This website uses cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue we assume that you consent to receive all cookies on all websites.
For further information, please click here >>.

COÖRDINATOREN LOGISTIEK (AST 1)

Publication end on external website : 19/04/2023 17:00
Dienst : 08-Directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek
Kenmerk : PE/AST/287/2023/INLO AST 1
Handleiding voor sollicitanten :

Gelieve de bijgevoegde handleiding voor sollicitanten aandachtig door te lezen alvorens te solliciteren. De handleiding voor sollicitanten maakt deel uit van deze aankondiging en geeft inzicht in de procedureregels en de gang van zaken bij sollicitaties.

INHOUD

 

A. FUNCTIEOMSCHRIJVING, VOORWAARDEN VOOR TOELATING

B. VERLOOP VAN HET VERGELIJKEND ONDERZOEK

C. INDIENING VAN SOLLICITATIES

BIJLAGEN:   HANDLEIDING VOOR KANDIDATEN VAN VERGELIJKENDE ONDERZOEKEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT

 

A. FUNCTIEOMSCHRIJVING, VOORWAARDEN VOOR TOELATING

  1. Algemeen

Het Europees Parlement heeft besloten een algemeen vergelijkend onderzoek (AST 1) te houden op basis van artikel 29, lid 1, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie, met het oog op de aanwerving van ambtenaren bij het Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek (DG INLO).

Het gezochte profiel is dat van coördinatoren logistiek, en er zijn 15 plaatsen beschikbaar.

De plaats van tewerkstelling is in de eerste plaats Brussel, maar kan ook Straatsburg en Luxemburg zijn (werklocaties van het Europees Parlement), al naargelang de behoeften van de diensten van het Parlement. Dienstreizen tussen de werklocaties van het Europees Parlement kunnen nodig zijn. Coördinatoren die instaan voor het vervoer van personen en goederen, moeten zich mogelijkerwijs ook verplaatsen buiten de werklocaties van het Europees Parlement.

Aanstelling geschiedt in de rang AST 1, eerste salaristrap, tegen een basissalaris van 3 271,87 EUR per maand. Op dit salaris worden gemeenschapsbelasting en de andere inhoudingen als voorzien in het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie, in mindering gebracht. Het salaris is vrijgesteld van nationale belastingen. De salaristrap voor de gekozen kandidaten kan evenwel worden aangepast naargelang van hun beroepservaring. Bovendien kan het basissalaris op bepaalde voorwaarden worden verhoogd met toelagen.

Het Europees Parlement voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid op grond van geslacht, etnie, huidskleur, etnische of sociale herkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere denkbeelden, het behoren tot een nationale minderheid, vermogen, geboorte, handicap, leeftijd, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat of gezinssituatie.

  1. Functiebeschrijving

Het Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek (DG INLO) ziet toe op het correcte beheer van de infrastructurele en logistieke voorzieningen in de respectieve werklocaties van het Europees Parlement.

DG INLO heeft de volgende taken:

  • technisch en administratief beheer van alle gebouwen die het Europees Parlement gebruikt in Brussel, Luxemburg en Straatsburg, en van de liaisonbureaus in de lidstaten;
  • beheer van de diensten die instaan voor de uitrusting en voor de prestaties die verband houden met de werking van deze gebouwen;
  • beheer van de uitrusting (aankopen, vervoer, verhuizingen, besteldienst, restauratie, inkoopcentrales enz.) en van de materiële organisatie van vergaderingen.

De coördinator logistiek assisteert een afdelingshoofd of administrateur en staat in voor het toezicht op en de coördinatie van een team.

Onder het gezag van de verantwoordelijke ambtenaar en in het kader van de programma’s en prioriteiten die door de parlementaire organen en hun leidinggevenden worden vastgesteld, voert de coördinator logistiek alle of een aantal van de volgende specifieke taken uit:

