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PE/259/S - AGENTE TEMPORÁRIO/A, ASSISTENTE ADMINISTRATIVO/A E TÉCNICO/A (AST 3)

Local : Luxemburgo
Fim da publicação no sítio Web externo : 22/11/2021 12:00
Serviço : 08-Direction Générale des infrastructures et de la logistique
Ref. : PE/259/S - ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET TECHNIQUE
Guia destinado aos candidatos :

Generalidades

Antes de se candidatarem, os/as interessados/as devem ler atentamente o guia que lhes é destinado e que figura em anexo ao presente aviso de recrutamento.

Este guia, que faz parte integrante do aviso de recrutamento, ajuda a compreender as regras respeitantes aos procedimentos e às modalidades de inscrição.

 

 

ÍNDICE

A. FUNÇÕES E ADMISSÃO

B. FASES DO PROCESSO

C. APRESENTAÇÃO DAS CANDIDATURAS

ANEXO: GUIA DESTINADO AOS/ÀS CANDIDATOS/AS A PROCESSOS DE SELEÇÃO ORGANIZADOS PELO PARLAMENTO EUROPEU

 

 

A. FUNÇÕES E ADMISSÃO

1. Observações gerais

O Parlamento Europeu decidiu dar início ao processo de provimento de um lugar de agente temporário/a (AST 3) na Direção-Geral das Infraestruturas e da Logística, Direção da Logística, Unidade de Atribuição de Gabinetes e das Mudanças.

O perfil pretendido é o de assistente administrativo/a e técnico/a incumbido/a da coordenação de todas as questões ligadas à atribuição e mudança de gabinetes de todos os utilizadores das instalações do Parlamento Europeu no Luxemburgo.

O contrato será celebrado por um período indeterminado. O recrutamento far-se-á no grau AST 3, primeiro escalão, a que corresponde o vencimento de base de 3 841,17 euros por mês. Este vencimento está sujeito ao imposto comunitário e aos demais descontos previstos no Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia (ROA) e está isento de qualquer imposto nacional. O escalão em que os/as candidatos/as aprovados/as serão recrutados/as poderá, contudo, ser adaptado em função da sua experiência profissional. Além disso, ao vencimento de base poderão acrescer, em determinadas condições, um certo número de subsídios.

O Parlamento Europeu aplica uma política de igualdade de oportunidades e aceita as candidaturas sem discriminação, nomeadamente discriminação baseada no género, na raça, na cor, na origem étnica ou social, nas características genéticas, na língua, na religião ou nas convicções, nas opiniões políticas ou de qualquer outra natureza, na pertença a uma minoria nacional, na riqueza, no nascimento, na deficiência, na idade, na orientação sexual, no estado civil ou na situação familiar.

Natureza das funções

2. Natureza das funções

A Direção-Geral das Infraestruturas e da Logística (DG INLO) contribui para a boa gestão das infraestruturas e da logísticas nos diferentes locais de trabalho do Parlamento Europeu.
A DG INLO tem as seguintes incumbências:

  • assegurar a gestão técnica e administrativa dos edifícios ocupados pelo Parlamento Europeu em Bruxelas, Luxemburgo e Estrasburgo, bem como dos Gabinetes de Ligação nos Estados-Membros;
  • gerir os serviços de equipamento e as prestações inerentes ao funcionamento dos referidos edifícios;
  • gerir o equipamento (aquisições, transportes, mudanças, serviço de correio, restauração, supermercados, etc.), bem como a organização prática das reuniões;

Afetada ao Luxemburgo, a pessoa recrutada contribuirá para a coordenação de todas as questões ligadas à atribuição e mudança de gabinetes dos utilizadores das instalações do Parlamento Europeu. Executadas sob a alçada do/a chefe de unidade no âmbito dos programas e das prioridades definidos pelos órgãos parlamentares e pelos seus superiores hierárquicos, as tarefas incluem, nomeadamente:

  • gerir os espaços e os bens materiais: planificação e coordenação do tratamento e do acompanhamento dos pedidos de atribuição de gabinetes, de mudança e de adaptação do mobiliário dos gabinetes da administração no Luxemburgo, e coordenação com todos os serviços envolvidos;
  • supervisionar e otimizar os espaços de armazenamento de material e mobiliário nos três locais de trabalho;
  • informar os diferentes serviços técnicos (telecomunicações, pessoal de mudanças) das alterações na atribuição de gabinetes;
  • tratar os pedidos de intervenções técnicas dos serviços e assegurar o seu acompanhamento.

O desempenho destas funções requer igualmente excelentes competências de organização, coordenação e iniciativa, a fim de encontrar soluções viáveis e criativas para os pedidos de gestão do espaço. É essencial um conhecimento prático profundo da logística e do serviço aos clientes, bem como conhecimento do software de escritório. O exercício destas funções requer muito boas qualidades de comunicação e capacidade para trabalhar em equipa. 

É possível que seja necessário realizar missões frequentes aos locais de trabalho do Parlamento Europeu, bem como estabelecer múltiplos contactos a nível interno e externo.

