This website uses cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue we assume that you consent to receive all cookies on all websites.
For further information, please click here >>.

HANDLÄGGARHEFSADMINISTRATÖR - PE/257/S (AD 5) M/F

Ort : Bryssel
Publication end on external website : 28/06/2021 12:30
Enhet : 08-Direction Générale des infrastructures et de la logistique
Referens : PE/257/S
Handledningen för sökande :

Allmänt

Innan du ansöker bör du noggrant läsa den handledning för sökande som bifogas detta meddelande om rekrytering.

Handledningen utgör en del av meddelandet om rekrytering och hjälper dig att sätta dig in i de bestämmelser som gäller för rekryteringen och ansökningsförfarandet.

 

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

A. BEFATTNINGSBESKRIVNING OCH BEHÖRIGHETSKRAV

B. FÖRFARANDETS GÅNG

C. INLÄMNING AV ANSÖKAN

BILAGA: HANDLEDNING FÖR SÖKANDE TILL EUROPAPARLAMENTETS UTTAGNINGSFÖRFARANDEN

A. BEFATTNINGSBESKRIVNING OCH BEHÖRIGHETSKRAV

1. Allmänt

Europaparlamentet har beslutat att tillsätta en tjänst som tillfälligt anställd handläggare/chefsadministratör (lönegrad AD 5) vid kommunikationsenheten, direktoratet för resurser, generaldirektoratet för infrastruktur och logistik.

Den rekryterade placeras i lönegrad AD 5, löneklass 1, och får en grundmånadslön på 4 917,29 euro. Lönen beskattas av unionen och omfattas av andra avdrag som föreskrivs i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen. Lönen är befriad från alla nationella skatter. Löneklassen kan komma att ändras beroende på den rekryterades yrkeserfarenhet. Dessutom kan under vissa omständigheter ersättningar utöver grundlönen förekomma.

Europaparlamentet tillämpar en politik för lika möjligheter och välkomnar sökande oberoende av kön, ras, hudfärg, etniskt eller socialt ursprung, genetiska särdrag, språk, religion eller övertygelse, politisk eller annan åskådning, tillhörighet till nationell minoritet, förmögenhet, börd, funktionsnedsättning, ålder, sexuell läggning, civilstånd eller familjesituation.

Eventuella hänvisningar till en person av manligt kön i detta meddelande anses också som en hänvisning till en person av kvinnligt kön, och omvänt.

Arbetsuppgifter

Generaldirektoratet för infrastruktur och logistik (GD INLO) är specialiserat på infrastrukturförvaltning, logistik och fastighetsprojekt och ansvarar för en areal på runt 1,1 miljon m2 i Bryssel, Luxemburg och Strasbourg, utöver parlamentets förbindelsekontor i medlemsstaterna. Direktoratet har även hand om restaurang- och transporttjänster och förvaltar parlamentets kontorslokaler, bland annat genom att ansvara för möbler och andra lösa saker samt postutdelning.

Som handläggare/chefsadministratör kommer du att vara baserad i Bryssel. Under överinseende av din enhetschef och inom ramen för de program och prioriteringar som fastställts av parlamentets olika organ och deras ledning, kommer du bland annat att utföra följande arbetsuppgifter:

– Sprida all nödvändig information för att kommunicera med användarna av generaldirektoratets tjänster, bland annat ledamöterna och personalen.

– Bistå dina överordnade med råd om kommunikationspolicyn gentemot de politiska instanserna (kvestorerna och vice talmännen med ansvar för byggnaderna).

– Säkerställa ett sömlöst genomförande av den kommunikationsstrategi som generaldirektören godkänt.

– Sköta ett forum samt videoproduktion och kommunikationsinsatser.

–  Företräda generaldirektoratet vid interna evenemang.

Arbetsuppgifterna ställer krav på god analytisk, logisk och skriftlig förmåga. Du måste dessutom visa initiativ- och anpassningsförmåga, en stark känsla för kundservice samt framsynthet. Fokus ligger också på din förmåga att lösa varierande och ofta komplicerade problem, att snabbt kunna anpassa dig till nya omständigheter, att kommunicera effektivt, att periodvis arbeta intensivt, både självständigt och i grupp, att anpassa dig till en mångkulturell och flerspråkig arbetsmiljö och att hantera samtalspartner på alla nivåer.

Arbetsuppgifterna medför resor både till Europaparlamentets övriga arbetsorter (Luxemburg och Strasbourg) och till andra orter.

Tjänsten kräver följande kunskaper:

– Kännedom om generalsekretariatets struktur, organisation, omgivning och olika aktörer.

