MEDDELANDE OM REKRYTERING PE/309/2024/S/INLO
TILLFÄLLIGT ANSTÄLLD
Administrativ assistent (AST 1)
Innan du ansöker bör du läsa igenom den handledning för sökande som bifogas meddelandet om rekrytering.
Handledningen utgör en del av meddelandet om rekrytering och hjälper dig att sätta dig in i de bestämmelser som gäller för rekryteringen och anmälningsförfarandet.
INNEHÅLL
A. BEFATTNINGSBESKRIVNING OCH BEHÖRIGHETSKRAV
B. HUR REKRYTERINGEN GÅR TILL
C. INLÄMNING AV ANSÖKAN
BILAGA: HANDLEDNING FÖR SÖKANDE TILL EUROPAPARLAMENTETS UTTAGNINGSFÖRFARANDEN
A. BEFATTNINGSBESKRIVNING OCH BEHÖRIGHETSKRAV
1. Allmänt
Europaparlamentet har beslutat att tillsätta en tjänst som tillfälligt anställd (AST 1) inom generaldirektoratet för infrastruktur och logistik, vid dess direktorat för integrerad fastighetsförvaltning på enheten för budgetgenomförande. Europaparlamentet söker en administrativ assistent med ansvar för offentlig upphandling.
Anställningsavtalet gäller tills vidare. Sökande som anställs placeras i lönegrad AST 1 löneklass 1 och får en grundlön på 3 461,58 euro i månaden. Lönen beskattas av Europeiska unionen och omfattas av andra avdrag som föreskrivs i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen. Lönen är befriad från alla nationella skatter. Löneklassen kan dock ändras i enlighet med den sökandes yrkeserfarenhet. Utöver denna grundlön kan det under vissa förutsättningar tillkomma ytterligare ersättningar.
Europaparlamentet tillämpar en politik för lika möjligheter och välkomnar sökande oberoende av kön, ras, hudfärg, etniskt eller socialt ursprung, genetiska särdrag, språk, religion eller övertygelse, politisk eller annan åskådning, tillhörighet till nationell minoritet, förmögenhet, börd, funktionsnedsättning, ålder, sexuell läggning, civilstånd eller familjesituation.
2. Befattningsbeskrivning
Generaldirektoratet för infrastruktur och logistik (GD INLO) bidrar till att infrastruktur och logistik på Europaparlamentets arbetsorter förvaltas på bästa sätt.
GD INLO har följande uppdrag:
– Ansvara för den tekniska och administrativa förvaltningen av Europaparlamentets samtliga fastigheter i Bryssel, Luxemburg och Strasbourg, samt informationskontoren i medlemsstaterna.
– Leda de underhålls- och tjänsteenheter som är involverade i driften av fastigheterna.
– Förvalta utrustning (inköp, transport, flytt, postgång, restauranger, personalmatsalar, affärer etc.) och sköta praktiska arrangemang inför sammanträden.
Anställningsorten är Bryssel, och du kommer att ingå i ett dynamiskt team som handlägger upphandlingsärenden och sköter den administrativa hanteringen av ärenden, däribland arkivering, kodning och registrering av ärenden och styrkande handlingar. Du kommer att vara kontaktperson på enheten för ett visst antal administrativa förfaranden och ansvara för samordningen av dem. Du kommer att arbeta under direktören och inom ramen för de program och prioriteringar som fastställs av parlamentets organ och ledning, med bl.a. följande arbetsuppgifter:
– Bidra till planeringen av förfaranden för offentliga upphandlingar.
– Fastställa tidsramen för dessa förfaranden i samarbete med verksamhetsenheterna och följa upp genomförandet av dem.
– Organisera och/eller bidra till upphandlingsförfaranden (inleda och följa upp förfaranden, delta i kommittéer för öppnande och bedömning av anbud, följa den administrativa gången för utkast till avtal och tilläggsavtal, uppdatera uppföljningstabeller, skriva förklarande anmärkningar, arkivering etc.).
– Handlägga ärenden, särskilt förfaranden för offentlig upphandling genom att följa på förhand fastställda förfaranden, såväl i pappersformat som elektroniskt, och förse de beslutsfattande organen med kompletta handlingar.
– Arbeta med ordbehandling, redigering, tabeller, kalenderföring, post, klassificering, sammanställning av underlag, rapporter, statistik etc.
– Ansvara för administrativt stöd: hantera telefonsamtal, e-postmeddelanden och post, frånvaro, distansarbete, kontorsmaterial, sammanträden, utarbetande av reseförordnanden etc.
Arbetsuppgifterna ställer krav på mycket god organisationsförmåga, hög grad av ansvarskänsla, diplomatisk förmåga, förmåga att skapa goda relationer och en stark teamkänsla.
Arbetet kan innebära resor till Europaparlamentets arbetsorter.
