This website uses cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue we assume that you consent to receive all cookies on all websites.
For further information, please click here >>.

PE/259/S - TIJDELIJK FUNCTIONARIS, ADMINISTRATIEF EN TECHNISCH ASSISTENT M/V (AST 3)

Plaats : Luxemburg
Publication end on external website : 22/11/2021 12:00
Dienst : 08-Direction Générale des infrastructures et de la logistique
Kenmerk : PE/259/S - ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET TECHNIQUE
Handleiding voor sollicitanten :

Algemeenheden

Lees voordat u uw sollicitatie indient aandachtig de bijgevoegde handleiding voor sollicitanten.

De handleiding voor sollicitanten maakt deel uit van deze aankondiging en geeft inzicht in de procedureregels en de gang van zaken bij sollicitaties.

 

 

INHOUD

A. AARD VAN DE FUNCTIE EN VOORWAARDEN VOOR TOELATING

B. PROCEDURE

C. INDIENING VAN SOLLICITATIES

BIJLAGE: HANDLEIDING VOOR SOLLICITANTEN BIJ SELECTIEPROCEDURES VAN HET EUROPEES PARLEMENT

 


A. AARD VAN DE FUNCTIE EN VOORWAARDEN VOOR TOELATING

1. Algemeen

Het Europees Parlement heeft besloten de procedure te openen ter voorziening in een tijdelijke post (AST 3) bij het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek, directoraat Logistiek, afdeling Toewijzing van kantoren en Verhuizingen.

Het gezochte profiel is dat van administratief en technisch assistent (m/v) verantwoordelijk voor de coördinatie van alle kwesties in verband met de toewijzing van kantoren en verhuizingen voor alle gebruikers van het Europees Parlement in Luxemburg.

Het gaat om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Aanstelling gebeurt in de rang AST 3, eerste salaristrap, tegen een basissalaris van 3 841,17 EUR per maand. Op dit salaris wordt gemeenschapsbelasting geheven en worden de andere in de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (RAP) voorziene inhoudingen in mindering gebracht. Het salaris is vrijgesteld van nationale belastingen. De salaristrap voor de gekozen kandidaat/kandidate kan evenwel worden aangepast naargelang van zijn/haar beroepservaring. Bovendien kan het basissalaris onder bepaalde voorwaarden worden vermeerderd met toelagen.

Het Europees Parlement voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid op grond van geslacht, ras, huidskleur, etnische of sociale herkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere denkbeelden, het behoren tot een nationale minderheid, vermogen, geboorte, handicap, leeftijd, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat of gezinssituatie.

Functie-inhoud

2. Functieomschrijving

Het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek (DG INLO) draagt bij aan het goede beheer van de infrastructuren en de logistiek op de verschillende werklocaties van het Europees Parlement.
DG INLO heeft de volgende taken:

  • technisch en administratief beheer van alle gebouwen van het Europees Parlement in Brussel, Luxemburg en Straatsburg, en van de liaisonbureaus in de lidstaten;
  • beheer van de diensten die instaan voor de uitrusting en voor de prestaties die verband houden met de werking van deze gebouwen;
  • beheer van alle uitrusting (aankopen, vervoer, verhuizingen, besteldienst, restauratie, inkoopcentrales enz.) en van de materiële organisatie van vergaderingen.

De gekozen kandidaat/kandidate heeft als standplaats Luxemburg en werkt mee aan de coördinatie van alle kwesties in verband met de toewijzing van kantoren en verhuizingen voor alle gebruikers van het Europees Parlement. De taken worden uitgevoerd onder het gezag van het afdelingshoofd, in het kader van de programma’s en prioriteiten die door de parlementaire organen en hun hiërarchie zijn vastgesteld, en omvatten onder meer:

  • het beheer van ruimten en materiële goederen: planning en coördinatie van de behandeling en follow-up van aanvragen voor de toewijzing van kantoren, verhuizingen en het bemeubelen van kantoren voor de administratie van het Parlement in Luxemburg, en coördinatie met alle betrokken diensten;
  • monitoring en optimalisering van de opslagruimten voor materiaal en meubels op de drie werklocaties van het Parlement;
  • inlichting van de diverse technische diensten (telecom, verhuizers) over veranderingen in de toewijzing van kantoren;
  • behandeling van de aanvragen voor technische bijstand van de diensten en follow-up hiervan.

De vervulling van deze taken vereist uitstekende vaardigheden op het gebied van organisatie, coördinatie en initiatiefneming om haalbare en creatieve oplossingen te vinden voor kwesties betreffende ruimtebeheer. Grondige praktische kennis van logistiek en van klantgerichte dienstverlening is essentieel, net als kennis van kantoorsoftware. Voor deze functie zijn uitstekende communicatievaardigheden en teamgeest nodig.

