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VERWALTUNGSRAT – VERWALTUNGSLEITER - PE/257/S (AD 5) M/W

Ort : Brüssel
Publikationsende auf externer Website : 28/06/2021 12:30
Dienststelle : 08-Generaldirektion Infrastrukturen und Logistik
Kennziffer : PE/257/S

Allgemeines

Lesen Sie vor Ihrer Bewerbung den Leitfaden für Bewerber im Anhang zu dieser Stellenausschreibung aufmerksam durch.

Dieser Leitfaden ist Bestandteil der Stellenausschreibung und erläutert die verfahrensrechtlichen Vorschriften und die Teilnahmebedingungen.

INHALTSVERZEICHNIS

A. ART DER TÄTIGKEIT, ZULASSUNGSBEDINGUNGEN

B. ABLAUF DES VERFAHRENS

C. EINREICHUNG DER BEWERBUNGEN

ANHANG:      LEITFADEN FÜR BEWERBER BEI AUSWAHLVERFAHREN DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS

A. ART DER TÄTIGKEIT, ZULASSUNGSBEDINGUNGEN

1. Allgemeines

Das Europäische Parlament hat beschlossen, das Verfahren zur Besetzung der Stelle eines Bediensteten auf Zeit (AD 5) als Verwaltungsrat – Verwaltungsleiter im Referat Kommunikation innerhalb der Direktion Ressourcen der Generaldirektion Infrastrukturen und Logistik zu eröffnen.

Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit abgeschlossen. Die Einstellung erfolgt in der Besoldungsgruppe AD 5, erste Dienstaltersstufe. Das monatliche Grundgehalt beträgt 4 917,29 EUR. Dieses Gehalt unterliegt der Gemeinschaftssteuer und anderweitigen in den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (BBSB) vorgesehenen Abzügen; es ist von nationalen Steuern befreit. Die Dienstaltersstufe, in der der erfolgreiche Bewerber eingestellt wird, kann jedoch nach Maßgabe seiner Berufserfahrung angepasst werden. Zudem erhöht sich das Grundgehalt unter bestimmten Voraussetzungen durch Zulagen.

Das Europäische Parlament verfolgt eine Politik der Chancengleichheit und akzeptiert Bewerbungen ohne jede Diskriminierung aufgrund des Geschlechts, der Rasse, der Hautfarbe, der ethnischen oder sozialen Herkunft, der genetischen Merkmale, der Sprache, der Religion oder der Weltanschauung, der politischen oder einer sonstigen Anschauung, der Zugehörigkeit zu einer nationalen Minderheit, des Vermögens, der Geburt, einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Ausrichtung, des Familienstands oder der familiären Situation.

Wird in der vorliegenden Ausschreibung auf eine Person männlichen Geschlechts Bezug genommen, ist dies auch als Bezugnahme auf eine Person weiblichen Geschlechts zu verstehen und umgekehrt.

Art der Tätigkeit

Die Generaldirektion Infrastrukturen und Logistik (DG INLO) ist Expertin im Bereich der Verwaltung von Infrastruktur, Logistik und Immobilienprojekten, die sich auf eine Oberfläche von etwa 1,1 Millionen m² in Brüssel, Luxemburg und Straßburg erstrecken, nicht zu vergessen die Verbindungsbüros in den Mitgliedstaaten. Sie sorgt außerdem für Restaurations- und Transportdienste und verwaltet die Büroräume des Parlaments, wobei sie insbesondere für Mobiliar, Ausstattung und Postzustellung zuständig ist.

Der Verwaltungsrat – Verwaltungsleiter (im Folgenden der „Verwaltungsrat“) wird mit Dienstort Brüssel eingestellt und übernimmt unter der Leitung des Referatsleiters und im Rahmen der von den parlamentarischen Gremien und ihren Vorgesetzten festgelegten Programme und Prioritäten insbesondere folgende Aufgaben:

– Verbreitung aller notwendigen Mitteilungen, um sicherzustellen, dass alle Nutzer der Dienste der GD, darunter die Mitglieder und das Personal, gut informiert sind;

– Beratung der Vorgesetzten in Bezug auf die Kommunikationspolitik gegenüber den politischen Instanzen (d. h. Quästoren und Vizepräsident(en) mit Zuständigkeit für Gebäude;

– Sicherstellung der reibungslosen Durchführung der von der Generaldirektorin genehmigten Kommunikationsstrategie;

– Verwaltung eines Forums sowie Erstellung von Videos und Kommunikationsmaßnahmen;

– Vertretung der Generaldirektion bei der Organisation von internen Veranstaltungen.

