AANKONDIGING VAN AANWERVING PE/308/2024/S/INLO

TIJDELIJKE FUNCTIONARIS

Administratief manager (AD 8)

Gelieve de bijgevoegde Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement aandachtig door te lezen alvorens te solliciteren.

De Handleiding voor sollicitanten maakt deel uit van deze aankondiging en geeft inzicht in de procedureregels en de gang van zaken bij sollicitaties.

INHOUD

A.               FUNCTIEOMSCHRIJVING EN VOORWAARDEN VOOR TOELATING

B.               VERLOOP VAN DE PROCEDURE

C.               INDIENING VAN SOLLICITATIES

BIJLAGE:     HANDLEIDING VOOR SOLLICITANTEN BIJ SELECTIEPROCEDURES VAN HET EUROPEES PARLEMENT

A. FUNCTIEOMSCHRIJVING EN VOORWAARDEN VOOR TOELATING

1.      Algemeen

Het Europees Parlement heeft besloten een procedure te openen ter voorziening in een vacature voor een tijdelijk functionaris van rang AD 8 in het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek (DG INLO). De werklocatie zal in Brussel zijn.

Het gezochte profiel is dat van administratief manager.

Het contract wordt voor onbepaalde duur gesloten. De aangeworven persoon wordt ingeschaald in rang AD 8 (eerste salaristrap), met een maandelijks basissalaris van 8 216,45 EUR.  Op dit salaris worden Uniebelasting en de andere inhoudingen als voorzien in de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (RAP) in mindering gebracht. Het salaris is vrijgesteld van nationale belastingen. De salaristrap voor de gekozen sollicitant kan evenwel worden aangepast naargelang van zijn/haar beroepservaring. Bovendien kan het basissalaris onder bepaalde voorwaarden worden verhoogd met toelagen.

Het Europees Parlement voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij sollicitaties geen onderscheid op grond van gender, huidskleur, etnische of sociale afkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere denkbeelden, het behoren tot een nationale minderheid, financiële situatie, geboorte, handicaps, leeftijd, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat of gezinssituatie.

2.      Functieomschrijving

Het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek (DG INLO) biedt deskundigheid op het gebied van faciliteitenbeheer, logistiek en bouwprojecten. Die beslaan ongeveer 1,1 miljoen vierkante meter in Brussel, Luxemburg en Straatsburg en in de liaisonbureaus in de lidstaten. Het verzorgt ook catering- en transportdiensten en beheert de kantoorruimten van het Parlement, en is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor meubilair en benodigdheden en de postverdeling.

De administratief manager werkt rechtstreeks onder het gezag van een directeur van het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek of in een afdeling die onder de directeur-generaal valt, en voert adviserende en analytische taken uit op een of meer van de hieronder beschreven bevoegdheidsgebieden van het directoraat-generaal.

De administratief manager heeft als standplaats Brussel en moet regelmatig dienstreizen ondernemen tussen de drie werklocaties van het Parlement (Brussel, Luxemburg en Straatsburg) en naar andere bestemmingen. De functie houdt nauwe samenwerking in met de directeur (of de directeur-generaal), andere afdelingen van het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek, andere directoraten-generaal van het Secretariaat-generaal en, in voorkomend geval, met leden van het Europees Parlement. De administratief manager verstrekt het hoger management te gepasten tijde alle nodige advies en informatie over aangelegenheden die onder zijn of haar verantwoordelijkheid vallen.

Om deze taken te vervullen, moeten de kandidaten nauwgezet zijn, over communicatieve vaardigheden beschikken, een sterk gevoel voor discretie hebben, analyse- en synthesevaardigheden hebben, kunnen anticiperen, diplomatisch zijn en vlot contacten kunnen leggen met uiteenlopende gesprekspartners op alle niveaus. Groot belang wordt gehecht aan het vermogen om inzicht te krijgen in uiteenlopende en vaak complexe problemen, snel in te spelen op veranderende omstandigheden en doeltreffend te communiceren. Van de kandidaten wordt verwacht dat ze initiatief kunnen nemen en heel gemotiveerd zijn. Ze moeten, zowel zelfstandig als in teamverband, regelmatig onder druk kunnen werken en zich aan een multiculturele en meertalige omgeving kunnen aanpassen.