  • leiding geven aan een team, dit aansturen en motiveren en diens werkzaamheden coördineren ten einde optimaal gebruik te maken van de personele middelen en tegelijkertijd de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen;
  • prioriteiten vaststellen, vooruitlopen op de uit te voeren werkzaamheden en toezien op een passend kwaliteitsniveau van de uitgevoerde werkzaamheden;
  • meewerken aan het opstellen van instructies, deze doorzenden en toezien op de naleving ervan door het team;
  • betrekkingen onderhouden met gesprekspartners in andere directoraten/eenheden/diensten en met externe gesprekspartners;
  • inspelen op onvoorziene situaties (bv. reorganisatie van het team indien iemand op het laatste ogenblik uitvalt);
  • de eenheid vertegenwoordigen op vergaderingen met andere diensten en binnen werkgroepen;
  • toezicht houden op de administratieve follow-up van voertuigen (documenten, technische controles);
  • eventueel instaan voor het management van de chauffeurs van externe dienstverleners;
  • de continuïteit van de dienstverlening waarborgen door indien nodig zelf achter het stuur te gaan zitten van voertuigen van het Europees Parlement die bestemd zijn voor het vervoer van personen en goederen, zowel binnen als buiten de Europese Unie;
  • instaan voor de coördinatie en organisatie van de trajecten van een team van maximaal 120 chauffeurs, voor het toewijzen van ritten en voor het roulatieschema van de chauffeurs (opstelling en beheer van hun werkrooster);
  • de werktijden van de chauffeurs controleren;
  • instaan voor de coördinatie, organisatie en leiding van verhuizingen en van de roulatieschema’s voor interne en externe teams (opstelling en beheer van het werkrooster van ploegen van maximaal vijftig verhuizers);
  • de postverdeling door een team van maximaal vijftig bodes organiseren;
  • besluiten en dossiers opvolgen en antwoorden op vragen over de stand van zaken met betrekking tot dossiers;
  • op zijn bevoegdheidsgebieden advies en informatie verstrekken aan leidinggevenden, de leden van het Parlement en hun medewerkers, het personeel van het Parlement en bezoekers.

De diensten die coördinatoren logistiek zouden kunnen aanwerven, zijn voornamelijk verantwoordelijk voor:

  • vervoer van personen, voornamelijk leden en personeel van het Parlement;
  • mobiliteitsbeleid en betrekkingen met federale, gewestelijke en gemeentelijke overheden;
  • verhuizingen (leden, fracties en personeel van de instelling) in de drie belangrijkste werklocaties en leveringen van roerende goederen;
  • vervoer van materieel voor de plenaire vergadering in Straatsburg en voor fractievergaderingen buiten de drie werklocaties van het Parlement;
  • verdeling en beheer van werkplekken;
  • postbestelling in de drie werklocaties;
  • ondersteuning van de diensten van de plenaire vergadering (DG PRES) en de tribunes (DG LINC) tijdens vergaderingen.

De coördinatoren logistiek moeten veelsoortige situaties kunnen overzien, snel en kalm kunnen reageren op veranderende omstandigheden en doeltreffend kunnen communiceren. De kandidaten moeten in staat zijn regelmatig met grote inzet te werken, zowel onafhankelijk als in teamverband, en moeten zich aanpassen aan een multicultureel milieu.

De functie houdt frequente dienstreizen naar de drie werklocaties van het Europees Parlement in alsook talrijke interne en externe contacten.

  1. Voorwaarden voor toelating

Op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties moet u aan onderstaande algemene en specifieke voorwaarden voldoen:

a) Algemene criteria

Overeenkomstig artikel 28 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie moet u met name:

–          onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie;

–          in het bezit zijn van uw rechten als staatsburger;

–          voldaan hebben aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht;

–          in zedelijk opzicht de waarborgen te bieden die voor het vervullen van de beoogde taken vereist zijn.

b) Specifieke criteria

i) Vereiste getuigschriften en diploma’s

U moet beschikken over:

  • een diploma van hoger onderwijs,

of

  • een diploma middelbaar onderwijs dat toegang verleent tot het hoger onderwijs, plus werkervaring van ten minste drie jaar die rechtstreeks verband houdt met de aard van de functie (zie onder A.2.).

Diploma’s moeten, ongeacht het feit of ze in een lidstaat of in een land buiten de EU zijn afgegeven, erkend zijn door een officiële instantie van een EU-lidstaat, zoals het ministerie van Onderwijs.

