AANKONDIGING VAN AANWERVING PE/307/2024/S/INLO

TIJDELIJKE FUNCTIONARISSEN

Juridisch administrateur (AD 5 & AD 7)

Gelieve voordat u solliciteert de bijgevoegde handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement aandachtig door te lezen.

De handleiding maakt deel uit van deze aankondiging en geeft inzicht in de regels die gelden bij sollicitatieprocedures en de gang van zaken bij sollicitaties.

INHOUD

A.               FUNCTIEOMSCHRIJVING EN TOELATINGSVOORWAARDEN

B.               PROCEDURE

C.               INDIENING VAN SOLLICITATIES

BIJLAGE: HANDLEIDING VOOR SOLLICITANTEN BIJ SELECTIEPROCEDURES VAN HET EUROPEES PARLEMENT

A. FUNCTIEOMSCHRIJVING EN TOELATINGSVOORWAARDEN

1.     Algemene opmerkingen

Het Europees Parlement heeft besloten een procedure te openen voor de aanwerving van een tijdelijke functionaris van rang AD 5 en een tijdelijke functionaris van rang AD 7 in het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek (DG INLO). Voor de AD 5-post is de standplaats Brussel en voor de AD 7-post is de standplaats Luxemburg.

Het gezochte profiel is dat van juridisch administrateur.

De overeenkomsten worden voor onbepaalde tijd gesloten. De aanwerving geschiedt in rang AD 5 (eerste salaristrap), met een maandelijks basissalaris van 5 672,78 EUR, respectievelijk rang AD 7 (eerste salaristrap), met een maandelijks basissalaris van 7 261,98 EUR.  Op dit salaris worden Uniebelasting en de andere inhoudingen als voorzien in de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (RAP) in mindering gebracht. Het salaris is vrijgesteld van nationale belastingen. De salaristrap voor de geselecteerde kandidaat kan evenwel worden aangepast naargelang van zijn/haar beroepservaring. Bovendien kan het basissalaris onder bepaalde voorwaarden worden verhoogd met toelagen.

Deze aankondiging heeft betrekking op twee rangen (AD 5 en AD 7). U kunt slechts voor één rang solliciteren. Daarom moet u, zoals vermeld in deel C van de aankondiging, bij uw onlinesollicitatie voor één rang kiezen. U kunt na indiening van uw onlinesollicitatie uw keuze niet meer veranderen.

Onder bepaalde voorwaarden kan het selectiecomité echter sollicitaties voor rang AD 7 overhevelen naar de selectieprocedure voor rang AD 5.  De voorwaarden voor overheveling staan vermeld onder B.1 b) van de aankondiging.

Het Europees Parlement voert een gelijkekansenbeleid en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid op grond van gender, huidskleur, etnische of sociale afkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere denkbeelden, het behoren tot een nationale minderheid, financiële situatie, geboorte, handicaps, leeftijd, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat of gezinssituatie.

2.     Functieomschrijving

Het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek (DG INLO) biedt expertise op het gebied van faciliteitenbeheer, logistiek en bouwprojecten en draagt zorg voor het beheer van de gebouwen van het Europees Parlement in Brussel, Luxemburg en Straatsburg en de liaisonbureaus in de lidstaten met een totale oppervlakte van ongeveer 1,1 miljoen m². Het verzorgt ook catering- en vervoersdiensten, het beheert de kantoorruimtes van het Parlement en het is verantwoordelijk voor onder meer meubilair, kantoorbenodigdheden en de distributie van post.

De juridisch administrateurs, die ofwel rechtstreeks onder een directeur van het directeur-generaal Infrastructuur en Logistiek ofwel in een onder de directeur-generaal vallende afdeling zullen werken, zullen advies- en onderzoekstaken uitvoeren op het gebied van een of meer van de bevoegdheidsgebieden van het directoraat-generaal zoals hieronder beschreven.

De juridisch administrateurs, die hetzij Brussel hetzij Luxemburg als standplaats zullen hebben (afhankelijk van de rang), zullen regelmatig moeten reizen tussen de drie werklocaties van het Parlement (Brussel, Luxemburg en Straatsburg) en andere plaatsen. In het kader van de werkzaamheden zal nauw worden samengewerkt met de directeur(-generaal) en met andere diensten binnen het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek, met de andere onder het secretariaat-generaal vallende directoraten-generaal en, waar nodig, met leden van het Europees Parlement. De juridische administrateurs zullen het hoger management tijdig voorzien van relevante adviezen en informatie met betrekking tot aangelegenheden die onder hun verantwoordelijkheden vallen.