De gekozen kandidaat/kandidate moet veelvuldig dienstreizen maken naar de andere werklocaties van het Europees Parlement en moet talrijke contacten onderhouden met personen binnen en buiten de instelling.

Toelatingsvoorwaarden

3. Voorwaarden voor toelating

Op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties moeten kandidaten aan onderstaande voorwaarden voldoen:

a) Algemene voorwaarden

Overeenkomstig artikel 12, lid 2, van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (RAP) moeten de kandidaten met name:

  • onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie;
  • in het bezit zijn van hun rechten als staatsburger;
  • voldaan hebben aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht;
  • in zedelijk opzicht de waarborgen bieden die voor de uitoefening van de beoogde functie vereist zijn.

b) Specifieke voorwaarden

i) Vereiste getuigschriften en diploma’s

Kandidaten moeten beschikken over:

  • een diploma van postsecundair onderwijs

of

  • een diploma secundair onderwijs dat toegang geeft tot postsecundair onderwijs, en ten minste drie jaar beroepservaring die rechtstreeks verband houdt met de aard van de functies

of

  • een beroepsopleiding of een gelijkwaardige beroepservaring van vier jaar. Het beheer van de gebouwen van het Europees Parlement vereist kennis van de directoraten, diensten en klanten. Bovendien is de uitrusting die moet worden gecontroleerd, georganiseerd en gewaarborgd talrijk en divers. De in de praktijk verworven beroepservaring is eveneens nuttig, noodzakelijk en belangrijk om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen.

De naast het tweede en derde streepje vermelde beroepservaring wordt niet meegeteld bij de bepaling van de vereiste beroepservaring onder punt A.3. b) ii).

ii) Vereiste beroepservaring

Kandidaten moeten na het behalen van de onder A.3. b) i) bedoelde kwalificaties of vermelde beroepservaring ten minste drie jaar relevante beroepservaring hebben opgedaan op het gebied van het administratieve beheer (toewijzing) en technische beheer (verhuizing, inrichting en onderhoud) van gebouwen.

iii) Talenkennis

Kandidaten moeten over een grondige kennis beschikken (niveau C1) van één van de officiële talen van de Europese Unie (taal 1): Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch of Zweeds,

en

over een redelijke kennis (niveau B2) van het Engels of het Frans (taal 2).
Taal 2 moet verschillen van taal 1.

De genoemde kennisniveaus gelden voor alle in het sollicitatieformulier vermelde taalvaardigheden (spreken, schrijven, lezen en luisteren). Het gaat om de vaardigheden die zijn opgenomen in het gemeenschappelijk Europees referentiekader voor talen (https://europa.eu/europass/nl/common-european-framework-reference).

De voor deze selectieprocedure aangegeven tweede talen (Engels en Frans) zijn gekozen op grond van het belang van de dienst. Gezien de aard van de taken zijn de gevraagde kwalificaties noodzakelijk. De gekozen kandidaat/kandidate moet in staat zijn de te vervullen taken te begrijpen, de relevante dossiers te beheren en efficiënt te communiceren met interne en externe gesprekspartners en met zijn/haar meerderen en collega’s. Dit alles gebeurt in het Engels en het Frans.

Om zijn/haar taken te kunnen vervullen en te kunnen bijdragen tot de goede werking van de afdeling, moet de gekozen kandidaat/kandidate bijgevolg in staat zijn doeltreffend te werken en communiceren in ten minste één van deze twee talen.
Met het oog op gelijke behandeling moeten ook kandidaten van wie de eerste officiële taal één van deze twee talen is, voldoende kennis hebben van een tweede taal, die in dat geval de andere van deze twee talen moet zijn.

Toelating tot de selectieprocedure

B. PROCEDURE

De selectie vindt plaats aan de hand van bewijsstukken en een examen.

1. Toelating tot de selectieprocedure

Indien u

  • voldoet aan de algemene toelatingsvoorwaarden, en
  • en uw dossier volgens de voorschriften en binnen de gestelde termijn heeft ingediend,

zal het selectiecomité uw dossier toetsen aan de specifieke toelatingsvoorwaarden.

Indien u aan de specifieke toelatingsvoorwaarden voldoet, zal het selectiecomité u tot de selectieprocedure toelaten.

Het comité baseert zich daarbij uitsluitend op de in het sollicitatieformulier vermelde gegevens die door bewijsstukken worden gestaafd.

Beoordeling van de kwalificaties

2. Beoordeling van de kwalificaties

Het selectiecomité beoordeelt aan de hand van vooraf vastgestelde criteria de kwalificaties van de sollicitanten die tot de selectieprocedure zijn toegelaten, en stelt vervolgens een lijst op met de twaalf beste kandidaten, die worden uitgenodigd voor de schriftelijke proef.