Kandidaten die in het bezit zijn van diploma’s die in een land buiten de Unie zijn afgegeven, moeten een EU-gelijkwaardigheid voor deze diploma’s verstrekken. Meer informatie over de erkenning van kwalificaties van buiten de EU is terug te vinden in de ENIC-NARIC-netwerkenhttps://www.enic-naric.net/. De jury houdt rekening met de verschillen in onderwijsstructuur. In de tabel bij de handleiding voor kandidaten wordt een indicatief overzicht gegeven van de diploma’s die als minimum vereist zijn.

ii) Vereiste beroepservaring

Er wordt geen beroepservaring verlangd. Alle beroepservaring op het gebied waarop dit vergelijkend onderzoek betrekking heeft (zie de lijst met taken onder A.2. “Functieomschrijving”), vormt evenwel een pluspunt.

iii)     Talenkennis

Kandidaten moeten over een grondige kennis (ten minste niveau C1) van één van de officiële talen van de Europese Unie beschikken (taal 1): Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch of Zweeds,

en

voldoende kennis hebben (ten minste niveau B2) van het Engels of het Frans (taal 2). Taal 2 moet verschillen van taal 1.

De hierboven genoemde vereiste minimumniveaus gelden voor alle taalvaardigheden die op het sollicitatieformulier vermeld staan (spreken, schrijven, lezen en luisteren). Deze vaardigheden komen overeen met de vaardigheden die gepreciseerd zijn in het gemeenschappelijk Europees referentiekader voor talen (https://europa.eu/europass/nl/common-european-framework-reference-language-skills).

Coördinatoren logistiek moeten in staat zijn de bovengenoemde taken te begrijpen en uit te voeren, dossiers te behandelen en in het hierboven beschreven werkkader doeltreffend te communiceren met interne en externe gesprekspartners, leidinggevenden en collega’s. De meeste van deze werkzaamheden vinden plaats in de twee talen (Engels en Frans) die voor deze selectieprocedure zijn geselecteerd op grond van het dienstbelang. Dit houdt in dat bepaalde vaardigheden wegens de aard van de werkzaamheden noodzakelijk zijn. Om hun taken te kunnen vervullen en te kunnen bijdragen tot de goede werking van de dienst, moeten de coördinatoren logistiek bijgevolg in staat zijn om doeltreffend in ten minste één van deze twee talen te werken en communiceren.

 

B. VERLOOP VAN HET VERGELIJKEND ONDERZOEK

Het vergelijkend onderzoek wordt georganiseerd op basis van schriftelijke bewijsstukken en een examen.

  1. Toelating tot de selectieprocedure

Als u uw sollicitatiedossier heeft ingediend:

- volgens de voorschriften vermeld onder titel C, en

- binnen de termijn vermeld in titel C,

zal de jury uw dossier onderzoeken in het licht van de specifieke toelatingsvoorwaarden.

Indien u aan de specifieke toelatingsvoorwaarden voldoet, zal de jury u tot de selectieprocedure toelaten.

Zij baseert zich daarbij uitsluitend op de in het sollicitatieformulier vermelde gegevens die door bewijsstukken worden gestaafd.

  1. Beoordeling van de kwalificaties

Aan de hand van vooraf vastgestelde criteria beoordeelt de jury de kwalificaties van de sollicitanten die tot de selectieprocedure zijn toegelaten. Vervolgens stelt zij een lijst op met de zestig beste kandidaten, die worden uitgenodigd voor het examen. Indien meerdere kandidaten met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan, laat de jury deze allemaal toe.

Bij de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten houdt de jury in het bijzonder rekening met de volgende elementen, die moeten worden gestaafd in het sollicitatieformulier:

  • beroepservaring in een functie van klantendienstverlening die relevant is voor de uit te voeren taken;
  • beroepservaring met het toezicht op een team;
  • beroepservaring met het opstellen van documenten of instructies die relevant is voor de uit te voeren taken;
  • beroepservaring in Europese of internationale organisaties of in een multiculturele of internationale omgeving;
  • een certificaat/diploma op het gebied van eerste hulp, afgegeven door een erkende bevoegde autoriteit, of beroepservaring op het gebied van de veiligheid van personen (evacuatie van gebouwen, eerste hulp, brandveiligheid enz.).

Puntenwaardering: 0 tot 20 punten.

  1. Examen

Schriftelijke proef

 a) Redactieproef in taal 2, op basis van een dossier, om te beoordelen of u in staat bent de onder A.2 “Functieomschrijving” beschreven taken uit te voeren.

