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PE/259/S - AGENT TEMPORAIRE, ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET TECHNIQUE (AST 3)

Lieu : Luxembourg
Fin de publication sur le site externe : 22/11/2021 12:00
Service : 08-Direction Générale des infrastructures et de la logistique
Référence : PE/259/S - ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET TECHNIQUE
Guide à l'intention des candidats :

Généralités

Avant de postuler, vous devez lire attentivement le guide aux candidat(e)s annexé à cet avis de recrutement.

Ce guide, qui fait partie intégrante de l’avis de recrutement, aide à comprendre les règles afférentes aux procédures et les modalités d’inscription.

 

 

TABLE DES MATIÈRES

A. FONCTIONS ET ADMISSION

B. PROCÉDURE

C. DÉPÔT DES CANDIDATURES

ANNEXE: GUIDE À L'INTENTION DES CANDIDAT(E)S À DES PROCÉDURES DE SÉLECTION ORGANISÉES PAR LE PARLEMENT EUROPÉEN

 

 

A. FONCTIONS ET ADMISSION

1. Généralités

Le Parlement européen a décidé d’ouvrir la procédure de pourvoi d’un poste d’agent temporaire (AST 3) à la Direction générale des infrastructures et de la logistique, à la Direction de la logistique dans l’unité de l'attribution des bureaux et des déménagements.

Le profil recherché est celui d’assistant(e) administratif(ve) et technique chargé(e) de la coordination de toutes les questions liées à la répartition des bureaux et des déménagements pour tous les utilisateurs du Parlement européen à Luxembourg.

Le contrat sera conclu à durée indéterminée. Le recrutement se fera au grade AST 3, premier échelon, le traitement de base étant de 3 841,17€ par mois. Ce traitement est soumis à l'impôt communautaire et aux autres retenues prévues par le Régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (RAA). Il est exempté de tout impôt national. L'échelon auquel seront recruté(e)s les lauréat(e)s pourra toutefois être adapté en fonction de leur expérience professionnelle. En outre, le traitement de base est, sous certaines conditions, majoré d'indemnités.

Le Parlement européen applique une politique d'égalité des chances et accepte les candidatures sans discrimination, telle qu'une discrimination fondée sur le genre, la race, la couleur, les origines ethniques ou sociales, les caractéristiques génétiques, la langue, la religion ou les convictions, les opinions politiques ou toute autre opinion, l'appartenance à une minorité nationale, la fortune, la naissance, un handicap, l'âge, l'orientation sexuelle, l'état civil ou la situation familiale.

Nature des fonctions

2. Nature des fonctions

La Direction générale des infrastructures et de la logistique (DG INLO) contribue à la bonne gestion des infrastructures et de la logistique des différents lieux de travail du Parlement européen.
Les missions de la DG INLO sont les suivantes:

  • gérer l'ensemble des bâtiments occupés par le Parlement européen à Bruxelles, Luxembourg et Strasbourg, ainsi que les bureaux de liaison dans les États membres au niveau technique et administratif;
  • gérer les services de l'équipement et les prestations inhérentes au fonctionnement desdits bâtiments;
  • gérer les équipements (achats, transport, déménagements, messagerie, restauration, centrales d'achats, etc.) ainsi que l'organisation matérielle des réunions.

Affectée à Luxembourg, la personne recrutée contribuera à la coordination de toutes les questions liées à la répartition des bureaux et les déménagements afférents parmi les utilisateurs du Parlement européen. Exécutées sous l’autorité du chef/de la cheffe d’unité et dans le cadre des programmes et des priorités définis par les organes parlementaires et leur hiérarchie, les tâches consisteront, notamment, à:

  • gérer les espaces et les biens matériels : planification et coordination du traitement et suivi des demandes d’attribution de bureaux, de déménagements, aménagement des bureaux avec le mobilier pour l’administration à Luxembourg et la coordination avec tous les services concernés;
  • superviser et optimiser les espaces de stockage de matériel et mobilier sur les trois sites ;
  • informer les divers services techniques (télécoms, déménageurs) des changements d'attribution des bureaux;
  • traiter les demandes d'interventions techniques des services et en assurer le suivi.

L'exercice de ces fonctions nécessite, en outre, d’excellentes compétences organisationnelles, de coordination, d’initiative à trouver des solutions viables et créatives aux demandes de gestion des espaces. Une connaissance pratique approfondie de la logistique ainsi que du service à la clientèle est essentielle ainsi qu’une connaissance des logiciels bureautiques. Cette fonction exige des très bonnes qualités de communication et des capacités à travailler en équipe.

Des missions fréquentes dans les lieux de travail du Parlement européen, ainsi que de nombreux contacts internes et externes sont à prévoir.

