This website uses cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue we assume that you consent to receive all cookies on all websites.
For further information, please click here >>.

ADMINISTRATOR - ADMINISTRATIV MEDARBEJDER - PE/257/S (AD 5) M/F

Tjenestested : Bruxelles
Publication end on external website : 28/06/2021 12:30
Enhed : 08-Direction Générale des infrastructures et de la logistique
Ref. : PE/257/S
Vejledning til ansøgere :

Generelt

Inden ansøgningsskemaet udfyldes, bør De nøje læse den vejledning til ansøgerne, der er vedføjet denne bekendtgørelse om ledig stilling.

Vejledningen er en integrerende del af bekendtgørelsen og vil gøre det lettere at forstå reglerne vedrørende proceduren og ansøgningsvilkårene.

 

INDHOLD

A. STILLINGSBESKRIVELSE, ADGANGSBETINGELSER

B. PROCEDURENS FORLØB

C. INDGIVELSE AF ANSØGNINGER

BILAG: VEJLEDNING TIL ANSØGERE I FORBINDELSE MED UDVÆLGELSESPROCEDURER AFHOLDT AF EUROPA-PARLAMENTET     

A. STILLINGSBESKRIVELSE, ADGANGSBETINGELSER

1. Generelt

Europa-Parlamentet har besluttet at indkalde ansøgninger til en stilling som midlertidig ansat (AD 5) administrator/administrativ medarbejder i Kommunikationsenheden, Direktoratet for Ressourcer, Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik.

Kontrakten vil være tidsubegrænset. Ansættelse vil ske i lønklasse AD 5, første løntrin, hvor den månedlige grundløn andrager 4.917,29 €. Fra dette vederlag trækkes EU-skat og andre tilbageholdelser i overensstemmelse med ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Vederlaget er fritaget for national beskatning. Det løntrin, den udvalgte ansøger ansættes i, kan eventuelt tilpasses i forhold til den pågældendes erhvervserfaring. I visse tilfælde vil grundlønnen endvidere blive forhøjet med tillæg.

Europa-Parlamentet går ind for lige muligheder og tager imod ansøgninger uden forskelsbehandling på grund af køn, race, hudfarve, etnisk eller social oprindelse, genetiske egenskaber, sprog, religion eller tro, politisk eller anden anskuelse, tilhørsforhold til et nationalt mindretal, formueforhold, fødsel, handicap, alder, seksuel orientering, civilstand eller familieforhold.

Enhver henvisning i denne meddelelse til en person af hankøn gælder ligeledes som henvisning til en person af hunkøn, og omvendt.

Stillingsbeskrivelse

Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik (GD INLO) er ansvarligt for forvaltning af infrastruktur, logistik og ejendomsprojekter, med et samlet areal på ca. 1,1 mio. m2, i Bruxelles, Strasbourg og Luxembourg, hvortil kommer forbindelseskontorerne i medlemsstaterne.  Det er endvidere ansvarligt for restaurations- og transportservice og for forvaltningen af Parlamentets kontorarealer, herunder kontormøblement og -artikler, samt for den interne posttjeneste.

Den administrative medarbejder (herefter "administratoren") får tjenestested i Bruxelles og vil, under ledelse af kontorchefen og inden for rammerne af de programmer og prioriteter, der er fastlagt af de parlamentariske organer og deres hierarki, bl.a. være ansvarlig for at:

– udsende alle nødvendige meddelelser med henblik på at holde generaldirektoratets brugere, herunder MEP'er og det øvrige personale, velinformeret om dets tjenester

– rådgive ledelsen om kommunikationspolitikken i forhold til de politiske myndigheder (dvs. kvæstorerne og den eller de næstformænd, der er ansvarlige for bygningspolitikken) 

– sikre, at den kommunikationsstrategi, generaldirektøren har godkendt, følges til punkt og prikke

– forvalte et forum for videoproduktion og andre kommunikationstiltag

– repræsentere generaldirektoratet i forbindelse med organisering af interne events.

Arbejdet kræver analytisk sans, ræsonneringsevne og skriftlig udtryksfærdighed. Administratoren skal også kunne udvise initiativ, være omstillingsdygtig, udpræget serviceminded samt kunne tænke fremad. Der lægges også vægt på evnen til at håndtere problemer af forskelligartet og ofte kompleks karakter, til at reagere hurtigt på ændrede forudsætninger, til at kommunikere effektivt, til med hyppige mellemrum at arbejde under pres, både selvstændigt og i et team, til at fungere i et multikulturelt og flersproget arbejdsmiljø og til at interagere med folk på alle niveauer.

Arbejdet indebærer tjenesterejser til Europa-Parlamentets øvrige arbejdssteder (Luxembourg og Strasbourg) og uden for disse.