Bij de uitvoering van deze taken zijn nauwkeurigheid, goede communicatieve vaardigheden, vermogen tot analyseren en samenvatten, goed kunnen plannen, tact en goed kunnen omgaan met een breed scala aan mensen op verschillende niveaus absolute vereisten. Daarnaast is het belangrijk dat de sollicitanten goed weten om te gaan met uiteenlopende vaak ingewikkelde problemen, dat zij snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden en dat zij doeltreffend kunnen communiceren. Daarnaast moeten zij initiatiefrijk zijn en over een sterke motivatie beschikken. Zij moeten in staat zijn om regelmatig onder druk te werken, zowel alleen als in teamverband, en zij moeten goed kunnen functioneren in een multiculturele en meertalige omgeving.

Onder het gezag van zijn of haar directe leidinggevende en in overeenstemming met de programma’s en prioriteiten die door de parlementaire organen en het management worden vastgesteld, voert de juridisch administrateur in rang AD 5 met name de volgende taken uit:

–       het adviseren van het management over alle juridische en administratieve aspecten van de entiteit, met name op basis van een analyse van de toepasselijke wetgeving en rechtspraak;

–       het beheren van de door de entiteit na aanbestedingsprocedures gesloten overeenkomsten;

–       het behandelen van eventuele klachten en verzoeken om informatie in verband met aanbestedingsprocedures en de tenuitvoerlegging van overeenkomsten;

–       het begeleiden of vertegenwoordigen van het hoger management bij vergaderingen of in interne of externe werkgroepen;

–       het voorbereiden en monitoren van alle aspecten van aanbestedingsprocedures die uitmonden in het sluiten van onder de bevoegdheden van de entiteit vallende overeenkomsten, van de opstelling van procedurele documenten tot de ondertekening van overeenkomsten, alsook het deelnemen aan openings- en evaluatiecomités enzovoort.

Onder het gezag van zijn of haar directe leidinggevende en in overeenstemming met de programma’s en prioriteiten die door de parlementaire organen en het management worden vastgesteld, voert de juridisch administrateur in rang AD 7 met name de volgende taken uit:

–       het adviseren van het management over alle complexe juridische en administratieve aspecten in verband met de entiteit, inclusief het verstrekken van gedetailleerde analyses en uitlegging van complexe wetgeving en rechtspraak;

–       het toezicht houden op en het strategisch beheren van complexe overeenkomsten met een hoge waarde die door de entiteit worden gesloten en het waarborgen van een strikte naleving van geavanceerde aanbestedingsprocedures;

–       het behandelen en oplossen van klachten waarbij grote belangen op het spel staan en het behandelen van verzoeken om informatie inzake aanbestedingen en de tenuitvoerlegging van overeenkomsten, inclusief bemiddeling en behandeling van geschillen;

–       het begeleiden of vertegenwoordigen van het hoger management bij vergaderingen op hoog niveau en in interne of externe werkgroepen, het waarborgen van een doeltreffende communicatie en het verdedigen van de belangen van de entiteit;

–       leiding geven aan de omvattende voorbereiding, uitvoering en monitoring van complexe aanbestedingsprocedures, van het opstellen van complexe procedurele documenten tot het toezien op de ondertekening van de overeenkomst, het actief deelnemen aan openings- en evaluatiecomités en het waarborgen dat strikte nalevingsnormen worden geëerbiedigd.

3.     Voorwaarden voor aanwerving

Op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties moet u aan onderstaande algemene en specifieke voorwaarden voldoen:

a)      Algemene voorwaarden

Overeenkomstig artikel 12, lid 2, van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (RAP) moet u:

–       - onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie;

–       - in het bezit bent van uw rechten als staatsburger;

–       - hebben voldaan aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht;

–       - in zedelijk opzicht de waarborgen bieden die voor de uitoefening van de beoogde functie vereist zijn.

b)      Specifieke voorwaarden

(i)      Vereiste kwalificaties

                 Voor rang AD 5:

·       een opleidingsniveau dat overeenkomt met een voltooide universitaire opleiding rechten van ten minste drie jaar, afgesloten met een diploma.

Voor rang AD 7:

·       een opleidingsniveau dat overeenkomt met een voltooide universitaire opleiding rechten waarvan de normale duur vier jaar of meer bedraagt, afgesloten met een diploma

of

een opleidingsniveau dat overeenkomt met een voltooide universitaire opleiding rechten waarvan de normale duur ten minste drie jaar bedraagt, afgesloten met een diploma, plus ten minste één jaar beroepservaring die relevant is met het oog op de functieomschrijving (punt A.2.). Dit jaar beroepservaring wordt niet meegeteld bij de bepaling van de vereiste beroepservaring zoals vermeld in punt 3, b) iii.

Diploma’s moeten, ongeacht of ze in een lidstaat dan wel in een land buiten de EU zijn afgegeven, erkend zijn door een officiële instantie van een EU-lidstaat, zoals het Ministerie van Onderwijs.

