PALVELUKSEENOTTOILMOITUS PE/309/2024/S/INLO
VÄLIAIKAINEN TOIMIHENKILÖ
Hallinnollinen avustaja (AST 1)
Hakijaa pyydetään ennen hakemuksen jättämistä lukemaan huolellisesti tämän palvelukseenottoilmoituksen liitteenä oleva opas.
Opas on erottamaton osa palvelukseenottoilmoitusta, ja siinä selvitetään valintamenettelyjen sääntöjä ja osallistumisedellytyksiä.
SISÄLLYS
A. TOIMENKUVA JA OSALLISTUMISEDELLYTYKSET
B. MENETTELY
C. HAKEMUSTEN JÄTTÄMINEN
LIITE: OPAS EUROOPAN PARLAMENTIN JÄRJESTÄMIIN VALINTAMENETTELYIHIN OSALLISTUVILLE HAKIJOILLE
A. TOIMENKUVA JA OSALLISTUMISEDELLYTYKSET
1. Yleistä
Euroopan parlamentti on päättänyt aloittaa menettelyn väliaikaisen toimihenkilön toimen (AST 1) täyttämiseksi infrastruktuurin ja logistiikan pääosaston tilojen integroidun hallinnan osastoon kuuluvassa talousarvion toteuttamisesta vastaavassa jaostossa. Tällä ilmoituksella haetaan hallinnollista avustajaa, joka vastaa julkisista hankintamenettelyistä.
Kyseessä on toistaiseksi voimassa oleva työsopimus. Palvelukseen otettava hakija nimitetään palkkaluokan AST 1 ensimmäiseen palkkatasoon, jonka peruspalkka on 3 461,58 euroa kuukaudessa. Palkasta pidätetään unionille suoritettava vero ja Euroopan unionin muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen mukaiset muut pidätykset. Siitä ei pidätetä kansallista veroa. Palkkatasoa, johon valintamenettelyn läpäissyt hakija nimitetään, voidaan kuitenkin mukauttaa hakijan työkokemuksen perusteella. Peruspalkan lisäksi voidaan myös tietyin edellytyksin maksaa myös muita korvauksia.
Euroopan parlamentti noudattaa kaikille yhtäläiset mahdollisuudet takaavaa politiikkaa ja ottaa hakemukset vastaan syrjimättä ketään sukupuolen, etniseen ryhmään kuulumisen, ihonvärin, etnisen tai yhteiskunnallisen alkuperän, geneettisten ominaisuuksien, kielen, uskonnon tai vakaumuksen, poliittisten tai muiden mielipiteiden, kansalliseen vähemmistöön kuulumisen, varallisuuden, syntyperän, vammaisuuden, iän, seksuaalisen suuntautumisen, siviilisäädyn, perhetilanteen tai muun sellaisen seikan perusteella.
2. Toimenkuva
Infrastruktuurin ja logistiikan pääosasto (INLO) huolehtii osaltaan Euroopan parlamentin eri toimipaikkojen infrastruktuurin ja logistiikan moitteettomasta hallinnoinnista.
INLO-pääosaston tehtävänä on
– hallinnoida Brysselissä, Luxemburgissa ja Strasbourgissa Euroopan parlamentin käytössä olevia rakennuksia sekä jäsenvaltioissa sijaitsevien yhteystoimistojen kiinteistöjä teknisistä ja hallinnollisista tehtävistä huolehtien
– hallinnoida kiinteistöjen toimintaan liittyvistä laitteista ja palveluista vastaavia yksiköitä
– huolehtia laitteista (hankinnat, kuljetukset, muutot, lähettipalvelut, ravintolapalvelut, henkilöstömyymälät jne.) sekä kokouksiin liittyvistä käytännön järjestelyistä.