Onder het gezag van de directe leidinggevende en in het kader van de programma’s en prioriteiten die door de bestuursorganen van het Parlement en het management zijn vastgesteld, voert de administratief manager voornamelijk de volgende taken uit:

–        het management adviseren over alle juridische en administratieve aspecten van de entiteit, met name door de toepasselijke wetgeving en jurisprudentie te analyseren;

–        het gebruik van de middelen van de afdeling optimaliseren om hoogwaardige diensten te verlenen op zijn of haar actviteitengebieden;

–        juridische en administratieve aspecten van de verantwoordelijkheden van de entiteit bedenken, uitwerken, vorm geven, voorstellen, uitvoeren en hieraan follow-up geven;

–        de planning en opstelling coördineren van nota’s die aan specifieke bestuursorganen van het Parlement worden voorgelegd (bv. het college van quaestoren, werkgroepen van het Bureau, enz.);

–        juridische deskundigheid verstrekken aan de afdeling die zich bezighoudt met het verkennen van de vastgoedmarkt;

–        het hoger management vergezellen tijdens vergaderingen of het management vertegenwoordigen in interne of externe werkgroepen;

–        studies, verslagen, nota’s, brieven, statistieken en andere documenten in verband met de milieu- en maatschappelijke verantwoordelijkheid (kwesties in verband met toegankelijkheid en milieu) van het Europees Parlement, inclusief het opstellen van regels;

–        contacten onderhouden met betrokken afdelingen en/of tegenhangers op interinstitutioneel niveau;

–        specifieke projecten sturen en coördineren om ervoor te zorgen dat ze met succes worden voltooid.

3.      Voorwaarden voor toelating

Op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties moet u aan de algemene en specifieke voorwaarden voldoen:

a)      Algemene criteria

Overeenkomstig artikel 12, lid 2, van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (RAP) moet u met name:

–        onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie;

–        in het bezit zijn van uw rechten als staatsburger;

–        hebben voldaan aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht;

–        in zedelijk opzicht de waarborgen bieden die voor de uitoefening van de beoogde functie vereist zijn.

b)      Specifieke criteria

i)       Vereiste getuigschriften en diploma’s

–        een opleidingsniveau dat overeenkomt met een met een diploma afgesloten volledige universitaire studie waarvan de normale duur vier jaar of meer bedraagt,

of

_         een opleidingsniveau dat overeenkomt met een met een diploma afgesloten volledige universitaire studie waarvan de normale duur ten minste drie jaar bedraagt, plus beroepservaring van ten minste één jaar die relevant is voor de functieomschrijving (punt A.2.)). Dit jaar beroepservaring wordt niet meegeteld bij de berekening van de in punt 3.b) ii) vereiste duur van de beroepservaring.

Diploma’s moeten, ongeacht of ze in een lidstaat dan wel in een land buiten de EU zijn afgegeven, erkend zijn door een officiële instantie van een EU-lidstaat, zoals het Ministerie van Onderwijs.

Sollicitanten die in het bezit zijn van diploma’s die in een land buiten de Unie zijn afgegeven, moeten een EU-gelijkwaardigheidsverklaring voor deze diploma’s verstrekken. Meer informatie over de erkenning van kwalificaties van buiten de EU is te vinden op de website van de ENIC-NARIC-netwerken, te raadplegen via de volgende link: https://www.enic-naric.net. Het selectiecomité houdt rekening met de verschillen tussen de onderwijsstelsels. In de tabel bij de handleiding voor sollicitanten wordt een indicatief overzicht gegeven van de diploma’s die als minimum vereist zijn. Sollicitanten die geen EU-gelijkwaardigheidsverklaring voor hun diploma’s bijvoegen en/of sollicitanten met diploma’s die niet worden erkend door een officiële instantie van een EU-lidstaat mogen niet aan de selectieprocedure deelnemen.

ii)         Vereiste beroepservaring

Na het behalen van de kwalificaties die toegang verlenen tot de selectieprocedure (zie punt i) hierboven)

–        moeten sollicitanten ten minste zes jaar beroepservaring die relevant is voor de onder punt A.2. beschreven taken, waarvan drie jaar bij een nationale overheidsdienst of een instelling of orgaan van de Europese Unie.

iii)     Talenkennis

Sollicitanten moeten beschikken over een grondige kennis (ten minste niveau C1) van één van de officiële talen van de Europese Unie (taal 1): Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch of Zweeds,

en

over voldoende kennis (ten minste niveau B2) van het Engels of Frans (taal 2).

Indien uw taal 1 Engels of Frans is, moet u over voldoende kennis (ten minste niveau B2) beschikken van één van de 23 andere officiële talen van de Europese Unie. Taal 2 moet een andere taal zijn dan taal 1.

B. VERLOOP VAN DE PROCEDURE

De procedure berust op kwalificaties en tests.

