AANKONDIGING VAN AANWERVING PE/309/2024/S/INLO
TIJDELIJK FUNCTIONARIS
Assistent (m/v) administratief beheer (AST 1)
AANKONDIGING VAN AANWERVING PE/309/S
Lees voordat u uw sollicitatie indient aandachtig de bijgevoegde handleiding voor sollicitanten.
De handleiding voor sollicitanten maakt deel uit van deze aankondiging en geeft inzicht in de regels van de selectieprocedure en de gang van zaken bij sollicitaties.
INHOUD
A. FUNCTIEOMSCHRIJVING EN VOORWAARDEN VOOR TOELATING
B. PROCEDURE
C. INDIENING VAN SOLLICITATIES
BIJLAGE: HANDLEIDING VOOR SOLLICITANTEN BIJ SELECTIEPROCEDURES VAN HET EUROPEES PARLEMENT
A. FUNCTIEOMSCHRIJVING EN VOORWAARDEN VOOR TOELATING
1. Algemene opmerkingen
Het Europees Parlement heeft besloten de procedure te starten ter voorziening in de vacature voor een tijdelijk functionaris (AST 1) bij het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek, directoraat Geïntegreerd Faciliteitenbeheer, afdeling Uitvoering van de begroting. Het gezochte profiel is dat van een assistent (m/v) administratief beheer die verantwoordelijk is voor aanbestedingen.
Het gaat om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Aanstelling geschiedt in de rang AST 1, eerste salaristrap, tegen een basissalaris van 3 461,58 EUR per maand. Op dit salaris wordt EU-belasting geheven en worden de andere in de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (RAP) voorziene inhoudingen in mindering gebracht. Het salaris is vrijgesteld van nationale belastingen. De salaristrap kan evenwel worden aangepast naargelang de beroepservaring van de gekozen kandidaat. Bovendien kan het basissalaris onder bepaalde voorwaarden worden vermeerderd met toelagen.
Het Europees Parlement voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid op grond van geslacht, ras, huidskleur, etnische of sociale herkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere denkbeelden, het behoren tot een nationale minderheid, vermogen, geboorte, handicap, leeftijd, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat of gezinssituatie.
2. Functieomschrijving
Het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek (DG INLO) draagt bij aan het goede beheer van de infrastructuur en de logistiek op de verschillende werklocaties van het Europees Parlement.
DG INLO heeft de volgende taken:
– technisch en administratief beheer van alle gebouwen van het Europees Parlement in Brussel, Luxemburg en Straatsburg, en van de liaisonbureaus in de lidstaten;
– beheer van de diensten die instaan voor de uitrusting en voor de prestaties die verband houden met de werking van deze gebouwen;
– beheer van alle uitrusting (aankopen, vervoer, verhuizingen, besteldienst, restauratie, inkoopcentrales enz.) en van de materiële organisatie van vergaderingen.
De persoon die wordt aangeworven, werkt in Brussel en maakt deel uit van een dynamisch team dat verantwoordelijk is voor aanbestedingen en het administratief beheer ervan (archivering, codering en registratie van de dossiers en de bijbehorende bewijsstukken). Binnen de afdeling is hij/zij een aanspreekpunt en coördinator voor een aantal administratieve procedures. Onder het gezag van de directeur en in het kader van de programma’s en prioriteiten die door de parlementaire organen en hun hiërarchie zijn vastgesteld, heeft hij/zij onder meer de volgende taken:
– bijdragen tot de planning van aanbestedingsprocedures;
– in samenspraak met de operationele afdelingen het tijdschema opstellen voor deze procedures en zorgen voor de uitvoering ervan;
– aanbestedingsprocedures (helpen) organiseren (procedures opstarten en monitoren, deelnemen aan zittingen van openings- en evaluatiecomités, administratieve procedures monitoren in verband met ontwerpovereenkomsten en addenda daarbij, monitoringstabellen bijhouden, toelichtingen opstellen, documenten archiveren enz.);
– dossiers en met name aanbestedingsprocedures behandelen overeenkomstig vastgestelde procedures met behulp van informatiedragers op papier en/of in digitale vorm, en de afgeronde dossiers aan de besluitvormende instanties bezorgen;
– tekstinvoer, tekstopmaak, tabellen, agendabeheer, correspondentie, klasseren, dossiers, verslagen en statistieken voorbereiden enz.;
– administratieve bijstand verlenen: telefoonoproepen, e-mail en post, ziekteverzuim, telewerk, opleidingsaanvragen, kantoorbenodigdheden, vergaderingen, dienstreisopdrachten enz. beheren.
