This website uses cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue we assume that you consent to receive all cookies on all websites.
For further information, please click here >>.

ADMINISTRATEUR – ADMINISTRATIEF KADERLID - PE/257/S (AD 5) M/F

Plaats : Brussel
Einde publicatie op externe website : 28/06/2021 12:30
Dienst : 08-Directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek
Referentie : PE/257/S
Handleiding voor sollicitanten :

Algemeenheden

Gelieve de bijgevoegde handleiding voor sollicitanten aandachtig door te lezen alvorens te solliciteren.

De handleiding voor sollicitanten maakt deel uit van deze aankondiging en geeft inzicht in de procedureregels en de gang van zaken bij sollicitaties.

 

INHOUD

A. FUNCTIEOMSCHRIJVING, VOORWAARDEN VOOR TOELATING

B. VERLOOP VAN DE PROCEDURE

C. INDIENING VAN SOLLICITATIES

BIJLAGE: HANDLEIDING VOOR SOLLICITANTEN BIJ SELECTIEPROCEDURES VAN HET EUROPEES PARLEMENT

A. FUNCTIEOMSCHRIJVING, VOORWAARDEN VOOR TOELATING

1. Algemene opmerkingen

Het Europees Parlement heeft besloten de procedure te starten voor het invullen van een vacature voor een tijdelijk functionaris (AD 5), administrateur – administratief kaderlid, bij het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek, directoraat Resources, afdeling Communicatie.

Het gaat om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De aangeworven persoon wordt ingeschaald in rang AD 5 (eerste salaristrap), met een maandelijks basissalaris van 4 917,29 EUR. Op dit salaris wordt gemeenschapsbelasting geheven en worden de andere in de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (RAP) voorziene inhoudingen in mindering gebracht. Het salaris is vrijgesteld van nationale belastingen. De salaristrap voor de gekozen kandidaat kan evenwel worden aangepast naargelang van zijn beroepservaring. Bovendien kan het basissalaris onder bepaalde voorwaarden worden vermeerderd met toelagen.

Het Europees Parlement voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid op grond van geslacht, ras, huidskleur, etnische of sociale herkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere denkbeelden, het behoren tot een nationale minderheid, vermogen, geboorte, handicap, leeftijd, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat of gezinssituatie.

In deze aankondiging geldt elke verwijzing naar een persoon van het mannelijk geslacht eveneens als verwijzing naar een persoon van het vrouwelijk geslacht, en omgekeerd.

Functie-inhoud

Het directoraat-generaal Infrastructuur en logistiek (DG INLO) beschikt over deskundigheid op het gebied van het beheer van infrastructuur, logistiek en vastgoedprojecten, met een oppervlakte van ongeveer 1,1 miljoen m2 in Brussel, Luxemburg en Straatsburg en in de liaisonbureaus in de lidstaten. Het verzorgt ook de catering- en vervoersdiensten en beheert de kantoorruimten van het Parlement. Het is met name verantwoordelijk voor het meubilair, de benodigdheden en de verdeling van de post.

De administrateur – administratief kaderlid (hierna “de administrateur” genoemd) werkt in Brussel, onder het gezag van het afdelingshoofd. In het kader van de programma’s en prioriteiten die door de parlementaire organen en hun hiërarchie zijn vastgesteld, heeft hij met name de volgende taken:

– alle nodige communicatie verspreiden om ervoor te zorgen dat de gebruikers van de diensten van het DG, onder wie de leden van het Parlement en het personeel, goed worden geïnformeerd;

– de hiërarchie adviseren over het communicatiebeleid ten aanzien van de politieke autoriteiten (d.w.z. de quaestoren en de ondervoorzitter(s) die verantwoordelijk is (zijn) voor de gebouwen);

– zorg dragen voor een nauwgezette uitvoering van de door de directeur-generaal goedgekeurde communicatiestrategie;

– een forum, de productie van video’s en communicatieacties beheren;

– de directeur-generaal vertegenwoordigen wanneer er interne events worden georganiseerd.

Voor de vervulling van deze taken zijn analytisch vermogen, redeneringsvermogen en redactionele vaardigheden vereist. De administrateur moet ook initiatief tonen, blijk geven van aanpassingsvermogen, sterk klantgericht zijn en goed kunnen anticiperen. Het is ook belangrijk dat hij uiteenlopende en vaak complexe problemen kan begrijpen, snel kan reageren op veranderende omstandigheden, effectief kan communiceren, regelmatig intensief kan werken, zowel zelfstandig als in teamverband, zich aan een multiculturele en meertalige werkomgeving kan aanpassen en met gesprekpartners op alle niveaus kan omgaan.

Voor de uitvoering van deze taken moet hij dienstreizen maken naar de overige werklocaties van het Europees Parlement (Luxemburg en Straatsburg) en naar andere bestemmingen.