(ii)       Vereiste beroepservaring

Voor rang AD 5:

·       Er is geen beroepservaring vereist.

Voor rang AD 7:

Na het behalen van de kwalificaties op grond waarvan u toegelaten wordt tot de selectieprocedure (zie punt (i) hierboven), moet u de volgende beroepservaring hebben opgedaan:

·       ten minste vier jaar beroepservaring met relevantie voor de in punt A.2 genoemde taken, waarvan twee jaar ervaring opgedaan bij een nationale overheidsinstantie of bij de instellingen of organen van de Europese Unie. 

(iii)   Talenkennis

Sollicitanten moeten beschikken over een grondige kennis (ten minste niveau C1) van één van de officiële talen van de Europese Unie (taal 1): Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch of Zweeds,

en

voldoende kennis hebben (ten minste niveau B2) van het Engels of het Frans (taal 2).

Indien uw taal 1 Engels of Frans is, moet u beschikken over voldoende kennis (ten minste niveau B2) van één van de 23 andere officiële talen van de Europese Unie. Taal 2 moet een andere taal zijn dan taal 1.

B. PROCEDURE

In het kader van de procedure wordt gekeken naar kwalificaties en naar de resultaten van tests.

1.         Toelating en beoordeling van de kwalificaties (eerste fase)

a)      Het tot aanstelling bevoegde gezag stelt een lijst op van sollicitanten die hun sollicitatiedossier naar behoren en binnen de vereiste termijn hebben ingediend en die aan de onder punt A.3 a) genoemde algemene voorwaarden voldoen. Deze lijst wordt tezamen met de sollicitatiedossiers aan het selectiecomité voorgelegd.

b)      Het selectiecomité controleert aan de hand van de sollicitatiedossiers of de sollicitanten voldoen aan de onder punt A.3 b) genoemde algemene voorwaarden.

Voor sollicitaties voor rang AD 7: Bij het controleren of de sollicitanten aan de toelatingsvoorwaarden voldoen, kan het selectiecomité een sollicitatie overhevelen naar de selectieprocedure voor rang AD 5 indien aan de volgende voorwaarden is voldaan:

— uit de in het kader van de sollicitatie verstrekte gegevens blijkt duidelijk dat de sollicitant niet aan de toelatingsvoorwaarden voor rang AD 7 voldoet maar wel aan die voor rang AD 5;

en

— de sollicitant heeft via een verklaring ingestemd met overheveling naar rang AD 5.

Als deze verklaring ontbreekt of onvolledig is, is overheveling van de sollicitatie van een persoon die niet aan de toelatingsvoornwaarden voor rang AD 7 voldoet naar de sollicitatieprocedure voor rang AD 5 niet mogelijk en wordt deze sollicitant dus niet toegelaten tot de selectieprocedure.

Als de sollicitatie van een persoon overgeheveld is naar de sollicitatieprocedure voor rang AD 5, wordt deze opnieuw beoordeeld, samen met alle andere sollicitaties voor rang AD 5. 

c)      Het selectiecomité beoordeelt de kwalificaties van alle sollicitanten die tot de selectieprocedure zijn toegelaten met gebruikmaking van een vooraf vastgesteld beoordelingsschema en stelt vervolgens een lijst op met de zes beste kandidaten voor elke rang, die worden uitgenodigd voor de tests. Indien voor dezelfde rang meerdere kandidaten met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan, nodigt het selectiecomité deze allemaal uit.

Het selectiecomité baseert zijn besluiten uitsluitend op gegevens die in het sollicitatieformulier zijn vermeld en die gestaafd worden door bewijsstukken die samen met en op hetzelfde tijdstip als het sollicitatieformulier zijn ingediend (zie voor meer informatie punt 3.3. van de handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement).

Bij de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten voor rang AD 5 houdt het selectiecomité in het bijzonder rekening met de volgende elementen:

-      kwalificaties en diploma’s;

-      bewezen kwaliteiten op het gebied van het begeleiden van het hoger management bij vergaderingen;

-      bewezen kwaliteiten op het gebied van het vertegenwoordigen van het management in interne en externe werkgroepen;

-      grondige kennis van/goede vaardigheden op het gebied van het adviseren van het management over juridische en administratieve aangelegenheden;

-      goede vaardigheden op het gebied van het analyseren en interpreteren van toepasselijke wetgeving en rechtspraak;

-      omvattende kennis op het gebied van de voorbereiding van aanbestedingsprocedures, het opstellen van procedurele documenten en de naleving van aanbestedingsprocedures en contractuele verplichtingen;

-      aantoonbare kennis/vaardigheden op het gebied van de beoordeling van voorstellen aan de hand van criteria en het waarborgen van transparantie; 

-      bewezen geschiktheid om in een Europese of internationale context te werken.

