnim tijelima Parlamenta (30 % engleski i 70 % francuski). Jednako tako, gotovo sva komunikacija s vanjskim sugovornicima odvija se na jednom od tih dvaju jezika (60 % na engleskom i 40 % na francuskom). Administrator kojemu će se ponuditi radno mjesto stoga mora biti u stanju raditi i učinkovito komunicirati na barem jednome od tih dvaju jezika kako bi mogao obavljati svoje dužnosti i jamčiti neometan rad službe.

Osim toga, kako bi se osiguralo jednako postupanje, svi kandidati, pa tako i oni kojima je jedan od tih dvaju jezika prvi službeni jezik, moraju imati zadovoljavajuću razinu poznavanja drugog od tih dvaju jezika.

Prihvaćanje prijava i uključivanje u selekcijski postupak

Selekcijski postupak temelji se na kvalifikacijama i testiranju.

1. Uključivanje u selekcijski postupak

Ako kandidati

  • ispunjavaju opće uvjete i
  • podnijeli su prijavu u skladu s odredbama i u zadanom roku,

povjerenstvo za odabir pregledat će njihovu prijavu u odnosu na posebne uvjete.

Kandidate koji zadovoljavaju posebne uvjete povjerenstvo za odabir primit će u selekcijski postupak.

Povjerenstvo za odabir svoje odluke temelji isključivo na podacima iz prijavnice koji su potkrijepljeni popratnim dokumentima (za više informacija vidi Vodič za kandidate).

Ocjenjivanje kvalifikacija

Povjerenstvo za odabir na temelju unaprijed utvrđenih kriterija ocjenjuje kvalifikacije kandidata primljenih u selekcijski postupak i sastavlja listu 12 najboljih kandidata, koji će biti pozvani na pismeno testiranje.

Pri ocjenjivanju kvalifikacija kandidata povjerenstvo za odabir posebno uzima u obzir:

  • kvalifikacije i diplome povezane s opisom posla;
  • iskustvo u traženom području, u okviru administracije zadužene za zgrade i logistiku;
  • iskustvo u organizaciji događanja;
  • iskustvo u odnosima s medijima;
  • iskustvo u pisanju priopćenja za medije;
  • iskustvo u organizaciji konferencija za medije;
  • iskustvo u radu za izabrane i/ili druge predstavnike;
  • iskustvo u radu za politička tijela ili suradnji s njima;
  • iskustvo u multikulturnom i multinacionalnom okruženju.

Bodovanje: od 0 do 20 bodova

Testiranja

Pismeno testiranje

a) Sastavljanje teksta na jeziku 2 (engleski ili francuski) na temelju spisa s ciljem provjere sposobnosti kandidata za obavljanje zadaća opisanih u odjeljku A.2., kao i provjere njihove sposobnosti pismenog izražavanja i sažimanja.

Trajanje testa: 3 sata

Bodovanje: od 0 do 40 bodova (minimalni broj bodova za prolaz: 20 bodova)

Ovaj će se test pisati na računalu i organizirati na daljinu.

Na usmeno testiranje bit će pozvano 6 kandidata s najvećim brojem bodova na pismenom testu, pod uvjetom da su ostvarili minimalni broj bodova za prolaz.

Usmeno testiranje

b) Razgovor s povjerenstvom za odabir na jeziku 2 (engleski ili francuski) na temelju kojega se, uz vođenje računa o svim informacijama iz prijavnice, ocjenjuje sposobnost kandidata za obavljanje zadaća opisanih u odjeljku A.2. Povjerenstvo za odabir može odlučiti provjeriti znanje jezika koje su kandidati naveli u prijavnici.

Maksimalno trajanje testa: 45 minuta

Bodovanje: od 0 do 40 bodova (minimalni broj bodova za prolaz: 20 bodova)

c) Grupna rasprava ili vježba (igra uloga) na jeziku 2 (engleski ili francuski) na temelju koje povjerenstvo za odabir ocjenjuje sposobnosti prilagođavanja, pregovaranja i donošenja odluka te ponašanje kandidata u grupi.

Trajanje grupne rasprave odredit će povjerenstvo za odabir ovisno o konačnom sastavu grupa.

Maksimalno trajanje grupne vježbe (igre uloga) je 25 minuta.

Bodovanje: od 0 do 20 bodova (minimalni broj bodova za prolaz: 10 bodova)

Ovi testovi mogu se organizirati na daljinu.

Upute u vezi s pismenim i usmenim testiranjima bit će poslane na vrijeme. Testiranja će se održavati na točno određeni dan i u točno određeno vrijeme. Ako se ne odazovete pozivu, nije vas moguće kontaktirati elektroničkom poštom ili se ne pojavite na jednom od testiranja, bit ćete diskvalificirani. Potrebno je točno slijediti poslane upute. U slučaju nepoštovanja uputa ili ponašanja koje nije u skladu s njima bit ćete odmah diskvalificirani.

Lista uspješnih kandidata

Na listi uspješnih kandidata bit će navedena, prema postignutom uspjehu, imena 3 kandidata koji su ostvarili najveći broj bodova u cijelom postupku (ocjena kvalifikacija i testiranja) i koji su na svakom testu ostvarili minimalni broj bodova za prolaz.

Kandidati će o svojim rezultatima biti obaviješteni osobno,

a lista uspješnih kandidata bit će objavljena na intranetskim stranicama Europskog parlamenta. Valjanost liste uspješnih kandidata istječe 31. prosinca 2024., no može se produžiti, o čemu će uspješni kandidati s liste biti pravodobno obaviješteni.

Od uspješnih kandidata kojima se ponudi zaposlenje radi provjere će se zahtijevati da predoče izvorne primjerke svih traženih dokumenata, posebice diploma i potvrda o radu.

Uvrštavanje na listu uspješnih kandidata nije jamstvo da će se kandidatima radno mjesto zaista i ponuditi.

Podnošenje prijava

Prijaviti se možete na platformi Apply4EP.

Kandidati se mole da prije ispunjavanja prijavnice pažljivo pročitaju Vodič za kandidate u selekcijskim postupcima koje organizira Europski parlament te da prilože sve relevantne popratne dokumente.

Rok za prijavu

Rok za prijavu je

28.06.2021. u 12:00 (podne) po lokalnom vremenu u Bruxellesu.

Nakon što potvrdite svoju prijavu, dobit ćete automatsku potvrdu o primitku.

Kandidati se mole da NE ZOVU TELEFONOM kako bi se raspitali o vremenskom rasporedu postupka.