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PE/259/S - BEDIENSTETE(R) AUF ZEIT, VERWALTUNGSASSISTENT(IN)/TECHNISCHE(R) ASSISTENT(IN) (AST 3)

Ort : Luxemburg
Publikationsende auf externer Website : 22/11/2021 12:00
Dienststelle : 08-Direction Générale des infrastructures et de la logistique
Kennziffer : PE/259/S - ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET TECHNIQUE
Leitfaden für Bewerber bei Auswahlverfahren :

Allgemeines

Lesen Sie vor Ihrer Bewerbung den Leitfaden für Teilnehmende an Auswahlverfahren im Anhang zu dieser Stellenausschreibung aufmerksam durch.

Dieser Leitfaden ist Bestandteil der Stellenausschreibung; darin werden die verfahrensrechtlichen Vorschriften und die Teilnahmebedingungen erläutert.

 

 

INHALT

A. ART DER TÄTIGKEIT UND ZULASSUNGSBEDINGUNGEN

B. ABLAUF DES VERFAHRENS

C. EINREICHUNG DER BEWERBUNGEN

ANLAGE: LEITFADEN FÜR TEILNEHMENDE AN AUSWAHLVERFAHREN DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS

 

 

A. ART DER TÄTIGKEIT UND ZULASSUNGSBEDINGUNGEN

1. Allgemeines

Das Europäische Parlament hat beschlossen, das Verfahren zur Besetzung einer Stelle für eine(n) Bedienstete(n) auf Zeit (AST 3) in der Generaldirektion Infrastrukturen und Logistik, Direktion Logistik, Referat Bürozuteilung und Umzüge zu eröffnen.

Gesucht wird ein(e) Verwaltungsassistent(in)/technische(r) Assistent(in), der/die für die Koordinierung aller Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Zuteilung der Büros und mit Umzügen für alle Nutzer des Europäischen Parlaments in Luxemburg zuständig ist.

Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Einstellung erfolgt in der Besoldungsgruppe AST 3, erste Dienstaltersstufe. Das monatliche Grundgehalt beträgt 3 841,17 EUR. Dieses Gehalt unterliegt der Gemeinschaftssteuer und anderweitigen in den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (BBSB) vorgesehenen Abzügen; es ist von nationalen Steuern befreit. Die Dienstaltersstufe, in der die erfolgreichen Bewerber /Bewerberinnen eingestellt werden, kann jedoch in Übereinstimmung mit ihrer Berufserfahrung angepasst werden. Zudem erhöht sich das Grundgehalt unter bestimmten Voraussetzungen durch Zulagen.

Das Europäische Parlament verfolgt eine Politik der Chancengleichheit und akzeptiert Bewerbungen ohne jede Diskriminierung aufgrund des Geschlechts, der Rasse, der Hautfarbe, der ethnischen oder sozialen Herkunft, der genetischen Merkmale, der Sprache, der Religion oder der Weltanschauung, der politischen oder einer sonstigen Anschauung, der Zugehörigkeit zu einer nationalen Minderheit, des Vermögens, der Geburt, einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Ausrichtung, des Familienstands oder der familiären Situation.

Art der Tätigkeit

2. Beschreibung der Tätigkeit

Die Generaldirektion Infrastrukturen und Logistik (GD INLO) ist für die ordnungsgemäße Verwaltung der Infrastrukturen und der Logistik an den verschiedenen Arbeitsorten des Europäischen Parlaments zuständig.
Zuständigkeiten der GD INLO:

  • technische und administrative Verwaltung aller Dienstgebäude des Europäischen Parlaments in Brüssel, Straßburg und Luxemburg und der Verbindungsbüros in den Mitgliedstaaten;
  • Verwaltung der für die Materialausstattung zuständigen Dienststellen und der für den Betrieb der genannten Gebäude erforderlichen Leistungen;
  • Materialverwaltung (Beschaffungen, Transport, Umzüge, Kurierdienste, Verpflegung, Einkaufszentralen usw.) und technische Organisation von Sitzungen.