Puntentoekenning: 0 tot 20 punten.

Bij de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten voor rang AD 7 houdt het selectiecomité in het bijzonder rekening met de volgende elementen:

-      kwalificaties en diploma’s;

-      ervaring met het vertegenwoordigen/begeleiden van het hoger management bij vergaderingen op hoog niveau en in interne of externe werkgroepen;

-      ervaring met het adviseren van het management over complexe juridische en administratieve aangelegenheden, met de focus op gedetailleerde analyses en uitlegging van complexe wetgeving en rechtspraak;

-      ervaring met alle aspecten van de voorbereiding, uitvoering en monitoring van complexe aanbestedingsprocedures, van het opstellen van complexe procedurele documenten tot het toezien op de ondertekening van overeenkomsten;

-      ervaring met het leiden van en actief deelnemen aan openings- en evaluatiecomités;

-      werkervaring in een Europese of internationale omgeving, met name in juridische en administratieve contexten waar grote belangen op het spel staan.

Voor elk criterium worden punten toegekend (van 1 tot 5).  De geschiktheid van de kandidaten voor de functie wordt bepaald op basis van het totale puntenaantal.

Puntentoekenning: 0 tot 20 punten.

Als het selectiecomité op basis van de toelatingscriteria en de puntentoekenning in verband met de beoordeling van uw kwalificaties besluit om u tot de tests toe te laten, zult u hiervan per mail in kennis worden gesteld.

2. Tests (tweede fase)

Om te beoordelen of de kandidaten beschikken over de kennis en vaardigheden die nodig zijn om bovengenoemde taken te vervullen, onderwerpt het selectiecomité de kandidaten aan de volgende tests:

Schriftelijke test

a) Een schrijfopdracht in het Engels of Frans op basis van een dossier, om te beoordelen of u geschikt bent om de in punt A.2 genoemde taken uit te voeren en om uw redactionele vaardigheden te beoordelen.

Duur van de test: max. 90 minuten.

Puntentoekenning: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten).

De test kan online of op locatie worden afgenomen.

Mondelinge test

b) Een gesprek met het selectiecomité in het Engels of Frans waarbij beoordeeld wordt, rekening houdend met alle gegevens in het sollicitatiedossier, of u geschikt bent om de onder punt A.2. omschreven taken uit te voeren.

Duur van de test: max. 45 minuten.

Puntentoekenning: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).

De test kan online of op locatie worden afgenomen.

De instructies voor de tests zullen u tijdig worden toegestuurd. Het is belangrijk dat u die instructies zeer nauwkeurig volgt. Als u de instructies niet volgt of uw gedragingen strijdig zijn met de instructies, wordt u onmiddellijk van de verdere procedure uitgesloten.

3.         Lijsten van geschikte kandidaten

Het selectiecomité stelt voor elke rang een lijst op van geschikte kandidaten, met daarop in alfabetische volgorde de namen van de drie kandidaten die in de procedure het hoogste puntenaantal hebben behaald (de totaalscore van de beoordeling van de kwalificaties en de twee tests), waarbij als voorwaarde geldt dat zij bij beide tests de vereiste minimumscore moeten hebben behaald. Indien meerdere personen met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats van een lijst staan, worden al deze personen op de lijst geplaatst.

U zult schriftelijk van uw resultaten op de hoogte worden gebracht.

De lijsten van geschikte kandidaten worden gepubliceerd op de officiële website van het Europees Parlement.

De lijsten van geschikte kandidaten blijven geldig tot en met 31 december 2028. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan besluiten de geldigheidsduur van de lijsten te verlengen. In dat geval worden de kandidaten op de lijsten daarvan tijdig in kennis gesteld.

C. INDIENING VAN SOLLICITATIES

U kunt solliciteren via het platform Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/nl_NL

Lees voordat u het sollicitatieformulier invult de handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement zorgvuldig door!

Als u online solliciteert, dient u te vermelden voor welke rang u solliciteert (AD 5 of AD 7). Het is voorts voor alle kandidaten verplicht om de verklaring van instemming met het overhevelen van hun sollicitatie te downloaden, in te vullen, te dateren en te ondertekenen, en deze voorts te uploaden naar hun sollicitatieformulier, waarna zij verder kunnen gaan met het invullen van de pagina’s 2 en 3.

Deze verklaring is belangrijk voor personen die solliciteren voor rang AD 7, aangezien het selectiecomité sollicitaties van deze personen kan overhevelen naar een lagere rang, doch uitsluitend als zij dat wensen.

Uiterste termijn voor de indiening van sollicitaties

6 november 2024 om 12.00 uur (’s middags), Brusselse tijd