This website uses cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue we assume that you consent to receive all cookies on all websites.
For further information, please click here >>.

PE/280/S/LINC - TIJDELIJK FUNCTIONARIS - ADMINISTRATIEF KADERLID (AD 7)

Plaats : Brussel
Publication end on external website : 28/11/2022 12:00
Dienst : 10-Direction générale de la logistique et de l'interprétation pour les conférences
Kenmerk : PE/280/S/LINC - CADRE ADMINISTRATIF (AD 7)
Handleiding voor sollicitanten :

Algemeenheden

Gelieve de bijgevoegde handleiding voor sollicitanten aandachtig door te lezen alvorens te solliciteren.

De handleiding voor sollicitanten maakt deel uit van deze aankondiging en geeft inzicht in de procedureregels en de gang van zaken bij sollicitaties.

 

INHOUD

A. AARD VAN DE FUNCTIE EN VOORWAARDEN VOOR TOELATING

B. PROCEDURE

C. INDIENING VAN SOLLICITATIES

BIJLAGE: HANDLEIDING VOOR KANDIDATEN VAN VERGELIJKENDE ONDERZOEKEN/SELECTIEPROCEDURES VAN HET EUROPEES PARLEMENT

 

A. AARD VAN DE FUNCTIE EN VOORWAARDEN VOOR TOELATING

  1. Algemeen

Het Europees Parlement heeft besloten een procedure te starten ter voorziening in de vacature voor een tijdelijk functionaris (AD 7) bij het directoraat-generaal Logistiek en Vertolking voor Conferenties, directoraat Organisatie van conferenties, afdeling Conferentiediensten op afstand.

Het gezochte profiel is dat van administrateur (m/v) – administratief kaderlid – met als taken:

  • ondersteuning en coördinatie van complexe vergaderingen waarbij gebruikgemaakt wordt van het meertalige platform voor deelname op afstand;
  • verbetering van de werkwijzen in verband met de organisatie van vergaderingen met meertalige deelname op afstand of met simultaanvertaling op afstand;
  • coördinatie van de strategische ontwikkeling van de door middel van het platform verleende diensten.

De werkplaats zal Brussel zijn.

Het gaat om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Aanstelling geschiedt in de rang AD 7, eerste salaristrap, tegen een basissalaris van 6 568,39 EUR per maand. Op dit salaris wordt gemeenschapsbelasting geheven en worden de andere in de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (RAP) voorziene inhoudingen in mindering gebracht. Het salaris is vrijgesteld van nationale belastingen. De salaristrap voor de gekozen kandidaat kan evenwel worden aangepast naargelang van zijn/haar beroepservaring. Bovendien kan het basissalaris onder bepaalde voorwaarden worden vermeerderd met toelagen.

Het Europees Parlement voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid, bijvoorbeeld op grond van geslacht, ras, huidskleur, etnische of sociale herkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere denkbeelden, het behoren tot een nationale minderheid, vermogen, geboorte, handicap, leeftijd, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat of gezinssituatie.

 

  1. Functieomschrijving

Het directoraat-generaal Logistiek en Vertolking voor Conferenties (DG LINC) is de hoeksteen van alle diensten inzake meertalige conferenties in het Europees Parlement. De taak van DG LINC bestaat erin het Europees Parlement de middelen ter beschikking te stellen voor het verwezenlijken van zijn politieke doelstellingen, door taalkundige, technische en logistieke ondersteuning te verstrekken voor de vergaderingen van de instelling, met het grootst mogelijke professionalisme, waarbij gestreefd wordt naar uitmuntendheid. DG LINC draagt bij tot de democratische legitimiteit door de leden van het Parlement te helpen hun boodschap te brengen in alle officiële talen, zodat een goed verloop van het wetgevingswerk gegarandeerd is en dit werk toegankelijk is voor alle Europeanen.

Het directoraat Organisatie van conferenties van DG LINC concentreert zich op de verstrekking van andere conferentiediensten dan vertolking aan organisatoren van conferenties en evenementen in het Europees Parlement. Het ziet erop toe dat de administratieve, technische en logistieke ondersteuning voor de organisatie van vergaderingen, conferenties en evenementen wordt verleend op soepele en efficiënte wijze.