Voor de vervulling van deze taken zijn uitstekende organisatorische vaardigheden, een groot verantwoordelijkheidsgevoel, zeer goede interpersoonlijke en diplomatieke vaardigheden en een sterke teamgeest vereist.
De gekozen kandidaat maakt dienstreizen naar de andere werklocaties van het Europees Parlement.
3. Voorwaarden voor toelating
Op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties moet u aan onderstaande voorwaarden voldoen:
a) Algemene voorwaarden
Overeenkomstig artikel 12, lid 2, van de RAP moeten de kandidaten met name:
– onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie;
– in het bezit zijn van hun rechten als staatsburger;
– voldaan hebben aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht;
– in zedelijk opzicht de waarborgen bieden die voor de uitoefening van de beoogde functie vereist zijn.
b) Specifieke voorwaarden
i) Vereiste getuigschriften en diploma’s
Kandidaten moeten beschikken over:
– een diploma van postsecundair onderwijs
of
– een diploma van het niveau van het hoger middelbaar onderwijs dat toegang geeft tot hoger onderwijs, en ten minste drie jaar beroepservaring
of
een beroepsopleiding of een gelijkwaardige beroepservaring.
Het diploma kan zijn afgegeven in een EU-lidstaat of in een land buiten de EU, maar moet erkend zijn door een officiële instantie van een EU-lidstaat, zoals het ministerie van onderwijs.
Kandidaten die in het bezit zijn van diploma’s die in een land buiten de Unie zijn afgegeven, moeten een bewijs van Europese gelijkwaardigheid voor deze diploma’s verstrekken. Meer informatie over de erkenning van kwalificaties van buiten de EU is terug te vinden op de website van de ENIC-NARIC-netwerken https://www.enic-naric.net/.
Het selectiecomité houdt in dit verband rekening met de verschillen tussen de onderwijsstelsels. In de tabel bij de handleiding voor sollicitanten wordt een indicatief overzicht gegeven van de diploma’s die als minimum vereist zijn.
Kandidaten die geen bewijs van Europese gelijkwaardigheid voor hun diploma’s verstrekken en/of kandidaten die diploma’s overleggen die niet door een officiële instantie van een EU-lidstaat zijn erkend, worden niet tot de selectieprocedure toegelaten.
ii) Vereiste beroepservaring
Er is geen beroepservaring vereist.
iii) Talenkennis
Kandidaten moeten beschikken over een grondige kennis (niveau C1) van een van de officiële talen van de Europese Unie (taal 1): Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch of Zweeds,
en
over voldoende kennis (niveau B2) van het Engels of het Frans (taal 2).
Taal 2 moet verschillen van taal 1.