Condições de admissão

3. Condições de admissão

Na data-limite fixada para a apresentação das candidaturas, os/as candidatos/as devem preencher as seguintes condições:

(a) Condições gerais

Nos termos do artigo 12.º, n.º 2, do Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia, o/a candidato/a deve:

  • ser nacional de um dos Estados-Membros da União Europeia,
  • encontrar-se no pleno gozo dos seus direitos cívicos,
  • encontrar-se em situação regular face às leis de recrutamento que lhe forem aplicáveis em matéria militar,
  • oferecer as garantias de moralidade requeridas para o exercício das funções em causa.

(b) Condições específicas

(i) Habilitações e diplomas exigidos

Os/As candidatos/as devem possuir:

  • habilitações do nível do ensino superior, comprovadas por diploma

ou

  • habilitações do nível do ensino secundário, comprovadas por um diploma que dê acesso ao ensino pós-secundário, e uma experiência profissional de, pelo menos, três anos diretamente relacionada com a natureza das funções

ou

  • uma formação profissional ou uma experiência profissional de nível equivalente de quatro anos. A gestão dos edifícios ocupados pelo Parlamento Europeu requer um conhecimento das direções, dos serviços e dos clientes. Além disso, é necessário verificar, organizar e assegurar o funcionamento dos numerosos e variados equipamentos. Esta experiência profissional adquirida no terreno é igualmente útil, necessária e importante para assegurar a continuidade do serviço.

A experiência profissional exigida no segundo e no terceiro travessões não será tida em conta para a avaliação da experiência profissional exigida na seção A, ponto 3, alínea b), subalínea ii).   

(ii) Experiência profissional exigida

Os/As candidatos/as devem ter adquirido, após a obtenção das habilitações ou da experiência profissional exigidas na secção A, ponto 3, alínea b), subalínea i), uma experiência profissional apropriada de pelo menos três anos no domínio da gestão administrativa (atribuições) e técnica (mudanças, adaptação e manutenção) de edifícios.

(iii) Conhecimentos linguísticos

Os/As candidatos/as devem possuir um conhecimento aprofundado (nível C1) de uma das línguas oficiais da União Europeia (língua 1): alemão, búlgaro, checo, croata, dinamarquês, eslovaco, esloveno, espanhol, estónio, finlandês, francês, grego, húngaro, inglês, irlandês, italiano, letão, lituano, maltês, neerlandês, polaco, português, romeno ou sueco,

e

um conhecimento satisfatório (nível B2) da língua inglesa ou francesa (língua 2).
A língua 2 terá obrigatoriamente de ser diferente da língua 1.

É de notar que os níveis mínimos acima exigidos se aplicam a todas as aptidões linguísticas (expressão oral, expressão escrita, compreensão oral e compreensão escrita) mencionadas no formulário de candidatura. Estas aptidões correspondem às previstas no Quadro Europeu Comum de Referência para as Línguas (https://europa.eu/europass/pt/common-european-framework-reference).

Informa-se os/as candidatos(as) de que as línguas 2 (inglês e francês) foram escolhidas para o presente processo de seleção em função do interesse do serviço, que, pela natureza das funções, exige essas habilitações. A pessoa recrutada deve ser capaz de compreender as tarefas a desempenhar, gerir os dossiês e comunicar eficazmente com os interlocutores internos e externos, bem como com a hierarquia e os colegas. Todas estas tarefas são desempenhadas nestas duas línguas.

Consequentemente, para exercer as suas funções e contribuir para o bom funcionamento do serviço, a pessoa recrutada deve estar em condições de trabalhar e comunicar eficazmente em, pelo menos, uma destas duas línguas.
Além disso, para garantir a igualdade de tratamento, todos/as os/as candidatos/as, incluindo aqueles/as cuja primeira língua oficial seja uma destas duas línguas, devem possuir um conhecimento satisfatório de uma segunda língua, que deve ser a outra das duas línguas referidas.

Admissão ao processo de seleção

B. FASES DO PROCESSO

O processo de seleção é organizado com base na avaliação das habilitações e na prestação de provas.

1. Admissão ao processo de seleção

Se os/as candidatos/as

  • satisfizerem as condições gerais de admissão e
  • tiverem apresentado as candidaturas de acordo com as modalidades definidas e dentro do prazo fixado,

o comité de seleção analisará os respetivos processos de candidatura no que respeita às condições específicas de admissão.

O comité de seleção admitirá ao processo de seleção os/as candidatos/as que preencham as condições específicas de admissão.

Para a apreciação dos processos de candidatura, o comité de seleção baseia-se exclusivamente nas informações constantes do formulário de candidatura que forem atestadas por documentos comprovativos.

Avaliação das qualificações

2. Avaliação das habilitações

O comité de seleção, com base numa grelha de classificação previamente aprovada, procede à avaliação das habilitações dos/as candidatos/as admitidos/as ao processo de seleção e estabelece a lista dos/as doze melhores candidatos/as, que serão admitidos/as à prova escrita.

