AVIS DE RECRUTEMENT PE/309/2024/S/INLO
AGENT TEMPORAIRE
Assistant(e) gestionnaire administratif(ve) (AST 1)
Avant de postuler, vous devez lire attentivement le guide aux candidat(e)s annexé à cet avis de recrutement.
Ce guide, qui fait partie intégrante de l’avis de recrutement, aide à comprendre les règles afférentes aux procédures et les modalités d’inscription.
TABLE DES MATIÈRES
A. FONCTIONS ET ADMISSION
B. PROCÉDURE
C. DÉPÔT DES CANDIDATURES
ANNEXE: GUIDE À L'INTENTION DES CANDIDAT(E)S À DES PROCÉDURES DE SÉLECTION ORGANISÉES PAR LE PARLEMENT EUROPÉEN
A. FONCTIONS ET ADMISSION
1. Généralités
Le Parlement européen a décidé d’ouvrir la procédure de pourvoi d’un poste d’agent temporaire (AST 1) à la Direction générale des infrastructures et de la logistique, à la Direction de la gestion intégrée des infrastructures dans le service de l’exécution du budget. Le profil recherché est celui d’assistant(e) gestionnaire administratif(ve) chargé(e) de passation de marchés publics.
Le contrat sera conclu à durée indéterminée. Le recrutement se fera au grade AST 1, premier échelon, le traitement de base étant de 3 461,58€ par mois. Ce traitement est soumis à l'impôt communautaire et aux autres retenues prévues par le régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (RAA). Il est exempté de tout impôt national. L'échelon auquel sera recruté(e) le(a)s lauréat(e) pourra toutefois être adapté en fonction de leur expérience professionnelle. En outre, le traitement de base est, sous certaines conditions, majoré d'indemnités.
Le Parlement européen applique une politique d'égalité des chances et accepte les candidatures sans discrimination, telle qu'une discrimination fondée sur le genre, la race, la couleur, les origines ethniques ou sociales, les caractéristiques génétiques, la langue, la religion ou les convictions, les opinions politiques ou toute autre opinion, l'appartenance à une minorité nationale, la fortune, la naissance, un handicap, l'âge, l'orientation sexuelle, l'état civil ou la situation familiale.
2. Nature des fonctions
La Direction générale des infrastructures et de la logistique (DG INLO) contribue à la bonne gestion des infrastructures et de la logistique des différents lieux de travail du Parlement européen.
Les missions de la DG INLO sont les suivantes :
– gérer l'ensemble des bâtiments occupés par le Parlement européen à Bruxelles, Luxembourg et Strasbourg, ainsi que les bureaux de liaison dans les États membres au niveau technique et administratif;
– gérer les services de l'équipement et les prestations inhérentes au fonctionnement desdits bâtiments;
– gérer les équipements (achats, transport, déménagements, messagerie, restauration, centrales d'achats, etc.) ainsi que l'organisation matérielle des réunions.
Affectée à Bruxelles, la personne recrutée rejoindra une équipe dynamique traitant des dossiers de passation de marchés publics en assurant la gestion administrative des dossiers incluant l’archivage, l’encodage et l’enregistrement des dossiers et pièces justificatives y relatives. Elle sera un point de référence, dans son entité, pour un certain nombre de procédures administratives et en assurer la coordination. Exécutées sous l’autorité du directeur/de la directrice et dans le cadre des programmes et des priorités définis par les organes parlementaires et leur hiérarchie, les tâches consisteront, notamment, à:
– Contribuer à la programmation des procédures de marchés publics ;
– Définir le calendrier de ces procédures avec les unités opérationnelles et suivre leur mise en œuvre ;
– Organiser et/ou contribuer aux procédures de marchés publics (lancement et suivi des procédures, participation aux comités d'ouverture et d'évaluation des offres, suivi du circuit administratif des projets de contrats et d'avenants, actualiser les tableaux de suivi, rédiger des notes explicatives, archivage etc.) ;
– Instruire les dossiers, notamment les procédures de marchés publics en suivant des procédures préétablies à l'aide de supports papier et/ou informatiques et fournir aux instances décisionnelles les dossiers finalisés ;
– Effectuer des travaux de saisie de textes, mise en forme, tableaux, tenue des agendas, courrier, classement, préparation de dossiers, rapports, statistiques, etc. ;
– Assurer une assistance administrative: gestion des appels, des courriels et du courrier papier, des absences, du télétravail, des demandes de formation, des fournitures de bureau, gestion des réunions, préparation d'ordres de mission etc..
L'exercice de ces fonctions nécessite, en outre, d’excellentes compétences organisationnelles et un sens élevé des responsabilités, de la diplomatie, une très bonne aptitude relationnelle et un fort esprit d’équipe.
Des missions dans les lieux de travail du Parlement européen sont à prévoir.