1.         Toelating en beoordeling van kwalificaties (1e fase)

a)      Het tot aanstelling bevoegde gezag stelt een lijst op van de sollicitanten die hun sollicitatie binnen de vereiste termijn en in de vereiste vorm hebben ingediend en die voldoen aan de algemene voorwaarden van punt A.3.a). Deze lijst wordt samen met de sollicitatiedossiers voorgelegd aan het selectiecomité.

b)     Het selectiecomité controleert de sollicitatiedossiers van de sollicitanten als zij aan de specifieke voorwaarden van punt A.3.b) voldoen.

c)      Het selectiecomité beoordeelt aan de hand van vooraf vastgestelde criteria de kwalificaties van alle in aanmerking komende sollicitanten en stelt vervolgens een lijst op met de zes beste kandidaten, die zullen worden uitgenodigd voor de tests. Het selectiecomité selecteert alle sollicitanten die met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan.

Het selectiecomité baseert zijn besluiten uitsluitend op de informatie die in het sollicitatieformulier is verstrekt en die moet worden gestaafd met bewijsstukken die samen met en tegelijk met het sollicitatieformulier worden ingediend (voor nadere informatie, zie de Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement, punt 3.3).

Bij de beoordeling van de kwalificaties van de sollicitanten zal het selectiecomité met name rekening houden met de volgende aspecten:

–        kwalificaties en diploma’s;

–        ervaring met het vergezellen van het hoger management of het vertegenwoordigen van het management tijdens vergaderingen of interne of externe werkgroepen;

–        ervaring met het optimaliseren van het gebruik van de middelen van de afdeling, waaronder personele en begrotingsmiddelen;

–        ervaring met het adviseren van het management over alle juridische administratieve aspecten van de entiteit, met name de analyse van de toepasselijke wetgeving en jurisprudentie;

–        ervaring met het voorbereiden en faciliteren van besluitvorming op management- en/of operationeel niveau en met het onderzoeken van diverse kwesties;

–        ruime ervaring met het opstellen van verslagen, nota’s, brieven, statistieken en andere soorten documenten in verband met milieu- en maatschappelijke verantwoordelijkheid, inclusief het opstellen van regels voor het Europees Parlement;

–        aantoonbare ervaring met assisteren bij het administratieve en financiële beheer van een afdeling, met inachtneming van de betreffende regelgeving;

–        ervaring met het onderhouden van contacten met betrokken afdelingen en tegenhangers op interinstitutioneel niveau;

–        ervaring met het sturen en coördineren van specifieke projecten met het oog op de succesvolle voltooiing ervan;

–        werkervaring in een multinationale omgeving, waaruit blijkt dat de sollicitant met diverse culturen kan omgaan.

Score: 0 tot 20 punten.

U wordt per e-mail in kennis gesteld van het besluit van het selectiecomité om u al dan niet toe te laten tot de tests.

2. Tests (2e fase)

Om te beoordelen of de sollicitanten over de nodige kennis en vaardigheden beschikken om de hierboven beschreven taken uit te voeren, organiseert het selectiecomité de volgende tests:

Schriftelijke test

a) Stelopdracht in het Engels of Frans, op basis van een dossier, om te beoordelen of u in staat bent om de in punt A.2. beschreven taken uit te voeren en om uw schriftelijke vaardigheden te beoordelen.

Duur van de test: maximaal 90 minuten.

Score: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten).

Mondelinge test

b) Gesprek met het selectiecomité in het Engels of Frans om, rekening houdend met alle informatie in het sollicitatiedossier, te beoordelen of u geschikt bent om de in punt A.2. beschreven taken uit te voeren.

Maximale duur van de test: maximaal 45 minuten.

Score: 0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).

U ontvangt tijdig instructies voor de tests. U moet de gegeven instructies precies volgen. Als u de instructies niet naleeft of uw gedragingen strijdig zijn met de instructies, wordt u onmiddellijk uitgesloten.

3.         Lijst van geschikte sollicitanten

Het selectiecomité stelt een lijst van geschikte sollicitanten op met, in alfabetische volgorde, de namen van de drie sollicitanten die het hoogste puntenaantal voor de volledige procedure (beoordeling van kwalificaties en tests) hebben behaald, mits de sollicitant voor beide tests de vereiste minimumscore heeft behaald. Alle sollicitanten die met hetzelfde aantal punten op de laatste plaats staan, worden op de lijst geplaatst.

U wordt schriftelijk van uw resultaten op de hoogte gebracht.

De lijst van geschikte sollicitanten blijft geldig tot 31 december 2028. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan besluiten de geldigheidsduur van de lijst te verlengen. In dat geval worden de sollicitanten op de lijst daarvan tijdig in kennis gesteld.

C. INDIENING VAN SOLLICITATIES

U moet solliciteren via het platform Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search.

Lees de Handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement zorgvuldig door alvorens het sollicitatieformulier in te vullen.

Uiterste termijn voor de indiening van sollicitaties

6 november 2024 om 12.00 uur (’s middags), Brusselse tijd