Die eingestellte Person mit Dienstort in Luxemburg ist für die Koordinierung aller Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Zuteilung der Büros und den damit verbundenen Umzügen für alle Nutzer des Europäischen Parlaments zuständig. Unter der Leitung des Referatsleiters/der Referatsleiterin und im Rahmen der von den parlamentarischen Gremien und ihrer Leitung festgelegten Programme und Prioritäten werden die Aufgaben Folgendes umfassen:

  • Verwaltung der Räumlichkeiten und der Sachwerte: Planung und Koordinierung der Bearbeitung und Abwicklung von Anträgen im Zusammenhang mit der Zuteilung von Büroräumen, Umzügen, der Ausstattung von Büros mit Mobiliar für die Verwaltung in Luxemburg und Koordinierung mit allen betroffenen Dienststellen;
  • Überwachung und Optimierung der Räumlichkeiten für die Lagerung von Ausrüstung und Mobiliar an den drei Arbeitsorten;
  • Unterrichtung der verschiedenen technischen Dienste (Telekommunikation, Umzugspersonal) über Änderungen der Bürozuteilung;
  • Bearbeitung und Überwachung der Anfragen für technische Maßnahmen von den Dienststellen.

Die Wahrnehmung dieser Aufgaben erfordert unter anderem herausragende Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Koordination und Initiative bei der Suche nach praktikablen und kreativen Lösungen für die Anforderungen des Raummanagements. Gründliche Kenntnisse in den Bereichen Logistik und Kundendienst sind unerlässlich, ebenso wie Kenntnisse im Bereich Bürosoftware. Diese Tätigkeit erfordert eine ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Teamarbeit.

Mit diesen Aufgaben sind häufige Dienstreisen zu den Arbeitsorten des Europäischen Parlaments sowie zahlreiche interne und externe Kontakte verbunden.

Zulassungsbedingungen

3. Zulassungsbedingungen

Zum Datum des Bewerbungsschlusses müssen Sie folgende Bedingungen erfüllen:

a) Allgemeine Bedingungen

Gemäß Artikel 12 Absatz 2 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union müssen Sie:

  • Staatsangehörige(r) eines der Mitgliedstaaten der Union sein,
  • die bürgerlichen Ehrenrechte besitzen,
  • Ihren Verpflichtungen aus den für Sie geltenden Wehrgesetzen nachgekommen sein,
  • den für die Ausübung des angestrebten Amtes zu stellenden sittlichen Anforderungen genügen.

b) Besondere Bedingungen

i) Erforderliche Befähigungsnachweise und Bildungsabschlüsse

Sie müssen

  • einen postsekundären Bildungsabschluss, bescheinigt durch ein Zeugnis,

oder

  • einen durch ein Zeugnis bescheinigten Sekundarschulabschluss, der zum Zugang zu einer postsekundären Ausbildung berechtigt, und eine mindestens dreijährige Berufserfahrung mit direktem Bezug zu der Art der Aufgaben

oder

  • eine Berufsausbildung oder eine gleichwertige vierjährige Berufserfahrung aufweisen. Die Verwaltung der vom Europäischen Parlament genutzten Gebäude erfordert Kenntnisse über die Direktionen, Dienststellen und Kunden. Außerdem müssen die zahlreichen und unterschiedlichen Ausrüstungen überprüft, organisiert und gewährleistet werden. Diese in der Praxis erworbene Berufserfahrung ist ebenfalls nützlich, notwendig und wichtig, um die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten.

Die unter den Spiegelstrichen zwei und drei geforderte Berufserfahrung wird bei der Bewertung der unter A.3 Buchstabe b Ziffer ii geforderten Berufserfahrung nicht berücksichtigt.

ii) Erforderliche Berufserfahrung

Sie müssen nach Erwerb der unter A.3 Buchstabe b Ziffer i genannten erforderlichen Befähigungsnachweise oder Berufserfahrung eine mindestens dreijährige Berufserfahrung in der administrativen (Zuteilungen) und technischen (Umzüge, Ausstattung und Wartung) Verwaltung von Räumlichkeiten haben.

iii) Sprachkenntnisse

Sie müssen gründliche Kenntnisse (Niveau C1) einer Amtssprache der Europäischen Union (Sprache 1) besitzen: Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Irisch, Italienisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch oder Ungarisch,

und

ausreichende Kenntnisse (Niveau B2) der englischen oder französischen Sprache (Sprache 2).
Die Sprache 2 muss eine andere als die Sprache 1 sein.

Bitte beachten Sie, dass die oben geforderten Mindestniveaus für jeden Bereich der sprachlichen Fähigkeiten (Sprechen, Schreiben, Lesen, Hören) gelten, der auf dem Bewerbungsbogen angegeben ist. Diese Fähigkeiten entsprechen denen, die im Gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen (https://europa.eu/europass/de/common-european-framework-reference) festgelegt sind.

