ANUNȚ DE RECRUTARE PE/309/2024/S/INLO
AGENT TEMPORAR
Asistent(ă) de gestiune administrativ(ă) (AST1)
Înainte de a candida, vă rugăm să citiți cu atenție Ghidul candidaților și candidatelor anexat la prezentul anunț de recrutare.
Ghidul, care face parte integrantă din anunțul de recrutare, vă ajută să înțelegeți regulile aferente procedurilor de selecție și modalitățile de a vă depune candidatura.
CUPRINS
A. NATURA ATRIBUȚIILOR ȘI CONDIȚIILE DE ADMITERE
B. PROCEDURĂ
C. DEPUNEREA CANDIDATURILOR
ANEXĂ: GHIDUL CANDIDAȚILOR ȘI CANDIDATELOR LA PROCEDURILE DE SELECȚIE ORGANIZATE DE PARLAMENTUL EUROPEAN
A. NATURA ATRIBUȚIILOR ȘI CONDIȚIILE DE ADMITERE
1. Generalități
Parlamentul European a decis să deschidă procedura de ocupare a unui post de agent temporar (AST 1) în Direcția Generală Infrastructură și Logistică, Direcția pentru gestionarea integrată a infrastructurilor în departamentul pentru execuția bugetară. Profilul căutat este cel de asistent(ă) de gestiune administrativ(ă) responsabil(ă) cu achizițiile publice.
Contractul se va încheia pe o perioadă nedeterminată. Recrutarea se va face la gradul AST 1, prima treaptă, salariul de bază fiind de 3 461,58 EUR pe lună. Salariul este supus impozitului comunitar și celorlalte rețineri prevăzute de Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene (RACA) și este scutit de impozitul național. Treapta la care va fi recrutat laureatul sau laureata va putea fi însă adaptată în funcție de experiența sa profesională. În plus, la salariul de bază se adaugă, în anumite condiții, indemnizații.
Parlamentul European aplică o politică de egalitate de șanse și acceptă candidaturile fără discriminare, fiind interzisă discriminarea bazată pe gen, rasă, culoare, origine etnică sau socială, caracteristici genetice, limbă, religie sau convingeri, opinii politice sau de orice altă natură, apartenența la o minoritate națională, avere, naștere, dizabilitate, vârstă, orientare sexuală, stare civilă sau situație familială.
2. Natura atribuțiilor
Direcția Generală Infrastructură și Logistică (DG INLO) contribuie la buna gestionare a infrastructurilor și logisticii din diferitele locuri de desfășurare a activității Parlamentului European.
DG INLO are următoarele misiuni:
– gestionarea tehnică și administrativă a tuturor clădirilor ocupate de Parlamentul European la Bruxelles, Luxemburg și Strasbourg, precum și a birourilor de legătură din statele membre;
– gestionarea departamentelor care se ocupă de echipamentele și serviciile necesare pentru funcționarea acestor clădiri;
– gestionarea echipamentelor (achiziție, transport, mutări, mesagerie, restaurante, magazine pentru angajați etc.), precum și a aspectelor materiale legate de organizarea reuniunilor.
Afectată la Bruxelles, persoana recrutată se va alătura unei echipe dinamice care se ocupă de dosarele de achiziții publice și va fi responsabilă de gestionarea administrativă a dosarelor, și anume arhivarea, codificarea și înregistrarea dosarelor și a documentelor justificative aferente. Ea va fi un punct de referință, în cadrul entității sale, pentru un anumit număr de proceduri administrative și va asigura coordonarea acestora. Sarcinile sale, îndeplinite sub autoritatea directorului/directoarei și în cadrul programelor și priorităților stabilite de organele Parlamentului și de conducerea lor, vor consta în principal în:
– Contribuția la programarea procedurilor de achiziții publice;
– Stabilirea calendarului acestor proceduri împreună cu unitățile operaționale și monitorizarea implementării lor;
– Organizarea și/sau contribuția la procedurile de achiziții publice (lansarea și urmărirea procedurilor, participarea la comisiile de deschidere și de evaluare a ofertelor, monitorizarea circuitului administrativ al proiectelor de contracte și al actelor adiționale, actualizarea tabelelor de monitorizare, redactarea notelor explicative, arhivarea etc.);
– Întocmirea dosarelor, în special a procedurilor de achiziții publice, în conformitate cu procedurile prestabilite, pe suport de hârtie și/sau informatic, și furnizarea dosarelor finalizate organelor de decizie;
– Efectuarea activităților de dactilografie și punere în pagină, crearea de tabele, organizarea agendelor, corespondență, clasare, pregătirea de dosare, rapoarte, statistici, etc;
– Asigurarea asistenței administrative: gestionarea apelurilor, a e-mailurilor și a corespondenței pe hârtie, a absențelor, a telemuncii, a cererilor de formare, a materialelor de birou, gestionarea reuniunilor, pregătirea ordinelor de deplasare etc.