3. Behörighetskrav
På sista ansökningsdagen ska följande krav vara uppfyllda:
a) Allmänna krav
Du ska i enlighet med artikel 12.2 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen
– vara medborgare i en av Europeiska unionens medlemsstater,
– åtnjuta fullständiga medborgerliga rättigheter,
– ha fullgjort alla skyldigheter enligt gällande värnpliktslagstiftning,
– uppfylla de skötsamhetskrav som ställs för tjänsteutövningen.
b) Särskilda krav
i) Utbildning
Du ska ha
- eftergymnasial utbildning, styrkt med examensbevis,
eller
- gymnasieutbildning, styrkt med examensbevis som ger tillträde till högre utbildning, och minst tre års yrkeserfarenhet,
eller
en yrkesutbildning eller motsvarande yrkeserfarenhet.
Examensbevisen, utfärdade i en medlemsstat eller ett land utanför EU, ska vara erkända av ett officiellt organ i en av unionens medlemsstater, såsom utbildningsdepartementet.
Sökande som har examensbevis som utfärdats i ett land utanför EU måste visa att deras examensbevis är likvärdiga i EU. Mer information om erkännande av kvalifikationer som förvärvats i länder utanför EU hittar du i nätverket Enic-Naric: https://www.enic-naric.net.
Uttagningskommittén kommer att ta hänsyn till skillnaderna mellan olika utbildningssystem. En förteckning med exempel på vilka examensbevis som krävs finns i handledningen för sökande.
Sökande vars examensbevis inte är likvärdiga i EU eller vars examensbevis inte är erkända av ett officiellt organ i en av unionens medlemsstater är inte behöriga att delta i uttagningsförfarandet.
ii) Yrkeserfarenhet
Ingen yrkeserfarenhet krävs.
iii) Språkkunskaper
Fördjupade kunskaper (nivå C1) krävs i ett av Europeiska unionens officiella språk (språk 1): bulgariska, danska, engelska, estniska, finska, franska, grekiska, iriska, italienska, kroatiska, lettiska, litauiska, maltesiska, nederländska, polska, portugisiska, rumänska, slovakiska, slovenska, spanska, svenska, tjeckiska, tyska eller ungerska,
och
tillfredsställande kunskaper krävs (nivå B.2) i engelska eller franska (språk 2).
Språk 2 måste vara ett annat än språk 1.
|
Språkbegränsningen till engelska och franska i detta uttagningsförfarande har fastställts i tjänstens intresse. Administrativa assistenters arbetsuppgifter kräver specifika färdigheter, särskilt i fråga om uppföljning, skrift, genomförande och administrativ hantering. Den person som rekryteras måste förstå arbetsuppgifterna, kunna lösa problem och kommunicera effektivt med såväl personer utanför parlamentet som ledningen och kolleger. Europaparlamentet har en diversifierad personalstyrka fördelad främst mellan parlamentets byggnader i Bryssel, Strasbourg och Luxemburg. I denna flerspråkiga miljö bygger den operativa effektiviteten i stor utsträckning på användningen av franska och engelska. Båda dessa språk är grundläggande för en smidig och effektiv kommunikation, för välfungerande daglig verksamhet och för fastighetsprojekt inom generaldirektoratet för infrastruktur och logistik (GD INLO). Kunskaper i ett av dessa språk är ett absolut krav för att du ska kunna utföra dina arbetsuppgifter på ett effektivt sätt och tillgodose enhetens behov. Arbetsuppgifterna innebär regelbunden kontakt med kolleger och direktoratets ledning samt med personer utanför parlamentet som huvudsakligen använder dessa språk i sitt dagliga arbete. Dessutom används huvudsakligen engelska och franska vid utbildningar, gruppmöten och förfaranden för integrering av ny personal, vilket förstärker vikten av kunskaper i minst ett av dessa språk. Pågående projekt, såsom renoveringen av Spaak-byggnaden, medborgarnas hus och planeringen av nya multifunktionella utrymmen kräver en konsekvent och harmoniserad kommunikation mellan olika aktörer, innefattande sektorsövergripande arbetsgrupper, arkitekter, ingenjörer, byggnadstekniker och Europaparlamentets slutanvändare. Exempelvis innebär Spaak-projektet, som utgör en stor förändring av parlamentets huvudbyggnad, kontinuerliga kontakter med olika intressenter. Användningen av engelska och franska som reläspråk underlättar dessa kontakter samtidigt som respekten för flerspråkighet på operativ nivå upprätthålls. Franska är det språk som oftast används i den interna kommunikationen inom generaldirektoratet för infrastruktur och logistik, medan engelska oftast används i kommunikationen med parlamentets övriga generaldirektorat och politiska och administrativa organ. Engelska används också ofta för utarbetande av dokument. För att kunna utföra de specifika arbetsuppgifterna i samband med upphandlingsförfaranden krävs tillfredsställande kunskaper i engelska eller franska, eftersom it-verktygen endast är tillgängliga på dessa språk. Sammanträdena i forum för offentlig upphandling, som den sökande som anställs kommer att delta i, hålls också på engelska och franska. Det är dessutom mycket viktigt med tillfredsställande kunskaper i franska för att förstå tillämplig lagstiftning i Belgien samt för kommunikation med tjänsteleverantörer och med lokala förvaltningar och myndigheter. Detta uttagningsförfarande utgör alltså inget undantag från en sedan länge etablerad praxis. Sammanfattningsvis är begränsningen till engelska och franska i detta uttagningsförfarande motiverat av enhetens operativa behov, kraven som tjänsten som administrativ assistent ställer och generaldirektoratets interna praxis, för effektivitet och optimal sammanhållning inom Europaparlamentet. |
B. HUR REKRYTERINGEN GÅR TILL
Rekryteringen baseras på kvalifikationer och prov.