Die Sprachen 2 (Englisch und Französisch) für dieses Auswahlverfahren wurden unter Berücksichtigung des dienstlichen Interesses festgelegt, wofür aufgrund der Art der Tätigkeit besondere Qualifikationen erforderlich sind. Die eingestellte Person muss in der Lage sein, die Aufgaben zu verstehen, die sie wahrnehmen muss, die Verwaltungsakten zu bearbeiten und effizient mit internen und externen Gesprächspartnern sowie mit ihren Vorgesetzten und Kollegen zu kommunizieren. Alle diese Aufgaben werden in beiden Sprachen ausgeführt.

Um ihre Aufgaben zu erfüllen und zum ordnungsgemäßen Funktionieren des Dienstes beizutragen, muss die eingestellte Person daher in der Lage sein, in mindestens einer dieser beiden Sprachen effizient zu arbeiten und zu kommunizieren.
Darüber hinaus müssen alle Bewerberinnen/Bewerber im Sinne der Gleichbehandlung, selbst wenn eine dieser beiden Amtssprachen ihre erste Sprache ist, ausreichende Kenntnisse in einer zweiten Sprache besitzen, bei der es sich um die andere dieser beiden Sprachen handeln muss.

Zulassung zum Auswahlverfahren

B. ABLAUF DES VERFAHRENS

Das Verfahren wird auf der Grundlage von Befähigungsnachweisen und Prüfungen durchgeführt.

1. Zulassung zum Auswahlverfahren

Wenn Sie

  • die allgemeinen Zulassungsbedingungen erfüllen und
  • Ihre Bewerbung form- und fristgerecht eingereicht haben,

prüft der Auswahlausschuss Ihre Bewerbungsunterlagen im Hinblick auf die besonderen Zulassungsbedingungen.

Wenn Sie die besonderen Zulassungsbedingungen erfüllen, lässt der Auswahlausschuss Sie zum Auswahlverfahren zu.

Der Ausschuss stützt sich dabei ausschließlich auf die Angaben im Bewerbungsbogen, die durch entsprechende Nachweise belegt sind.

Bewertung der Befähigungsnachweise

2. Bewertung der Befähigungsnachweise

Der Auswahlausschuss bewertet die Befähigungsnachweise der zu dem Auswahlverfahren zugelassenen Bewerber/Bewerberinnen auf der Grundlage eines zuvor von ihm festgelegten Bewertungsrasters und stellt die Liste der zwölf besten Bewerber/Bewerberinnen auf, die zur schriftlichen Prüfung eingeladen werden.

Bei der Beurteilung der Qualifikationen der Bewerberinnen/Bewerber berücksichtigt der Auswahlausschuss insbesondere die folgenden Aspekte (zu belegen durch Nachweise, die den Bewerbungsunterlagen beizufügen sind):

  • Berufserfahrung in der Planung und Zuteilung von Arbeitsplätzen (Büros) in Gebäuden mit mehr als 30 000 m2;
  • Berufserfahrung in der Koordinierung von Planungstätigkeiten (einschließlich Umzügen), insbesondere Teammanagement;
  • Berufserfahrung in der Bestands- und Lagerverwaltung;
  • Erfahrung bei internen oder externen Einrichtungen, z. B. Dienstleistern;
  • Erfahrung in der Nutzung von IT-Anwendungen für die Raum-, Lager- und Umzugsverwaltung;
  • Erfahrung in einem internationalen und/oder multikulturellen Umfeld.

Bewertung: 0 bis 20 Punkte.

Prüfungen

3. Prüfungen

Schriftliche Prüfung

a) Verfassen eines Textes in Sprache 2 (Englisch oder Französisch) auf der Grundlage einer Akte, um Ihre Fähigkeit, die unter Punkt A.2 beschriebenen Tätigkeiten auszuüben, sowie Ihre Fähigkeit, Texte zu verfassen, zu prüfen.

Dauer der Prüfung: 3 Stunden
Bewertung: 0 bis 40 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 20 Punkte).
Diese Prüfung wird als Fernprüfung am Computer durchgeführt.

Die sechs besten Bewerber/Bewerberinnen, die bei der schriftlichen Prüfung die höchste Punktzahl erreicht haben, werden zu den mündlichen Prüfungen eingeladen, sofern sie die Mindestpunktzahl erreicht haben.