Arbejdet kræver, at den pågældende har:

- kendskab til Generalsekretariatets struktur, organisation, arbejdsmiljø og aktører

- kendskab til de administrative, budgetmæssige og ledelsesmæssige procedurer på arbejdsområdet

- veludviklet skriftlig udtryksfærdighed

- kendskab til de IT-applikationer, der anvendes i EP generelt og mere specifikt i generaldirektoratet og/eller på de konkrete arbejdsområder

- indgående kendskab til et af Den Europæiske Unions officielle sprog og særdeles godt kendskab til mindst et andet af disse sprog.

Der lægges vægt på følgende egenskaber:

- analytisk sans og hurtig opfattelsesevne

- organiserings- og planlægningsevne

- omstillingsdygtighed

- flair for kommunikation

- evne til at administrere fortroligheds- og diskretionskrav.

Adgangsbetingelser

Ved ansøgningsfristens udløb skal ansøgerne opfylde følgende betingelser:

a) Almindelige betingelser

Ansøgeren skal i overensstemmelse med artikel 12.2 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union bl.a. opfylde følgende betingelser:

– være statsborger i en af Den Europæiske Unions medlemsstater

–  være i besiddelse af sine borgerlige rettigheder

– have opfyldt sine forpligtelser efter de gældende love om værnepligt

– opfylde de vandelskrav, der stilles for at bestride det pågældende hverv.

b) Særlige betingelser

i) Nødvendige eksamensbeviser og kvalifikationer

Ansøgerne skal have en uddannelse på universitetsniveau af en varighed på mindst tre år, afsluttet med et officielt anerkendt eksamensbevis inden for et område, der er relevant for stillingsbeskrivelsen. Udvælgelseskomitéen tager i den forbindelse hensyn til forskellene mellem uddannelsessystemerne. Tabellen i vejledningen for ansøgere indeholder eksempler på de eksamensbeviser, der kræves som et minimum.

ii) Krævet erhvervserfaring

Der kræves ingen erhvervserfaring. Dog vil enhver erhvervserfaring af relevans for arbejdsopgaverne være en fordel.

iii)     Sprogkundskaber

Ansøgerne skal have indgående kendskab til et af Den Europæiske Unions officielle sprog (sprog 1): bulgarsk, dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, græsk, irsk, italiensk, kroatisk, lettisk, litauisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, rumænsk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tjekkisk, tysk eller ungarsk

og

særdeles godt kendskab til engelsk eller fransk (sprog 2). Sprog 2 skal være et andet end sprog 1.

Bemærk venligst, at de ovennævnte minimumskrav gælder for hver af de sprogfærdigheder (lytte, tale, læse og skrive), der er anført i ansøgningen. Disse færdigheder svarer til dem, der er beskrevet i den fælles europæiske referenceramme for sprog: (https://europass.cedefop.europa.eu/da/resources/european-language-levels-cefr).

Ansøgerne gøres opmærksom på, at de sprog, der kan vælges som sprog 2 ved denne udvælgelsesprocedure, er blevet fastlagt ud fra tjenestens interesse, nærmere betegnet for at dække GD INLO's faktiske behov. Den valgte ansøger skal således for at kunne udføre de arbejdsopgaver og varetage det ansvar, der fremgår af ovenstående stillingsbeskrivelse (punkt 2), have udtalt sans for kommunikation i både skrift og tale og kunne interagere med aktørerne på de forskellige ansvarsniveauer i og uden for Parlamentet.

Engelsk og fransk er de sprog, der hyppigst anvendes ved tilrettelæggelsen af konferencer og arrangementer, hvad enten der er tale om møder, arbejdsdokumenter eller enhver anden form for skriftlig eller mundtlig kommunikation. Det er desuden de sprog, der sædvanligvis kommunikeres på såvel internt i det pågældende generaldirektorat som i forhold til de øvrige generaldirektorater og institutionens politiske og administrative myndigheder (30 % på engelsk og 70 % på fransk). Endelig benyttes de i næsten al kommunikation med eksterne kontakter (60 % på engelsk og 40 % på fransk). Den valgte ansøger skal følgelig for at kunne udføre sine opgaver og sikre, at tjenesten fungerer korrekt, være i stand til at arbejde og kommunikere effektivt på mindst et af disse to sprog.

Af hensyn til ligebehandlingen skal også ansøgere, der har et af disse to sprog som sit officielle førstesprog, have et tilstrækkeligt godt kendskab til det andet sprog som sprog 2.

Adgang til udvælgelsesproceduren

Udvælgelsesprøven afholdes på grundlag af eksamensbeviser og prøver.

1. Adgang til udvælgelsesproceduren

Hvis ansøgeren

  • opfylder de almindelige adgangsbetingelser,
  • har indgivet sin ansøgning efter reglerne og inden for fristen,

vil udvælgelseskomitéen vurdere ansøgningen i lyset af de særlige adgangsbetingelser.

Hvis ansøgeren opfylder de særlige adgangsbetingelser, får vedkommende adgang til udvælgelsesproceduren.

Udvælgelseskomitéen tager i den forbindelse udelukkende hensyn til de oplysninger, som er anført i ansøgningsskemaet og som er dokumenteret med bilag (yderligere oplysninger kan findes i vejledningen for ansøgere).

