STELLENAUSSCHREIBUNG PE/309/2024/S/INLO
BEDIENSTETE/BEDIENSTETER AUF ZEIT
Verwaltungsassistentin/Verwaltungsassistent (AST 1)
Lesen Sie vor Ihrer Bewerbung den dieser Stellenausschreibung beigefügten Leitfaden für Bewerberinnen und Bewerber aufmerksam durch.
Dieser Leitfaden ist Bestandteil der Stellenausschreibung; darin werden die Vorschriften für Ausleseverfahren und die Teilnahmebedingungen erläutert.
INHALT
A. TÄTIGKEIT UND ZULASSUNGSBEDINGUNGEN
B. ABLAUF DES VERFAHRENS
C. EINREICHUNG DER BEWERBUNGEN
ANHANG: LEITFADEN FÜR BEWERBERINNEN UND BEWERBER BEI AUSLESEVERFAHREN DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS
A. TÄTIGKEIT UND ZULASSUNGSBEDINGUNGEN
1. Allgemeines
Das Europäische Parlament hat beschlossen, das Verfahren zur Besetzung einer Stelle für eine Bedienstete bzw. einen Bediensteten auf Zeit (AST 1) in der Generaldirektion Infrastrukturen und Logistik in der Direktion Integriertes Gebäudemanagement in der Dienststelle Haushaltsvollzug zu eröffnen. Gesucht wird eine Verwaltungsassistentin bzw. ein Verwaltungsassistent, die bzw. der für die Vergabe öffentlicher Aufträge zuständig ist.
Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Einstellung erfolgt in der Besoldungsgruppe AST 1, erste Dienstaltersstufe. Das monatliche Grundgehalt beträgt 3 461,58 EUR. Dieses Gehalt unterliegt der Gemeinschaftssteuer und anderweitigen in den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (BBSB) vorgesehenen Abzügen. Es ist von nationalen Steuern befreit. Die Dienstaltersstufe, in der die erfolgreiche Bewerberin bzw. der erfolgreiche Bewerber eingestellt wird, kann nach Maßgabe der jeweiligen Berufserfahrung angepasst werden. Zudem erhöht sich das Grundgehalt unter bestimmten Voraussetzungen durch Zulagen.
Das Europäische Parlament verfolgt eine Politik der Chancengleichheit und akzeptiert Bewerbungen ohne jede Diskriminierung aufgrund des Geschlechts, der Hautfarbe, der ethnischen oder sozialen Herkunft, der genetischen Merkmale, der Sprache, der Religion oder der Weltanschauung, der politischen oder einer sonstigen Anschauung, der Zugehörigkeit zu einer nationalen Minderheit, des Vermögens, der Geburt, einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Ausrichtung, des Familienstands oder der familiären Situation.
2. Art der Tätigkeit
Die Generaldirektion Infrastrukturen und Logistik (GD INLO) ist für die ordnungsgemäße Verwaltung der Infrastrukturen und der Logistik an den verschiedenen Arbeitsorten des Europäischen Parlaments zuständig.
Die GD INLO hat folgende Aufgaben:
– technische und administrative Verwaltung aller Dienstgebäude des Europäischen Parlaments in Brüssel, Straßburg und Luxemburg und der Verbindungsbüros in den Mitgliedstaaten,
– Verwaltung der Dienste in den Bereichen Ausrüstung und Bewirtschaftung der Gebäude,
– Materialverwaltung (Beschaffung, Transport, Umzüge, Kurierdienste, Verpflegung, Einkaufszentralen usw.) und technische Organisation von Sitzungen.