Voor deze functie is de volgende kennis vereist:

– kennis van de structuur van het Secretariaat-generaal, de organisatie en de omgeving ervan en van de verschillende actoren;

– kennis van de administratieve, begrotings- en beheersprocedures op het betrokken werkterrein;

– redactionele vaardigheden;

– kennis van de informaticatoepassingen die bij het EP worden gebruikt en die specifiek zijn voor het DG en/of de werkterreinen;

– grondige kennis van een van de officiële talen en zeer goede kennis van een andere officiële taal van de Europese Unie.

De vereiste bekwaamheden zijn:

– analytisch vermogen en inzicht;

– kunnen organiseren en plannen;

– aanpassingsvermogen;

– communicatieve vaardigheden;

– vertrouwelijkheid/discretie.

Toelatingsvoorwaarden

Op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties moeten kandidaten aan de onderstaande voorwaarden voldoen:

a) Algemene voorwaarden

Overeenkomstig artikel 12, lid 2, van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (RAP) moeten de kandidaten met name:

– onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie;

– in het bezit zijn van hun rechten als staatsburger;

– voldaan hebben aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht;

– in zedelijk opzicht de waarborgen bieden die voor het vervullen van de beoogde taken vereist zijn.

 b) Specifieke voorwaarden

i) Vereiste getuigschriften, diploma’s en kennis

De kandidaten dienen te beschikken over een opleiding van een niveau dat overeenkomt met een volledige universitaire studie van ten minste drie jaar op een gebied dat aansluit bij de aard van de functie, bekroond met een officieel erkend diploma. Het selectiecomité houdt in dit verband rekening met de verschillen tussen de onderwijsstelsels. In de handleiding voor sollicitanten is een tabel opgenomen met een indicatief overzicht van de minimaal vereiste diploma’s.

ii) Vereiste beroepservaring

Er wordt geen beroepservaring verlangd. Eventuele beroepservaring die verband houdt met de aard van de functie is echter een pre.

iii)     Talenkennis

Kandidaten moeten over een grondige kennis van één van de officiële talen van de Europese Unie beschikken (taal 1): Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch of Zweeds,

en

een zeer goede kennis van het Engels of het Frans (taal 2). Taal 2 moet verschillen van taal 1.

Deze minimumniveaus gelden voor alle in het sollicitatieformulier vermelde taalvaardigheden (spreken, schrijven, lezen en luisteren). Deze vaardigheden komen overeen met het gemeenschappelijk Europees referentiekader voor talen (https://europa.eu/europass/nl/common-european-framework-reference).

De voor deze selectieprocedure aangegeven talen “2” zijn gekozen op grond van het belang van de dienst, meer bepaald om in de reële behoeften van de diensten van DG INLO te voorzien. Bij de uitvoering van de onder titel 2 van deze aankondiging van aanwerving vermelde taken en rekening houdend met de verantwoordelijkheden die de functionaris op zich zal nemen, moet hij blijk geven van uitstekende communicatievaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, om op verschillende verantwoordelijkheidsniveaus te kunnen communiceren met gesprekspartners binnen en buiten het Parlement.

Engels en Frans zijn de meest gebruikte talen bij de voorbereiding van conferenties en events, of het nu gaat om vergaderingen, werkdocumenten of andere vormen van schriftelijke of mondelinge communicatie. Dit zijn bovendien de gebruikelijke talen voor de communicatie binnen het betrokken directoraat-generaal en met de andere directoraten-generaal en de politieke en administratieve autoriteiten van de instelling (30 % Engels, 70 % Frans). Ten slotte worden ze gebruikt bij vrijwel alle communicatie met externe gesprekspartners (60 % Engels, 40 % Frans). Om deze reden moet de aangeworven administrateur, om zijn taken te kunnen vervullen en ervoor te zorgen dat de betreffende diensten goed functioneren, in staat zijn om doeltreffend te kunnen werken en communiceren in ten minste één van deze twee talen.

Met het oog op gelijke behandeling moet elke kandidaat, zelfs als één van deze twee talen zijn eerste officiële taal is, ook voldoende kennis hebben van een tweede taal, die de andere van deze twee talen moet zijn.

Toelating tot de selectieprocedure

De selectie vindt plaats aan de hand van bewijsstukken en een examen.

1. Toelating tot de selectieprocedure

Indien u

  • voldoet aan de algemene toelatingsvoorwaarden,
  • uw dossier heeft ingediend volgens de voorschriften en binnen de gestelde termijn,

zal het selectiecomité uw dossier toetsen aan de specifieke toelatingsvoorwaarden.

Indien u aan de specifieke toelatingsvoorwaarden voldoet, zal het selectiecomité u tot de selectieprocedure toelaten.

Het comité baseert zich daarbij uitsluitend op de in het sollicitatieformulier vermelde gegevens die door bewijsstukken worden gestaafd (zie de handleiding voor sollicitanten voor nadere informatie).