|
Kandidaten worden erop gewezen dat de beslissing om deze selectieprocedure enkel in het Engels en het Frans te houden, genomen is om redenen van dienstbelang. Voor de functie van assistent (m/v) administratief beheer zijn specifieke vaardigheden vereist, met name op het gebied van follow-up, tekstredactie, afhandeling en administratie. De gekozen kandidaat moet bijgevolg in staat zijn de te vervullen taken te begrijpen, probleemoplossend te handelen en efficiënt te communiceren met externe gesprekspartners en met zijn/haar meerderen en collega’s. Het Europees Parlement heeft een divers personeelsbestand dat voornamelijk werkzaam is in Brussel, Straatsburg en Luxemburg. In deze meertalige context zijn het Frans en het Engels als werktalen van groot belang voor de operationele efficiëntie. Ze zijn cruciaal voor een vlotte en efficiënte communicatie, het goede verloop van de dagelijkse activiteiten en de verwezenlijking van bouwprojecten bij het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek (DG INLO). Kandidaten moeten een van beide talen beheersen om zich op een efficiënte manier van hun taken te kunnen kwijten en te voldoen aan de behoeften van de dienst in het kader van de functie die zij uitoefenen. Bij het uitvoeren van hun taken zullen ze regelmatig contact hebben met collega’s, directieleden en externe gesprekspartners die in hun dagelijkse functie voornamelijk die twee talen gebruiken. Daarnaast zijn het Engels en het Frans vaak de voertalen bij opleidingen, teamvergaderingen en instroomprocedures voor nieuw personeel, waardoor het nog belangrijker is om ten minste een van deze twee talen te beheersen. Voor de projecten die momenteel lopen, zoals de renovatie van het SPAAK-gebouw en van het Huis van de burger of de aanleg van nieuwe multifunctionele ruimten, is een coherente en goed afgestemde communicatie nodig tussen de verschillende actoren. Het gaat hierbij onder meer om multidisciplinaire teams, architecten, ingenieurs, bouwtechnici en de eindgebruikers van de gebouwen van het Europees Parlement. Voor het SPAAK-project bijvoorbeeld, waarbij het hoofdgebouw van het Parlement grondig wordt gerenoveerd, zijn de verschillende betrokken partijen voortdurend met elkaar in interactie. Dankzij het Engels en het Frans als gemeenschappelijke werktalen verloopt deze interactie vlotter, zonder dat hierbij afbreuk wordt gedaan aan de eerbiediging van de taalkundige verscheidenheid op operationeel niveau. In het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek is het Frans de meest gebruikte taal voor interne communicatie. Voor de betrekkingen met andere directoraten-generaal en met de politieke en administratieve instanties van het Parlement is het Engels vaak de belangrijkste taal. Het Engels is tevens de taal waarin veel documenten worden opgemaakt. Voldoende kennis van het Engels of het Frans is van essentieel belang voor bepaalde taken die verband houden met de aanbestedingsprocedures en waarvoor de IT-tools enkel in die talen beschikbaar zijn. De vergaderingen van het Forum openbare aanbestedingen waaraan de gekozen kandidaat zal deelnemen, worden eveneens in het Engels en het Frans gehouden. Bovendien is voldoende kennis van het Frans doorslaggevend om de wetgeving te begrijpen die in België van toepassing is en om te kunnen communiceren met dienstverleners, overheidsinstanties en lokale overheden. Voor de selectieprocedure wordt dan ook niet afgeweken van deze gevestigde praktijk met betrekking tot de twee werktalen. Tot slot kan worden gesteld dat de beperking tot het Engels en het Frans in deze selectieprocedure ingegeven is door de operationele behoeften van de dienst, de vereisten voor de functie van assistent (m/v) administratief beheer en de interne gebruiken van het directoraat-generaal en dat deze zorgt voor efficiëntie en optimale cohesie bij het Europees Parlement. |
B. PROCEDURE
De selectie verloopt op basis van de bewijsstukken en de examens.
1. Toelating tot de selectieprocedure en beoordeling van de kwalificaties (1e fase)
a) Het tot aanstelling bevoegd gezag (TABG) stelt een lijst op van kandidaten die vóór de uiterste datum hun sollicitatie in de vereiste vorm hebben ingediend en die aan de algemene voorwaarden van deel A, punt 3 a) voldoen. De lijst van kandidaten wordt samen met de sollicitatiedossiers aan het selectiecomité bezorgd.
b) Het selectiecomité gaat na of de sollicitatiedossiers aan de specifieke voorwaarden van deel A, punt 3 b), voldoen.
c) Op basis van een vooraf vastgestelde beoordelingstabel worden de kwalificaties van de ontvankelijke kandidaten beoordeeld door het selectiecomité en wordt een lijst opgesteld met de zes beste kandidaten die voor de examens zullen worden uitgenodigd. Alle kandidaten die met hetzelfde aantal punten op de zesde plaats staan, zullen een uitnodiging ontvangen van het selectiecomité.