Aceste sarcini necesită, de asemenea, excelente competențe organizatorice, un simț al responsabilității dezvoltat, diplomație, excelente abilități interpersonale și un puternic spirit de echipă.
Postul implică misiuni în locurile de desfășurare a activității Parlamentului European.
3. Condiții de admitere
Până la data-limită de depunere a candidaturilor, trebuie să îndepliniți următoarele condiții:
(a) Condiții generale
În conformitate cu articolul 12.2 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene, trebuie:
– să fiți resortisant(ă) al/a unui stat membru al Uniunii Europene;
– să vă bucurați de toate drepturile cetățenești;
– să vă fi îndeplinit toate obligațiile care vă revin în temeiul legislației privind serviciul militar;
– să prezintați garanțiile morale necesare exercitării responsabilităților care vă revin.
(b) Condiții specifice
i. Calificări și diplome necesare
Trebuie să aveți:
- un nivel de studii superioare absolvite cu diplomă
sau
- un nivel de studii secundare absolvite cu diplomă care permit accesul la învățământul superior și o experiență profesională de cel puțin trei ani
sau
o formare profesională sau o experiență profesională de nivel echivalent.
Diplomele, indiferent dacă sunt eliberate într-un stat membru sau într-o țară din afara UE, trebuie să fie recunoscute de un organism oficial al unui stat membru al UE, cum ar fi Ministerul Educației.
Candidații și candidatele care dețin diplome eliberate într-un stat care nu este membru al Uniunii trebuie să alăture candidaturii un document de echivalare a diplomelor lor la nivelul UE. Pentru informații suplimentare privind recunoașterea calificărilor și diplomelor obținute într-o țară din afara UE în rețelele ENIC-NARIC, vă rugăm să consultați următorul link: https://www.enic-naric.net.
Comitetul de selecție va ține cont în această privință de diferitele structuri de învățământ. În Ghidul candidaților și candidatelor poate fi consultat un tabel cu exemple de cerințe minime referitoare la diplome.
Candidații și candidatele care nu vor anexa un document de echivalare a diplomelor lor la nivelul UE și/sau candidații și candidatele cu diplome care nu sunt recunoscute de un organism oficial al unui stat membru al UE nu vor fi admiși la procedura de selecție.
ii. Experiența profesională necesară
Nu se solicită experiență profesională.
iii. Cunoștințe lingvistice
Trebuie să cunoașteți în mod aprofundat (nivelul C1) una dintre limbile oficiale ale Uniunii Europene (limba 1): bulgară, cehă, croată, daneză, engleză, estonă, finlandeză, franceză, germană, greacă, irlandeză, italiană, letonă, lituaniană, maghiară, malteză, neerlandeză, polonă, portugheză, română, slovacă, slovenă, spaniolă sau suedeză,
și
să cunoașteți în mod satisfăcător (nivelul B2) limba engleză sau franceză (limba 2).
Limba 2 trebuie să fie diferită de limba 1.
