BANDO DI ASSUNZIONE PE/309/2024/S/INLO
AGENTE TEMPORANEO (F/M)
Assistente alla gestione amministrativa (AST 1)
Prima di presentare la candidatura, leggere attentamente la Guida per i candidati allegata al presente bando di assunzione.
La Guida, che costituisce parte integrante del bando di assunzione, aiuta a comprendere le regole afferenti alle procedure di selezione e le modalità di iscrizione.
INDICE
A. FUNZIONI E AMMISSIONE
B. PROCEDURA
C. PRESENTAZIONE DELLE CANDIDATURE
ALLEGATO: GUIDA PER I CANDIDATI ALLE PROCEDURE DI SELEZIONE ORGANIZZATE DAL PARLAMENTO EUROPEO
A. FUNZIONI E AMMISSIONE
1. Considerazioni generali
Il Parlamento europeo ha deciso di avviare la procedura di assegnazione di un posto di agente temporaneo (AST 1) presso il servizio per l'esecuzione del bilancio, direzione generale delle Infrastrutture e della logistica, direzione della Gestione integrata delle infrastrutture. Il profilo richiesto è quello di assistente alla gestione amministrativa incaricato degli appalti pubblici.
Il contratto sarà concluso a tempo indeterminato. L'assunzione avverrà al grado AST 1, primo scatto, con una retribuzione mensile lorda di 3 461,58 EUR. La retribuzione è soggetta all'imposta dell'Unione e alle altre trattenute previste dal regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea (RAA), mentre è esente da imposte nazionali. Lo scatto in cui sarà inquadrato il vincitore potrà tuttavia essere adeguato in base alla sua esperienza professionale. Inoltre, la retribuzione lorda è, subordinatamente a determinate condizioni, maggiorata di indennità.
Il Parlamento europeo applica una politica di pari opportunità e accetta le candidature senza discriminazione alcuna, che si tratti di discriminazioni fondate sul genere, la razza, il colore della pelle, le origini etniche o sociali, le caratteristiche genetiche, la lingua, la religione o le convinzioni personali, le opinioni politiche o di qualsiasi altra natura, l'appartenenza a una minoranza nazionale, il patrimonio, la nascita, la disabilità, l'età, l'orientamento sessuale, lo stato civile o la situazione familiare.
2. Natura delle funzioni
La direzione generale delle Infrastrutture e della logistica (DG INLO) contribuisce alla corretta gestione delle infrastrutture e della logistica nei diversi luoghi di lavoro del Parlamento europeo.
La missione della DG INLO include:
– gestire l'insieme degli edifici occupati dal Parlamento europeo a Bruxelles, Lussemburgo e Strasburgo e gli uffici di collegamento negli Stati membri a livello tecnico e amministrativo;
– gestire i servizi addetti alle attrezzature e alle prestazioni inerenti al funzionamento di detti edifici;
– gestire le attrezzature (acquisti, trasporti, traslochi, messaggeria, ristorazione, punti di vendita, ecc.) nonché l'organizzazione pratica delle riunioni.
Basata a Bruxelles, la persona assunta entrerà a far parte di un'équipe dinamica che si occupa di fascicoli di appalti pubblici e assicurerà la gestione amministrativa dei fascicoli, comprendente l'archiviazione, la codifica e la registrazione dei fascicoli e dei relativi documenti di supporto. Sarà il punto di riferimento, all'interno della sua entità, per una serie di procedure amministrative e ne garantirà il coordinamento. Eseguiti sotto l'autorità del direttore/ della direttrice e nel contesto dei programmi e delle priorità definiti dagli organi parlamentari e dalla struttura gerarchica, i compiti consisteranno, in particolare, in quanto segue:
– contribuire alla programmazione delle procedure di appalto pubblico;
– definire il calendario di queste procedure con le unità operative e monitorarne l'attuazione;
– organizzare le procedure di appalto pubblico e/o contribuirvi (avvio e controllo delle procedure, partecipazione ai comitati di apertura e valutazione delle offerte, monitoraggio del processo amministrativo dei progetti di contratto e di clausole aggiuntive, aggiornamento delle tabelle di monitoraggio, redazione di note esplicative, archiviazione, ecc.);
– istruire i fascicoli, in particolare le procedure di appalto pubblico, secondo procedure prestabilite, utilizzando supporti cartacei e/o informatici, e fornire agli organi decisionali i fascicoli finalizzati;
– effettuare lavori di: inserimento testi, formattazione, preparazione di tabelle, compilazione delle agende, trattamento della corrispondenza, archiviazione, preparazione di fascicoli, relazioni, statistiche, ecc.;
– fornire assistenza amministrativa: gestire chiamate, posta elettronica e cartacea, assenze, telelavoro, richieste di formazione, materiale per ufficio, riunioni, ordini di missione, ecc..