Die eingestellte Person wird am Dienstort Brüssel Teil eines dynamischen Teams, das Dossiers zur Vergabe öffentlicher Aufträge bearbeitet und dabei die Verwaltung der Dossiers einschließlich der Archivierung, Verschlüsselung und Aufbewahrung der Dossiers und der zugehörigen Nachweise sicherstellt. In ihrer Einheit wird sie Ansprechperson für eine bestimmte Anzahl an Verwaltungsverfahren sein und für die Koordinierung dieser Verfahren Sorge tragen. Unter der Leitung der Direktorin bzw. des Direktors und im Rahmen der von den parlamentarischen Gremien und ihren Vorgesetzten festgelegten Programme und Prioritäten werden die Aufgaben Folgendes umfassen:
– Beitrag zur Planung von Vergabeverfahren,
– Festlegung des Zeitrahmens für die Vergabeverfahren gemeinsam mit den operativen Referaten und Überwachung der Umsetzung,
– Organisation von bzw. Unterstützung bei Vergabeverfahren (Einleitung und Überwachung der Verfahren, Teilnahme an Eröffnungs- und Evaluierungsausschüssen, Überwachung des Verwaltungsgangs von Vertragsentwürfen und ‑zusätzen, Aktualisierung der Überwachungstabellen, Abfassung von Erläuterungen, Archivierung usw.),
– Bearbeitung von Dossiers, insbesondere in Bezug auf Vergabeverfahren, gemäß vorab festgelegten Verfahrensweisen mithilfe von papier- und/oder IT-gestützten Tools und Vorlage der abgeschlossenen Dossiers bei den Entscheidungsträgern,
– Texterfassung, Formatierung, Tabellenerstellung und -bearbeitung, Terminverwaltung, Schriftverkehr, Ablage, Vorbereitung von Dossiers, Berichten, Statistiken usw.,
– Sicherstellung administrativer Unterstützung: Verwaltung von Ausschreibungen, E-Mail-Verkehr und schriftlicher Post, Abwesenheiten, Telearbeit, Fortbildungsanträgen, Bürobedarf sowie Organisation von Sitzungen, Vorbereitung von Dienstreiseaufträgen usw.
Für die Ausübung der Aufgaben sind unter anderem herausragende Organisationsfähigkeiten, ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, ein hohes Maß an diplomatischem Geschick, sehr gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und ein ausgeprägter Teamgeist erforderlich.
Es ist von Dienstreisen zu den Arbeitsorten des Europäischen Parlaments auszugehen.
3. Zulassungsbedingungen
Zum Datum des Bewerbungsschlusses müssen Sie folgende Bedingungen erfüllen:
a) Allgemeine Bedingungen
Gemäß Artikel 12 Absatz 2 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union müssen Sie
– Staatsangehörige bzw. Staatsangehöriger eines Mitgliedstaats der Europäischen Union sein,
– die bürgerlichen Ehrenrechte besitzen,
– Ihren Verpflichtungen aus den für Sie geltenden Wehrgesetzen nachgekommen sein,
– den sittlichen Anforderungen für die angestrebte Tätigkeit genügen.
b) Besondere Bedingungen
i) Erforderliche Befähigungsnachweise und Bildungsabschlüsse
Sie müssen
‒ einen Hochschulabschluss, bescheinigt durch ein Abschlusszeugnis,
oder
‒ einen Sekundarschulabschluss, bescheinigt durch ein Abschlusszeugnis, das zum Hochschulzugang berechtigt, und eine mindestens dreijährige einschlägige Berufserfahrung
oder
eine gleichwertige Berufsausbildung oder Berufserfahrung haben.
Abschlusszeugnisse müssen von einer offiziellen Stelle eines Mitgliedstaats der Union, wie dem Bildungsministerium eines Mitgliedstaats, anerkannt werden – unabhängig davon, ob sie in einem Mitgliedstaat der Union oder einem Drittstaat ausgestellt wurden.
Bewerberinnen und Bewerber, die über einen Abschluss aus einem Drittstaat verfügen, müssen ihrer Bewerbung eine europäische Gleichwertigkeitserklärung beifügen. Weitere Informationen über die Anerkennung von in einem Drittstaat erworbenen Abschlüssen im Rahmen der ENIC-NARIC-Netze finden Sie auf der folgenden Website: https://www.enic-naric.net.