Bij de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten houdt het selectiecomité in het bijzonder rekening met de volgende elementen, die moeten worden gestaafd in het sollicitatieformulier:

  • werkervaring op het gebied van de follow-up en toewijzing van werkruimten (kantoren) in gebouwen van meer dan 30 000 m2;
  • werkervaring op het gebied van de coördinatie van inrichtingsactiviteiten (inclusief verhuizingen) en het leiden van een team;
  • werkervaring op het gebied van het beheer van geïnventariseerde goederen en voorraden;
  • ervaring met interne of externe entiteiten, bijvoorbeeld dienstverleners;
  • ervaring met het gebruik van computertoepassingen voor het beheer van ruimten, voorraden en verhuizingen;
  • ervaring in een internationale en/of multiculturele omgeving.

Puntentoekenning: 0 tot 20 punten.

Toetsen

3. Examen

Schriftelijke proef

a) Schrijfopdracht in taal 2 (Engels of Frans), op basis van een dossier, om te beoordelen of u geschikt bent om de onder punt A.2. beschreven taken uit te voeren, en om uw redactionele vaardigheden te testen.

Duur van de toets: 3 uur
Puntentoekenning: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).
Deze proef wordt op afstand gehouden, op de computer.

De zes kandidaten die het hoogste puntental voor de schriftelijke proef en ten minste de vereiste minimumscore hebben behaald, worden uitgenodigd voor de mondelinge proeven.

Mondelinge proeven

b) Gesprek met het selectiecomité in taal 2 (Engels of Frans) om, rekening houdend met alle gegevens in het sollicitatiedossier, te beoordelen of u geschikt bent om de onder punt A.2. omschreven taken uit te voeren. Het selectiecomité kan besluiten om uw kennis van de in het sollicitatieformulier opgegeven talen te testen.

Maximumduur van dit gesprek: 45 minuten.
Puntentoekenning: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).

c) Groepsdiscussie of rollenspel in taal 2 (Engels of Frans) om uw aanpassingsvermogen, onderhandelingsbekwaamheid, creativiteit, besluitvaardigheid en gedrag in een groep of in een bepaalde situatie te beoordelen.

De duur van de groepsdiscussie wordt door het selectiecomité vastgesteld naargelang van de definitieve samenstelling van de groepen.
Het rollenspel duurt ten hoogste 20 minuten.
Puntentoekenning: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten)

Deze proeven zullen op afstand worden georganiseerd.

U ontvangt te zijner tijd de instructies voor de schriftelijke en mondelinge proeven. De proeven worden gepland op een specifieke datum en tijd. Als u niet reageert op een oproep, niet bereikbaar bent via e-mail of niet deelneemt aan een proef, wordt u uitgesloten. U moet de gegeven instructies precies volgen. Als u de instructies niet naleeft of uw gedragingen strijdig zijn met de instructies, wordt u onmiddellijk uitgesloten.

Lijst van geschikte kandidaten

4. Plaatsing op de lijst van geschikte kandidaten

Op de lijst van geschikte kandidaten worden in volgorde van verdienste de namen van de drie kandidaten geplaatst die voor de volledige procedure (kwalificatiebeoordeling en proeven) de meeste punten alsook de voor elke proef vereiste minimumscore hebben behaald.

U zult persoonlijk door middel van een schriftelijke mededeling van uw resultaten op de hoogte worden gebracht.

De lijst van geschikte kandidaten wordt gepubliceerd op de intranetsite van het Europees Parlement.

De lijst van geschikte kandidaten blijft geldig tot 31 december 2025. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan besluiten de geldigheid van de lijst te verlengen. In dat geval worden de kandidaten op de lijst daarvan tijdig in kennis gesteld.

Indien u een baan aangeboden krijgt, moet u de originelen van alle vereiste documenten, met name diploma’s en werkgeversverklaringen, ter verificatie overleggen.

Plaatsing op een lijst van geschikte kandidaten houdt geenszins een recht of garantie op aanwerving in.

Indiening van kandidaturen

C. INDIENING VAN SOLLICITATIES

Om een kandidatuur te kunnen indienen, moet u over een account op het platform Apply4EP beschikken. https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/nl_NL. U mag slechts één account bezitten. Nadat u een account heeft aangemaakt, klikt u op de tab “Online solliciteren”, onderaan de pagina.

U wordt verzocht de handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement aandachtig te lezen alvorens het sollicitatieformulier in te vullen en de relevante bewijsstukken over te leggen.

Uiterste datum voor de indiening van sollicitaties

Uiterste datum voor de indiening van sollicitaties:

22 november 2021 om 12.00 u. (’s middags), Luxemburgse tijd.

Zodra u uw sollicitatieformulier heeft gevalideerd, ontvangt u automatisch een ontvangstbevestiging.


U wordt verzocht GEEN TELEFONISCH CONTACT OP TE NEMEN over de planning van de werkzaamheden.