Bedømmelse af kvalifikationer

Udvælgelseskomitéen vil på grundlag af et evalueringsskema udarbejdet på forhånd vurdere kvalifikationerne hos de ansøgere, der har fået adgang til udvælgelsesproceduren, og opstille en liste over de 12 bedste ansøgere, der vil blive indkaldt til den skriftlige prøve.

Ved bedømmelsen af ansøgernes kvalifikationer vil udvælgelseskomitéen navnlig lægge vægt på de pågældendes:

  • uddannelsesmæssige kvalifikationer og eksamensbeviser af relevans for arbejdsopgaverne
  • erfaring inden for området, erhvervet i en forvaltning med ansvar for bygninger og logistisk
  • erfaring inden for organisering af events
  • erfaring inden for kontakt med medierne
  • erfaring med udarbejdelse af pressemeddelelser
  • erfaring med organisering af pressekonferencer
  • erfaring inden for samarbejde med folkevalgte og/eller andre repræsentanter
  • erfaring fra arbejde i og/eller med politiske organer
  • erfaring fra et multikulturelt og multinationalt miljø.

Point: 0-20.

Prøver

Skriftlig prøve

a) Skriftlig prøve på sprog 2 (engelsk eller fransk) på grundlag af et dossier for at bedømme ansøgerens evne til at udføre de opgaver, der er beskrevet i punkt A.2, samt vedkommendes skriftlige udtryksfærdighed og sammenfatningsevne.

Varighed: 3 timer

Point: 0-40 (der kræves mindst 20 point).

Prøven aflægges online på computer.

De 6 ansøgere, der har opnået det højeste pointtal ved den skriftlige prøve, indkaldes til de mundtlige prøver, forudsat at de har opnået det krævede mindsteantal point.

Mundtlige prøver

b) Samtale med udvælgelseskomitéen på sprog 2 (engelsk eller fransk) for på baggrund af samtlige elementer i ansøgningen at bedømme ansøgerens egnethed til at udføre de opgaver, der er beskrevet i punkt A. 2. Udvælgelseskomitéen kan vælge at teste de sprogfærdigheder, ansøgeren har oplyst i sin ansøgning.

Varighed: 45 minutter

Point: 0-40 (der kræves mindst 20 point).

c) Prøve i form af gruppediskussion eller rollespil på sprog 2 (engelsk eller fransk) med henblik på bedømmelse af ansøgerens omstillingsevne, flair for forhandling, beslutningsevne og adfærd i en gruppe eller i en given situation.

Varigheden af gruppeprøven vil blive fastlagt af udvælgelseskomitéen alt efter gruppernes konkrete sammensætning.

Den maksimale varighed af rollespilsprøven er 25 minutter.

Point: 0-20 (der kræves mindst 10 point).

Prøverne kan afholdes som fjernprøver.

Ansøgerne vil i god tid modtage instrukser for såvel den skriftlige som de mundtlige prøver. Prøverne vil finde sted på en bestemt dato og på et bestemt tidspunkt. Ansøgere, som ikke reagerer på en indkaldelse, ikke kan kontaktes pr. e-mail eller ikke møder op til en prøve, udelukkes fra proceduren. Ansøgerne skal følge de modtagne instrukser til punkt og prikke. Enhver undladelse af at følge instrukserne eller afvigelse herfra medfører øjeblikkelig udelukkelse.

Liste over egnede ansøgere

På listen over egnede ansøgere opføres i pointrækkefølge navnene på de 3 ansøgere, som har opnået det højeste samlede pointtal i hele proceduren (bedømmelse af kvalifikationer og prøver) og tillige har opnået det krævede mindsteantal point i hver prøve.

Ansøgerne vil skriftligt blive informeret om deres personlige resultater.

Listen over egnede ansøgere offentliggøres på Europa-Parlamentets intranet Listen over egnede ansøgere er gyldig til og med 31. december 2024. Gyldighedsperioden kan forlænges. Ansøgerne på listen vil i så fald blive underrettet herom i god tid.

Ansøgere, der tilbydes ansættelse, skal forevise originalerne af alle de krævede dokumenter, herunder eksamensbeviser og arbejdsattester, med henblik på kontrol af deres ægthed.

Optagelse på en liste over egnede ansøgere giver ikke ret til eller garanti for ansættelse.

Indgivelse af ansøgninger

Ansøgninger indgives via Apply4EP-platformen.

Inden ansøgningsskemaet udfyldes, anbefales det nøje at læse vejledningen for ansøgere til udvælgelsesprocedurer, der organiseres af Europa-Parlamentet. Husk endvidere at vedlægge de relevante bilag.

Ansøgningsfrist

Ansøgningsfristen udløber den

28/06/2021 kl. 12.00 Bruxelles-tid.

Der vil automatisk blive fremsendt en kvittering for modtagelsen, når ansøgningsskemaet er blevet valideret.

UNDLAD VENLIGST AT TELEFONERE for at få oplysninger om tidsplanen for proceduren.