Mündliche Prüfungen

b) Gespräch mit dem Auswahlausschuss in Sprache 2 (Englisch oder Französisch), in dessen Verlauf unter Berücksichtigung aller in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen Elemente Ihre Eignung für die Wahrnehmung der in Teil A.2 beschriebenen Aufgaben eingeschätzt wird. Der Auswahlausschuss kann Ihre im Bewerbungsbogen angegebenen Sprachkenntnisse prüfen.

Dauer der Prüfung: 45 Minuten.
Bewertung: 0 bis 40 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 20 Punkte).

c) Prüfung in Form einer Gruppendiskussion oder eines Rollenspiels in der Sprache 2 (Englisch oder Französisch), damit der Auswahlausschuss Ihre Anpassungsfähigkeit, Ihr Verhandlungsgeschick, Ihre Kreativität und Ihre Entscheidungsfreudigkeit sowie Ihr Verhalten in einer Gruppe oder in einer bestimmten Situation beurteilen kann.

Die Dauer der Gruppendiskussion wird vom Auswahlausschuss in Abhängigkeit von der endgültigen Zusammensetzung der Gruppen festgelegt.
Dauer des Rollenspiels: höchstens 20 Minuten
Bewertung: 0 bis 20 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 10 Punkte)

Diese Prüfungen werden als Fernprüfungen durchgeführt.

Sie erhalten rechtzeitig Anweisungen für die Durchführung der schriftlichen und mündlichen Prüfungen. Die Prüfungen finden an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit statt. Wenn Sie nicht auf die Einladung zu einer Prüfung antworten, nicht per E-Mail erreichbar sind oder nicht zu einer Prüfung erscheinen, werden Sie ausgeschlossen. Sie müssen die erhaltenen Anweisungen genauestens befolgen. Die Nichtbeachtung oder ein Verhalten, das den Anweisungen widerspricht, führt zum sofortigen Ausschluss.

Eignungsliste

4. Aufnahme in die Eignungsliste

In die Eignungsliste werden in der Reihenfolge der Ergebnisse die Namen der drei Bewerber/Bewerberinnen aufgenommen, die beim gesamten Verfahren (Bewertung der Befähigungsnachweise und Prüfungen) die höchste Punktzahl und bei jeder einzelnen Prüfung die Mindestpunktzahl erzielt haben.

Sie werden persönlich schriftlich über Ihre Ergebnisse unterrichtet.

Die Eignungsliste wird im Intranet des Europäischen Parlaments veröffentlicht.

Die Eignungsliste gilt bis zum 31. Dezember 2025. Ihre Geltungsdauer kann durch einen Beschluss der Anstellungsbehörde verlängert werden. Im Falle einer Verlängerung werden die in die Liste aufgenommenen Bewerber/Bewerberinnen zu gegebener Zeit benachrichtigt.

Wird Ihnen eine Stelle angeboten, so haben Sie zwecks Feststellung der Übereinstimmung die Originale aller verlangten Dokumente und besonders Ihrer Abschlüsse und Arbeitsbescheinigungen vorzulegen.

Die Aufnahme in die Eignungsliste stellt weder einen Anspruch noch eine Garantie auf eine Einstellung dar.

Einreichung der Bewerbungen

C. EINREICHUNG DER BEWERBUNGEN

Um sich bewerben zu können, müssen Sie über ein Konto auf der Plattform Apply4EP verfügen: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/de_DE. Sie dürfen nur EIN Konto einrichten. Um dieses Konto einzurichten, klicken Sie auf das Feld „ONLINE BEWERBEN“ am Ende der Seite.

Lesen Sie bitte aufmerksam den Leitfaden für Teilnehmende an Auswahlverfahren des Europäischen Parlaments durch, bevor Sie Ihren Bewerbungsbogen ausfüllen, und fügen Sie alle einschlägigen Belege bei.

Frist für die Einreichung der Bewerbungen

Bewerbungsschluss ist der

22. November 2021 um 12.00 Uhr mittags (Luxemburger Zeit).

Nach der Validierung Ihres Bewerbungsbogens wird Ihnen automatisch eine Empfangsbestätigung zugeschickt.

 

Bitte NEHMEN SIE ABSTAND VON TELEFONISCHEN RÜCKFRAGEN zum Zeitplan für den Ablauf des Verfahrens.