Der Auswahlausschuss berücksichtigt in diesem Zusammenhang die unterschiedlichen Bildungssysteme. Die Tabelle im Leitfaden für Bewerberinnen und Bewerber enthält Beispiele für erforderliche Mindestqualifikationen.
Bewerberinnen und Bewerber, die ihrem Abschlusszeugnis keine europäische Gleichwertigkeitserklärung beifügen, bzw. Bewerberinnen und Bewerber, deren Abschlusszeugnis nicht von einer offiziellen Stelle eines EU-Mitgliedstaats anerkannt wurde, werden nicht zum Ausleseverfahren zugelassen.
ii) Erforderliche Berufserfahrung
Es ist keine Berufserfahrung erforderlich.
iii) Sprachkenntnisse
Sie müssen gründliche Kenntnisse (Niveau C1) einer Amtssprache der Europäischen Union (Sprache 1), nämlich Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Irisch, Italienisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch oder Ungarisch,
sowie
ausreichende Kenntnisse (Niveau B2) der englischen oder französischen Sprache (Sprache 2) besitzen.
Die Sprache 2 muss eine andere als die Sprache 1 sein.
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Die Bewerberinnen und Bewerber werden darüber informiert, dass die Beschränkung auf die englische und die französische Sprache in diesem Ausleseverfahren im dienstlichen Interesse erfolgt ist. Für die Aufgaben einer Verwaltungsassistentin bzw. eines Verwaltungsassistenten sind spezifische Kompetenzen erforderlich, insbesondere in den Bereichen Überwachung, Verfassen von Texten, Durchführung und Verwaltung. Die bzw. der neu eingestellte Bedienstete muss in der Lage sein, wahrzunehmende Aufgaben zu verstehen, Probleme zu lösen und sowohl mit externen Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern als auch mit der Direktion und ihren bzw. seinen Kolleginnen und Kollegen wirksam zu kommunizieren. Das Europäische Parlament beschäftigt ein sehr vielfältiges Personal, das sich hauptsächlich auf die Arbeitsorte des Europäischen Parlaments in Brüssel, Straßburg und Luxemburg verteilt. In diesem mehrsprachigen Kontext beruht die Arbeitsfähigkeit zu großen Teilen auf dem Gebrauch der französischen und der englischen Sprache. Die beiden Sprachen bilden die Grundlage für eine unkomplizierte und effiziente Kommunikation, den reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeit und den Abschluss von Immobilienprojekten in der Generaldirektion Infrastrukturen und Logistik (GD INLO). Die Kenntnis einer dieser beiden Sprachen ist unerlässlich, damit die bzw. der Bedienstete ihre bzw. seine Verpflichtungen wirksam wahrnehmen und im Rahmen der Aufgaben, die sie bzw. er ausüben soll, den Bedürfnissen der Dienststelle gerecht werden kann. Die wahrzunehmenden Aufgaben schließen einen regelmäßigen Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen, den Mitgliedern der Direktion und den externen Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern ein, die bei ihrer täglichen Arbeit im Wesentlichen diese beiden Sprachen verwenden. Außerdem finden Fortbildungen, Teamsitzungen und die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hauptsächlich in englischer und französischer Sprache statt, was es noch wichtiger macht, Kenntnisse in mindestens einer der beiden Sprachen zu haben. Die laufenden Projekte, z. B. die Renovierung des Spaak-Gebäudes und das Haus der Bürger sowie die Planung neuer multifunktionaler Bereiche, erfordern eine kohärente und einheitliche Kommunikation zwischen verschiedensten Akteuren, darunter multidisziplinäre Teams, Architektinnen und