Palvelukseen otetun henkilön asemapaikka on Bryssel. Hän on osa dynaamista tiimiä, joka käsittelee julkisiin hankintamenettelyihin liittyviä asiakirjoja ja huolehtii niiden hallinnoinnista, mukaan lukien asiakirjojen ja niihin liittyvien asiakirjatodisteiden arkistointi, koodaus ja rekisteröinti. Hän toimii yksikössään joidenkin hallinnollisten menettelyjen yhteyshenkilönä ja huolehtii niiden koordinoinnista. Hän toimii johtajan alaisuudessa ja noudattaa parlamentin elinten ja niiden johdon laatimia ohjelmia ja prioriteetteja. Hänen tehtäviinsä kuuluu muun muassa
– osallistuminen julkisten hankintamenettelyjen suunnitteluun
– näiden menettelyjen aikataulun määrittäminen toiminnallisten yksiköiden kanssa ja niiden täytäntöönpanon seuranta
– julkisten hankintamenettelyjen toteuttaminen ja/tai niiden toteuttamiseen osallistuminen (menettelyjen aloittaminen ja seuranta, osallistuminen tarjousten avaamisesta vastaaviin lautakuntiin ja arviointikomiteoihin, sopimus- ja lisäsopimusluonnosten hallintokäsittelyn seuranta, seurantataulukkojen päivittäminen, selittävien huomautusten laatiminen, arkistointi jne.)
– asiakirjojen käsittely etenkin julkisissa hankintamenettelyissä ennalta laadittujen menettelyjen mukaisesti paperi- ja/tai sähköisenä versiona ja lopullisten asiakirjojen toimittaminen päätöksentekoelimille
– tekstien kokoamiseen, asetteluun, taulukoiden luomiseen, aikatauluihin, kirjeenvaihtoon, luokitteluun, asiakirjojen valmisteluun, raportteihin, tilastoihin jne. liittyvät tehtävät
– hallinnollinen avustaminen: puheluista, sähköposteista ja paperipostista huolehtiminen, poissaolojen, etätyön, koulutuspyyntöjen, toimistotarvikkeiden ja kokousten hallinnointi, matkamääräysten laatiminen jne.
Tehtävien hoitaminen edellyttää erinomaista organisointikykyä, kykyä toimia erittäin vastuullisesti ja hienovaraisesti, erittäin hyviä sosiaalisia taitoja ja vahvaa tiimihenkeä.
Tehtäviin kuuluu virkamatkoja Euroopan parlamentin eri toimipaikkoihin.
3. Osallistumisedellytykset
Hakijan on hakemusten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä täytettävä seuraavat edellytykset:
a) Yleiset edellytykset
Euroopan unionin muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen 12 artiklan 2 kohdan mukaisesti
– hakijan on oltava Euroopan unionin jonkin jäsenvaltion kansalainen
– hakijalla on oltava täydet kansalaisoikeudet
– hakijan on oltava täyttänyt asevelvollisuutta koskevan lainsäädännön mukaiset velvollisuutensa
– hakijan on täytettävä tehtävien hoitamisen edellyttämät hyvää mainetta koskevat vaatimukset.
b) Erityisedellytykset
i) Vaadittavat tutkinnot ja todistukset
Hakijalla on oltava
– korkea-asteen koulutuksen suorittamisesta annettu tutkintotodistus
tai
– ylemmän perusasteen ja keskiasteen koulutuksen suorittamisesta annettu tutkintotodistus, joka antaa oikeuden keskiasteen jälkeiseen koulutukseen, sekä vähintään kolmen vuoden pituinen työkokemus
tai
vastaavan tasoinen ammatillinen koulutus tai työkokemus.
Sekä unionin jäsenvaltiossa että unionin ulkopuolisessa maassa myönnettyjen tutkintotodistusten on oltava unionin jäsenvaltion viranomaisen (esimerkiksi opetushallituksen) hyväksymiä.
Hakijoiden, joilla on jossakin unionin ulkopuolisessa maassa myönnetty tutkintotodistus, on liitettävä hakemukseensa päätös tutkintotodistustensa vastaavuudesta unionin vaatimusten kanssa. Lisätietoja EU:n ulkopuolisten tutkintojen tunnustamisesta löytyy ENIC-NARIC-verkostoista (https://www.enic-naric.net).