L'esercizio di queste funzioni richiede inoltre eccellenti competenze organizzative, un elevato senso di responsabilità, diplomazia, ottime capacità relazionali e un forte spirito di squadra.
Sono previste missioni nei luoghi di lavoro del Parlamento europeo.
3. Ammissibilità
Alla data di scadenza del termine utile per la presentazione delle candidature, i candidati devono soddisfare i seguenti requisiti:
a) Requisiti generali
Come previsto dall'articolo 12, paragrafo 2, del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea, i candidati devono in particolare:
– essere cittadini di uno degli Stati membri dell'Unione europea,
– godere dei diritti politici;
– essere in regola con le leggi applicabili in materia di obblighi militari,
– offrire le garanzie di moralità richieste per le funzioni da svolgere.
b) Requisiti specifici
i) Titoli e diplomi richiesti
I candidati devono avere:
- un livello di istruzione superiore attestato da un diploma
oppure
- un livello di istruzione secondario attestato da un diploma che dia accesso all'istruzione superiore e un'esperienza professionale di almeno tre anni,
oppure
una formazione professionale o un'esperienza professionale di livello equivalente.
I diplomi, che siano stati rilasciati in uno Stato membro o in un paese non appartenente all'UE, devono essere riconosciuti da un organo ufficiale di uno Stato membro dell'Unione, ad esempio il ministero dell'Istruzione.
I candidati titolari di diplomi rilasciati in un paese terzo devono allegare alla propria candidatura un attestato di equivalenza europea dei loro diplomi. Per ulteriori informazioni sul riconoscimento delle qualifiche conseguite in un paese terzo appartenente alle reti ENIC-NARIC, consultare il sito seguente: https://www.enic-naric.net.
Il comitato di selezione terrà conto, a tale riguardo, dei diversi sistemi di insegnamento. Nella tabella allegata alla Guida per i candidati figurano esempi dei diplomi minimi richiesti.
I candidati che non allegheranno un'equivalenza europea dei loro diplomi e/o i candidati in possesso di diplomi non riconosciuti da un organo ufficiale di uno Stato membro dell'UE non saranno ammessi alla procedura di selezione.
ii) Esperienza professionale richiesta
Non è richiesta alcuna esperienza professionale.
iii) Conoscenze linguistiche
I candidati devono conoscere in modo approfondito (livello minimo C1) una delle lingue ufficiali dell'Unione europea (lingua 1): bulgaro, ceco, croato, danese, estone, finlandese, francese, greco, inglese, irlandese, italiano, lettone, lituano, maltese, neerlandese, polacco, portoghese, rumeno, slovacco, sloveno, spagnolo, svedese, tedesco e ungherese,
e
avere una conoscenza soddisfacente (livello B2) della lingua inglese o francese (lingua 2).
La lingua 2 deve essere diversa dalla lingua 1.