Architekten, Ingenieurinnen und Ingenieure, Gebäudetechnikerinnen und Gebäudetechniker und Endnutzerinnen und Endnutzer des Europäischen Parlaments. Das Projekt „Spaak“, bei dem es sich um eine umfassende Umgestaltung des Hauptgebäudes des Parlaments handelt, bringt einen kontinuierlichen Austausch mit diversen Beteiligten mit sich. Die Verwendung der englischen und der französischen Sprache als Pivotsprachen vereinfacht den Austausch, wobei zugleich die Achtung der sprachlichen Vielfalt auf operativer Ebene gewahrt wird. In der Generaldirektion Infrastrukturen und Logistik wird für die interne Kommunikation am häufigsten die französische Sprache gebraucht, wohingegen die englische Sprache häufiger im Kontakt mit anderen Generaldirektionen sowie den politischen und administrativen Stellen des Parlaments verwendet wird. Auch bei der Verfassung von Texten kommt die englische Sprache häufig zum Einsatz. Ausreichende Kenntnisse der englischen oder der französischen Sprache sind unentbehrlich, um die Aufgaben im Zusammenhang mit Vergabeverfahren, für die die IT-Tools nur in diesen beiden Sprachen verfügbar sind, auszuüben. Die Sitzungen des Auftragsvergabeforums, an denen die bzw. der neu eingestellte Bedienstete teilnimmt, werden ebenfalls in englischer und französischer Sprache abgehalten. Zudem sind ausreichende Kenntnisse der französischen Sprache entscheidend, um die geltenden Rechtsvorschriften in Belgien zu verstehen und mit den Dienstleistern, Behörden und Gebietskörperschaften zu interagieren. Dieses Ausleseverfahren bildet demnach keine Ausnahme von der langjährigen Praxis. Zusammenfassend betrachtet ist die Beschränkung auf die englische und die französische Sprache in diesem Ausleseverfahren aufgrund der operativen Anforderungen der Dienststelle, der Anforderungen der Stelle der Verwaltungsassistentin bzw. des Verwaltungsassistenten und der internen Verfahrensweisen der Generaldirektion gerechtfertigt. So wird die bestmögliche Wirksamkeit und der bestmögliche Zusammenhalt des Gefüges im Europäischen Parlament sichergestellt. |
B. ABLAUF DES VERFAHRENS
Die Grundlage des Verfahrens bilden Befähigungsnachweise und Prüfungen.
1. Zulassung und Bewertung der Befähigungsnachweise (1. Phase)
a) Die Anstellungsbehörde erstellt ein Verzeichnis aller Bewerberinnen und Bewerber, die ihre Bewerbung form- und fristgerecht eingereicht haben und die allgemeinen Bedingungen in Abschnitt A Punkt 3a erfüllen. Das Verzeichnis wird dem Auswahlausschuss zusammen mit den Bewerbungsunterlagen zugeleitet.
b) Der Auswahlausschuss prüft die Bewerbungsunterlagen auf Erfüllung der in Abschnitt A Punkt 3b festgelegten besonderen Bedingungen.
c) Auf der Grundlage eines vorab festgelegten Bewertungsrasters bewertet der Auswahlausschuss die Befähigungsnachweise aller zugelassenen Bewerberinnen und Bewerber und erstellt eine Liste der sechs besten Bewerberinnen und Bewerber, die anschließend zu den Prüfungen eingeladen werden. Der Auswahlausschuss lädt alle gleichrangigen Bewerberinnen und Bewerber auf dem letzten für die nächste Phase in Frage kommenden Platz ein.
Dabei stützt sich der Auswahlausschuss bei seinen Entscheidungen ausschließlich auf die Angaben im Bewerbungsformular, die durch zusammen mit der Bewerbung eingereichte Nachweise zu belegen sind (weitere Einzelheiten entnehmen die Bewerberinnen und Bewerber bitte dem Leitfaden für Bewerberinnen und Bewerber bei Ausleseverfahren des Europäischen Parlaments, Punkt 3.3).