Valintalautakunta ottaa huomioon koulutusjärjestelmien väliset erot. Esimerkkejä vaadittavista vähimmäistutkinnoista on hakijoille tarkoitettuun oppaaseen sisältyvässä taulukossa.
Valintamenettelyyn ei hyväksytä hakijoita, jotka eivät liitä hakemukseensa päätöstä tutkintotodistustensa vastaavuudesta, ja/tai hakijoita, joiden tutkintotodistuksia jonkin unionin jäsenvaltion viranomainen ei ole tunnustanut.
ii) Vaadittava työkokemus
Työkokemusta ei vaadita.
iii) Kielitaito
Hakijalla on oltava yhden Euroopan unionin virallisen kielen (kieli 1) perusteellinen taito (taso C1): nämä kielet ovat bulgaria, englanti, espanja, hollanti, iiri, italia, kreikka, kroaatti, latvia, liettua, malta, portugali, puola, ranska, romania, ruotsi, saksa, slovakki, sloveeni, suomi, tanska, tšekki, unkari ja viro,
ja
englannin tai ranskan kielen (kieli 2) tyydyttävä taito (taso B2).
Kielen 2 on oltava muu kuin kieli 1.
|
Tämän valintamenettelyn kielivaihtoehdot (englanti ja ranska) on valittu toimielimen edun mukaisesti. Hallinnollisen avustajan tehtävät edellyttävät erityistaitoja etenkin seurannan, tekstien laadinnan, täytäntöönpanon ja hallinnoinnin alalla. Palvelukseen otetun henkilön on pystyttävä heti ymmärtämään työtehtävänsä, ratkaisemaan ongelmia ja viestimään tehokkaasti sisäisten ja ulkoisten tahojen, johdon ja kollegoiden kanssa. Euroopan parlamentin moninainen henkilöstö työskentelee pääasiassa Brysselissä, Strasbourgissa ja Luxemburgissa sijaitsevissa parlamentin kiinteistössä. Tällaisessa monikielisessä ympäristössä tehokas toiminta perustuu suurelta osin ranskan ja englannin kielen käyttöön. Nämä kaksi kieltä ovat perustavan tärkeitä infrastruktuurin ja logistiikan pääosastossa (INLO) sujuvan ja tehokkaan viestinnän, päivittäisten toimintojen moitteettoman sujumisen ja kiinteistöhankkeiden loppuunsaattamisen varmistamiseksi. Näistä kielistä ainakin toisen kielen taito on välttämätöntä, jotta toimihenkilö voi hoitaa tehtävänsä tehokkaasti ja vastata yksikön tarpeisiin hänelle annettuja tehtäviä suorittaessaan. Tehtäviin kuuluu säännöllistä yhteydenpitoa kollegoihin, esihenkilöihin ja ulkoisiin tahoihin, jotka käyttävät pääsääntöisesti näitä kieliä päivittäisessä työssään. Lisäksi koulutuksissa, tiimien kokouksissa ja uuden henkilöstön perehdytyksessä käytetään pääasiassa englannin ja ranskan kieltä, minkä vuoksi näistä kielistä ainakin toisen kielen taito on tärkeää. Meneillään olevat hankkeet, kuten SPAAK-rakennuksen peruskorjaus, Kansalaisten talo ja uusien monitoimitilojen muutostyöt, edellyttävät johdonmukaista ja yhdenmukaista viestintää eri toimijoiden välillä, joihin kuuluu monialaisia tiimejä, arkkitehtejä, insinöörejä, rakennusmestareita ja Euroopan parlamentin loppukäyttäjiä. Esimerkiksi