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Si informano i candidati che la limitazione linguistica all'inglese e al francese nella presente procedura di selezione è stata stabilita nell'interesse del servizio. Le mansioni di gestione amministrativa richiedono competenze specifiche, in particolare in materia di controllo, redazione, esecuzione e gestione amministrativa. L'agente neoassunto deve essere in grado di comprendere i compiti da svolgere, risolvere i problemi e comunicare efficacemente sia con gli interlocutori esterni che con la direzione e i colleghi. Il Parlamento europeo impiega personale diversificato distribuito principalmente nei suoi edifici di Bruxelles, Strasburgo e Lussemburgo. In questo contesto multilingue, l'efficacia operativa si basa in ampia misura sull'utilizzo del francese e dell'inglese. Queste due lingue sono fondamentali per garantire una comunicazione fluida ed efficiente, il regolare svolgimento delle attività quotidiane e il completamento dei progetti edilizi all'interno della direzione generale delle Infrastrutture e della logistica (DG INLO). La conoscenza di una di queste due lingue è indispensabile perché l'agente possa assumersi efficacemente le proprie responsabilità e rispondere alle esigenze del servizio nel quadro delle funzioni che dovrà esercitare. Tali funzioni comportano interazioni regolari con colleghi, membri della direzione e interlocutori esterni che utilizzano essenzialmente queste lingue nel loro lavoro quotidiano. Inoltre, le formazioni, le riunioni di gruppo e le procedure di inserimento dei nuovi assunti si svolgono principalmente in inglese e francese, il che evidenzia l'importanza di conoscere almeno una di queste due lingue. I progetti in corso, come la ristrutturazione dell'edificio SPAAK, la Casa dei cittadini e l'allestimento di nuovi spazi multifunzionali, richiedono una comunicazione coerente e armonizzata tra vari attori, tra i quali équipe multidisciplinari, architetti, ingegneri, tecnici edili e utenti finali del Parlamento europeo. Ad esempio, il progetto SPAAK, che rappresenta un'importante trasformazione dell'edificio principale del Parlamento, comporta scambi continui tra le varie parti interessate. L'uso dell'inglese e del francese come lingue pivot facilita queste interazioni, mantenendo il rispetto della diversità linguistica a livello operativo. Nella direzione generale delle Infrastrutture e della logistica il francese è la lingua più utilizzata per le comunicazioni interne, mentre l'inglese prevale nelle relazioni con le altre direzioni generali e con le autorità politiche e amministrative del Parlamento. L'inglese è inoltre comunemente utilizzato per la redazione di documenti. La conoscenza soddisfacente dell'inglese o del francese è essenziale per lo svolgimento di compiti specifici legati alle procedure di appalto, per le quali sono disponibili strumenti informatici solo in queste due lingue. Anche le riunioni del Forum sugli appalti pubblici, a cui parteciperà la persona neoassunta, si svolgono in inglese e francese. Inoltre, una conoscenza soddisfacente del francese è fondamentale per comprendere la legislazione applicabile in Belgio e per interagire con i prestatori di servizi, le amministrazioni e le autorità locali. Questa procedura di selezione non costituisce quindi un'eccezione a questa prassi consolidata. In conclusione, la limitazione all'inglese e al francese in questa procedura di selezione è giustificata dalle esigenze operative del servizio, dai requisiti del personale amministrativo e dalle prassi interne della direzione generale, garantendo così efficienza e coesione ottimali all'interno del Parlamento europeo. |
B. PROCEDURA
La procedura si basa su qualifiche e prove.
1. Ammissione e valutazione delle qualifiche (prima fase)
a) L'autorità che ha il potere di nomina (AIPN) redige l'elenco dei candidati che hanno presentato il proprio fascicolo nella forma richiesta entro la scadenza fissata e che soddisfano le condizioni generali di cui alla sezione A, punto 3, lettera a). Tale elenco è trasmesso al comitato di selezione insieme ai fascicoli di candidatura.
b) Il comitato di selezione verifica se i fascicoli di candidatura rispondono ai requisiti specifici precisati nella sezione A, punto 3, lettera b).
c) Sulla base di una griglia di valutazione prestabilita, il comitato di selezione valuta le qualifiche di tutti i candidati ammissibili e stila un elenco dei 6 migliori candidati che saranno invitati alle prove. Il comitato di selezione invita i candidati a pari merito qualificatisi all'ultimo posto.