Bei der Beurteilung der Befähigungsnachweise der Bewerberinnen und Bewerber berücksichtigt der Auswahlausschuss insbesondere die folgenden Aspekte, die im Rahmen der Bewerbung zu belegen sind:
a. Kenntnisse in der Planung von Vergabeverfahren,
b. Erfahrung in der Organisation von Vergabeverfahren (Einleitung und Überwachung der Verfahren, Teilnahme an Eröffnungs- und Evaluierungsausschüssen, Überwachung des Verwaltungsgangs von Verträgen und Vertragszusätzen, Aktualisierung der Überwachungstabellen, Abfassung von Erläuterungen, Archivierung usw.),
c. Kenntnisse in der Bearbeitung von Dossiers, insbesondere in Bezug auf Vergabeverfahren,
d. Kenntnisse in Bezug auf Texterfassung, Formatierung, Tabellenerstellung und ‑bearbeitung, Terminverwaltung, Schriftverkehr, Ablage, Vorbereitung von Dossiers, Berichten, Statistiken usw.,
e. Kenntnisse in Bezug auf administrative Unterstützung: Verwaltung von Ausschreibungen, E-Mail-Verkehr und schriftlicher Post, Abwesenheiten, Telearbeit, Fortbildungsanträgen, Bürobedarf sowie Organisation von Sitzungen und Vorbereitung von Dienstreiseaufträgen,
f. Erfahrung in einem multikulturellen und internationalen Arbeitsumfeld.
Bewertung: 0 bis 20 Punkte
2. Prüfungen (2. Phase)
Schriftliche Prüfung
a) Verfassen eines Textes in Sprache 2 (Englisch oder Französisch) auf der Grundlage eines Dossiers, wodurch Ihre Fähigkeit, die in Abschnitt A.2 beschriebenen Tätigkeiten auszuüben, sowie Ihre Fähigkeit, Texte zu verfassen, geprüft werden soll.
Dauer der Prüfung: 60 Minuten
Bewertung: 0 bis 20 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 10 Punkte)
Mündliche Prüfung
b) Gespräch mit dem Auswahlausschuss in Sprache 2 (Englisch oder Französisch), in dessen Verlauf unter Berücksichtigung aller in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen Elemente Ihre Eignung für die Wahrnehmung der in Abschnitt A.2 beschriebenen Aufgaben eingeschätzt wird. Der Auswahlausschuss kann beschließen, Ihre im Bewerbungsbogen angegebenen Sprachkenntnisse zu prüfen.
Höchstdauer der Prüfung: 45 Minuten.
Bewertung: 0 bis 40 Punkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 20 Punkte).
Die Prüfung kann als Fernprüfung oder in Präsenz durchgeführt werden.
Sie erhalten rechtzeitig Anweisungen für die schriftlichen und mündlichen Prüfungen. Sie müssen die erhaltenen Anweisungen genauestens befolgen. Die Nichtbeachtung der Anweisungen oder ein Verhalten, das den Anweisungen zuwiderläuft, führt zum sofortigen Ausschluss.
3. Aufnahme in die Eignungsliste
In die Eignungsliste werden in der Reihenfolge der Eignung die Namen der drei Bewerberinnen bzw. Bewerber aufgenommen, die beim gesamten Verfahren (Bewertung der Befähigungsnachweise und Prüfungen) die höchste Punktzahl und bei jeder einzelnen Prüfung die Mindestpunktzahl erzielt haben.
Sie werden schriftlich über Ihre Ergebnisse unterrichtet.
Die Eignungsliste wird im Intranet des Europäischen Parlaments veröffentlicht.
Die Eignungsliste gilt bis zum 31. Dezember 2028. Ihre Geltungsdauer kann durch einen Beschluss der Anstellungsbehörde verlängert werden. Im Falle einer Verlängerung werden die in die Liste aufgenommenen Bewerberinnen und Bewerber zu gegebener Zeit benachrichtigt.
C. EINREICHUNG DER BEWERBUNGEN
Um eine Bewerbung einreichen zu können, müssen Sie über ein Konto auf der Plattform Apply4EP verfügen: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/de_DE.
Lesen Sie bitte aufmerksam den Leitfaden für Bewerberinnen und Bewerber bei allgemeinen Ausleseverfahren des Europäischen Parlaments durch, bevor Sie den Bewerbungsbogen ausfüllen.
Frist für die Einreichung der Bewerbungen
Die Frist für die Einreichung von Bewerbungen läuft ab am
6. November 2024 um 12.00 Uhr (Brüsseler Zeit).
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