Maximumduur van de toets: 3 uur.

Puntenwaardering: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).

Deze proef wordt op afstand gehouden, op de computer.

De dertig kandidaten met het hoogste aantal punten voor de schriftelijke proef worden uitgenodigd voor de mondelinge proeven, op voorwaarde dat zij de vereiste minimumscore hebben behaald. Indien meerdere kandidaten met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan, laat de jury deze allemaal toe.

Mondelinge proeven

b) Onderhoud met de jury in het Engels of het Frans (taal 2), ter beoordeling, rekening houdend met alle gegevens in het sollicitatiedossier, van uw geschiktheid om de onder A.2. “Functieomschrijving” omschreven taken te vervullen. De jury test ook uw kennis van taal 1, zoals opgegeven in het sollicitatieformulier.

Maximumduur van de toets: 45 minuten.

Puntenwaardering: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).

c) Groepsdiscussie of rollenspel in het Engels of het Frans (taal 2), ter beoordeling, rekening houdend met de onder A.2. “Functieomschrijving” beschreven taken, van uw aanpassingsvermogen, onderhandelingsbekwaamheid, creativiteit en besluitvaardigheid en van uw gedrag in een groep of in een bepaalde situatie.

De duur van de groepsdiscussie wordt door de jury vastgesteld naargelang van de definitieve samenstelling van de groepen.

Het rollenspel duurt ten hoogste 20 minuten.

Puntenwaardering: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten).

Deze proeven kunnen op afstand worden georganiseerd.

U ontvangt te zijner tijd de instructies voor de schriftelijke en mondelinge proeven. De proeven worden gepland op een specifieke datum en tijd. Als u niet reageert op een oproep, niet bereikbaar bent via e-mail of niet deelneemt aan een proef, kunt u worden uitgesloten. U moet de gegeven instructies precies volgen. Als u de instructies niet naleeft of uw gedragingen strijdig zijn met de instructies, wordt u onmiddellijk uitgesloten.

  1. Plaatsing op de lijst van geschikte kandidaten

De jury stelt een lijst op van de geschikte kandidaten die aan het eind van de selectieprocedure de hoogste totaalscores hebben behaald. Meer details hierover vindt u onder A.1. “Algemeen”. Deze totaalscores zijn de optelsom van de punten die de kandidaten tijdens de volledige selectieprocedure hebben behaald (beoordeling van kwalificaties en van alle proeven); voorwaarde is evenwel dat zij voor elke proef de vereiste minimumscore hebben behaald. Indien meerdere kandidaten met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan, kunnen zij allemaal op de lijst worden geplaatst. De lijst bevat de namen van de geslaagde kandidaten in alfabetische volgorde.

De lijst van geschikte kandidaten blijft geldig tot 31 december 2026. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan besluiten de lijst te verlengen. In dat geval worden de kandidaten op de lijst daarvan tijdig in kennis gesteld.

De kandidaten worden persoonlijk van hun resultaten in kennis gesteld. De lijst wordt eveneens gepubliceerd op de officiële website van het Europees Parlement.

Indien u een baan aangeboden krijgt, moet u voor certificeringsdoeleinden de originelen van alle vereiste documenten overleggen, met name van uw diploma’s en werkgeversverklaringen.

Plaatsing op een lijst van geschikte kandidaten betekent geenszins een recht of garantie op aanwerving.

 

C. INDIENING VAN SOLLICITATIES

Wijze van inschrijving

U moet solliciteren via het platform Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/nl_NL

U moet de handleiding voor kandidaten van vergelijkende onderzoeken van het Europees Parlement aandachtig lezen alvorens het sollicitatieformulier in te vullen en de relevante bewijsstukken over te leggen.

Uiterste termijn voor de indiening van het sollicitatieformulier

Uiterste datum voor de indiening van sollicitaties:

19 april 2023 om 17.00 uur, Belgische tijd.

Zodra u uw sollicitatieformulier heeft gevalideerd, ontvangt u automatisch een ontvangstbevestiging.

U wordt verzocht GEEN TELEFONISCH CONTACT OP TE NEMEN met de diensten van het Europees Parlement met betrekking tot dit vergelijkend onderzoek.