NATJEČAJ ZA RADNO MJESTO PE/309/2024/S/INLO
PRIVREMENI DJELATNIK
Administrativni asistent / administrativna asistentica (AST 1)
Prije nego što se prijavite, pažljivo pročitajte Vodič za kandidate priložen ovoj obavijesti o zapošljavanju.
Vodič je sastavni dio obavijesti o zapošljavanju i u njemu se objašnjavaju pravila postupka i način prijave.
SADRŽAJ
A. OPIS RADNOG MJESTA I UVJETI
B. POSTUPAK
C. PODNOŠENJE PRIJAVE
PRILOG: VODIČ ZA KANDIDATE U POSTUPCIMA ODABIRA KOJE ORGANIZIRA EUROPSKI PARLAMENT
A. OPIS RADNOG MJESTA I UVJETI
1. Opće napomene
Europski parlament odlučio je pokrenuti postupak za popunjavanje radnog mjesta privremenog djelatnika (AST 1) u Glavnoj upravi za infrastrukturu i logistiku u sklopu Uprave za integrirano upravljanje objektima u Službi za izvršenje proračuna. Traži se profil administrativnog asistenta / administrativne asistentice zaduženog/zadužene za javnu nabavu.
Ugovor se sklapa na neodređeno vrijeme. Radno mjesto odgovara prvom stupnju platnog razreda AST 1, s osnovnom mjesečnom plaćom od 3461,58 EUR. Od plaće se oduzima porez Unije i ostali odbici predviđeni Uvjetima zaposlenja ostalih djelatnika Europske unije (CEOS), no na nju se ne plaća nacionalni porez. Stupanj unutar platnog razreda uspješnog kandidata / uspješne kandidatkinje može se prilagoditi ovisno o njegovu/njezinu radnom iskustvu. Osim toga, uz osnovnu se plaću pod određenim uvjetima isplaćuju i dodaci.
Europski parlament provodi politiku jednakih mogućnosti i prijave prihvaća bez diskriminacije na temelju roda, rasne pripadnosti, boje kože, etničkog ili socijalnog podrijetla, genetskih osobina, jezika, vjere ili uvjerenja, političkoga ili bilo kakvoga drugog mišljenja, pripadnosti nacionalnoj manjini, imovine, rođenja, invalidnosti, dobi, seksualne orijentacije, bračnog stanja ili obiteljske situacije.
2. Opis posla
Glavna uprava za infrastrukturu i logistiku (DG INLO) doprinosi dobrom upravljanju infrastrukturom i logistikom u različitim mjestima rada Europskog parlamenta.
Zadaće DG INLO-a su sljedeće:
– upravljati svim zgradama Europskog parlamenta u Bruxellesu, Luxembourgu i Strasbourgu kao i uredima za vezu u državama članicama, na tehničkoj i na administrativnoj razini;
– upravljati službama za opremu i uslugama koje su povezane s funkcioniranjem navedenih zgrada;
– upravljati opremom (nabava, prijevoz, preseljenja, pošta, kantine, trgovine itd.) te praktičnom organizacijom sastanaka.
Radno mjesto je u Bruxellesu. Zaposlena osoba pridružit će se dinamičnom timu koji se bavi spisima o javnoj nabavi te će biti zadužena za administrativno upravljanje tim spisima, uključujući arhiviranje, kodiranje i registraciju spisa i povezanih popratnih dokumenata. U svojem će odjelu imati ulogu referentne točke za niz administrativnih postupaka te će osigurati njihovu koordinaciju. Radit će pod nadzorom direktora/direktorice te u skladu s programima i prioritetima koje definiraju parlamentarna tijela i više rukovodstvo, a radni zadaci uključivat će sljedeće:
– doprinos planiranju postupaka javne nabave;
– utvrđivanje vremenskog rasporeda tih postupaka u suradnji s operativnim odjelima i praćenje njihove provedbe;
– organiziranje postupaka javne nabave (pokretanje i praćenje postupaka, sudjelovanje u odborima za otvaranje i ocjenjivanje ponuda, praćenje administrativnog postupka za nacrte ugovora i dopuna, ažuriranje tablica za praćenje, sastavljanje objašnjenja, arhiviranje itd.) i/ili doprinošenje tim postupcima;
– priprema ručno pisanih i/ili elektronički obrađenih spisa, posebno za postupke javne nabave, na temelju unaprijed utvrđenih smjernica te uručivanje pripremljenih spisa tijelima koja donose odluku;
– obavljanje zadataka povezanih s unošenjem tekstova, oblikovanjem, tablicama, vođenjem dnevnih redova, poštom, organizacijom dokumenata, pripremom spisa, izvješća, statističkih podataka itd.;
– pružanje administrativne pomoći: upravljanje pozivima, elektroničkom i papirnatom poštom, reguliranje izostanaka s radnog mjesta, rada na daljinu, zahtjeva za osposobljavanje, naručivanje uredskog materijala, organizacija sastanaka, priprema putnih naloga itd.