De persoon die als administrateur (m/v) – administratief kaderlid – wordt aangeworven, werkt in Brussel, onder het gezag van zijn/haar hiërarchisch overste, in het kader van de programma’s en prioriteiten die door de parlementaire organen en hun hiërarchie zijn vastgesteld, met onder andere als taken:

  • de ondersteuning en coördinatie van complexe vergaderingen waarbij gebruikgemaakt wordt van het meertalige platform voor deelname op afstand;
  • het beheer van de betrekkingen met de leverancier van het platform voor deelname op afstand, met het oog op een continue verbetering van de verstrekte dienst;
  • de coördinatie van de strategische ontwikkeling van de door de afdeling aan het platform voor deelname op afstand verleende diensten;
  • de verspreiding van alle interne en externe communicatie en de nodige documentatie om ervoor te zorgen dat de gebruikers van de diensten van DG LINC, onder wie de leden van het Parlement en het personeel, goed worden geïnformeerd;
  • de bevordering van sensibiliseringsacties;
  • de ondersteuning en het dagelijks beheer van het team dat zich bezighoudt met de facilitering van de vergaderingen waarbij gebruikgemaakt wordt van het meertalige platform voor deelname op afstand;
  • de coördinatie met de tolken (planning, informatie, follow-up enz.).

Voor de vervulling van deze taken zijn analytisch vermogen, redeneringsvermogen, vermogen om besluiten te nemen en redactionele vaardigheden vereist. De administrateur (m/v) – administratief kaderlid – moet ook initiatief tonen, blijk geven van aanpassingsvermogen, sterk klantgericht zijn en goed kunnen anticiperen. Hij/zij moet tevens beschikken over vaardigheden op het gebied van projectbeheer en over onderhandelingsbekwaamheid. Het is ook belangrijk dat hij uiteenlopende en vaak complexe problemen kan begrijpen, snel kan reageren op veranderende omstandigheden, effectief kan communiceren in het Engels, geregeld kan werken met strakke deadlines, zowel zelfstandig als in teamverband, zich aan een Europese en/of internationale werkomgeving kan aanpassen en met gesprekpartners op alle niveaus kan omgaan.

De werktaal is in wezen Engels. Deze taal is onontbeerlijk voor het beheer van de betrekkingen met de leverancier van het platform voor deelname op afstand en het is vooral in deze taal dat de externe communicatie met de klanten verloopt (vooral met de secretariaten van de commissies van het Parlement en van de fracties, alsmede met de leden van het Parlement), en dat alle documentatie wordt opgesteld, alle bevorderingsacties worden georganiseerd en het teambeheer plaatsvindt.

Voor de uitvoering van deze taken zijn dienstreizen vereist naar de overige werklocaties van het Europees Parlement (Luxemburg en Straatsburg) en naar andere bestemmingen.

 

  1. Voorwaarden voor toelating

Op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties moet u aan onderstaande voorwaarden voldoen:

a) Algemene voorwaarden

Overeenkomstig artikel 12, lid 2, van de RAP moet u met name:

  • onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie;
  • in het bezit zijn van uw rechten als staatsburger;
  • hebben voldaan aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht;
  • in zedelijk opzicht de waarborgen bieden die voor de uitoefening van de beoogde functie vereist zijn.

b) Specifieke voorwaarden

i) Vereiste getuigschriften en diploma’s

U moet een opleidingsniveau hebben dat overeenkomt met een volledige universitaire studie van ten minste drie jaar, die is afgesloten met een diploma dat in een van de lidstaten van de Europese Unie wordt erkend, Het selectiecomité houdt in dit verband rekening met de verschillen tussen de onderwijsstelsels. In de handleiding voor sollicitanten is een tabel opgenomen met een indicatief overzicht van de minimaal vereiste diploma’s.