Die Wahrnehmung dieser Aufgaben erfordert Analyse- und Argumentationsvermögen und Fähigkeiten zur Abfassung von Texten. Der Verwaltungsrat muss außerdem Initiative, Anpassungsfähigkeit und ein ausgeprägtes Gespür für Kundenservice und Antizipation zeigen. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Fähigkeit, unterschiedliche und oftmals komplexe Problemstellungen zu erfassen, rasch auf veränderte Umstände zu reagieren, wirksam zu kommunizieren, regelmäßig sowohl unabhängig als auch im Team intensiv zu arbeiten, sich an ein multikulturelles und mehrsprachiges Arbeitsumfeld anzupassen und mit Gesprächspartnern auf allen Ebenen umzugehen.

Mit diesen Aufgaben sind Dienstreisen zu den anderen üblichen Arbeitsorten des Europäischen Parlaments (Luxemburg und Straßburg) sowie außerhalb dieser Orte verbunden.

Für diese Stelle sind folgende Kenntnisse erforderlich:

– Kenntnis des Aufbaus des Generalsekretariats, seiner Organisation, seines Umfelds und der beteiligten Akteure;

– Kenntnis der im Tätigkeitsbereich verwendeten Verwaltungs-, Haushalts- und Managementverfahren;

– redaktionelle Fähigkeiten;

– Kenntnis der IT-Anwendungen, die allgemein im Parlament und speziell in der GD und/oder den Tätigkeitsbereichen verwendet werden;

– gründliche Kenntnisse in einer der Amtssprachen der Europäischen Union und sehr gute Kenntnisse in mindestens einer weiteren dieser Sprachen.

Es sind folgende Fähigkeiten erforderlich:

– Analysefähigkeit und Auffassungsvermögen;

– Organisations- und Planungsfähigkeit;

– Anpassungsfähigkeit;

– Kommunikationsfähigkeit;

– Verschwiegenheit/Diskretion.

Zulassungsbedingungen

An dem für die Einreichung der Bewerbungen festgesetzten Schlusstermin müssen die Bewerber folgende Bedingungen erfüllen:

a) Allgemeine Bedingungen

Gemäß Artikel 12 Absatz 2 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union müssen die Bewerber

– Staatsangehörige eines Mitgliedstaats der Europäischen Union sein,

– die bürgerlichen Ehrenrechte besitzen,

– ihren Verpflichtungen aus den für sie geltenden Wehrgesetzen nachgekommen sein,

– den sittlichen Anforderungen für die angestrebte Tätigkeit genügen.

b) Besondere Bedingungen

i) Erforderliche Befähigungsnachweise, Bildungsabschlüsse und Kenntnisse

Die Bewerber müssen ein Bildungsniveau haben, das einem abgeschlossenen, dreijährigen Hochschulstudium entspricht, bescheinigt durch ein offiziell anerkanntes Diplom in einem Fachgebiet, das einen Bezug zur Art der Tätigkeit hat. Der Auswahlausschuss berücksichtigt in diesem Zusammenhang die unterschiedlichen Bildungssysteme. Beispiele für erforderliche Mindestqualifikationen sind der Tabelle im Leitfaden für Teilnehmer an Auswahlverfahren zu entnehmen.

ii) Erforderliche Berufserfahrung

Berufserfahrung ist nicht erforderlich. Jede Berufserfahrung in Verbindung mit der Art der Tätigkeit ist jedoch von Vorteil.

iii)     Sprachkenntnisse

Von den Bewerbern werden gründliche Kenntnisse einer der Amtssprachen der Europäischen Union (Sprache 1): Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Irisch, Italienisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch und Ungarisch –

sowie

sehr gute Kenntnisse der englischen oder französischen Sprache (Sprache 2) verlangt. Die Sprache 2 muss eine andere als die Sprache 1 sein.

Bitte beachten Sie, dass die oben genannten Mindestanforderungen für jede sprachliche Fertigkeit (Sprechen, Schreiben, Lesen, Verstehen) gelten, die im Bewerbungsfragebogen erwähnt wird. Diese Fähigkeiten entsprechen denjenigen des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen (https://europass.cedefop.europa.eu/de/resources/european-language-levels-cefr).