|
Candidații și candidatele sunt informați că opțiunile lingvistice prevăzute în cadrul prezentei proceduri de selecție, și anume limbile engleză și franceză, au fost stabilite în interesul serviciului. Atribuțiile de asistent(ă) de gestiune administrativ(ă) necesită competențe specifice, în special de monitorizare, redactare, executare și gestionare administrativă. Agentul nou-recrutat trebuie să fie capabil să înțeleagă sarcinile care trebuie îndeplinite, să soluționeze problemele și să comunice în mod eficace cu interlocutorii externi, cu conducerea și cu colegii. Parlamentul European angajează personal diversificat repartizat în principal la sediile sale din Bruxelles, Strasbourg și Luxemburg. În acest context multilingv, eficiența operațională depinde în mare măsură de folosirea limbilor franceză și engleză. Aceste două limbi sunt fundamentale pentru asigurarea unei comunicări fluide și eficiente, pentru buna desfășurare a activităților zilnice și pentru finalizarea proiectelor imobiliare în cadrul Direcției Generale Infrastructură și Logistică (DG INLO). Cunoașterea uneia dintre aceste două limbi este esențială pentru ca agentul să își poată îndeplini responsabilitățile în mod eficient și să răspundă nevoilor departamentului în contextul sarcinilor pe care va trebui să le execute. Funcțiile exercitate implică interacțiunea regulată cu colegii, membrii conducerii și interlocutorii externi, care folosesc în principal aceste limbi în activitatea lor de zi cu zi. În plus, cursurile de formare, reuniunile de echipă și procedurile de integrare pentru personalul nou se desfășoară în principal în engleză și franceză, motiv pentru care cunoașterea a cel puțin uneia dintre aceste două limbi este foarte importantă. Proiectele în curs de desfășurare, cum ar fi renovarea clădirii SPAAK, Casa cetățenilor și amenajarea de noi spații multifuncționale, necesită o comunicare coerentă și armonizată între diferitele părți interesate, și anume echipele multidisciplinare, arhitecții, inginerii, tehnicienii constructori și utilizatorii finali ai Parlamentului European. De exemplu, proiectul SPAAK, care reprezintă o transformare majoră a clădirii principale a Parlamentului, presupune o comunicare permanentă între diverse părți interesate. Utilizarea englezei și a francezei ca limbi-pivot facilitează aceste interacțiuni, respectându-se totodată diversitatea lingvistică la nivel operațional. În cadrul Direcției Generale Infrastructură și Logistică, franceza este limba cea mai frecvent utilizată pentru comunicarea internă, în timp ce engleza predomină în relațiile cu alte direcții generale și cu autoritățile politice și administrative ale Parlamentului. Engleza este, de asemenea, frecvent utilizată pentru redactarea documentelor. O cunoaștere satisfăcătoare a limbii engleze sau franceze este esențială pentru îndeplinirea sarcinilor specifice legate de procedurile de achiziții publice, pentru care instrumentele informatice sunt disponibile numai în aceste două limbi. Reuniunile Forumului achizițiilor publice, la care va participa membrul personalului nou recrutat, se desfășoară, de asemenea, în engleză și franceză. În plus, o cunoaștere satisfăcătoare a limbii franceze este esențială pentru înțelegerea legislației aplicabile în Belgia, precum și pentru interacțiunea cu furnizorii de servicii, administrațiile și autoritățile locale. Prin urmare, această procedură de selecție nu constituie o excepție de la această practică consacrată. În concluzie, alegerea limbilor engleză și franceză în cadrul acestei proceduri de selecție este justificată de nevoile operaționale ale departamentului, de cerințele postului de asistent(ă) de gestiune administrativ(ă) și de practicile interne ale Direcției Generale, asigurându-se astfel o eficiență și o coeziune optime în cadrul Parlamentului European. |
B. PROCEDURĂ
Procedura constă în evaluarea calificărilor și probe specifice.
1. Admiterea și evaluarea calificărilor (prima etapă)
(a) Autoritatea împuternicită să facă numiri va întocmi o listă a candidaților și candidatelor care și-au depus candidatura în forma cerută până la data-limită și care îndeplinesc condițiile generale prevăzute la secțiunea A punctul 3 litera (a). Această listă este trimisă comitetului de selecție împreună cu dosarele de candidatură.
(b) Comitetul de selecție va verifica dosarele de candidatură pentru a se asigura că acestea îndeplinesc condițiile specifice prevăzute la secțiunea A punctul 3 litera (b).
(c) Comitetul de selecție evaluează, pe baza unei grile de evaluare prestabilite, calificările tuturor candidaților și candidatelor eligibili și stabilește o listă a celor mai buni 6 candidați sau candidate, care vor fi invitați la probe. Comitetul de selecție invită toți candidații și candidatele care se situează ex aequo pe ultimul loc.