3. Conditions d'admission
À la date limite fixée pour le dépôt des candidatures, vous devez remplir les conditions suivantes :
a) Conditions générales
Conformément à l'article 12.2. du Régime applicable aux autres agents de l’Union européenne, il faut notamment :
– être ressortissant(e) d’un des États membres de l’Union européenne,
– jouir de ses droits civiques,
– être en position régulière au regard des lois de recrutement applicables en matière militaire,
– offrir les garanties de moralité requises pour l’exercice des fonctions envisagées.
b) Conditions spécifiques
i) Titres et diplômes requis
Vous devez avoir :
- un niveau d’enseignement supérieur sanctionné par un diplôme
ou
- un niveau d’enseignement secondaire sanctionné par un diplôme donnant accès à l’enseignement supérieur et une expérience professionnelle de trois années au moins
ou
une formation professionnelle ou une expérience professionnelle de niveau équivalent.
Les diplômes, qu’ils aient été délivrés dans un État membre ou dans un pays qui ne fait pas partie de l’Union, doivent être reconnus par un organe officiel d’un État membre de l’Union, comme le ministère de l’éducation.
Les candidat(e)s titulaires de diplômes délivrés par un État non-membre de l’Union doivent joindre à leur candidature une équivalence européenne de leurs diplômes. Pour plus d’informations sur la reconnaissance des qualifications acquises dans un pays tiers au sein des réseaux ENIC-NARIC, veuillez consulter le site suivant: https://www.enic-naric.net.
Le comité de sélection tiendra compte à cet égard des différentes structures d’enseignement. Des exemples de diplômes minimaux requis figurent dans le tableau repris dans le guide à l’intention des candidat(e)s.
Les candidat(e)s qui ne joindront pas d’équivalence UE pour leurs diplômes et/ou les candidat(e)s ayant des diplômes non reconnus par un organisme officiel d’un État membre de l’Union ne seront pas admis(es) à la procédure de sélection.
ii) Expérience professionnelle requise
Aucune expérience professionnelle n’est requise.
iii) Connaissances linguistiques
Vous devez posséder une connaissance approfondie (niveau C1) d'une langue officielle de l'Union européenne (langue 1) : allemand, anglais, bulgare, croate, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, irlandais, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois ou tchèque,
et
une connaissance satisfaisante (niveau B2) de la langue anglaise ou française (langue 2).
La langue 2 doit être différente de la langue 1.
|
Les candidat(e)s sont informé(e)s que la limitation linguistique à l'anglais et au français dans cette procédure de sélection, à savoir l’anglais et le français, a été fixée dans l'intérêt du service. Les fonctions de gestionnaire administratif(ve) requièrent des compétences spécifiques, notamment en matière de suivi, de rédaction, d’exécution et de gestion administrative. L’agent nouvellement recruté doit être capable de comprendre les tâches à accomplir, de résoudre les problèmes et de communiquer efficacement tant avec les interlocuteurs extérieurs qu’avec la direction et leurs collègues. Le Parlement européen emploie un personnel diversifié réparti principalement dans ses bâtiments situés à Bruxelles, Strasbourg et Luxembourg. Dans ce contexte multilingue, l’efficacité opérationnelle repose largement sur l’usage du français et de l’anglais. Ces deux langues sont fondamentales pour assurer une communication fluide et efficiente, la bonne marche des activités quotidiennes et la conclusion des projets immobiliers au sein de la Direction générale des infrastructures et de la logistique (DG INLO). La connaissance de l’une de ces deux langues est indispensable pour que l'agent puisse assumer ses responsabilités de manière efficace et répondre aux besoins du service dans le cadre des fonctions qu'il sera amené à exercer. Les fonctions exercées impliquent des interactions régulières avec les collègues, les membres de la direction et des interlocuteurs externes qui utilisent essentiellement ces langues dans leur travail quotidien. En autre, les formations, les réunions d’équipes et les procédures d’intégration des nouveaux personnels sont menés principalement en anglais et en français, renforçant ainsi l’importance de la connaissance d’au moins une de ces deux langues. Les projets en cours, tels que la rénovation du bâtiment SPAAK, la Maison des Citoyens et l’aménagement de nouveaux espaces multifonctionnels, nécessitent une communication cohérente et harmonisée entre divers acteurs, incluant des équipes multidisciplinaires, des architectes, des ingénieurs, des techniciens en bâtiment et les usagers finaux du Parlement européen. Par exemple, le projet SPAAK, qui représente une transformation majeure du principal bâtiment du Parlement, implique des échanges continus entre diverses parties prenantes. L’utilisation de l’anglais et du français comme langues pivots facilite ces interactions tout en maintenant le respect de la diversité linguistique au niveau opérationnel. Dans la Direction générale des infrastructures et de la logistique, le français est la langue la plus couramment utilisée pour la communication interne, tandis que l'anglais est prédominant dans les relations avec d’autres directions générales, les autorités politiques et administratives du Parlement. L’anglais est également couramment utilisé pour la rédaction de documents. La connaissance satisfaisante de l’anglais ou du français est essentielle pour l’exécution des tâches spécifiques liées aux procédures de passation de marchés, dont les outils informatiques sont disponibles uniquement dans ces deux langues. Les réunions du Forum des marchés publics, auxquelles l’agent nouvellement recruté participera, se déroulent également en anglais et en français. Par ailleurs, une connaissance satisfaisante du français est cruciale pour comprendre la législation applicable en Belgique, ainsi que pour interagir avec les prestataires de services, les administrations et les collectivités locales. Cette procédure de sélection ne constitue donc pas une exception à cette pratique établie de longue date. En conclusion, la limitation à l’anglais et au français dans cette procédure de sélection est justifiée par les besoins opérationnels du service, les exigences du poste de gestionnaire administratif(ve), et les pratiques internes de la direction générale, garantissant ainsi une efficacité et une cohésion optimale au sein du Parlement européen. |
B. PROCÉDURE
La procédure est basée sur des qualifications et des épreuves.