Die Bewerber werden darüber informiert, dass die als Sprache 2 infrage kommenden Sprachen für dieses Auswahlverfahren unter Berücksichtigung des dienstlichen Interesses festgelegt wurden, insbesondere, um den tatsächlichen dienstlichen Erfordernissen der GD INLO zu entsprechen. Für die Übernahme seiner Aufgaben gemäß Punkt 2 der vorliegenden Stellenausschreibung und unter Berücksichtigung des Verantwortungsgrades, den der Bedienstete übernehmen wird, muss er über einen ausgeprägten Sinn für sowohl schriftliche als auch mündliche Kommunikation verfügen, um mit Beteiligten innerhalb und außerhalb des Parlaments auf verschiedenen Verantwortungsebenen interagieren zu können.

Englisch und Französisch sind die am häufigsten verwendeten Sprachen bei der Vorbereitung von Konferenzen und Veranstaltungen, seien es Sitzungen, Arbeitsdokumente oder jede andere Form der schriftlichen oder mündlichen Kommunikation. Sie sind auch die üblichen Kommunikationssprachen, die sowohl innerhalb der betreffenden Generaldirektion als auch mit den anderen Generaldirektionen und den politischen und administrativen Gremien des Organs verwendet werden (30 % auf Englisch und 70 % auf Französisch). Schließlich werden sie in fast allen Gesprächen mit externen Gesprächspartnern verwendet (60 % auf Englisch und 40 % auf Französisch). Um seine Aufgaben zu erfüllen und das ordnungsgemäße Funktionieren des Dienstes sicherzustellen, muss der eingestellte Verwaltungsrat daher in der Lage sein, in mindestens einer dieser beiden Sprachen effizient zu arbeiten und zu kommunizieren.

Darüber hinaus müssen im Sinne der Gleichbehandlung alle Bewerber, selbst wenn eine dieser zwei Amtssprachen ihre erste Sprache ist, ausreichende Kenntnisse in einer zweiten Sprache besitzen, bei der es sich um die andere dieser zwei Sprachen handeln muss

Zulassung zum Auswahlverfahren

Das Verfahren wird auf der Grundlage von Befähigungsnachweisen und Prüfungen durchgeführt.

1. Zulassung zum Auswahlverfahren

Wenn Sie

  • die allgemeinen Zulassungsbedingungen erfüllen und
  • Ihre Unterlagen form- und fristgerecht eingereicht haben,

prüft der Auswahlausschuss Ihre Bewerbungsunterlagen in Bezug auf die besonderen Zulassungsbedingungen.

Wenn Sie die besonderen Zulassungsbedingungen erfüllen, lässt der Auswahlausschuss Sie zum Auswahlverfahren zu.

Dabei stützt der Ausschuss sich ausschließlich auf die Angaben im Bewerbungsbogen, die durch beigefügte Nachweise belegt sind (nähere Angaben: siehe Leitfaden für Bewerber).

Bewertung der Befähigungsnachweise

Der Auswahlausschuss bewertet die Befähigungsnachweise der zu dem Auswahlverfahren zugelassenen Bewerber auf der Grundlage eines zuvor von ihm festgelegten Bewertungsrasters und stellt die Liste der 12 besten Bewerber auf, die zur schriftlichen Prüfung eingeladen werden.

Bei der Bewertung der Befähigungsnachweise der Bewerber berücksichtigt der Auswahlausschuss insbesondere Folgendes:

  • Studiennachweise und Diplome im Zusammenhang mit der Art der Tätigkeit;
  • Erfahrung im erforderlichen Bereich, innerhalb einer für Gebäude und Logistik verantwortlichen Verwaltung;
  • Erfahrung mit der Organisation von Veranstaltungen;
  • Erfahrung im Bereich der Beziehungen zu den Medien;
  • Erfahrung mit der Erstellung von Pressemeldungen;
  • Erfahrung mit der Organisation von Pressekonferenzen;
  • Erfahrung mit der Arbeit mit Mandatsträgern und/oder Vertretern;
  • Erfahrung in und/oder mit politischen Instanzen;
  • Erfahrung in einem multikulturellen und multinationalen Umfeld.

Bewertung: 0 bis 20 Punkte.

Prüfungen

Schriftliche Prüfung

a) Verfassen eines Textes in Sprache 2 (Englisch oder Französisch) auf der Grundlage einer Akte, um Ihre Fähigkeit, die in Abschnitt A.2 beschriebenen Tätigkeiten auszuüben, sowie Ihre Fähigkeit, Texte zu verfassen und zusammenzufassen, zu prüfen.