Comitetul de selecție ia decizii exclusiv pe baza informațiilor furnizate în formularul de candidatură, care trebuie să fie susținute de documente justificative prezentate în același timp cu formularul de candidatură (pentru mai multe detalii, a se vedea Ghidul candidaților și candidatelor la procedurile de selecție organizate de Parlamentul European, punctul 3.3).
La evaluarea calificărilor candidaților și candidatelor, comitetul de selecție va ține seama, în special, de următoarele elemente care trebuie justificate în formularul de candidatură:
(a) Cunoștințe în domeniul programării procedurilor de achiziții publice;
(b) Cunoștințe despre organizarea procedurilor de achiziții publice (lansarea și urmărirea procedurilor, participarea la comisiile de deschidere și de evaluare a ofertelor, monitorizarea circuitului administrativ al contractelor și al modificărilor contractuale, actualizarea tabelelor de monitorizare, redactarea notelor explicative, arhivarea etc.);
(c) Cunoștințe în întocmirea dosarelor, în special a procedurilor de achiziții publice;
(d) Cunoștințe legate de activități de dactilografie și punere în pagină, crearea de tabele, organizarea agendelor, corespondență, clasare, pregătirea de dosare, rapoarte, statistici, etc;
(e) Cunoștințe de asistență administrativă: gestionarea apelurilor, a e-mailurilor și a corespondenței pe hârtie, a absențelor, a telemuncii, a cererilor de formare, a materialelor de birou, gestionarea reuniunilor, pregătirea ordinelor de deplasare etc.
(f) Cunoașterea mediilor profesionale multiculturale sau internaționale.
Punctaj: de la 0 la 20 de puncte.
2. Probe (etapa a 2-a)
Proba scrisă
(a) Probă de redactare în limba 2 (engleză sau franceză), pe baza unei serii de documente, pentru a vă testa capacitatea de a îndeplini atribuțiile descrise la secțiunea A.2, precum și aptitudinile de redactare.
Durata probei: 60 de minute
Punctaj: de la 0 la 20 de puncte (punctaj minim necesar: 10 puncte).
Probe orale
(b) Interviu cu comitetul de selecție în limba 2 (engleză sau franceză) pentru a vă evalua, ținând seama de toate informațiile din dosarul dumneavoastră de candidatură, capacitatea de a îndeplini atribuțiile prevăzute în secțiunea A.2. Comitetul de selecție va putea decide să vă verifice cunoștințele lingvistice pe care le-ați menționat în formularul de candidatură.
Durata maximă a probei: 45 de minute.
Punctaj: de la 0 la 40 de puncte (punctaj minim necesar: 20 de puncte)
Aceste probe ar putea avea loc de la distanță sau cu prezență fizică.
Veți primi în timp util instrucțiunile pentru probele scrisă și orală. Va trebui să urmați cu strictețe instrucțiunile date. Dacă nu respectați instrucțiunile sau aveți un comportament contrar acestora, veți fi descalificat(ă) imediat.
3. Înscrierea pe lista candidaților și candidatelor eligibili
Lista candidaților și candidatelor eligibili va cuprinde, în ordinea meritului, numele celor trei candidați sau candidate care au obținut cel mai mare punctaj total în cursul procedurii (evaluarea calificărilor și probe) și au obținut punctajul minim necesar la fiecare probă.
Veți primi personal, printr-o comunicare scrisă, rezultatele obținute.
Lista candidaților și candidatelor eligibili va fi publicată pe intranetul Parlamentului European.
Perioada de valabilitate a listei candidaților și candidatelor eligibili va expira la 31 decembrie 2028. Valabilitatea sa poate fi prelungită printr-o decizie a autorității împuternicite să facă numiri. În acest caz, laureații și laureatele înscriși pe listă vor fi informați în timp util.
C. DEPUNEREA CANDIDATURILOR
Pentru a candida, trebuie să aveți un cont pe platforma Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/ro_RO.
Vă rugăm să citiți cu atenție Ghidul candidaților și candidatelor la procedurile de selecție organizate de Parlamentul European înainte de a completa formularul de candidatură și să furnizați documentele justificative relevante.
Data-limită pentru depunerea candidaturilor
Data-limită pentru depunerea candidaturilor este
6 noiembrie 2024, ora 12.00 (la prânz), ora Bruxellesului.
Înapoi la listă