Za obavljanje tih zadaća potrebne su izvanredne organizacijske sposobnosti, visoka razina odgovornosti i diplomacije, vrlo dobro poznavanje međuljudskih odnosa i snažan timski duh.
Predviđena su i službena putovanja u druga mjesta rada Europskog parlamenta.
3. Uvjeti
Na datum utvrđen kao rok za podnošenje prijava kandidati moraju ispunjavati sljedeće uvjete:
(a) Opći uvjeti
U skladu s člankom 12. stavkom 2. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije, kandidati moraju:
– biti državljani jedne od država članica Europske unije,
– uživati sva građanska prava,
– ispunjavati sve zakonske obaveze povezane s odsluženjem vojnog roka,
– dostaviti odgovarajuće potvrde kojima dokazuju prikladnost za obavljanje dužnosti.
(b) Posebni uvjeti
i. Potrebne kvalifikacije i diplome
Kandidati moraju imati:
- stupanj obrazovanja koji odgovara visokoškolskom obrazovanju po završetku kojega se stječe diploma
ili
- stupanj obrazovanja koji odgovara završenom srednjoškolskom obrazovanju potvrđenom diplomom koja omogućuje pristup visokoškolskom obrazovanju i odgovarajuće profesionalno iskustvo od najmanje tri godine;
ili
završeno stručno osposobljavanje ili radno iskustvo ekvivalentne razine.
Diplome moraju biti priznate od strane službenog tijela države članice Europske unije, primjerice ministarstva obrazovanja, bez obzira na to jesu li dodijeljene u nekoj od država članica ili u zemlji koja nije članica EU-a.
Kandidati čije su diplome izdane u zemlji koja nije članica EU-a prijavi moraju priložiti dokaz o jednakovrijednosti svoje diplome. Dodatne informacije o priznavanju kvalifikacija iz trećih zemalja kandidati mogu pronaći na internetskim stranicama mreže ENIC-NARIC: https://www.enic-naric.net.
U tom će pogledu odbor za odabir voditi računa o različitim obrazovnim sustavima. Primjeri najniže razine traženih diploma navedeni su u tablici priloženoj Vodiču za kandidate.
Kandidati koji ne prilože dokaz o jednakovrijednosti svoje diplome i/ili kandidati čije diplome nije priznalo službeno tijelo države članice EU-a neće moći sudjelovati u postupku odabira.
ii. Potrebno radno iskustvo
Prethodno radno iskustvo nije potrebno.
iii. Znanje jezika
Kandidati moraju izvrsno poznavati (najmanje razina C1) jedan od službenih jezika Europske unije (jezik 1): bugarski, češki, danski, engleski, estonski, finski, francuski, grčki, hrvatski, irski, latvijski, litavski, mađarski, malteški, nizozemski, njemački, poljski, portugalski, rumunjski, slovački, slovenski, španjolski, švedski ili talijanski jezik
te
na zadovoljavajućoj razini (razina B2) poznavati engleski ili francuski jezik (jezik 2):
Jezik 2 mora biti različit od jezika 1.