Conditions d'admission

3. Conditions d'admission

À la date limite fixée pour le dépôt des candidatures, vous devez remplir les conditions suivantes:

a) Conditions générales

Conformément à l'article 12.2. du Régime applicable aux autres agents de l’Union européenne, il faut notamment:

  • être ressortissant(e) d’un des États membres de l’Union européenne,
  • jouir de ses droits civiques,
  • être en position régulière au regard des lois de recrutement applicables en matière militaire,
  • offrir les garanties de moralité requises pour l’exercice des fonctions envisagées.

b) Conditions spécifiques

i) Titres et diplômes requis

Vous devez avoir:

  • un niveau d’enseignement supérieur sanctionné par un diplôme

ou

  • un niveau d’enseignement secondaire sanctionné par un diplôme donnant accès à l’enseignement supérieur et une expérience professionnelle de trois années au moins en rapport direct avec la nature des fonctions

ou

  • une formation professionnelle ou une expérience professionnelle de niveau équivalent de quatre ans. La gestion des bâtiments occupés par le Parlement européen requiert une connaissance des directions, des services et des clients. De plus, les équipements, nombreux et variés, doivent être vérifiés, organisés et assurés. Cette expérience professionnelle, acquise sur le terrain, est aussi utile, nécessaire et importante pour assurer la continuité du service.

L’expérience professionnelle demandée aux deuxième et troisième tirets ne sera pas prise en compte pour l'évaluation de l'expérience professionnelle requise sous le point A.3.b)ii).

ii) Expérience professionnelle requise

Vous devez avoir acquis, postérieurement aux qualifications ou à l’expérience professionnelle requises sous A.3.b) i), une expérience professionnelle appropriée d’une durée minimale de trois ans dans la gestion administrative (attributions) et technique (déménagement, aménagement et entretiens) de locaux.

iii) Connaissances linguistiques

Vous devez posséder une connaissance approfondie (niveau C1) d'une langue officielle de l'Union européenne (langue 1) : allemand, anglais, bulgare, croate, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, irlandais, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois ou tchèque,

et

une connaissance satisfaisante (niveau B2) de la langue anglaise ou française (langue 2).
La langue 2 doit être différente de la langue 1.

Veuillez noter que les niveaux minimaux indiqués ci-dessus s’appliquent à chaque domaine d’aptitude linguistique (expression orale, expression écrite, compréhension orale et compréhension écrite) cité dans le formulaire de candidature. Ces aptitudes sont celles figurant dans le Cadre européen commun de référence pour les langues (https://europa.eu/europass/fr/common-european-framework-reference).

Les candidat(e)s sont informé(e)s que les langues 2 (anglais et français) retenues aux fins de la présente procédure de sélection ont été définies conformément à l’intérêt du service, qui exige des qualifications requises en raison de la nature des fonctions. La personne recrutée doit être capable de comprendre les tâches à accomplir, de traiter les dossiers et de communiquer efficacement avec les interlocuteurs internes et externes ainsi qu’avec la hiérarchie et les collègues. Toutes ces tâches sont effectuées dans les deux langues.

Par conséquent, pour assumer les tâches et contribuer au bon fonctionnement du service, la personne recrutée doit être capable de travailler et de communiquer efficacement dans au moins une de ces deux langues.
En outre, dans un souci d’égalité de traitement, tout(e) candidat(e), même s’il/elle a l’une de ces deux langues comme première langue officielle, est tenu(e) de posséder une connaissance satisfaisante d’une deuxième langue, qui doit être l’autre de ces deux langues.

Admission à la procédure de sélection

B. PROCÉDURE

La procédure est organisée sur titres et épreuves.

1. Admission à la procédure de sélection

Si vous

  • remplissez les conditions générales d’admission, et
  • avez introduit votre dossier selon les modalités et dans le délai requis,

le comité de sélection examinera votre dossier au regard des conditions spécifiques d’admission.

Si vous remplissez les conditions spécifiques d’admission, le comité de sélection vous admettra à la procédure de sélection.

Le comité se fonde pour ce faire exclusivement sur les informations fournies dans l’acte de candidature qui sont appuyées par des pièces justificatives.

Evaluation des qualifications

2. Évaluation des qualifications

Le comité de sélection, sur la base d’une grille d’évaluation arrêtée préalablement, procède à l'évaluation des qualifications des candidat(e)s admis(es) à la procédure de sélection et établit la liste des 12 meilleur(e)s candidat(e)s, qui sont invité(e)s à l’épreuve écrite.