Para a apreciação das habilitações dos/as candidatos/as, o comité de seleção terá particularmente em conta os seguintes elementos, que devem ser atestados por documentos comprovativos incluídos no formulário de candidatura:

  • experiência profissional no acompanhamento e na atribuição de espaços de trabalho (gabinetes) em edifícios com mais de 30 000 m
  • experiência profissional na coordenação das atividades de adaptação de gabinetes (incluindo mudanças) e, em particular, na gestão de equipas;
  • experiência profissional na gestão dos bens inventariados e das existências;
  • experiência adquirida com entidades internas ou externas, como, por exemplo, prestadores de serviços;
  • experiência adquirida na utilização de aplicações informáticas para a gestão dos espaços, das existências e das mudanças;
  • experiência adquirida num ambiente internacional e/ou multicultural.

Classificação: de 0 a 20 pontos.

Provas

3. Provas

Prova escrita

(a) Prova de redação na língua 2 (inglês ou francês), com base num dossiê, destinada a avaliar a capacidade dos/as candidatos/as para desempenhar as funções descritas na secção A, ponto 2, bem como a sua capacidade de redação.

Duração da prova: 3 horas.
Classificação: de 0 a 40 pontos (pontuação mínima exigida: 20 pontos).
Esta prova será efetuada à distância, em computador.

Os/As seis candidatos/as que obtiverem a pontuação mais elevada na prova escrita serão convocados/as para as provas orais, desde que tenham atingido a pontuação mínima exigida.

Provas orais

(b) Entrevista com o comité de seleção na língua 2 (inglês ou francês), destinada a avaliar, à luz dos dados que figuram no dossiê de candidatura, a aptidão dos/as candidatos/as para desempenhar as funções descritas na secção A, ponto 2. O comité de seleção poderá decidir testar os conhecimentos linguísticos dos candidatos/as especificados no formulário de candidatura.

Duração máxima da prova: 45 minutos.
Classificação: de 0 a 40 pontos (pontuação mínima exigida: 20 pontos).

(c) Prova de debate em grupo ou jogo de simulação na língua 2 (inglês ou francês), destinada a permitir ao comité de seleção avaliar a capacidade de adaptação, a aptidão para negociar, a criatividade e capacidade de decisão e o comportamento dos/as candidatos/as num grupo ou perante uma determinada situação.

A duração da prova de debate em grupo será definida pelo comité de seleção, em função da composição definitiva dos grupos.
A duração máxima da prova do jogo de simulação é de 20 minutos.
Classificação: de 0 a 20 pontos (pontuação mínima exigida: 10 pontos).

Estas provas serão organizadas à distância.

As instruções para as provas escritas e orais serão oportunamente transmitidas aos/às candidatos/as. As provas realizam-se numa data e num horário precisos. Se os/as candidatos/as não responderem a uma convocatória, não forem contactáveis por correio eletrónico ou não se apresentarem a uma prova, serão excluídos/as. Os/As candidatos/as deverão seguir escrupulosamente as instruções dadas. O incumprimento das instruções ou um comportamento não conforme com as instruções resultam na exclusão imediata do/a candidato/a.

Lista dos candidatos aprovados

4. Inscrição na lista de candidatos aprovados

São inscritos na lista de candidatos aprovados, por ordem de mérito, os nomes dos/as três candidatos/as que obtiverem o número mais elevado de pontos no conjunto do processo (avaliação das habilitações e provas) e alcançarem o limiar mínimo exigido em cada uma das provas.

Os/As candidatos/as serão informados/as individualmente e por escrito dos resultados que obtiveram.

A lista dos candidatos aprovados será publicada na Intranet do Parlamento Europeu.

A validade da lista de candidatos aprovados expira em 31 de dezembro de 2025, podendo ser prorrogada por decisão da entidade competente para proceder a nomeações. Nesse caso, os/as candidatos/as aprovados/as inscritos/as na lista serão oportunamente informados/as.

Se um/a candidato/a inscrito/a na lista de candidatos/as aprovados/as receber uma proposta de emprego, deverá apresentar, para efeitos de certificação, os originais de todos os documentos exigidos, nomeadamente diplomas e certificados de trabalho.

A inclusão numa lista de candidatos/as aprovados/as não constitui nem um direito nem uma garantia de recrutamento.

Apresentação das candidaturas

C. APRESENTAÇÃO DAS CANDIDATURAS

Para se candidatarem, os/as candidatos/as devem ter uma conta na plataforma Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/pt_PT. Cada candidato/a pode criar apenas UMA conta. Para tal, os/as candidatos/as devem clicar em «Candidatar-se em linha», no fim da página.

Os/As candidatos(as) devem ler atentamente o Guia destinado aos/às candidatos/as a processos de seleção organizados pelo Parlamento Europeu antes de preencher o formulário de candidatura e devem apresentar os documentos comprovativos pertinentes.

Data-limite para a apresentação de candidaturas

A data-limite para a apresentação das candidaturas é

22 de novembro de 2021, às 12 horas (meio-dia), hora do Luxemburgo.

Após a validação do formulário de candidatura, será automaticamente enviado ao/à candidato/a um aviso de receção.

 

Solicita-se aos/às candidatos/as que NÃO TELEFONEM a pedir informações sobre o calendário dos trabalhos.