|
Kandidate se obavještava da je jezično ograničenje na engleski i francuski jezik u ovom postupku odabira utvrđeno u interesu službe. Za radno mjesto administrativnog asistenta / administrativne asistentice potrebne su konkretne vještine, odnosno slijeđenje administrativnih postupaka, priprema teksta te obavljanje administrativnih poslova i upravljanje tim poslovima. Novozaposleni član osoblja stoga mora biti u stanju razumjeti zadatke koje mora obaviti, učinkovito rješavati probleme te komunicirati i s vanjskim sugovornicima i sa svojim nadređenima i kolegama. U Europskom parlamentu zaposleni su djelatnici različitih profila koji su uglavnom raspoređeni u zgradama Parlamenta u Bruxellesu, Strasbourgu i Luxembourgu. U tom višejezičnom kontekstu operativna učinkovitost uvelike ovisi o upotrebi francuskog i engleskog jezika. Ta su dva jezika ključna za neometanu i učinkovitu komunikaciju, uspješno odvijanje svakodnevnih aktivnosti i realizaciju projekata u vezi s nekretninama u Glavnoj upravi za infrastrukturu i logistiku (DG INLO). Poznavanje jednog od tih dvaju jezika neophodno je kako bi osoblje moglo učinkovito preuzeti svoje odgovornosti i odgovoriti na potrebe službe u kontekstu dužnosti koje će morati obavljati. Te dužnosti uključuju redovitu interakciju s kolegama, rukovodstvom i vanjskim sugovornicima koji se u svakodnevnom radu uglavnom služe navedenim jezicima. Osim toga, osposobljavanje, timski sastanci i postupci uvođenja novog osoblja u posao provode se uglavnom na engleskom i francuskom jeziku, što je još jedan od argumenata koji potvrđuju važnost znanja barem jednog od tih dvaju jezika. Projekti koji su u tijeku, kao što su obnova zgrade SPAAK, Kuća građana i razvoj novih multifunkcionalnih prostora, zahtijevaju dosljednu i usklađenu komunikaciju među različitim dionicima, uključujući multidisciplinarne timove, arhitekte, inženjere, građevinske tehničare i krajnje korisnike Europskog parlamenta. Na primjer, projekt SPAAK, koji predstavlja veliku preobrazbu glavne zgrade Parlamenta, podrazumijeva kontinuiranu razmjenu informacija među različitim dionicima. Upotreba engleskog i francuskog jezika kao tzv. posrednih jezika olakšava te interakcije, dok se istovremeno na operativnoj razini poštuje jezična raznolikost. U Glavnoj upravi za infrastrukturu i logistiku u internoj se komunikaciji najčešće koristi francuski jezik, dok engleski prevladava u odnosima s drugim glavnim upravama te političkim i upravnim tijelima Parlamenta. Dokumenti se također obično sastavljaju na engleskom. Zadovoljavajuće znanje engleskog ili francuskog jezika ključno je za izvršavanje posebnih zadaća povezanih s postupcima nabave, a i informatički alati koji se koriste u tim postupcima dostupni su samo na ta dva jezika. Sastanci Foruma za javnu nabavu, na kojima će sudjelovati novozaposleni član osoblja, također se održavaju na engleskom i francuskom jeziku. Osim toga, zadovoljavajuće znanje francuskog jezika ključno je za razumijevanje zakonodavstva koje se primjenjuje u Belgiji, kao i za interakciju s pružateljima usluga, upravama i lokalnim tijelima. Ovaj postupak odabira stoga nije iznimka u odnosu na tu uobičajenu praksu. Dakle, ograničenje na engleski i francuski jezik u ovom postupku odabira opravdano je operativnim potrebama službe, zahtjevima povezanima s radnim mjestom administrativnog asistenta i internim praksama Glavne uprave, čime se osiguravaju optimalna učinkovitost i kohezija u Europskom parlamentu.
|
B. POSTUPAK
Postupak se temelji na kvalifikacijama i testiranjima.
1. Prihvaćanje i ocjenjivanje kvalifikacija (1. faza)
(a) Tijelo za imenovanje sastavlja popis kandidata koji su svoje prijave podnijeli u skladu s pravilima prije isteka roka te koji ispunjavaju opće uvjete utvrđene u odjeljku A točki 3. podtočki (a). Taj popis potom šalje odboru za odabir, zajedno s prijavama i popratnim dokumentima.
(b) Odbor za odabir provjerava ispunjavaju li prijave i popratni dokumenti posebne uvjete utvrđene u odjeljku A točki 3. podtočki (b).
(c) Na temelju bodovne tablice koja je unaprijed utvrđena odbor za odabir ocjenjuje kvalifikacije svih kandidata koji ispunjavaju uvjete te sastavlja popis šestero najboljih kandidata koji će biti pozvani na testiranja. Odbor za odabir na testiranja će pozvati sve kandidate koji se nalaze na posljednjem mjestu popisa najboljih kandidata, a ostvarili su isti broj bodova.