Lors de l'évaluation des qualifications des candidat(e)s, le comité de sélection tiendra compte, en particulier, des éléments suivants à justifier dans l’acte de candidature:

  • expérience professionnelle dans le suivi et l’affectation des espaces de travail (bureaux) dans des bâtiment de plus de 30.000 m2 ;
  • expérience professionnelle dans la coordination d’activités d’aménagement (en ce compris des déménagements) et notamment gestion d’équipe ;
  • expérience professionnelle dans la gestion des biens inventoriés et des stocks ;
  • expérience acquise avec des entités internes ou externes, par exemple des prestataires ;
  • expérience acquise dans l’utilisation d’applications informatiques relatives à la gestion des espaces, des stocks et des déménagements ;
  • expérience acquise dans un milieu international et/ou multiculturel

Notation : de 0 à 20 points.

Epreuves

3. Épreuves

Épreuve écrite

a) Épreuve rédactionnelle en langue 2 (anglais ou français), sur la base d'un dossier, destinée à évaluer votre capacité à exercer les fonctions décrites au point A.2., ainsi que votre capacité de rédaction.

Durée de l'épreuve : 3 heures
Notation : de 0 à 40 points (minimum requis : 20 points)
Cette épreuve sera organisée à distance sur ordinateur.

Les 6 meilleur(e)s candidat(e)s qui ont obtenu le nombre de points le plus élevé à l’épreuve écrite seront invité(e)s aux épreuves orales, à condition qu’ils aient obtenu la note minimale requise.

Épreuves orales

b) Entretien avec le comité de sélection en langue 2 (anglais ou français), permettant d'apprécier, compte tenu de l'ensemble des éléments figurant au dossier de candidature, votre aptitude à exercer les fonctions décrites au titre A.2. Le comité de sélection pourra décider de tester vos connaissances linguistiques telles que déclarées dans l'acte de candidature.

Durée maximale de l'épreuve : 45 minutes.
Notation : de 0 à 40 points (minimum requis : 20 points).

c) Épreuve de discussion de groupe ou jeu de rôle en langue 2 (anglais ou français) afin de permettre au comité de sélection d'apprécier votre capacité d'adaptation, votre aptitude à la négociation, votre créativité et capacité de décision ainsi que votre comportement au sein d'un groupe ou face à une situation.

La durée de l’épreuve de discussion de groupe sera définie par le comité de sélection en fonction de la composition définitive des groupes.
La durée maximale de l’épreuve du jeu de rôle est de 20 minutes.
Notation : de 0 à 20 points (minimum requis : 10 points).

Ces épreuves seront organisées à distance.

Vous recevrez en temps utile les instructions concernant les épreuves écrites et orales. Les épreuves sont prévues à une date et à un horaire précis. Si vous ne répondez pas à une convocation, si vous n’êtes pas joignable par courrier électronique ou si vous ne vous présentez pas à une épreuve, vous serez disqualifié(e). Vous devrez suivre à la lettre les instructions données. Tout manquement aux instructions ou comportement non conforme aux instructions entraînera votre disqualification immédiate.

Liste d'aptitude

4. Inscription sur la liste d'aptitude

La liste d'aptitude comportera, par ordre de mérite, les noms des trois candidat(e)s ayant obtenu le nombre le plus élevé de points à l'ensemble de la procédure (évaluation des qualifications et épreuves), et ayant atteint le seuil minimal requis à chacune des épreuves.

Une communication écrite vous informera personnellement de vos résultats.

La liste d'aptitude sera publiée dans l’intranet du Parlement européen.

La validité de la liste d'aptitude expirera le 31 décembre 2025. Elle pourra être prorogée par décision de l’autorité investie du pouvoir de nomination. Dans ce cas, les lauréat(e)s inscrit(e)s sur la liste en seront informé(e)s en temps utile.

Si un emploi vous est offert, vous devrez présenter, aux fins de certification, les originaux de tous les documents requis, notamment de vos diplômes et attestations de travail.

Le fait de figurer sur une liste d'aptitude ne constitue ni un droit ni une garantie de recrutement.

Dépôt des candidatures

C. DÉPÔT DES CANDIDATURES

Pour postuler, vous devez avoir un compte dans la plateforme Apply4EP : https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/fr_FR. Vous ne pouvez avoir qu’UN SEUL compte. Pour ce faire, vous devez cliquer sur l’onglet «Postuler en ligne» qui se trouve à la fin de la page.

Vous êtes invité(e) à lire attentivement le guide à l’intention des candidat(e)s à des procédures de sélection organisées par le Parlement européen avant de remplir votre acte de candidature et à fournir les pièces justificatives pertinentes.

Date limite de dépôt des candidatures

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au

22 novembre 2021 à 12 h 00 (midi), heure de Luxembourg.

Un accusé de réception vous sera envoyé automatiquement dès la validation de votre acte de candidature.

 

Veuillez NE PAS TÉLÉPHONER à propos du calendrier des travaux.