Het diploma kan zijn afgegeven in een EU-lidstaat of in een land buiten de EU maar moet erkend zijn door een officiële instantie van een EU-lidstaat, zoals het ministerie van onderwijs van een EU-lidstaat.

ii) Vereiste beroepservaring

Naast de vereiste kwalificaties onder A.3.b) i) moet u beschikken over ten minste 24 maanden beroepservaring op een terrein dat relevant is voor de onder A.2. omschreven taken.

iii) Talenkennis

Kandidaten moeten over een grondige kennis beschikken (niveau C1) van één van de officiële talen van de Europese Unie (taal 1): Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch of Zweeds,

en

over een redelijke kennis (niveau B2) van het Engels (taal 2). Taal 2 moet verschillen van taal 1. Indien taal 1 het Engels is, moeten kandidaten over voldoende kennis (ten minste niveau B2) van één van de 23 andere officiële talen van de Europese Unie beschikken.

De genoemde kennisniveaus gelden voor alle in het sollicitatieformulier vermelde taalvaardigheden (spreken, schrijven, lezen en luisteren). Het gaat om de vaardigheden die zijn opgenomen in het gemeenschappelijk Europees referentiekader voor talen (https://europa.eu/europass/common-european-framework-reference-language-skills).

De voor deze selectieprocedure aangewezen tweede taal (Engels) is gekozen op grond van het belang van de dienst, die voor zijn werking een bijzondere talenkennis vereist als gevolg van de aard van de onder A.2. van deze aankondiging van aanwerving omschreven taken. Om zijn/haar taken te kunnen vervullen en te kunnen bijdragen tot de goede werking van de afdeling, moet de gekozen kandidaat bijgevolg in staat zijn doeltreffend te werken en communiceren in het Engels. De persoon die wordt aangeworven moet immers kunnen interageren met de verschillende secretariaten die de vergaderingen met meertalige deelname op afstand organiseren, met de collega’s binnen de verschillende diensten die betrokken zijn bij de verstrekking van diensten in het kader van deze vergaderingen en met de leveranciers van het platform, en moet efficiënt kunnen communiceren met andere interne en externe gesprekspartners en met de hiërarchie en de collega’s binnen de dienst. Dit alles gebeurt hoofdzakelijk in het Engels.

 

Met het oog op gelijke behandeling en in overeenstemming met artikel 12, punt 2, e) van de RAP, moeten kandidaten, zelfs als het Engels hun eerste officiële taal is, ten minste voldoende kennis hebben van één van de andere officiële talen van de Europese Unie.

 

B. PROCEDURE

De selectie vindt plaats aan de hand van bewijsstukken en een examen.

  1. Toelating tot de selectieprocedure

Indien u

  • voldoet aan de algemene toelatingsvoorwaarden, en
  • uw dossier volgens de voorschriften en binnen de gestelde termijn heeft ingediend,

zal het selectiecomité uw dossier toetsen aan de specifieke toelatingsvoorwaarden.

Indien u aan de specifieke toelatingsvoorwaarden voldoet, zal het selectiecomité u tot de selectieprocedure toelaten.

Het comité baseert zich daarbij uitsluitend op de in het sollicitatieformulier vermelde gegevens die door bewijsstukken worden gestaafd.

 

  1. Beoordeling van de kwalificaties

Het selectiecomité beoordeelt aan de hand van vooraf vastgestelde criteria de kwalificaties van de sollicitanten die tot de selectieprocedure zijn toegelaten, en stelt vervolgens een lijst op met de twaalf beste kandidaten, die worden uitgenodigd voor de schriftelijke proef. Het selectiecomité selecteert alle kandidaten die met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan.

Bij de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten houdt het selectiecomité in het bijzonder rekening met de volgende elementen, die moeten worden gestaafd in het sollicitatieformulier:

  • ervaring binnen en/of met politieke instanties;
  • ervaring met het organiseren van evenementen met simultaanvertolking;
  • ervaring met het operationele en praktische beheer van platforms voor meertalige deelname op afstand;
  • ervaring met de vaststelling en verbetering van werkwijzen in verband met de organisatie van vergaderingen met meertalige deelname op afstand;
  • ervaring in een Europese en/of internationale omgeving.

Puntenwaardering: 0 tot 20 punten.

 

  1. Examen

Schriftelijke proef

a) Stelopdracht in het Engels op basis van een dossier, ter beoordeling van uw geschiktheid om de onder punt A.2. omschreven taken te vervullen, en ter beoordeling van uw vaardigheid in het schrijven en samenvatten.

