This website uses cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue we assume that you consent to receive all cookies on all websites.
For further information, please click here >>.

PE/259/S - MIDLERTIDIGT ANSAT, ADMINISTRATIV OG TEKNISK ASSISTENT (AST 3)

Tjenestested : Luxembourg
Publication end on external website : 22/11/2021 12:00
Enhed : 08-Direction Générale des infrastructures et de la logistique
Ref. : PE/259/S - ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET TECHNIQUE
Vejledning til ansøgere :

Generelt

Inden ansøgningsskemaet udfyldes, bedes ansøgeren omhyggeligt læse den vejledning, der er vedføjet denne bekendtgørelse om ledig stilling.

I vejledningen, som er en del af bekendtgørelsen om ledig stilling, redegøres der for reglerne vedrørende procedurerne og ansøgningsvilkårene.

 

 

INDHOLD

A. OPGAVER OG ADGANGSBETINGELSER

B. PROCEDURE

C. INDGIVELSE AF ANSØGNINGER

BILAG: VEJLEDNING FOR ANSØGERE I FORBINDELSE MED UDVÆLGELSESPROCEDURER AFHOLDT AF EUROPA-PARLAMENTET

 

 

A. OPGAVER OG ADGANGSBETINGELSER

1. Generelt

Europa-Parlamentet har besluttet at indkalde ansøgninger til en midlertidig stilling (AST 3) i Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik, Direktoratet for Logistik, Enheden for Kontortildeling og Flytninger.

Den ønskede profil er en administrativ og teknisk assistent med ansvar for at koordinere alle spørgsmål vedrørende fordelingen af kontorer og flytninger for alle Europa-Parlamentets brugere i Luxembourg.

Kontrakten vil være af ubestemt varighed. Ansættelse sker i lønklasse AST 3, første løntrin, hvor den månedlige grundløn andrager 3 841,17 EUR. Fra dette vederlag trækkes der EU-skat og andre tilbageholdelser i overensstemmelse med ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Vederlaget er fritaget for national beskatning. Det løntrin, de udvalgte ansøgere ansættes i, kan dog tilpasses afhængig af de pågældendes erhvervserfaring. I visse tilfælde vil grundlønnen endvidere blive forhøjet med tillæg.

Europa-Parlamentet ønsker ligestilling og tager imod ansøgninger uden forskelsbehandling på grund af køn, race, hudfarve, etnisk eller social oprindelse, genetiske egenskaber, sprog, religion eller tro, politisk eller anden anskuelse, tilhørsforhold til et nationalt mindretal, formueforhold, fødsel, handicap, alder, seksuel orientering, civilstand eller familiesituation.

Stillingsbeskrivelse

2. Stillingsbeskrivelse

Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik (GD INLO) varetager forvaltningen af infrastrukturer og logistik på alle Europa-Parlamentets arbejdssteder.
GD INLO har følgende opgaver:

  • at forvalte alle Europa-Parlamentets bygninger i Bruxelles, Luxembourg og Strasbourg samt forbindelseskontorerne i medlemsstaterne på teknisk og administrativt plan
  • at forvalte udstyr og ydelser forbundet med bygningernes drift
  • at forvalte udstyr (indkøb, transport, flytninger, postkontor, restauranter og supermarkeder mv.) og varetage praktiske opgaver forbundet med møderne.

Den udvalgte ansøger, der får tjenestested i Luxembourg, vil bidrage til koordineringen af alle spørgsmål vedrørende fordelingen af kontorer og hermed forbundne flytninger blandt Europa-Parlamentets brugere. Opgaverne, der udføres under ledelse af kontorchefen og inden for rammerne af de programmer og prioriteter, der er fastlagt af de parlamentariske organer og deres hierarki, omfatter:

  • forvaltning af lokaler og materielle aktiver: planlægning og koordinering af behandlingen og opfølgningen af anmodninger om fordeling af kontorer, flytninger, indretning af kontorer med møbler til administrationen i Luxembourg og koordinering med alle berørte tjenestegrene
  • tilsyn med og optimering af lagerplads til udstyr og inventar på de tre arbejdssteder
  • underretning af de forskellige tekniske tjenester (telekommunikation, flytning) om ændringer i fordelingen af kontorer
  • behandling og opfølgning af anmodninger om teknisk bistand fra tjenestegrenene.

Varetagelsen af disse opgaver kræver desuden fremragende organisatoriske færdigheder og evner inden for koordinering og initiativ for at finde brugbare og kreative løsninger på anmodninger om forvaltning af lokaler. Et indgående praktisk kendskab til logistik og kundeservice samt kendskab til kontorsoftware er af afgørende betydning. Varetagelsen af disse opgaver kræver særdeles gode kommunikationsfærdigheder og evner til at arbejde som en del af et team. 

Stillingen indebærer hyppige tjenesterejser til Europa-Parlamentets arbejdssteder såvel som betydelig kontakt med interne og eksterne parter.