1. Behörighet och bedömning av kvalifikationer (etapp 1)
a) Tillsättningsmyndigheten upprättar en lista över sökande som har lämnat in sin ansökan i föreskriven form inom tidsfristen och som uppfyller de allmänna kraven enligt A.3 a. Listan skickas till uttagningskommittén tillsammans med ansökningshandlingarna.
b) Uttagningskommittén kontrollerar om ansökningshandlingarna uppfyller de särskilda kraven enligt A.3 b.
c) Uttagningskommittén bedömer på grundval av ett på förhand fastställt poängsystem alla behöriga sökandes kvalifikationer och upprättar en lista över de 6 bästa sökande som kommer att kallas till proven. Uttagningskommittén kallar alla med samma poängtal som den sista godkända sökande till det skriftliga provet.
Uttagningskommittén fattar beslut enbart på grundval av uppgifter i ansökan, som ska styrkas av bifogade handlingar (för mer information, se handledning för sökande till Europaparlamentets uttagningsförfaranden, punkt 3.3).
Vid utvärderingen av dina kvalifikationer kommer uttagningskommittén särskilt att beakta följande, som måste styrkas i ansökan:
a. Erfarenhet av planering av upphandlingsförfaranden.
b. Erfarenhet av organisering av upphandlingsförfaranden (inledning och uppföljning av förfaranden, deltagande i kommittéer för öppnande och bedömning av anbud, uppföljning av den administrativa gången för utkast till avtal och tilläggsavtal, uppdatering av uppföljningstabeller, utformning av förklarande anmärkningar, arkivering etc.).
c. Erfarenhet av handläggning av ärenden, särskilt upphandlingsförfaranden.
d. Erfarenhet av hantering av ordbehandling, redigering, tabeller, kalenderföring, post, klassificering, sammanställning av underlag, rapporter, statistik etc.
e. Erfarenhet av administrativt stöd: hantering av telefonsamtal, e-postmeddelanden och post, frånvaro, distansarbete, kontorsmaterial, sammanträden, utarbetande av reseförordnanden etc.
f. Erfarenhet av arbete i multikulturell eller internationell miljö.
Poängsättning: 0–20 poäng.
2. Prov (Etapp 2)
Skriftligt prov
a) Skriftligt prov på språk 2 (engelska eller franska) på grundval av ett ärende. Syftet är att bedöma din förmåga att utföra de uppgifter som beskrivs i punkt A.2, liksom din förmåga att uttrycka dig i skrift.
Provtid: 60 minuter
Poängsättning: 0–20 poäng (minst 10 poäng krävs).
Muntligt prov
b) Intervju med uttagningskommittén på språk 2 (engelska eller franska), i syfte att mot bakgrund av uppgifterna i ansökan bedöma din förmåga att utföra de arbetsuppgifter som beskrivs i A.2. Uttagningskommittén kan besluta att pröva dina språkkunskaper som du uppgett i din ansökan.
Provtid: högst 45 minuter
Poängsättning: 0–40 poäng (minst 20 poäng krävs).
Dessa prov kan komma att hållas på distans eller med fysisk närvaro.
Du kommer att få anvisningar för de skriftliga och muntliga proven i god tid. Du måste följa anvisningarna till punkt och pricka. Om du inte gör det eller agerar i strid med dem kommer du omedelbart att uteslutas från förfarandet.
3. Förteckningen över godkända sökande
I förteckningen över godkända sökande upptas i rangordning namnen på de tre sökande som fått högst poäng i hela förfarandet (utvärdering av kvalifikationer och prov) och uppnått det minsta antal poäng som krävs för godkänt i vart och ett av proven.
Du kommer att få ett skriftligt meddelande om dina resultat.
Förteckningen över godkända sökande kommer att publiceras på Europaparlamentets intranät.
Förteckningen över godkända sökande kommer att vara giltig till och med den 31 december 2028. Giltighetstiden kan förlängas genom beslut av tillsättningsmyndigheten. I så fall underrättas de godkända sökande som finns på förteckningen i god tid.
C. INLÄMNING AV ANSÖKAN
För att ansöka måste du ha ett konto på plattformen Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/sv_SV.
Läs noga igenom handledningen för sökande till Europaparlamentets uttagningsförfaranden innan du fyller i din ansökan.
Sista ansökningsdag
Sista dag för inlämning av ansökan är den
6 november 2024 kl. 12.00, lokal tid i Bryssel.
Tillbaka till förteckningen