1. Admission et évaluation des qualifications (1re étape)
(a) L'autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) établit la liste des candidat(e)s qui ont déposé leur candidature dans les formes requises à la date limite et qui remplissent les conditions générales du titre A, point 3 a). Cette liste est transmise au comité de sélection avec les dossiers de candidature.
(b) Le comité de sélection vérifie les dossiers de candidature s'ils remplissent les conditions spécifiques énoncées au titre A, point 3 b).
(c) Sur la base d'une grille de notation établie à l'avance, le comité de sélection évalue les qualifications de tou(te)s les candidat(e)s admissibles et établit la liste des 6 meilleur(e)s candidat(e)s qui seront invité(e)s aux épreuves. Le comité de sélection invite les candidat(e)s ex aequo à la dernière place qualifiée pour chaque grade.
Le comité de sélection prend ses décisions uniquement sur la base des informations fournies dans l'acte de candidature, qui doivent être étayées par des pièces justificatives, soumises en même temps que l'acte de candidature (pour plus de détails, voir le Guide à l’intention des candidat(e)s à des procédures de sélection organisées par le Parlement européen, point 3.3).
Lors de l'évaluation des qualifications des candidat(e)s, le comité de sélection tiendra compte, en particulier, des éléments suivants à justifier dans l’acte de candidature :
a. Connaissance dans la programmation des procédures de marchés publics ;
b. Connaissance dans l’organisation des procédures de marchés publics (lancement et suivi des procédures, participation aux comités d'ouverture et d'évaluation des offres, suivi du circuit administratif de contrats et d'avenants, actualiser les tableaux de suivi, rédiger des notes explicatives, archivage etc.) ;
c. Connaissance dans l’instruction de dossiers, notamment les procédures de marchés publics ;
d. Connaissance dans les travaux de saisie de textes, mise en forme, tableaux, tenue des agendas, courrier, classement, préparation de dossiers, rapports, statistiques, etc. ;
e. Connaissance dans l’assistance administrative: gestion des appels, des courriels et du courrier papier, des absences, du télétravail, des demandes de formation, des fournitures de bureau, gestion de réunions, préparation d'ordres de mission etc. ;
f. Connaissance d’environnements professionnel multiculturel ou international.
Notation : de 0 à 20 points
3. Épreuves (2ème étape)
Épreuve écrite
a) Épreuve rédactionnelle en langue 2 (anglais ou français), sur la base d'un dossier, destinée à évaluer votre capacité à exercer les fonctions décrites au point A.2., ainsi que votre capacité de rédaction.
Durée de l'épreuve : 60 minutes
Notation : de 0 à 20 points (minimum requis : 10 points)
Épreuves orale
b) Entretien avec le comité de sélection en langue 2 (anglais ou français), permettant d'apprécier, compte tenu de l'ensemble des éléments figurant au dossier de candidature, votre aptitude à exercer les fonctions décrites au titre A.2. Le comité de sélection pourra décider de tester vos connaissances linguistiques telles que déclarées dans l'acte de candidature.
Durée maximale de l'épreuve : maximum 45 minutes.
Notation : de 0 à 40 points (minimum requis : 20 points).
Ces épreuves pourraient être organisées à distance ou en présentiel.
Vous recevrez en temps utile les instructions concernant les épreuves écrite et orale. Vous devrez suivre à la lettre les instructions données. Tout manquement aux instructions ou comportement non conforme aux instructions entraînera votre disqualification immédiate.
4. Inscription sur la liste d'aptitude
La liste d'aptitude comportera, par ordre de mérite, les noms des trois candidat(e)s ayant obtenu le nombre le plus élevé de points à l'ensemble de la procédure (évaluation des qualifications et épreuves), et ayant atteint le seuil minimal requis à chacune des épreuves.
Une communication écrite vous informera personnellement de vos résultats.
La liste d'aptitude sera publiée dans l’intranet du Parlement européen.
La validité de la liste d'aptitude expirera le 31 décembre 2028. Elle pourra être prorogée par décision de l’autorité investie du pouvoir de nomination. Dans ce cas, les lauréat(e)s inscrit(e)s sur la liste en seront informé(e)s en temps utile.
C. DÉPÔT DES CANDIDATURES
Pour postuler, vous devez avoir un compte dans la plateforme Apply4EP : https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/fr_FR.
Vous êtes invité(e) à lire attentivement le guide à l’intention des candidat(e)s à des procédures de sélection organisées par le Parlement européen avant de remplir votre acte de candidature.
Date limite de dépôt des candidatures
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au
6 Novembre 2024 à 12 h 00, heure de Bruxelles.
Retour à la liste