Duur van de toets: 3 uur.

Puntenwaardering: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).

Deze proef wordt op afstand gehouden, op de computer.

De zes kandidaten die het hoogste puntental voor de schriftelijke proef en ten minste de vereiste minimumscore hebben behaald, worden uitgenodigd voor de mondelinge proeven. Het selectiecomité selecteert alle kandidaten die met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan.

Mondelinge proeven

b) Gesprek met het selectiecomité in het Engels om, rekening houdend met alle gegevens in het sollicitatiedossier, te beoordelen of u geschikt bent om de onder A.2. omschreven taken uit te voeren. Het selectiecomité toetst ook de taal die u als taal 1 hebt opgegeven of uw taal 2, indien taal 1 het Engels is.

Maximumduur van de proef: 45 minuten.

Puntenwaardering: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).

c) Groepsdiscussie of rollenspel in het Engels om het selectiecomité in staat te stellen een beoordeling uit te voeren van uw bekwaamheid als bedoeld onder A.2. van deze aankondiging van aanwerving, met name uw aanpassingsvermogen, onderhandelingsbekwaamheid, creativiteit, besluitvaardigheid en gedrag in een groep of in een bepaalde situatie.

De duur van de groepsdiscussie wordt door het selectiecomité vastgesteld naargelang van de definitieve samenstelling van de groepen.

Het rollenspel duurt ten hoogste 20 minuten.

Puntenwaardering: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten).

Deze proeven kunnen op afstand worden georganiseerd.

U ontvangt te zijner tijd de instructies voor de schriftelijke en mondelinge proeven. De proeven worden georganiseerd op een specifieke datum en tijd. Als u niet reageert op een oproep, niet bereikbaar bent via e-mail of niet deelneemt aan een proef, wordt u uitgesloten. U moet de gegeven instructies precies volgen. Als u de instructies niet naleeft of uw gedragingen strijdig zijn met de instructies, wordt u onmiddellijk uitgesloten.

 

  1. Plaatsing op de lijst van geschikte kandidaten

Op de lijst van geschikte kandidaten worden in volgorde van verdienste de namen van de drie kandidaten geplaatst die voor de volledige procedure (kwalificatiebeoordeling en proeven) de meeste punten alsook de voor elke proef vereiste minimumscore hebben behaald. Alle kandidaten die met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan, worden op de lijst geplaatst.

U wordt persoonlijk schriftelijk op de hoogte gebracht van uw resultaten.

De lijst van geschikte kandidaten wordt gepubliceerd op de intranetsite van het Europees Parlement.

De lijst van geschikte kandidaten blijft geldig tot 31 december 2026. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan besluiten de geldigheid van de lijst te verlengen. In dat geval worden de kandidaten op de lijst daarvan tijdig in kennis gesteld.

Indien u een baan aangeboden krijgt, moet u de originelen van alle vereiste documenten, met name diploma’s en werkgeversverklaringen, ter verificatie overleggen.

Plaatsing op een lijst van geschikte kandidaten betekent geenszins een recht of garantie op aanwerving.

 

C. INDIENING VAN SOLLICITATIES

Om een sollicitatie te kunnen indienen, moet u beschikken over een account op het platform Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/nl_NL U mag slechts ÉÉN account bezitten. Nadat u een account heeft aangemaakt, klikt u op de tab “Online solliciteren”, onderaan de pagina.

U wordt verzocht de handleiding voor kandidaten van vergelijkende onderzoeken/selectieprocedures van het Europees Parlement aandachtig te lezen alvorens het sollicitatieformulier in te vullen en de relevante bewijsstukken over te leggen.

 

Uiterste termijn voor de indiening van sollicitaties

Uiterste datum voor de indiening van sollicitaties:

28 november 2022 om 12.00 uur, Belgische tijd.

 

Zodra u uw sollicitatieformulier heeft gevalideerd, ontvangt u automatisch een ontvangstbevestiging.

U wordt verzocht GEEN TELEFONISCH CONTACT OP TE NEMEN over de planning van de werkzaamheden.