SPAAK-hanke, jossa on kyse parlamentin keskeisen rakennuksen merkittävästä parantamisesta, edellyttää jatkuvaa vuorovaikutusta eri osapuolten välillä. Englannin ja ranskan kielen käyttö pivot-kielinä helpottaa yhteydenpitoa samalla kun kunnioitetaan kielten moninaisuutta operatiivisella tasolla. Ranskan kieltä käytetään yleisimmin infrastruktuurin ja logistiikan pääosaston sisäisessä viestinnässä, kun taas englannin kieltä käytetään eniten hoidettaessa asioita muiden pääosastojen sekä parlamentin poliittisten ja hallinnollisten elinten kanssa. Englannin kieltä käytetään myös yleisesti laadittaessa asiakirjoja. Englannin tai ranskan kielen tyydyttävä taito on olennaisen tärkeää hankintamenettelyihin liittyvien erityistehtävien suorittamisessa, sillä niissä käytettävät tietotekniset välineet ovat käytettävissä ainoastaan näillä kahdella kielellä. Hankintafoorumin kokoukset, joihin palvelukseen otettu toimihenkilö osallistuu, pidetään niin ikään englanniksi ja ranskaksi. Lisäksi ranskan kielen tyydyttävä taito on keskeisen tärkeää, jotta toimihenkilö ymmärtää Belgiassa sovellettavaa lainsäädäntöä ja voi olla vuorovaikutuksessa palveluntarjoajien sekä paikallishallinnon ja -viranomaisten kanssa. Tämä valintamenettely ei siis poikkea vakiintuneesta käytännöstä. Englannin ja ranskan kielen valitseminen tämän valintamenettelyn kielivaihtoehdoiksi perustuu siis yksikön toiminnallisiin tarpeisiin, hallinnollisen avustajan toimen vaatimuksiin ja pääosaston sisäisiin käytäntöihin, ja sen avulla taataan paras mahdollinen tehokkuus ja johdonmukaisuus Euroopan parlamentissa. |
B. MENETTELY
Menettely perustuu tutkintotodistuksiin ja kokeisiin.
1. Menettelyyn hyväksyminen ja pätevyyden arviointi (1. vaihe)
a) Nimittävä viranomainen laatii luettelon hakijoista, jotka ovat jättäneet hakemuksensa vaaditun mukaisesti ja asetettuun määräaikaan mennessä ja jotka täyttävät ilmoituksen A osan 3 kohdan a alakohdassa vahvistetut yleiset edellytykset. Luettelo toimitetaan valintalautakunnalle hakemusten kanssa.
b) Valintalautakunta tarkistaa, täyttävätkö hakemukset A osan 3 kohdan b alakohdassa vahvistetut erityisedellytykset.
c) Valintalautakunta arvioi menettelyyn hyväksyttyjen hakijoiden pätevyyttä ennalta laadittua arviointitaulukkoa käyttäen ja laatii luettelon kuudesta parhaasta hakijasta, jotka kutsutaan kokeisiin. Valintalautakunta hyväksyy viimeiselle sijalle kaikki saman pistemäärän saaneet hakijat.
Valintalautakunnan päätös perustuu ainoastaan hakulomakkeessa annettuihin tietoihin, jotka on osoitettava oikeiksi hakemuksen liitteenä samanaikaisesti toimitetuin asiakirjatodistein. (Lisätietoja on Euroopan parlamentin järjestämiin valintamenettelyihin osallistuville hakijoille tarkoitetun oppaan 3.3 kohdassa.)