Adgangsbetingelser

3. Adgangsbetingelser

Ved ansøgningsfristens udløb skal ansøgerne opfylde følgende betingelser:

(a) Almindelige betingelser:

I overensstemmelse med artikel 12, stk. 2, i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union skal ansøgerne bl.a. opfylde følgende betingelser:

  • være statsborgere i en af Den Europæiske Unions medlemsstater
  • være i besiddelse af deres borgerlige rettigheder
  • have opfyldt deres forpligtelser efter de gældende love om værnepligt
  • opfylde de vandelskrav, der stilles for at bestride det pågældende hverv.

(b) Særlige betingelser

(i) Nødvendige eksamensbeviser og kvalifikationer

Ansøgerne skal have:

  • bevis for afsluttet videregående uddannelse

eller

  • bevis for uddannelse på gymnasialt niveau, der giver adgang til videregående uddannelse, efterfulgt af mindst tre års direkte relevant erhvervserfaring

eller

  • erhvervsuddannelse eller erhvervserfaring på tilsvarende niveau af fire års varighed. Forvaltningen af Europa-Parlamentets bygninger kræver kendskab til direktoraterne, tjenestegrenene og kunderne. Desuden skal de mange forskellige former for udstyr kontrolleres, organiseres og forsikres. Denne erhvervserfaring, der er opnået på stedet, er også nyttig, nødvendig og vigtig for at sikre kontinuitet i tjenesten.

Den erhvervserfaring, der kræves i henhold til andet og tredje led, tages ikke i betragtning ved vurderingen af den i punkt A.3., litra b), nr. ii), krævede erfaringserfaring.       

(ii) Nødvendig faglig erfaring

Ansøgerne skal efter at have opnået de kvalifikationer eller den erhvervserfaring, der kræves i henhold til punkt A.3, litra b), nr. i), have mindst tre års relevant erhvervserfaring inden for administration af lokaler (kontortildeling) og teknisk forvaltning (flytning, indretning og vedligeholdelse af lokaler).

(iii) Sprogkundskaber

Ansøgerne skal have indgående kendskab (niveau C1) til et af Den Europæiske Unions officielle sprog (sprog 1): bulgarsk, dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, græsk, irsk, italiensk, kroatisk, lettisk, litauisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, rumænsk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tjekkisk, tysk, ungarsk

og

tilfredsstillende kendskab (niveau B2) til engelsk eller fransk (sprog 2).
Sprog 2 skal være et andet end sprog 1.

Bemærk, at de minimumsniveauer, der kræves ovenfor, gælder for hver enkelt af de sproglige færdigheder (tale-, skrive-, lytte-, og læsefærdigheder), som der henvises til i ansøgningsskemaet. Disse færdigheder svarer til dem, der er specificeret i Den fælles europæiske referenceramme for sprog (https://europa.eu/europass/da/common-european-framework-reference).

Ansøgerne gøres således opmærksom på, at de sprog, der kan vælges som sprog 2 (engelsk og fransk) i forbindelse med denne udvælgelsesprocedure, er blevet fastlagt ud fra tjenestens interesse, hvilket betyder, at de krævede kvalifikationer afhænger af arbejdsopgaverne. Den udvalgte ansøger skal kunne forstå de opgaver, der skal udføres, behandle sagerne og kommunikere effektivt med interne og eksterne interessenter såvel som med deres overordnede og kolleger. Alle disse opgaver udføres på de to ovennævnte sprog.

For at kunne udføre opgaverne og bidrage til, at tjenesterne fungerer godt, skal den valgte ansøger derfor kunne arbejde og kommunikere effektivt på mindst et af disse to sprog.
Af hensyn til ligebehandlingen skal også ansøgere, der har et af disse to sprog som sit officielle førstesprog, have et tilfredsstillende kendskab til det andet sprog som sprog 2.

Adgang til udvælgelsesproceduren

B. PROCEDURE

Udvælgelsesprøven afholdes på grundlag af kvalifikationsbeviser og prøver.

1. Adgang til udvælgelsesproceduren

Hvis ansøgeren

  • opfylder de almindelige adgangsbetingelser og
  • har indgivet sin ansøgning efter reglerne og inden for fristen,

vil udvælgelseskomitéen vurdere ansøgningen i lyset af de særlige adgangsbetingelser.

Hvis ansøgeren opfylder de særlige adgangsbetingelser, vil udvælgelseskomitéen give vedkommende adgang til udvælgelsesproceduren.

Udvælgelseskomitéen tager ved sin afgørelse udelukkende hensyn til de oplysninger i ansøgningen, der er dokumenteret med bilag.

Bedømmelse af kvalifikationer

2. Bedømmelse af kvalifikationer

Udvælgelseskomitéen bedømmer på grundlag af en på forhånd fastlagt karakterskala kvalifikationerne hos de ansøgere, der har fået adgang til udvælgelsesproceduren, og opstiller en liste over de 12 bedste ansøgere, der får adgang til den skriftlige prøve.