– Kännedom om de administrativa, budgetära och förvaltningsmässiga rutinerna inom verksamhetsområdet.

– Redaktionella kunskaper.

– Kunskaper i dataprogram som är specifika för Europaparlamentet, generaldirektoratet och/eller verksamhetsområdena.

– Fördjupade kunskaper i ett av Europeiska unionens officiella språk samt mycket goda kunskaper i minst ett annat av dessa språk.

Följande kompetenskrav ställs:

– Analytisk förmåga och förståelse.

– Organisations- och planeringsförmåga.

– Anpassningsförmåga.

– Kommunikationsförmåga.

– Konfidentialitet/diskretion.

Behörighetskrav

På sista ansökningsdagen ska följande krav vara uppfyllda:

a) Allmänna krav

Du måste i enlighet med artikel 12.2 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen

–  vara medborgare i en av Europeiska unionens medlemsstater,

– åtnjuta fullständiga medborgerliga rättigheter,

– ha fullgjort alla skyldigheter enligt gällande värnpliktslagstiftning,

– uppfylla de skötsamhetskrav som ställs för tjänsteutövningen.

b) Särskilda krav

i) Meriter, examensbevis och kunskaper

Du måste ha en utbildningsnivå som motsvarar minst tre års avslutade universitets- eller högskolestudier, styrkta med ett officiellt erkänt examensbevis, inom ett område som är relevant för arbetsuppgifterna. Uttagningskommittén kommer att ta hänsyn till skillnaderna mellan olika utbildningssystem. En förteckning med exempel på vilka examensbevis som krävs återfinns i handledningen för sökande.

ii) Yrkeserfarenhet

Ingen yrkeserfarenhet krävs. All yrkeserfarenhet av relevans för arbetsuppgifterna är dock meriterande.

iii) Språkkunskaper

Du måste ha fördjupade kunskaper i ett av Europeiska unionens officiella språk (språk 1): bulgariska, danska, engelska, estniska, finska, franska, grekiska, iriska, italienska, kroatiska, lettiska, litauiska, maltesiska, nederländska, polska, portugisiska, rumänska, slovakiska, slovenska, spanska, svenska, tjeckiska, tyska och ungerska,

och

mycket goda kunskaper i engelska eller franska (språk 2). Språk 2 måste vara ett annat än språk 1.

Observera att du måste uppfylla de miniminivåer som krävs enligt ovan för varje språklig förmåga (tal, skrift, läsförståelse och hörförståelse) som anges i ansökningsblanketten. Dessa förmågor motsvarar dem som ingår i den gemensamma europeiska referensramen för språk (https://europass.cedefop.europa.eu/sv/resources/european-language-levels-cefr).

Språk 2 för det här uttagningsprovet har fastställts i tjänstens intresse, särskilt för att tillgodose de faktiska behoven inom GD INLO. För att kunna utföra sina arbetsuppgifter enligt punkt 2 i detta meddelande om rekrytering, och med tanke på det ansvar som medföljer arbetsuppgifterna, är det viktigt att den rekryterade visar prov på god kommunikationsförmåga i både skrift och tal för att kunna interagera med interna och externa aktörer på olika ansvarsnivåer.

Engelska och franska är de språk som oftast används i förberedandet av konferenser och evenemang, t.ex. vid möten, i arbetsdokument och i andra typer av skriftlig eller muntlig kommunikation. Det är också de språk som vanligen används för att kommunicera både vid det berörda generaldirektoratet och med övriga generaldirektorat samt institutionens politiska och administrativa organ (30 % engelska, 70 % franska). Dessutom används dessa språk i nästan alla kontakter med externa aktörer (60 % engelska, 40 % franska). För att kunna fullgöra sina uppgifter och säkerställa en välfungerande verksamhet bör den rekryterade handläggaren därför kunna arbeta och kommunicera effektivt på åtminstone ett av de två språken.

För att garantera likabehandling måste dessutom alla sökande, även de som har ett av de två språken som första officiella språk, ha tillräckliga kunskaper i ett andra språk, som måste vara det andra av de två språken.

Tillträde till uttagningsförfarandet

Förfarandet baseras på meriter och prov.

1. Tillträde till uttagningsförfarandet

Om du

  • uppfyller de allmänna kraven, och
  • har lämnat in din ansökan enligt anvisningarna och inom utsatt tid,

kommer uttagningskommittén att pröva din ansökan utifrån de särskilda kraven.

Om du uppfyller de särskilda kraven får du medverka i uttagningsförfarandet.

Uttagningskommittén grundar sin bedömning uteslutande på de uppgifter som lämnats i ansökan och som styrks genom intyg och liknande handlingar (för mer information, se handledningen för sökande).