Beoordeling van de kwalificaties

Het selectiecomité beoordeelt aan de hand van vooraf vastgestelde criteria de kwalificaties van de sollicitanten die tot de selectieprocedure zijn toegelaten en stelt vervolgens een lijst op met de 12 beste kandidaten, die worden uitgenodigd voor de schriftelijke proef.

Bij de beoordeling van de kwalificaties van de sollicitanten houdt het selectiecomité met name rekening met:

  • diploma’s die verband houden met de functieomschrijving;
  • ervaring op het vereiste gebied, bij een dienst die verantwoordelijk is voor gebouwen en logistiek;
  • ervaring met het organiseren van events;
  • ervaring met mediarelaties;
  • ervaring met het opstellen van persberichten;
  • ervaring met het organiseren van persconferenties;
  • ervaring met werken met verkozenen en/of vertegenwoordigers;
  • ervaring binnen en/of met politieke instanties;
  • ervaring in een multiculturele en internationale omgeving.

Beoordeling: 0 tot 20 punten.

Toetsen

Schriftelijke proef

a) Stelopdracht in taal 2 (Engels of Frans) op basis van een dossier, ter beoordeling van uw geschiktheid om de onder A.2. omschreven taken te vervullen, en ter beoordeling van uw vaardigheid in het schrijven en samenvatten.

Duur van de proef: 3 uur.

Beoordeling: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).

Deze proef wordt online gehouden, op de computer.

De 6 kandidaten die het hoogste puntental voor de schriftelijke proef en ten minste de vereiste minimumscore hebben behaald, worden uitgenodigd voor de mondelinge proeven.

Mondelinge proeven

b) Onderhoud met het selectiecomité in taal 2 (Engels of Frans), ter beoordeling, rekening houdend met alle gegevens in het sollicitatiedossier, van uw geschiktheid om de onder A.2 omschreven taken te vervullen. Het selectiecomité kan eventueel besluiten om uw in het sollicitatieformulier opgegeven talenkennis te toetsen.

Maximumduur van de proef: 45 minuten.

Beoordeling: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).

c) Groepsdiscussie of rollenspel in taal 2 (Engels of Frans) om uw aanpassingsvermogen, uw onderhandelingsbekwaamheid, uw besluitvaardigheid en uw gedrag in een groep of in een bepaalde situatie te beoordelen.

De duur van de groepsproef wordt door het selectiecomité vastgesteld naargelang van de definitieve samenstelling van de groepen.

Het rollenspel duurt ten hoogste 25 minuten.

Beoordeling: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten).

Deze proeven kunnen op afstand worden georganiseerd.

U ontvangt te zijner tijd de instructies voor de schriftelijke proef en de mondelinge proeven. De proeven worden gepland op een specifieke datum en tijd. Als u niet reageert op een oproep, niet bereikbaar bent via e‑mail of niet deelneemt aan een proef, wordt u uitgesloten. U moet de gegeven instructies precies volgen. Als u de instructies niet naleeft of uw gedragingen strijdig zijn met de instructies, wordt u onmiddellijk uitgesloten.

Lijst van geschikte kandidaten

Op de lijst van geschikte kandidaten worden in volgorde van verdienste de namen van de 3 kandidaten geplaatst die voor de volledige procedure (kwalificatiebeoordeling en proeven) de meeste punten alsook de voor elke proef vereiste minimumscore hebben behaald.

U zult persoonlijk door middel van een schriftelijke mededeling van uw resultaten op de hoogte worden gebracht.

De lijst van geschikte kandidaten wordt gepubliceerd op de intranetsite van het Europees Parlement. De lijst van geschikte kandidaten blijft geldig tot 31 december 2024. De geldigheidsduur van deze lijst kan worden verlengd. In dat geval worden de kandidaten op de lijst daarvan tijdig in kennis gesteld.

Indien u een baan wordt aangeboden moet u, voor certificeringsdoeleinden, de originelen van alle vereiste documenten overleggen, met name van uw diploma’s en werkgeversverklaringen.

Het feit dat u op een lijst van geschikte kandidaten staat, houdt geen recht op of garantie voor aanwerving in.

Indiening van kandidaturen

U moet solliciteren via het platform Apply4EP.

U wordt verzocht de handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement aandachtig te lezen alvorens het sollicitatieformulier in te vullen en de relevante bewijsstukken over te leggen.

Uiterste termijn voor de indiening van sollicitaties

De uiterste termijn voor de indiening van sollicitaties is vastgesteld op

28/06/2021 om 12.00 uur (’s middags), Belgische tijd

Zodra uw sollicitatieformulier is gevalideerd, krijgt u automatisch een ontvangstbevestiging toegezonden.

U wordt verzocht GEEN TELEFONISCH CONTACT OP TE NEMEN over de planning van de werkzaamheden.