Hakijoiden pätevyyttä arvioidessaan valintalautakunta ottaa erityisesti huomioon seuraavat, hakemukseen liitetyin asiakirjatodistein oikeaksi osoitettavat seikat:
a. julkisten hankintamenettelyjen suunnittelun tuntemus
b. julkisten hankintamenettelyjen toteuttamisen tuntemus (menettelyjen aloittaminen ja seuranta, osallistuminen tarjousten avaamisesta vastaaviin lautakuntiin ja arviointikomiteoihin, sopimusten ja lisäsopimusten hallintokäsittelyn seuranta, seurantataulukkojen päivittäminen, selittävien huomautusten laatiminen, arkistointi jne.)
c. asiakirjojen käsittelyn tuntemus etenkin julkisissa hankintamenettelyissä
d. tekstien kokoamiseen, asetteluun, taulukoiden luomiseen, aikatauluihin, kirjeenvaihtoon, luokitteluun, asiakirjojen valmisteluun, raportteihin, tilastoihin jne. liittyvien tehtävien tuntemus
e. hallinnollisen avustamisen tuntemus: puheluista, sähköposteista ja paperipostista huolehtiminen, poissaolojen, etätyön, koulutuspyyntöjen, toimistotarvikkeiden ja kokousten hallinnointi, matkamääräysten laatiminen jne.
f. monikulttuurisen tai kansainvälisen työympäristön tuntemus.
Pisteytys: 0–20 pistettä.
2. Kokeet (2. vaihe)
Kirjallinen koe
a) Tekstin laatiminen kielellä 2 (englanti tai ranska) asiakirjakokonaisuuden pohjalta. Kokeen tarkoituksena on arvioida hakijoiden kykyä suoriutua A osan 2 kohdassa kuvatuista tehtävistä sekä heidän kykyään laatia tekstejä.
Kokeen kesto: 60 minuuttia.
Pisteytys: 0–20 pistettä (vaadittu vähimmäismäärä: 10 pistettä).
Suullinen koe
b) Valintalautakunta haastattelee hakijoita kielellä 2 (englanti tai ranska). Kokeen tarkoituksena on arvioida hakijoiden kykyä suoriutua A osan 2 kohdassa kuvatuista tehtävistä ottaen huomioon kaikki hakemuksesta esiin tulevat seikat. Valintalautakunta voi päättää testata hakijoiden hakulomakkeessa ilmoittamaa muuta kielitaitoa.
Kokeen enimmäiskesto: 45 minuuttia.
Pisteytys: 0–40 pistettä (vaadittu vähimmäispistemäärä: 20 pistettä).
Nämä kokeet voidaan mahdollisesti järjestää etäyhteyden avulla tai paikan päällä.
Hakijoille annetaan hyvissä ajoin ohjeet kirjallisia ja suullisia kokeita varten. Hakijoiden on noudatettava annettuja ohjeita kirjaimellisesti. Ohjeiden noudattamatta jättäminen tai toimiminen niiden vastaisesti johtaa välittömään hylkäämiseen.
3. Soveltuvien hakijoiden luetteloon kirjaaminen
Soveltuvien hakijoiden luetteloon kirjataan paremmuusjärjestyksessä niiden kolmen hakijan nimet, jotka ovat saaneet eniten pisteitä koko menettelystä (pätevyyden arviointi ja kokeet), edellyttäen, että he ovat saaneet jokaisesta kokeesta vaaditun vähimmäispistemäärän.
Tulokset ilmoitetaan hakijoille henkilökohtaisesti ja kirjallisesti.
Soveltuvien hakijoiden luettelo julkaistaan Euroopan parlamentin intranetsivustolla.
Soveltuvien hakijoiden luettelo on voimassa 31. joulukuuta 2028 asti. Sen voimassaoloa voidaan jatkaa nimittävän viranomaisen päätöksellä. Tässä tapauksessa valintamenettelyn läpäisseille luetteloon kirjatuille hakijoille ilmoitetaan aikanaan asiasta.
C. HAKEMUSTEN JÄTTÄMINEN
Hakemus on tehtävä Apply4EP-alustalla https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/fi_FI
Hakijoiden on ennen hakulomakkeen täyttämistä tutustuttava huolellisesti oppaaseen Euroopan parlamentin järjestämiin valintamenettelyihin osallistuville hakijoille.
Hakemusten jättämisen määräaika
Hakemukset on jätettävä viimeistään
6. marraskuuta 2024 klo 12.00 Bryssel aikaa.
Takaisin luetteloon