Utvärdering av kvalifikationer

Uttagningskommittén bedömer enligt en på förhand fastställd mall kvalifikationerna hos de sökande som antagits till uttagningsförfarandet. Därefter upprättar den en förteckning över de tolv bästa sökande, som kallas till det skriftliga provet.

Vid bedömningen av de sökandes kvalifikationer beaktar uttagningskommittén framför allt följande:

  • Utbildnings- och examensbevis som är relevanta för arbetsuppgifterna.
  • Erfarenhet från det efterfrågade verksamhetsområdet inom en förvaltning med byggnads- och logistikansvar.
  • Erfarenhet av att organisera konferenser och evenemang.
  • Erfarenhet av mediekontakter.
  • Erfarenhet av att utarbeta pressmeddelanden.
  • Erfarenhet av att organisera presskonferenser.
  • Erfarenhet av att arbeta med folkvalda och/eller representanter.
  • Erfarenhet av att arbeta inom och/eller med politiska organ.
  • Erfarenhet av att arbeta i en mångkulturell och multinationell miljö.

Poängsättning: 0–20 poäng.

Prov

Skriftligt prov

a) Skriftligt prov på språk 2 (engelska eller franska), på grundval av ett dokumentunderlag, för att bedöma din förmåga att utföra arbetsuppgifterna i avsnitt A.2 samt din skriftliga förmåga och sammanfattningsförmåga.

Provtid: 3 timmar.

Poängsättning: 0–40 poäng (minst 20 poäng krävs).

Detta prov genomförs online med dator.

De sex sökande som fått det högsta antalet poäng på det skriftliga provet bjuds in till de muntliga proven, under förutsättning att de uppnått det antal poäng som krävs för godkänt.

Muntliga prov

b) Intervju med uttagningskommittén på språk 2 (engelska eller franska) för att, mot bakgrund av uppgifterna i din ansökan, bedöma din förmåga att utföra arbetsuppgifterna i avsnitt A. 2. Uttagningskommittén kan dessutom komma att pröva de språkkunskaper som du angett i ansökan.

Maximal provtid: 45 minuter.

Poängsättning: 0–40 poäng (minst 20 poäng krävs).

c) Gruppdiskussion eller rollspel på språk 2 (engelska eller franska) för att uttagningskommittén ska kunna bedöma din anpassnings-, förhandlings- och beslutsförmåga samt ditt uppträdande i grupp eller i en specifik situation.

Provtiden för gruppdiskussionen kommer att fastställas av uttagningskommittén utifrån gruppernas slutliga sammansättning.

Provtiden för rollspelet är högst 25 minuter.

Poängsättning: 0–20 poäng (minst 10 poäng krävs).

Dessa prov kan komma att genomföras på distans.

Du kommer att få anvisningar för de skriftliga och muntliga proven i god tid. Proven kommer att äga rum på utsatt dag och tid. Om du inte svarar på en inbjudan, om du inte är nåbar via e-post eller om du inte infinner dig till ett prov kommer du att uteslutas ur förfarandet. Du måste följa anvisningarna till punkt och pricka. Om du inte gör det eller bryter mot några regler kommer du omedelbart att uteslutas ur förfarandet.

Förteckning över godkända sökande

I förteckningen över godkända sökande upptas i rangordning namnen på de tre sökande som fått det högsta sammanlagda antalet poäng i hela förfarandet (utvärdering av kvalifikationer och prov) och uppnått det antal poäng som krävs för godkänt i vart och ett av proven.

Du kommer att få skriftligt besked om dina resultat.

Förteckningen över godkända sökande kommer att offentliggöras på Europaparlamentets intranät. Förteckningen över godkända sökande kommer att vara giltig till och med den 31 december 2024. Giltighetstiden kan förlängas. De som är upptagna på förteckningen kommer i så fall att underrättas i god tid.

Om du erbjuds anställning måste du visa upp alla handlingar i original för att styrka deras äkthet, däribland dina examensbevis och arbetsintyg.

Det faktum att du finns med på förteckningen över godkända sökande utgör ingen rättighet eller garanti för anställning.

Inlämning av ansökan

Du måste ansöka via plattformen Apply4EP.

Läs noga igenom handledningen för sökande till Europaparlamentets uttagningsförfaranden innan du fyller i din ansökan och bifoga relevanta styrkande handlingar.

Sista ansökningsdag

Sista dag för inlämning av ansökan är

den 28.06.2021 kl. 12.00 (lokal tid, Bryssel).

Ett mottagningsbevis skickas automatiskt till dig när du har validerat din ansökan.

Vi ber dig att INTE RINGA och ställa frågor om tidsplanen.