Il comitato di selezione decide esclusivamente sulla base delle informazioni fornite nell'atto di candidatura, che devono essere corroborate da documenti giustificativi presentati contestualmente all'atto di candidatura (per ulteriori dettagli, si veda la Guida per i candidati alle procedure di selezione organizzate dal Parlamento europeo, punto 3.3).
Nel valutare le qualifiche dei candidati, il comitato di selezione terrà conto, in particolare, dei seguenti elementi da comprovare nell'atto di candidatura:
a. conoscenze nella programmazione delle procedure di appalto pubblico;
b. conoscenze nell'organizzazione delle procedure di appalto pubblico (avvio e monitoraggio delle procedure, partecipazione ai comitati di apertura e valutazione delle offerte, monitoraggio del processo amministrativo concernente contratti e clausole aggiuntive, aggiornamento delle tabelle di monitoraggio, redazione di note esplicative, archiviazione, ecc.);
c. conoscenze nell'istruzione di fascicoli, segnatamente nelle procedure di appalto pubblico;
d. conoscenze nel lavoro di: inserimento testi, formattazione, preparazione di tabelle, compilazione delle agende, trattamento della corrispondenza, archiviazione, preparazione di fascicoli, relazioni, statistiche, ecc.;
e. conoscenze nell'assistenza amministrativa; gestione di: chiamate, posta elettronica e cartacea, assenze, telelavoro, richieste di formazione, materiale per ufficio, riunioni, ordini di missione, ecc.;
f. conoscenza di ambienti lavorativi multiculturali o internazionali.
Punteggio: da 0 a 20 punti.
2. Prove (seconda fase)
Prova scritta
a) Prova redazionale nella lingua 2 (francese o inglese), sulla base di un fascicolo, destinata a valutare la capacità dei candidati di svolgere le funzioni indicate al punto A.2, nonché le loro capacità di redazione.
Durata della prova: 60 minuti
Punteggio: da 0 a 20 punti (punteggio minimo richiesto: 10 punti)
Prova orale
b) Colloquio con il comitato di selezione nella lingua 2 (inglese o francese), destinato a valutare, tenuto conto di tutti gli elementi figuranti nel fascicolo di candidatura, l'attitudine dei candidati a svolgere le funzioni indicate al punto A.2. Il comitato di selezione potrà decidere di verificare le competenze linguistiche dei candidati indicate nell'atto di candidatura.
Durata massima della prova: massimo 45 minuti.
Punteggio: da 0 a 40 punti (punteggio minimo richiesto: 20 punti).
Queste prove possono essere organizzate a distanza o in presenza.
I candidati riceveranno a tempo debito le istruzioni relative alle prove scritta e orale. Le istruzioni impartite dovranno essere seguite alla lettera. Il mancato rispetto delle istruzioni o un comportamento non conforme alle stesse comporterà l'esclusione immediata del candidato interessato.
3. Iscrizione nell'elenco di idoneità
Sono iscritti nell'elenco di idoneità, in ordine di merito, i nominativi dei tre candidati che abbiano ottenuto il punteggio più alto nell'insieme della procedura (valutazione delle qualifiche e prove) e che abbiano raggiunto la soglia minima richiesta in ciascuna prova.
I candidati saranno informati individualmente per iscritto dei risultati ottenuti.
L'elenco di idoneità sarà pubblicato sul sito Intranet del Parlamento europeo.
La validità dell'elenco di idoneità giungerà a scadenza il 31 dicembre 2028 e potrà essere prorogata mediante decisione dell'autorità investita del potere di nomina. In tal caso, i vincitori iscritti nell'elenco saranno informati in tempo utile.
C. PRESENTAZIONE DELLE CANDIDATURE
Per presentare la propria candidatura è necessario disporre di un account sulla piattaforma Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/it_IT.
Si invita a leggere con attenzione la Guida per i candidati alle procedure di selezione organizzate dal Parlamento europeo prima di compilare l'atto di candidatura.
Termine per la presentazione delle candidature
Il termine per la presentazione delle candidature è fissato al:
6 novembre 2024 alle 12.00, ora di Bruxelles.
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