Dauer der Prüfung: 3 Stunden.

Bewertung: 0 bis 40 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 20).

Diese Prüfung wird online am Computer durchgeführt.

Die sechs Bewerber, die bei der schriftlichen Prüfung die höchste Punktzahl erreicht haben, werden zu den mündlichen Prüfungen eingeladen, sofern sie die Mindestpunktzahl erreicht haben.

Mündliche Prüfungen

b) Gespräch mit dem Auswahlausschuss in Sprache 2 (Englisch oder Französisch), in dessen Verlauf unter Berücksichtigung aller in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen Elemente Ihre Eignung für die Wahrnehmung der in Abschnitt A beschriebenen Aufgaben bewertet wird. 2. Der Auswahlausschuss kann Ihre im Bewerbungsbogen angegebenen Sprachkenntnisse prüfen.

Höchstdauer der Prüfung: 45 Minuten.

Bewertung: 0 bis 40 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 20).

c) Prüfung in Form einer Gruppendiskussion oder eines Rollenspiels in der Sprache 2 (Englisch oder Französisch), damit der Auswahlausschuss Ihre Anpassungsfähigkeit, Ihr Verhandlungsgeschick, Ihre Entscheidungsfreudigkeit und Ihr Verhalten in einer Gruppe oder in einer bestimmten Situation beurteilen kann

Die Dauer der Prüfung wird vom Auswahlausschuss in Abhängigkeit von der endgültigen Zusammensetzung der Gruppen festgelegt.

Die Dauer des Rollenspiels beträgt höchstens 25 Minuten.

Bewertung: 0 bis 20 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 10).

Diese Prüfungen können als Fernprüfungen durchgeführt werden.

Sie erhalten rechtzeitig Anweisungen für die Durchführung der schriftlichen Prüfung und der mündlichen Prüfungen. Die Prüfungen finden an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit statt. Wenn Sie nicht auf die Einladung zu einer Prüfung antworten, nicht per E-Mail erreichbar sind oder nicht für eine Prüfung erscheinen, werden Sie ausgeschlossen. Sie müssen die erhaltenen Anweisungen genauestens befolgen. Die Nichtbeachtung oder ein Verhalten, das den Anweisungen widerspricht, führt zum sofortigen Ausschluss.

Eignungsliste

In die Eignungsliste werden in der Reihenfolge der Ergebnisse die Namen der drei Bewerber aufgenommen, die beim gesamten Verfahren (Bewertung der Befähigungsnachweise und Prüfungen) die höchste Punktzahl und bei jeder einzelnen Prüfung die Mindestpunktzahl erzielt haben.

Sie werden schriftlich persönlich über Ihre Ergebnisse informiert.

Die Eignungsliste wird im Intranet des Europäischen Parlaments veröffentlicht. Die Eignungsliste gilt bis zum 31. Dezember 2024. Ihre Geltungsdauer kann verlängert werden. In diesem Fall werden die in die Liste aufgenommenen erfolgreichen Bewerber rechtzeitig benachrichtigt.

Wird Ihnen eine Stelle angeboten, haben Sie zwecks Feststellung der Übereinstimmung die Originale aller verlangten Dokumente und besonders Ihrer Abschlüsse und Arbeitsbescheinigungen vorzulegen.

Die Aufnahme in die Eignungsliste stellt weder einen Anspruch noch eine Garantie auf eine Einstellung dar.

Einreichung der Bewerbungen

Sie müssen sich über die Apply4EP-Plattform bewerben.

Lesen Sie bitte aufmerksam den Leitfaden für Bewerber bei Auswahlverfahren des Europäischen Parlaments durch, bevor Sie Ihren Bewerbungsbogen ausfüllen, und fügen Sie alle einschlägigen Belege bei.

Frist für die Einreichung der Bewerbungen

Die Frist für die Einreichung von Bewerbungen läuft ab am

28.06.2021, 12.00 Uhr (Mittag), Brüsseler Zeit.

Nach der Validierung Ihres Bewerbungsbogens wird Ihnen automatisch eine Empfangsbestätigung zugeschickt.

Sie werden gebeten, VON TELEFONISCHEN RÜCKFRAGEN zum Zeitplan für die Arbeiten ABZUSEHEN.