Het selectiecomité neemt zijn besluiten uitsluitend op grond van de in het sollicitatieformulier verstrekte gegevens, die moeten worden gestaafd met bewijsstukken die samen met het sollicitatieformulier worden ingediend (meer informatie hierover is te vinden in de handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement onder punt 3.3).
Bij de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten houdt het selectiecomité in het bijzonder rekening met de volgende elementen, die moeten worden gestaafd in het sollicitatieformulier:
a. inzicht in de planning van aanbestedingsprocedures;
b. inzicht in de organisatie van aanbestedingsprocedures (procedures opstarten en monitoren, deelnemen aan zittingen van openings- en evaluatiecomités, administratieve procedures monitoren in verband met ontwerpovereenkomsten en addenda daarbij, monitoringstabellen bijhouden, toelichtingen opstellen, documenten archiveren enz.);
c. inzicht in de behandeling van dossiers en met name van aanbestedingsprocedures;
d. kennis op het gebied van tekstinvoer, tekstopmaak, tabellen, agendabeheer, correspondentie, klasseren, voorbereiding van dossiers, verslagen en statistieken enz.;
e. kennis op het vlak van administratieve ondersteuning: beheer van telefoonoproepen, e-mail en post, ziekteverzuim, telewerk, opleidingsaanvragen, kantoorbenodigdheden, vergaderingen en dienstreisopdrachten enz.;
f. bekendheid met een multiculturele en internationale werkomgeving.
Puntenwaardering: 0 tot 20 punten.
2. Examens (2e fase)
Schriftelijk examen
a) Schrijfopdracht in taal 2 (Engels of Frans), op basis van een dossier, om te beoordelen of u geschikt bent om de onder A.2. beschreven taken uit te voeren, en om uw redactionele vaardigheden te testen.
Duur van het examen: 60 minuten.
Puntenwaardering: 0 tot 20 punten (vereiste minimumscore: 10 punten).
Mondeling examen
b) Onderhoud met het selectiecomité in taal 2 (Engels of Frans) om, rekening houdend met alle gegevens in het sollicitatiedossier, te beoordelen of u geschikt bent om de onder A.2. beschreven taken uit te voeren. Het selectiecomité kan besluiten om uw kennis van de in het sollicitatieformulier opgegeven talen te testen.
Maximumduur van het examen: 45 minuten.
0 tot 40 punten (vereiste minimumscore: 20 punten).
Deze examens kunnen op afstand dan wel ter plaatse worden georganiseerd.
U ontvangt te zijner tijd de instructies voor de schriftelijke en mondelinge examens. U moet de gegeven instructies precies volgen. Als u de instructies niet naleeft of uw gedragingen strijdig zijn met de instructies, wordt u onmiddellijk uitgesloten.
3. Plaatsing op de lijst van geschikte kandidaten
Op de lijst van geschikte kandidaten worden in volgorde van verdienste de namen van de drie kandidaten geplaatst die voor de volledige procedure (kwalificatiebeoordeling en examens) de meeste punten alsook de voor elk examen vereiste minimumscore hebben behaald.
U zult persoonlijk door middel van een schriftelijke mededeling van uw resultaten op de hoogte worden gebracht.
De lijst van geschikte kandidaten wordt gepubliceerd op de intranetsite van het Europees Parlement.
De lijst van geschikte kandidaten blijft geldig tot en met 31 december 2028. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan besluiten de geldigheid van de lijst te verlengen. In dat geval worden de geslaagde kandidaten op de lijst daarvan tijdig in kennis gesteld.
C. INDIENING VAN SOLLICITATIES
Om een sollicitatie te kunnen indienen, moet u beschikken over een account op het platform Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/nl_NL.
U wordt verzocht de handleiding voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement aandachtig te lezen alvorens het sollicitatieformulier in te vullen.
Uiterste datum voor de indiening van sollicitaties
Uiterste datum voor de indiening van sollicitaties:
6 november 2024 om 12.00 uur Brusselse tijd.
Terug naar de lijst