Ved bedømmelsen af ansøgernes kvalifikationer vil udvælgelseskomitéen navnlig lægge vægt på følgende elementer i ansøgningsskemaet:

  • erhvervserfaring inden for tilsyn med og tildeling af kontorlokaler i bygninger på over 30 000 m2
  • erhvervserfaring inden for koordinering af bygningsindretning (herunder flytning) og navnlig teamledelse
  • erhvervserfaring med forvaltning af inventaroversigter og lagerbeholdninger
  • erfaring med interne eller eksterne enheder, f.eks. leverandører
  • erfaring med anvendelse af IT-applikationer i forbindelse med forvaltning af lokaler, lagerbeholdninger og flytninger
  • erfaring fra et internationalt og/eller multikulturelt miljø.

Point: 0-20.

Prøver

3. Prøver

Skriftlig prøve

(a) Prøve i skriftlig fremstilling på sprog 2 (engelsk eller fransk), på grundlag af et dossier, for at vurdere ansøgernes evne til at udføre de i punkt A.2 omhandlede opgaver og til at udtrykke sig på skrift.

Varighed: 3 timer.
Point: 0-40 (der kræves mindst 20 point).
Prøven aflægges online på computer.

De seks bedste ansøgere, som opnår flest point ved den skriftlige prøve, indbydes til de mundtlige prøver, forudsat at de har opnået minimumspointtallet.

Mundtlige prøver

(b) Samtale med udvælgelseskomitéen på sprog 2 (engelsk eller fransk) for på baggrund af samtlige elementer i ansøgningen at bedømme ansøgerens egnethed til at udføre de opgaver, der er beskrevet i punkt A.2. Udvælgelseskomitéen kan vælge at kontrollere ansøgernes sprogkundskaber på grundlag af deres oplysninger i ansøgningen.

Varighed: højst 45 minutter.
Point: 0-40 (der kræves mindst 20 point).

(c) Prøve i form af en gruppediskussion eller et rollespil på sprog 2 (engelsk eller fransk) med henblik på at bedømme ansøgernes tilpasnings- og forhandlingsevner, kreativitet og beslutningstagningsevner samt adfærd i en gruppe eller i en given situation.

Varigheden af gruppediskussionen vil blive fastlagt af udvælgelseskomitéen alt efter gruppernes konkrete sammensætning.
Den maksimale varighed af rollespilsprøven er 20 minutter.
Point: 0-20 (der kræves mindst 10 point).

Prøverne afholdes som fjernprøver.

Ansøgerne vil i god tid modtage instrukser for såvel de skriftlige som de mundtlige prøver. Prøverne vil finde sted på en bestemt dato og på et bestemt tidspunkt. Ansøgere, som ikke reagerer på en indkaldelse, ikke kan kontaktes pr. e-mail eller ikke møder op til en prøve, udelukkes fra proceduren. Ansøgerne skal følge de modtagne instrukser til punkt og prikke. Enhver undladelse af at følge instrukserne eller afvigelse herfra medfører øjeblikkelig udelukkelse.

Liste over egnede ansøgere

4. Opførelse på listen over egnede ansøgere

På listen over egnede ansøgere opføres i prioriteret rækkefølge navnene på de tre ansøgere, som har opnået det højeste samlede pointtal under hele proceduren (bedømmelse af kvalifikationer og prøver) og tillige minimumspointtallet i hver prøve.

Ansøgerne vil skriftligt blive informeret om deres personlige resultater.

Listen over egnede ansøgere offentliggøres på Europa-Parlamentets intranet.

Listen over egnede ansøgere er gyldig indtil den 31. december 2025. Gyldighedsfristen kan forlænges ved afgørelse truffet af ansættelsesmyndigheden. Såfremt den forlænges, vil ansøgerne på listen blive underrettet herom i god tid.

Ansøgere, der tilbydes ansættelse, skal forevise originalerne af alle de krævede dokumenter, herunder eksamensbeviser og arbejdsattester, med henblik på kontrol af deres ægthed.

Optagelse på en liste over egnede ansøgere udgør hverken en ret til eller en garanti for ansættelse.

Indgivelse af ansøgninger

C. INDGIVELSE AF ANSØGNINGER

Man skal have en konto på platformen Apply4EP for at ansøge: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/da_DA. Man må kun oprette EN konto. Klik på knappen "Ansøg online" nederst på siden for at gøre dette.

Læs venligst nøje Vejledningen for ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprocedurer afholdt af Europa-Parlamentet, inden ansøgningsskemaet udfyldes og den relevante dokumentation indsendes.

Ansøgningsfrist

Ansøgningsfristen udløber den

22. november 2021 kl. 12.00 (middag), lokal tid i Luxembourg.

Der vil automatisk blive fremsendt en kvittering for modtagelsen, når ansøgningsskemaet er blevet valideret.

 

UNDLAD VENLIGST AT TELEFONERE for at få oplysninger om tidsplanen for proceduren.