Odbor za odabir donosi odluke isključivo na temelju informacija koje su navedene u obrascu za prijavu i koje moraju biti potkrijepljene popratnom dokumentacijom podnesenom istodobno s obrascem za prijavu (za pojedinosti vidjeti Vodič za kandidate u postupcima odabira koje organizira Europski parlament, točka 3.3.).
Pri ocjenjivanju kvalifikacija kandidatâ odbor za odabir posebno vodi računa o sljedećim aspektima, koje je nužno potkrijepiti popratnim dokumentima koji se prilažu obrascu za prijavu:
a. poznavanje planiranja postupaka javne nabave;
b. poznavanje organizacije postupaka javne nabave (pokretanje i praćenje postupaka, sudjelovanje u odborima za otvaranje i ocjenjivanje ponuda, praćenje administrativnog postupka za ugovore i dopune, ažuriranje tablica za praćenje, sastavljanje objašnjenja, arhiviranje itd.);
c. poznavanje procesa pripreme spisa, posebno postupaka javne nabave;
d. poznavanje zadataka povezanih s unošenjem tekstova, oblikovanjem, tablicama, vođenjem dnevnih redova, poštom, organizacijom dokumenata, pripremom spisa, izvješća, statističkih podataka itd.;
e. poznavanje administrativne pomoći: upravljanje pozivima, elektroničkom i papirnatom poštom, reguliranje izostanaka s radnog mjesta, rada na daljinu, zahtjeva za osposobljavanje, naručivanje uredskog materijala, organizacija sastanaka, priprema putnih naloga itd.;
f. poznavanje multikulturnih ili međunarodnih profesionalnih okruženja.
Bodovanje: od 0 do 20 bodova
2. Testiranja (2. faza)
Pismeno testiranje
a) Sastavljanje teksta na jeziku 2 (engleski ili francuski jezik), na temelju spisa, s ciljem provjere sposobnosti kandidata da obavljaju dužnosti opisane u odjeljku A točki 2., kao i provjere njihove sposobnosti pismenog izražavanja.
Trajanje testa: 60 minuta
Bodovanje: od 0 do 20 bodova (minimalan broj bodova za prolaz: 10 bodova)
Usmeno testiranje
b) Razgovor s odborom za odabir na jeziku 2 (engleski ili francuski jezik) na temelju kojeg se, uz vođenje računa o svim elementima sadržanima u prijavi i popratnim dokumentima, ocjenjuje sposobnost kandidata da obavljaju dužnosti opisane u odjeljku A točki 2. Odbor za odabir može odlučiti provjeriti znanje drugih jezika koje su kandidati naveli u obrascu za prijavu.
Maksimalno trajanje testa: 45 minuta
Bodovanje: od 0 do 40 bodova (minimalan broj bodova za prolaz: 20 bodova).
Ta se testiranja mogu organizirati na daljinu ili uz fizičku prisutnost.
Kandidati će pravodobno primiti upute o pismenom i usmenom testiranju. Potrebno je točno slijediti poslane upute. U slučaju nepoštovanja uputa ili ponašanja koje nije u skladu s njima, kandidati će odmah biti diskvalificirani.
3. Popis prikladnih kandidata
Na popis prikladnih kandidata uvrstit će se, redoslijedom prema ostvarenom uspjehu, troje kandidata koji su sveukupno ostvarili najveći broj bodova (nakon ocjene kvalifikacija i testova) i koji su na svakom testu postigli barem broj bodova potreban za prolaz.
Kandidati će o rezultatima biti osobno obaviješteni pisanim putem.
Popis prikladnih kandidata bit će objavljen na intranetu Europskog parlamenta.
Valjanost popisa prikladnih kandidata istječe 31. prosinca 2028., ali se može produljiti odlukom tijela za imenovanje, o čemu će uspješni kandidati s popisa biti pravodobno obaviješteni.
C. PODNOŠENJE PRIJAVE
Da bi se prijavili na predmetni natječaj, kandidati moraju otvoriti račun na platformi Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/hr_HR.
Od kandidata se traži da prije ispunjavanja prijave pažljivo pročitaju Vodič za kandidate u postupcima odabira koje organizira Europski parlament.
Rok za podnošenje prijava
Rok za podnošenje prijava je:
6. studenoga 2024. u 12:00 (podne) po bruxelleškom vremenu.
Natrag na popis